ZoneTechSổ tay nhân viên khách sạn: mục lục và nội dung riêng ngành lưu trú
Sổ tay nhân viên khách sạn giữ các phần chung như giờ làm, lương, phúc lợi. Phần khác là những việc chỉ ngành lưu trú có: ca trực 24 giờ, giao ca, thông báo lưu trú, thẻ phòng, đồ khách để quên. Khái niệm và cách làm bản gọn có ở bài nhóm sổ tay nhân viên. Bài này chỉ nói phần riêng cho khách sạn nhỏ, nhà nghỉ, homestay.
Tóm tắt nhanh
- Sổ tay khách sạn nên chia theo bộ phận: lễ tân, buồng phòng, bảo vệ, kỹ thuật.
- Lễ tân phải biết quy định thông báo lưu trú sửa đổi, áp dụng từ 1/7/2026.
- Sổ tay không thay nội quy lao động, kỷ luật vẫn dựa trên nội quy.
Mục lục
Khác sổ tay chung ở đâu?
Khác ở chỗ khách ở lại qua đêm.
Sổ tay nhân viên khách sạn là tài liệu hướng dẫn người làm ở cơ sở lưu trú, chia theo bộ phận. Nhân viên làm việc với giấy tờ tùy thân, tài sản và không gian riêng của khách, theo ca liên tục.
| Phần | Sổ tay chung | Thêm cho khách sạn, homestay |
|---|---|---|
| Giờ làm | Giờ hành chính, nghỉ phép | Ca xoay 24 giờ, ca đêm, giao ca có ký nhận |
| Ứng xử | Với đồng nghiệp, khách hàng | Gõ cửa phòng, giữ kín thông tin khách |
| Tài sản | Thiết bị công ty | Thẻ phòng, chìa phòng, két, đồ khách để quên |
| Giấy tờ | Hồ sơ cá nhân | Thông báo lưu trú, giữ giấy tờ của khách |
| An toàn | Quy tắc chung | Lối thoát nạn từng tầng, xử lý báo cháy ban đêm |
| Sự cố | Báo quản lý | Khách ốm, khách say, mất đồ, tranh cãi giá phòng |
Mục lục sổ tay nhân viên khách sạn
Khách sạn nhỏ chỉ cần 10 đến 14 trang. Phần chung đặt trước, phần từng bộ phận đặt sau.
- Chào mừng, giới thiệu cơ sở, số phòng, hạng phòng.
- Sơ đồ tầng, lối thoát nạn, số điện thoại khẩn cấp.
- Ca làm, giao ca, đổi ca, báo vắng.
- Lương, phụ cấp ca đêm, ngày trả lương (dẫn chiếu quy chế lương).
- Lễ tân: nhận phòng, trả phòng, thu tiền, thông báo lưu trú.
- Buồng phòng: thứ tự dọn phòng, kiểm minibar, báo hỏng.
- Bảo vệ, kỹ thuật: tuần tra đêm, sổ sự cố, gọi thợ.
- Đồ khách để quên, thẻ phòng, két an toàn.
- Kỷ luật: chép đúng từ nội quy lao động.
- Phiếu xác nhận đã đọc.
Ba phần dễ viết sai
Ba phần dưới đây sổ tay nhân viên khách sạn hay ghi thiếu hoặc ghi sai.
Thông báo lưu trú
Thông báo lưu trú là việc cơ sở báo cho cơ quan đăng ký cư trú khi có khách ở qua đêm.
Từ 1/7/2026, Điều 30 Luật Cư trú được sửa bởi Luật 118/2025/QH15. Hạn thông báo là trước 23 giờ ngày bắt đầu lưu trú. Khách đến sau 23 giờ thì thông báo trước 8 giờ sáng hôm sau (Thư Viện Pháp Luật).
Có thể thông báo trực tiếp, qua điện thoại, thư điện tử hoặc ứng dụng VNeID (Công an xã Đại Phước, Đồng Nai). Sổ tay nhân viên khách sạn nên ghi rõ ai trong ca chịu trách nhiệm, làm trên thiết bị nào. Khách nước ngoài có quy định khai báo riêng, nên hỏi công an địa phương để ghi đúng.
Ca đêm
Giờ làm ban đêm tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau (Điều 106 Bộ luật Lao động 2019). Làm ban đêm được trả thêm ít nhất 30% so với ngày bình thường (Điều 98, toàn văn Bộ luật Lao động). Sổ tay nhân viên khách sạn chỉ cần nêu ca nào tính là ca đêm và dẫn chiếu quy chế lương.
Đồ khách để quên
Sổ tay nhân viên khách sạn nên có quy trình ngắn: ai nhặt, ghi gì, cất ở đâu, ai trả lại khách. Không để nhân viên tự giữ đồ, kể cả vài giờ.
Ví dụ: homestay 6 phòng, 5 nhân viên
Đây là ví dụ giả định ở vùng chè.
Homestay 6 phòng có 5 người: chủ, 2 lễ tân xoay ca, 1 buồng phòng và 1 người thời vụ cuối tuần. Dưới 10 người nên nội quy không bắt buộc bằng văn bản, kỷ luật được thỏa thuận trong hợp đồng.
Chủ homestay làm sổ tay nhân viên khách sạn bản 6 trang, in khổ A5 để ở quầy và gửi bản PDF qua Zalo.
| Trang | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| 1 | Chào mừng, sơ đồ nhà, số khẩn cấp | Dán thêm một bản ở quầy |
| 2 | Ca làm, cách giao ca | Mẫu giao ca 5 dòng: tiền, thẻ phòng, phòng trống, sự cố, việc dở |
| 3 | Nhận phòng, thông báo lưu trú | Ghi người làm và giờ chốt |
| 4 | Dọn phòng, báo hỏng | Thứ tự dọn từ phòng trả trước |
| 5 | Đồ để quên, tài sản khách | Sổ ghi, nơi cất, người trả |
| 6 | Điều không được làm, phiếu ký xác nhận | Chép từ hợp đồng lao động |
Biên bản giao ca là phiếu người hết ca và người nhận ca cùng ký, ghi tiền, thẻ phòng và việc còn dở. Người thời vụ đọc trang 1, 4 và 6 trước ngày làm đầu tiên.
Cần người làm cùng? Xem ZoneKit – bộ quy trình phòng ban.
Câu hỏi thường gặp
Sổ tay nhân viên khách sạn có thay được nội quy lao động không?
Không, vì sổ tay chỉ là tài liệu hướng dẫn, còn kỷ luật phải dựa trên nội quy lao động, hợp đồng hoặc luật.
Homestay vài phòng có cần sổ tay nhân viên không?
Không bắt buộc, nhưng nên có bản 4 đến 6 trang. Homestay hay dùng người thời vụ, và sổ tay giúp họ nắm việc trước ca đầu.
Sổ tay nhân viên khách sạn nên viết song ngữ không?
Nên có thêm tiếng Anh cho câu chào, câu báo giá và lời xin lỗi nếu có khách nước ngoài. Phần quy định nội bộ giữ tiếng Việt.
Khách sạn có bar, quán cà phê thì viết phần đó thế nào?
Viết riêng một mục cho khu pha chế: công thức, vệ sinh quầy, giao ca thu ngân. Mẫu chi tiết có ở bài sổ tay nhân viên quán cà phê.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận