ZoneTechNội quy lao động 2026: nội dung, thủ tục đăng ký cho doanh nghiệp nhỏ
Nội quy lao động là văn bản người sử dụng lao động ban hành để quy định giờ làm, trật tự, an toàn, bảo vệ tài sản và cách xử lý kỷ luật. Từ 10 người lao động trở lên, nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký với cơ quan nội vụ cấp tỉnh. Bài này dành cho chủ cửa hàng, hộ kinh doanh có thuê người và doanh nghiệp nhỏ, nằm trong nhóm bài quản trị nhân lực.
Tóm tắt nhanh
- Từ 10 người lao động trở lên, nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký (Bộ luật Lao động 2019, Điều 118, 119).
- Hồ sơ nộp trong 10 ngày kể từ ngày ban hành, cho cơ quan nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh.
- Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ.
- Từ 10/9/2026, không đăng ký nội quy bị phạt 5-10 triệu đồng với cá nhân, gấp đôi với tổ chức (Nghị định 283/2026/NĐ-CP).
- Sổ tay nhân viên không thay được nội quy: chỉ nội quy mới là căn cứ kỷ luật.
Nội quy lao động là gì và doanh nghiệp nào phải có?
Mọi người sử dụng lao động đều phải có nội quy; từ 10 người trở lên thì phải bằng văn bản và đăng ký.
Định nghĩa ngắn
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy không được trái pháp luật, phải thông báo đến người lao động và niêm yết nội dung chính ở nơi làm việc (LSVN). Hộ kinh doanh thuê người cũng là người sử dụng lao động nên áp dụng như doanh nghiệp.
Ngưỡng 10 lao động: văn bản và đăng ký
Dưới 10 người thì không bắt buộc nội quy bằng văn bản, nhưng nội dung kỷ luật và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động (Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, theo Thư Viện Pháp Luật). Luật không có công thức đếm riêng; cách an toàn là tính mọi người đang có hợp đồng lao động, kể cả bán thời gian và thời vụ.
Nội quy lao động, nội quy công ty và sổ tay nhân viên khác nhau thế nào?
Nội quy lao động là văn bản pháp lý, có đăng ký, dùng để kỷ luật. Sổ tay nhân viên là tài liệu hướng dẫn nội bộ, không đăng ký.
Sổ tay nhân viên dùng để làm gì
Sổ tay gom những gì người mới cần trong tuần đầu: ai làm gì, cách chấm công, đồng phục, cách ứng xử với khách, phúc lợi. Cách viết có trong bài sổ tay nhân viên.
Nội quy quy định của công ty gồm những loại văn bản nào
"Nội quy công ty" thường là cả bộ văn bản: nội quy lao động, quy chế lương thưởng, quy định dùng tài sản, quy trình từng phòng. Phân loại chi tiết có trong bài nội quy quy định của công ty.
| Tiêu chí | Nội quy lao động | Sổ tay nhân viên | Quy trình (SOP) |
|---|---|---|---|
| Bắt buộc | Có | Không | Không |
| Đăng ký | Khi từ 10 người | Không | Không |
| Dùng để kỷ luật | Có | Không | Khi nội quy dẫn chiếu |
| Giọng văn | Điều khoản ngắn | Thân thiện, hướng dẫn | Từng bước, có người phụ trách |
Nội dung bắt buộc trong nội quy lao động
Điều 118 liệt kê các nhóm nội dung chủ yếu. Thiếu nhóm nào thì cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu sửa.
Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi
Ghi ca làm, giờ nghỉ giữa ca, ngày nghỉ hằng tuần, cách đổi ca, báo vắng và đăng ký làm thêm giờ.
Trật tự, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống quấy rối
Gồm quy tắc ra vào, trang phục, phòng cháy, bảo hộ khi bê vác. Phải có phần phòng, chống quấy rối tình dục: hành vi bị cấm, báo cho ai, xử lý ra sao.
Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh
Liệt kê tài sản cần giữ (hàng tồn, tiền thu ca, tài khoản bán hàng) và thông tin cần bảo mật (giá nhập, danh sách khách sỉ). Thêm phần tạm chuyển người lao động sang việc khác.
Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất
Cần liệt kê hành vi vi phạm, hình thức xử lý, mức bồi thường khi làm mất hoặc hỏng tài sản, và người có thẩm quyền xử lý. Hành vi không có trong nội quy thì không được kỷ luật. Tiêu chí đánh giá và thưởng thuộc bài đánh giá và lương thưởng, không trộn vào nội quy.
Cách làm nội quy lao động cho doanh nghiệp nhỏ
Cách nhanh nhất là ghi lại những quy tắc đang nói miệng, rồi xếp vào các nhóm của Điều 118.
Gom quy tắc đang áp dụng miệng thành văn bản
Ngồi với quản lý ca một buổi, ghi mọi câu "ở đây không được…" và "ai làm sai thì…". Bỏ điều trùng hoặc trái luật, bổ sung nhóm còn thiếu. Hướng dẫn từng bước có trong bài cách làm nội quy lao động.
Lấy ý kiến người lao động
Nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức này trước khi ban hành hoặc sửa nội quy. Chưa có thì luật không bắt buộc, nhưng nên gửi bản nháp cho cả nhóm góp ý và lưu lại.
Checklist trước khi ban hành
- [ ] Đủ các nhóm nội dung của Điều 118, kể cả phòng chống quấy rối và người có thẩm quyền kỷ luật.
- [ ] Mỗi hành vi vi phạm có một hình thức xử lý đi kèm.
- [ ] Không có điều phạt tiền hoặc trừ lương thay cho kỷ luật.
- [ ] Có văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động (nếu có).
- [ ] Người ký đúng thẩm quyền; ngày ban hành ghi rõ để tính hạn 10 ngày.
- [ ] Có kế hoạch thông báo từng người và niêm yết bản tóm tắt.
Thủ tục đăng ký nội quy lao động
Từ 01/7/2025, hồ sơ nộp cho cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh, hoặc cơ quan nội vụ cấp xã nếu được tỉnh ủy quyền (LuatVietnam về Quyết định 628/QĐ-BNV). Bài cũ ghi "Sở Lao động – Thương binh và Xã hội" không còn đúng.
Hồ sơ gồm những gì
Một bộ gồm: văn bản đề nghị đăng ký; bản nội quy; văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động (nếu có); văn bản khác về kỷ luật, trách nhiệm vật chất (nếu có).
Nộp ở đâu, nộp cách nào
Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công, nộp trực tiếp hoặc gửi bưu điện. Có chi nhánh ở tỉnh khác thì gửi thêm nội quy đã đăng ký cho cơ quan nơi đặt chi nhánh.
Thời hạn xử lý và ngày có hiệu lực
| Bước | Thời hạn |
|---|---|
| Nộp hồ sơ | Trong 10 ngày kể từ ngày ban hành |
| Cơ quan rà soát | 7 ngày làm việc; có điều trái luật thì báo để sửa và đăng ký lại |
| Có hiệu lực | Sau 15 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ (Điều 121) |
| Dưới 10 người, có văn bản | Doanh nghiệp tự ghi ngày hiệu lực |
| Lệ phí | Hướng dẫn của Bộ Nội vụ không nêu lệ phí, hỏi cơ quan tiếp nhận |
Ví dụ: cửa hàng 12 nhân viên làm nội quy và sổ tay
Ví dụ giả định: một cửa hàng trà có 12 nhân viên (7 bán hàng chia hai ca, 3 kho, 2 kế toán và chăm sóc khách), chưa có công đoàn.
Tuần đầu, quản lý ca ghi lại 24 quy tắc nói miệng. Quy tắc "mất hàng trong ca thì cả ca chịu" bị bỏ vì không rõ người lỗi, thay bằng biên bản kiểm kê cuối ca. Tuần hai, bản nháp gửi nhóm Zalo nội bộ cho 12 người góp ý trong 5 ngày. Tuần ba, chủ cửa hàng ký ban hành, nộp hồ sơ trực tuyến hôm sau, dán bản tóm tắt ở phòng nghỉ và khu đóng gói. Sổ tay 8 trang cho người mới ghi rõ "quy định kỷ luật xem nội quy lao động".
Nội quy công ty mẫu và cách sửa cho đúng doanh nghiệp mình
Mẫu giúp không sót nhóm nội dung, nhưng nhiều mẫu soạn theo luật cũ hoặc cho nhà máy, không nên nộp nguyên mẫu.
Khi sửa, thay giờ làm và ca bằng lịch thật, xóa điều không áp dụng (dây chuyền, ký túc xá), thêm điều riêng (tiền thu ca, tài khoản sàn), rồi đối chiếu từng hành vi với hình thức kỷ luật. Mẫu tham khảo có trong bài nội quy công ty mẫu; cách áp dụng theo loại hình doanh nghiệp xem bài nội quy công ty.
Sai sót thường gặp và mức phạt cần biết
Từ 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt lĩnh vực lao động (Crowe Việt Nam). Mức dưới đây áp cho cá nhân, tổ chức gấp đôi.
Chép mẫu có điều khoản trái luật
Câu kiểu "đi trễ trừ 50.000 đồng" là lỗi hay gặp. Phạt tiền hoặc cắt lương thay kỷ luật bị phạt 20-40 triệu đồng và phải trả lại tiền đã thu.
Quên đăng ký hoặc quên niêm yết
| Hành vi | Mức phạt (cá nhân) |
|---|---|
| Không thông báo hoặc không niêm yết nội quy | 1-3 triệu đồng |
| Từ 10 người mà không có nội quy văn bản | 5-10 triệu đồng |
| Không đăng ký nội quy | 5-10 triệu đồng |
| Không tham khảo tổ chức đại diện người lao động | 5-10 triệu đồng |
| Dùng nội quy chưa có hoặc hết hiệu lực | 5-10 triệu đồng |
Nguồn: Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP (Thư Viện Pháp Luật).
Kỷ luật không đúng hình thức trong nội quy
Kỷ luật vì hành vi không có trong nội quy, hoặc áp nhiều hình thức cho một lỗi, bị phạt 20-40 triệu đồng. Kỷ luật sai trình tự hoặc quá thời hiệu bị phạt 5-10 triệu đồng.
Zonetech hỗ trợ gì?
Giải pháp ZoneKit của Zonetech là bộ quy trình cho 15 phòng ban với 90 quy trình mẫu (SOP), tự làm theo từng phòng hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Nội quy nói điều không được làm, quy trình chỉ cách làm đúng; nội quy dẫn chiếu sang quy trình thì kỷ luật có căn cứ rõ. Hãy làm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí và tải quy trình mẫu trên trang ZoneKit, hoặc gọi 0828.229.666.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp dưới 10 lao động có phải có nội quy lao động không?
Vẫn phải có, nhưng không bắt buộc bằng văn bản và không phải đăng ký. Khi đó nội dung kỷ luật và trách nhiệm vật chất phải ghi trong hợp đồng lao động.
Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?
Từ 10 người: sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nội vụ nhận đủ hồ sơ. Dưới 10 người có nội quy văn bản: theo ngày doanh nghiệp ghi trong nội quy.
Sửa đổi nội quy có phải đăng ký lại không?
Bộ luật không có điều riêng và các nguồn hiểu khác nhau; Thư Viện Pháp Luật cho rằng phải đăng ký lại. Cách an toàn là nộp lại hồ sơ cho bản sửa đổi.
Doanh nghiệp chưa có công đoàn thì lấy ý kiến ai?
Luật chỉ bắt buộc khi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Chưa có thì nên lấy góp ý của toàn bộ nhân viên và lưu bằng chứng.
Không đăng ký nội quy lao động bị phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP: 5-10 triệu đồng với cá nhân, 10-20 triệu đồng với tổ chức.
Sổ tay nhân viên có thay được nội quy lao động không?
Không. Sổ tay không đăng ký nên không là căn cứ kỷ luật. Có thể chép điều khoản nội quy vào sổ tay, miễn hai bản khớp nhau.
Đọc tiếp: trước khi tuyển người, xem JD là gì.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.