ZoneTechSổ tay nhân viên quán cà phê: mục lục, chuẩn pha chế và phục vụ
Sổ tay nhân viên quán cà phê nên mỏng, đọc được trong một ca và có ba phần cốt lõi. Đó là cách cư xử với khách, thẻ công thức từng món, và quy tắc ca kíp cho người làm bán thời gian. Phần khái niệm và cách làm chung có ở bài nhóm sổ tay nhân viên. Bài này rút bài học từ một chuỗi lớn để áp dụng cho quán nhỏ.
Tóm tắt nhanh
- Sổ tay nhân viên quán cà phê cho quán nhỏ cần khoảng 8 phần, gói trong 8 đến 12 trang.
- Thẻ công thức ghi số gam, số ml đã cân thử, không ghi "một ít".
- Không ghi mức phạt tiền kiểu "đi trễ trừ 50.000 đồng"; làm vỡ đồ thì bồi thường theo luật.
Mục lục
Bài học từ Starbucks
Bài học đầu tiên là sổ phải nhỏ.
Theo các bài viết công khai, Starbucks từng phát cho nhân viên cuốn "Green Apron Book" cỡ bỏ túi. Sổ nêu năm cách cư xử: chào đón, chân thành, chu đáo, am hiểu và gắn bó (MarketingProfs). Một bài trên Forbes năm 2014, đăng lại ở CustomerThink, mô tả nhân viên mang sổ trong túi tạp dề.
Ba bài học cho quán nhỏ:
- Phần cư xử viết thành vài câu ngắn, dễ nhớ.
- Mỗi câu kèm một hành động cụ thể, ví dụ "chào khách trong 5 giây đầu".
- Sổ nhỏ để mang theo, công thức và quy trình dài để ở quầy.
Bản lan truyền trên mạng thường không rõ nguồn, nên tự soạn sổ tay nhân viên quán cà phê thì sát hơn.
Mục lục sổ tay nhân viên quán cà phê
Quán nhỏ có thể dùng 8 phần dưới đây.
Sổ tay nhân viên quán cà phê là tài liệu ngắn gom cách cư xử, công thức, ca làm và quy định của quán.
| # | Phần | Nội dung | Ai cần đọc kỹ |
|---|---|---|---|
| 1 | Chào mừng | Quán bán gì, khách là ai, giờ mở cửa | Tất cả |
| 2 | Cách cư xử với khách | 4 đến 5 câu ngắn, mỗi câu một hành động | Tất cả |
| 3 | Ca làm | Lịch ca, đổi ca, báo vắng, giờ chốt két | Tất cả |
| 4 | Pha chế | Thẻ công thức, vệ sinh máy, hạn dùng nguyên liệu | Pha chế |
| 5 | Phục vụ, thu ngân | Nhận order, trả món, thanh toán, xử lý phàn nàn | Phục vụ, thu ngân |
| 6 | Mở, đóng quán | Danh sách việc đầu ca, cuối ca | Ca sáng, ca tối |
| 7 | Lương, phụ cấp | Cách tính giờ, ngày trả lương | Tất cả |
| 8 | Điều không được làm, xác nhận | Chép từ nội quy hoặc hợp đồng, phiếu ký | Tất cả |
Thẻ công thức
Mỗi món một thẻ, dán ở quầy.
Thẻ công thức là tấm thẻ ghi định lượng và thứ tự pha một món, có số phiên bản. Thẻ giúp ly cà phê ca sáng và ca tối có cùng vị.
| Ô trên thẻ | Cách ghi | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Tên món, cỡ ly | Ghi đúng tên trên menu | Một món có hai tên |
| Nguyên liệu, định lượng | Số gam, số ml đã cân thử | Ghi "một ít", "vừa đủ" |
| Thứ tự thao tác | Đánh số từng bước | Gộp nhiều bước vào một dòng |
| Thời gian | Thời gian chiết, thời gian lắc | Bỏ trống |
| Trình bày | Ảnh ly thành phẩm | Không có ảnh |
| Ngày sửa | Ngày và người sửa gần nhất | Thẻ cũ vẫn dán |
Chủ quán chốt định lượng bằng cách pha thử và cân. Khi đổi loại hạt hay sữa, sửa thẻ và tăng số phiên bản.
Chuẩn phục vụ
Chuẩn phục vụ là các bước nhân viên làm với khách, xếp theo thứ tự khách trải qua. Sổ tay nhân viên quán cà phê có thể dùng sáu bước:
- Chào khách khi khách bước vào.
- Nhận order, hỏi đá, đường, cỡ ly.
- Nhắc lại món trước khi thu tiền.
- Trả món đúng bàn, gọi tên món.
- Hỏi thăm một lần khi khách đã dùng được một lúc.
- Cảm ơn và tiễn khách.
Thêm mục xử lý phàn nàn: xin lỗi, làm lại món, báo quản lý ca.
Quy tắc với nhân viên part-time
Phần này dễ viết sai nhất.
Quán cà phê hay dùng người làm theo ca, có cả học sinh. Sổ tay nhân viên quán cà phê nên nhắc các điểm sau.
- Người từ đủ 15 đến dưới 18 tuổi làm không quá 8 giờ một ngày, 40 giờ một tuần (Điều 146 Bộ luật Lao động).
- Làm vỡ ly, sai tiền két: Điều 127 cấm phạt tiền thay kỷ luật. Bồi thường theo Điều 129. Thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng thì bồi thường tối đa 3 tháng lương.
- Khấu trừ lương để bồi thường không quá 30% lương thực trả mỗi tháng (Điều 102 Bộ luật Lao động 2019).
- Quán từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy bằng văn bản và đăng ký (Tạp chí Luật sư Việt Nam).
- Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ (Điều 121, Thư Viện Pháp Luật).
Sổ tay nhân viên quán cà phê chỉ nhắc lại các điều này và ghi "theo nội quy" hoặc "theo hợp đồng". Không tự đặt mức trừ tiền.
Giải pháp cho doanh nghiệp nông sản
Ngoài sổ tay nhân viên quán cà phê, thẻ công thức và chuẩn phục vụ là hai quy trình nhỏ đầu tiên cần viết. Bộ quy trình mẫu ZoneKit có quy trình mẫu (SOP) chia theo phòng ban. Quán tự rang hoặc bán thêm cà phê hạt đóng gói có thể xem giải pháp cho nông sản của ZoneTech. Bạn có thể làm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí trước khi chọn.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Có tải được sổ tay nhân viên Highlands không?
Sổ tay của các chuỗi là tài liệu nội bộ. Nên dùng mục lục trên để tự soạn sổ tay nhân viên quán cà phê.
Quán cà phê dưới 10 người có cần nội quy không?
Vẫn phải có nội quy, nhưng không bắt buộc bằng văn bản. Kỷ luật và bồi thường cần ghi trong hợp đồng; khung chung có ở bài nội quy lao động.
Sổ tay nhân viên quán cà phê nên dài bao nhiêu?
Khoảng 8 đến 12 trang. Thẻ công thức để riêng ở quầy, không nhồi hết vào sổ.
Quán vừa là cà phê vừa cho thuê phòng thì sao?
Viết thêm phần lễ tân, giao ca đêm và thông báo lưu trú. Xem bài sổ tay nhân viên khách sạn.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận