Nội quy lao động 2026: nội dung, thủ tục đăng ký cho doanh nghiệp nhỏ

Nội quy lao động thường chỉ được nhớ tới khi có chuyện. Một nhân viên đi trễ lần thứ năm, một ca thu ngân lệch tiền, hay một người nghỉ ngang mang theo danh sách khách sỉ. Chủ cửa hàng muốn xử lý thì nhận ra mọi quy tắc trước giờ chỉ nằm trong lời dặn miệng. Không có văn bản nào để dựa vào.

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định giờ làm, trật tự, an toàn, bảo vệ tài sản và cách xử lý kỷ luật. Theo Bộ luật Lao động 2019, mọi nơi có thuê người đều phải có nội quy. Từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký. Đây là căn cứ duy nhất để kỷ luật người lao động.

Bài này là bài tổng của chủ đề nội quy trong nhóm quản trị nhân lực trên ZoneTech. Bài gom ý chính của 5 bài chi tiết. Đó là sổ tay nhân viên, bộ văn bản nội bộ, cách chọn người soạn, cách làm 7 bước và nội quy công ty mẫu. Các bài hỏi đáp về đăng ký, hiệu lực và mẫu theo ngành cũng được tóm lại, kèm đường dẫn để đọc sâu.

Tóm tắt nhanh

• Từ 10 người lao động trở lên, nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký (Điều 118, 119 Bộ luật Lao động 2019).
• Hồ sơ nộp trong 10 ngày kể từ ngày ban hành, cho cơ quan nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh.
• Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ.
• Từ 10/9/2026, không đăng ký nội quy bị phạt 5-10 triệu đồng với cá nhân, gấp đôi với tổ chức (Nghị định 283/2026/NĐ-CP).
• Sổ tay nhân viên không thay được nội quy, vì chỉ nội quy mới là căn cứ kỷ luật.
• Không có mẫu nội quy chuẩn của nhà nước, mẫu chỉ là khung để sửa theo doanh nghiệp mình.

Dấu hiệu doanh nghiệp đang cần làm lại nội quy lao động

Các dấu hiệu thường đến rất đời thường. Nhân viên mới hỏi đi hỏi lại cùng một câu về giờ giấc. Hai quản lý ca xử lý cùng một lỗi theo hai cách khác nhau. Có người bị trừ tiền vì đi muộn và thấy không công bằng. Hoặc cửa hàng vừa tuyển thêm người, chạm mốc 10 lao động mà chưa ai để ý.

Bảng dưới gom các dấu hiệu hay gặp, câu hỏi cần trả lời và bài chi tiết nên đọc. Bạn có thể đọc từ dòng đang đúng với mình nhất.

Nội quy lao động là gì và doanh nghiệp nào phải có?

Mọi người sử dụng lao động đều phải có nội quy. Khác nhau chỉ ở hình thức và thủ tục, tùy số người lao động.

Theo Bộ luật Lao động 2019, nội quy không được trái pháp luật. Nội quy phải được thông báo đến người lao động và niêm yết nội dung chính ở nơi làm việc. Nội quy do người sử dụng lao động ban hành, thường là người đại diện theo pháp luật ký. Vai trò người ký và ý kiến công đoàn có trong bài nội quy lao động do ai ban hành.

Ngưỡng 10 lao động: văn bản và đăng ký

Từ 10 người trở lên, nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký. Dưới 10 người thì không bắt buộc bằng văn bản. Khi đó nội dung kỷ luật và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động (Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, theo Thư Viện Pháp Luật).

Luật không có công thức đếm riêng. Cách an toàn là tính mọi người đang có hợp đồng lao động, kể cả bán thời gian và thời vụ. Cửa hàng hay vượt 10 người vào mùa cao điểm nên làm nội quy văn bản từ sớm. Cách đếm theo từng trường hợp có trong bài nội quy lao động có phải đăng ký không.

Hộ kinh doanh có thuê người

Hộ kinh doanh thuê người làm cũng là người sử dụng lao động. Vì vậy hộ vẫn phải có nội quy, áp dụng như doanh nghiệp. Phần lớn hộ dưới 10 người nên chỉ cần bản gọn một trang dán ở quầy. Điều khoản kỷ luật và bồi thường ghi trong hợp đồng. Bản gọn cho hộ có trong bài nội quy lao động hộ kinh doanh.

Gốc rễ: quy tắc nói miệng không giữ được kỷ luật

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ không thiếu quy tắc. Họ thiếu một nơi ghi quy tắc mà ai cũng đọc được và pháp luật công nhận. Quy tắc nói miệng có ba điểm yếu.

Thứ nhất, mỗi quản lý nhớ một kiểu, nên cùng một lỗi bị xử lý khác nhau. Thứ hai, người mới không biết quy tắc cho tới khi vi phạm. Thứ ba, khi cần kỷ luật thật, không có căn cứ. Hành vi không có trong nội quy thì không được kỷ luật.

Nhiều chủ cửa hàng tìm cách bù bằng tiền phạt, ví dụ đi trễ trừ 50.000 đồng. Cách này trái luật, vì Điều 127 Bộ luật Lao động cấm phạt tiền, cắt lương thay cho kỷ luật. Gốc của vấn đề vẫn là chưa có nội quy lao động đúng. Gỡ đúng gốc là ghi quy tắc ra, xếp vào đúng nhóm luật yêu cầu, rồi ban hành theo thủ tục.

Nội quy lao động, nội quy công ty và sổ tay nhân viên khác nhau thế nào?

Ba tên gọi này hay bị dùng lẫn. Nội quy lao động là văn bản pháp lý, dùng để kỷ luật. Sổ tay nhân viên là tài liệu hướng dẫn nội bộ, không đăng ký.

Trong luật chỉ có “nội quy lao động”. Còn “nội quy công ty” là cách gọi đời thường. Có khi nó chỉ chính bản nội quy lao động, có khi chỉ nội quy kho, nội quy ra vào. Các nội quy riêng này nên dẫn chiếu về bản đã đăng ký để không mâu thuẫn. Xem bài nội quy lao động và nội quy công ty.

Sổ tay nhân viên dùng để làm gì?

Sổ tay nhân viên là tài liệu nội bộ gom những gì người mới cần biết để làm việc từ tuần đầu. Đó là doanh nghiệp làm gì, ai quản lý ai, giờ làm, cách chấm công, chế độ và cách ứng xử với khách. Sổ tay không bắt buộc theo luật. Lợi ích chính là bớt câu hỏi lặp lại cho chủ và quản lý ca.

Bản cho doanh nghiệp nhỏ gồm 7 phần, mỗi phần 1-2 trang, không cần tầm nhìn, sứ mệnh dài nhiều trang. Khổ A5 hoặc bản PDF đọc trên điện thoại hợp với nhân viên bán hàng, kho, xưởng. Lỗi nặng nhất là dùng sổ tay thay nội quy. Sổ tay nên ghi rõ “quy định kỷ luật xem nội quy lao động”. Cách làm bản gọn có trong bài sổ tay nhân viên.

Đọc thêm: sổ tay nhân viên quán cà phê với thẻ công thức từng món, và sổ tay nhân viên khách sạn với ca trực 24 giờ, giao ca.

Nội quy quy định của công ty gồm những văn bản nào?

Nội quy chỉ là một phần trong bộ văn bản nội bộ. Công ty có thuê người còn phải có thêm vài văn bản khác.

Theo Bộ luật Lao động 2019, ngoài nội quy còn có thang lương, bảng lương và định mức lao động. Thêm quy chế thưởng nếu có thưởng, và quy chế dân chủ ở cơ sở. Mỗi loại có cách ban hành riêng. Chỉ nội quy có hồ sơ nộp cơ quan nhà nước. Các văn bản còn lại cần giữ bằng chứng đã lấy ý kiến và đã công bố.

Nội quy nói người lao động không được làm gì và bị xử lý ra sao. Quy chế nói cách trả lương, thưởng và cách đối thoại. Viết lẫn hai loại vào một văn bản là lỗi hay gặp. Cách tách có trong bài nội quy lao động và quy chế công ty. Doanh nghiệp có công đoàn nên đọc thêm bài nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể.

Năm 2026 có một thay đổi lớn về xử phạt, nêu ở phần sai sót bên dưới. Danh sách văn bản, ai phải tuân thủ và các bước cho doanh nghiệp nhỏ có trong bài nội quy quy định của công ty.

Nội dung bắt buộc trong nội quy lao động

Điều 118 liệt kê 9 nhóm nội dung chủ yếu. Thiếu nhóm nào thì cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu sửa.

Phần thời giờ làm việc là nơi hay sai con số nhất. Mỗi mốc giờ phải nằm trong giới hạn luật, nhất là làm thêm giờ và nghỉ giữa ca. Cách viết điều khoản có trong bài nội quy lao động về thời gian làm việc.

Phần bảo vệ tài sản nên liệt kê cụ thể. Với cửa hàng là hàng tồn, tiền thu ca, tài khoản sàn và danh sách khách sỉ. Tiêu chí đánh giá và thưởng thì không trộn vào nội quy. Phần đó thuộc bài các tiêu chí đánh giá nhân viên.

Cách làm nội quy lao động trong 7 bước

Đi theo đúng thứ tự, vì bước sau dùng đầu ra của bước trước. Trước khi soạn, gom sẵn lịch ca, danh sách tài sản và các lỗi đã từng xảy ra.

• Bước 1: gom quy tắc đang áp dụng miệng, ngồi với quản lý ca một buổi để ghi lại.
• Bước 2: soạn đủ 9 nhóm nội dung của Điều 118, bỏ điều trùng hoặc trái luật.
• Bước 3: viết chương kỷ luật thành bảng hành vi và hình thức xử lý.
• Bước 4: lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động, hoặc cả nhóm nếu chưa có.
• Bước 5: người có thẩm quyền ký ban hành, ghi rõ ngày để tính hạn 10 ngày.
• Bước 6: đăng ký với cơ quan nội vụ nếu từ 10 lao động.
• Bước 7: thông báo từng người và niêm yết nội dung chính.

Viết chương kỷ luật thành bảng

Kỷ luật lao động là các quy định về tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh ghi trong nội quy lao động (Điều 117). Điều 124 chỉ cho phép 4 hình thức. Đó là khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng, cách chức và sa thải.

Mỗi hành vi vi phạm nên đi kèm đúng một hình thức xử lý. Sa thải chỉ áp dụng cho các trường hợp luật nêu tại Điều 125. Không có điều phạt tiền hay trừ lương nào trong bảng.

Thời gian và chi phí

Tự làm mất khoảng 4-6 tuần, tính cả thời gian chờ hiệu lực. Phần lâu nhất là lấy ý kiến và chờ cơ quan rà soát. Mẹo làm nhanh, lỗi hay gặp và checklist trước khi ký có trong bài cách làm nội quy lao động.

Tự soạn, thuê dịch vụ hay kết hợp?

Có ba cách làm nội quy công ty. Đó là tự soạn từ mẫu, thuê công ty luật soạn và đăng ký trọn gói, hoặc tự soạn rồi thuê rà soát.

Nên chọn theo 5 tiêu chí: số người lao động, độ phức tạp của công việc, thời gian rảnh của chủ, ngân sách và mức rủi ro tranh chấp. Công ty nhỏ có quy tắc đơn giản thường tự soạn được. Công ty đông người, có ca kíp hoặc có yếu tố nước ngoài nên thuê người có chuyên môn.

Chi phí thật không chỉ là phí dịch vụ. Cần tính cả giờ của chủ và quản lý, cùng rủi ro phải sửa lại nếu sai. Sai lầm lớn nhất là nghĩ thuê dịch vụ thì không cần tham gia. Đơn vị dịch vụ không biết ca làm, tài sản dễ mất hay lỗi nhân viên hay mắc nếu chủ không kể. Bảng so sánh và mức phí các đơn vị tự công bố có trong bài nội quy công ty.

Nội quy công ty mẫu và cách sửa cho đúng doanh nghiệp mình

Không có mẫu nội quy công ty chuẩn của nhà nước. Bộ luật và văn bản hướng dẫn không quy định mẫu, doanh nghiệp tự soạn (Thư Viện Pháp Luật).

Khung dùng được nên chia 7 chương bám theo các nhóm của Điều 118. Đó là quy định chung, thời giờ làm việc, trật tự và an toàn, phòng chống quấy rối. Tiếp theo là bảo vệ tài sản, kỷ luật và trách nhiệm vật chất, điều khoản thi hành. Điền chương thời giờ và chương kỷ luật trước, vì đây là hai chương hay phát sinh tranh chấp.

Khi sửa mẫu, thay giờ làm và ca bằng lịch thật. Xóa điều không áp dụng như dây chuyền, ký túc xá. Thêm điều riêng như tiền thu ca, tài khoản sàn. Rồi đối chiếu từng hành vi với hình thức kỷ luật. Khung 7 chương, ví dụ đã điền và mẫu thông báo có trong bài nội quy công ty mẫu.

Mẫu theo loại hình

Khung giữ nguyên, mỗi loại hình sửa nặng ở vài chương. Công ty thương mại viết dày phần tài sản và trách nhiệm vật chất, vì nhân viên cầm tiền khách và thủ kho giữ hàng. Xưởng viết dày phần ca kíp, bảo hộ và an toàn máy. Nhà hàng chia điều khoản theo bếp, phục vụ, thu ngân.

Đọc thêm: mẫu nội quy công ty thương mại, mẫu nội quy lao động công ty sản xuất, nội quy lao động nhà hàng và mẫu nội quy công ty ngắn gọn một trang để niêm yết.

Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Từ 01/7/2025, nơi nhận hồ sơ đã đổi. Hồ sơ nộp cho cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. Nếu tỉnh đã ủy quyền thì nộp cho UBND cấp xã (LuatVietnam về Quyết định 628/QĐ-BNV). Nhiều mẫu cũ còn ghi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nay không còn đúng.

Hồ sơ và cách nộp

Một bộ hồ sơ gồm văn bản đề nghị đăng ký và bản nội quy. Kèm văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động, nếu có. Thêm các văn bản khác về kỷ luật, trách nhiệm vật chất, nếu có. Có thể nộp trực tuyến, nộp trực tiếp hoặc gửi bưu điện.

Nộp trực tuyến cần định danh tổ chức trên VNeID trước. Từng bước trên cổng có trong bài nộp nội quy lao động qua dịch vụ công. Doanh nghiệp trong khu công nghiệp hoặc có chi nhánh tỉnh khác xem bài nội quy lao động đăng ký ở đâu.

Thời hạn và ngày có hiệu lực

Cách tính ngày theo từng trường hợp có trong bài nội quy lao động có hiệu lực khi nào. Nội quy không có ngày hết hạn, bản đã đăng ký dùng cho đến khi sửa đổi. Khi nào phải đăng ký lại có trong bài nội quy lao động có thời hạn bao lâu.

Ví dụ minh họa: cửa hàng 12 nhân viên làm nội quy và sổ tay

Đây là ví dụ giả định để thấy các bước ghép lại thế nào. Một cửa hàng trà có 12 nhân viên, chưa có công đoàn. Gồm 7 người bán hàng chia hai ca, 3 người kho, 2 người kế toán và chăm sóc khách.

Tuần đầu, quản lý ca ghi lại 24 quy tắc nói miệng. Quy tắc “mất hàng trong ca thì cả ca chịu” bị bỏ vì không rõ người lỗi. Thay vào đó là biên bản kiểm kê cuối ca. Tuần hai, bản nháp gửi nhóm Zalo nội bộ để 12 người góp ý trong 5 ngày.

Tuần ba, chủ cửa hàng ký ban hành và nộp hồ sơ trực tuyến hôm sau. Bản tóm tắt được dán ở phòng nghỉ và khu đóng gói. Sổ tay 8 trang cho người mới ghi rõ “quy định kỷ luật xem nội quy lao động”. Hai tài liệu khớp nhau nên người mới đọc sổ tay vẫn biết phải tra nội quy ở đâu.

Sai sót thường gặp và mức phạt cần biết

Từ 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt trong lĩnh vực lao động (Crowe Việt Nam). Mức dưới đây áp cho cá nhân. Tổ chức như công ty bị phạt gấp đôi, hộ kinh doanh bị phạt như cá nhân.

Nguồn: Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP (Thư Viện Pháp Luật).

Chép mẫu có điều khoản trái luật

Câu kiểu “đi trễ trừ 50.000 đồng” là lỗi hay gặp nhất. Nhiều mẫu trên mạng soạn theo luật cũ hoặc cho nhà máy, nên chép nguyên rất dễ dính điều trái luật.

Kỷ luật không đúng hình thức trong nội quy

Kỷ luật vì hành vi không có trong nội quy, hoặc áp nhiều hình thức cho một lỗi, bị phạt 20-40 triệu đồng. Kỷ luật sai trình tự hoặc quá thời hiệu bị phạt 5-10 triệu đồng. Vì vậy bảng hành vi trong nội quy cần đủ chi tiết ngay từ đầu.

Lộ trình 30 ngày để có nội quy lao động

Với doanh nghiệp nhỏ, một tháng là đủ để đi từ quy tắc nói miệng tới bản đã nộp. Lịch dưới đây là gợi ý, bạn chỉnh theo số người và thời gian rảnh của mình.

• Ngày 1-5: đếm số người lao động, gom quy tắc miệng, lịch ca và danh sách tài sản.
• Ngày 6-12: soạn bản nháp theo khung 7 chương, viết bảng hành vi và hình thức kỷ luật.
• Ngày 13-18: gửi bản nháp lấy ý kiến, lưu lại các góp ý bằng văn bản.
• Ngày 19-21: sửa theo góp ý, rà checklist, ký ban hành.
• Ngày 22-30: nộp hồ sơ trong hạn 10 ngày, thông báo từng người, niêm yết bản tóm tắt.

Khi nào nên có người đi cùng?

Soạn nội quy lao động chỉ mất vài buổi. Phần tốn sức là làm cho cả đội hiểu và làm đúng mỗi ngày. Nội quy nói điều không được làm, còn quy trình chỉ cách làm đúng. Khi nội quy dẫn chiếu sang quy trình, kỷ luật có căn cứ rõ hơn.

ZoneKit của ZoneTech là bộ quy trình mẫu (SOP) chia theo phòng ban, kèm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí. Bạn tự làm theo từng phòng ban, hoặc làm cùng ZoneTech trong 30 ngày. Bộ quy trình được viết từ việc vận hành TRAVINA, thương hiệu trà của HTX Tâm Trà Việt ở Đại Từ, Thái Nguyên.

Văn bản và dữ liệu vẫn là của doanh nghiệp. Chúng tôi không cam kết doanh thu, chỉ cam kết làm đủ đầu việc đã thống nhất. Phần soạn và đăng ký nội quy vẫn do doanh nghiệp hoặc đơn vị luật đảm nhận. Gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886 để chấm điểm vận hành và nhận quy trình mẫu. Bạn có thể đọc thêm trang giới thiệu ZoneTech hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.

Câu hỏi thường gặp về nội quy lao động

Doanh nghiệp dưới 10 lao động có phải có nội quy lao động không?

Vẫn phải có, nhưng không bắt buộc bằng văn bản và không phải đăng ký. Khi đó nội dung kỷ luật và trách nhiệm vật chất phải ghi trong hợp đồng lao động.

Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?

Từ 10 người thì sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nội vụ nhận đủ hồ sơ. Dưới 10 người có nội quy văn bản thì theo ngày doanh nghiệp ghi trong nội quy.

Sửa đổi nội quy có phải đăng ký lại không?

Bộ luật không có điều riêng và các nguồn hiểu khác nhau. Thư Viện Pháp Luật cho rằng phải đăng ký lại. Cách an toàn là nộp lại hồ sơ cho bản sửa đổi.

Doanh nghiệp chưa có công đoàn thì lấy ý kiến ai?

Luật chỉ bắt buộc khi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Chưa có thì nên lấy góp ý của toàn bộ nhân viên và lưu bằng chứng.

Không đăng ký nội quy lao động bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt là 5-10 triệu đồng với cá nhân và 10-20 triệu đồng với tổ chức.

Sổ tay nhân viên có thay được nội quy lao động không?

Không. Sổ tay không đăng ký nên không là căn cứ kỷ luật. Có thể chép điều khoản nội quy vào sổ tay, miễn hai bản khớp nhau.

Có được trừ lương nhân viên đi trễ không?

Không. Phạt tiền, cắt lương thay cho kỷ luật bị cấm và bị phạt 20-40 triệu đồng với cá nhân. Hãy dùng các hình thức kỷ luật của Điều 124.

Đọc tiếp: cách xây các tiêu chí đánh giá nhân viên để thưởng phạt công bằng, và trước khi tuyển người, xem JD là gì.

Cập nhật lần cuối: 26/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận