Phần mềm quản lý kho miễn phí 2026: chọn đúng cho cửa hàng nhỏ

Nhiều chủ cửa hàng tìm phần mềm quản lý kho miễn phí theo cùng một kịch bản: tải về ba app, nhập thử vài chục mã hàng, dùng được hai tuần thì bị chặn vì vượt số đơn, hoặc phát hiện bản free không ghi được hạn dùng. Thế là lại tìm app khác, nhập lại từ đầu, và kho vẫn lệch như cũ.

Phần mềm quản lý kho miễn phí dùng được cho cửa hàng nhỏ. Điều kiện là số mã hàng, số đơn và số người dùng nằm trong giới hạn của gói free. Các gói miễn phí chúng tôi đã kiểm đều chặn ở 1 người dùng và giới hạn số đơn hoặc số mã. Theo dõi lô, hạn dùng thường nằm ở gói trả phí. Nhưng điều quan trọng hơn cả công cụ là kho đã có quy tắc hay chưa.

Bài này dành cho chủ cửa hàng, hộ kinh doanh đang làm phần kho trong việc quản lý cửa hàng. Đây là bài tổng của chủ đề quản lý kho trên ZoneTech. Bài gom ý chính của 6 bài chi tiết: quản lý kho là gì, app miễn phí, quản lý theo vị trí, quy trình 7 bước, quản lý kho bằng Excel và kho vật tư. Các bài hỏi đáp theo trường hợp cũng được tóm lại, mỗi phần có đường dẫn để đọc sâu hơn.

Tóm tắt nhanh

• “Miễn phí” có 3 kiểu: miễn phí vĩnh viễn nhưng giới hạn, dùng thử có hạn, và mã nguồn mở tự cài.
• Zoho Inventory bản Free giới hạn 50 đơn, 1 người dùng và không theo dõi lô. Sortly bản Free giới hạn 100 mã hàng (kiểm 13/10/2026).
• Dưới khoảng 100 mã, 1 người ghi và 1 kênh bán thì Excel hoặc Google Sheets còn đủ.
• Phần mềm chỉ chạy đúng khi đã có mã hàng thống nhất, tồn tối thiểu, quy trình 7 bước và lịch kiểm kê.
• Bán cả quầy và sàn thì cần công cụ trừ tồn chung, phần này hầu như chỉ có ở gói trả phí.
• Chi phí thật của phần mềm miễn phí gồm cả máy in tem, giờ nhập liệu và công chuyển dữ liệu khi đổi công cụ.

Vì sao đổi phần mềm ba lần mà kho vẫn lệch?

Khi ngồi rà kho cùng các chủ cửa hàng, chúng tôi hay nghe một câu: “Chắc phần mềm này không hợp”. Nhưng mở dữ liệu ra thì thấy cùng một bức tranh. Một loại trà bị nhập thành ba mã khác nhau. Hàng tặng và hàng hỏng không có dòng riêng. Nhập hàng ghi dồn cuối tuần, và chưa ai kiểm kê từ đầu năm.

Phần mềm, dù miễn phí hay trả phí, chỉ ghi lại những gì người dùng làm. Chưa có quy tắc thì phần mềm chỉ ghi sai nhanh hơn. Đổi công cụ khi gốc rễ chưa sửa giống như thay sổ mới cho người chưa quen ghi chép. Sổ đẹp hơn, nhưng số vẫn sai.

Vì vậy, bài này đi theo thứ tự ngược với thói quen thường gặp. Trước hết hiểu “miễn phí” thực ra là gì, rồi nắm 5 phần việc cốt lõi của quản lý kho. Sau đó mới so sánh công cụ, dựng quy trình và tính đến lúc trả phí. Đi đúng thứ tự này, phần lớn cửa hàng chỉ cần chọn công cụ một lần.

Phần mềm quản lý kho miễn phí là gì, có miễn phí hẳn không?

Phần mềm quản lý kho miễn phí là công cụ ghi nhập, xuất, tồn theo từng mã hàng mà không phải trả thuê bao. Chữ “miễn phí” thường gộp 3 kiểu khác nhau. Mỗi kiểu đòi bạn trả bằng một thứ khác.

ERPNext là phần mềm ERP mã nguồn mở, ví dụ của kiểu thứ ba, giấy phép GPL-3.0 (GitHub ERPNext). Với cửa hàng nhỏ, chi phí thuê người cài và giữ máy chủ thường lớn hơn tiền thuê bao một phần mềm có sẵn.

Trước khi chọn: nắm 5 phần việc cốt lõi của quản lý kho

Hiểu đúng việc trước khi chọn công cụ. Quản lý kho là kiểm soát hàng từ lúc nhận vào đến lúc giao đi. Bạn biết mỗi mã còn bao nhiêu, nằm ở đâu, thuộc lô nào và ai đã nhập, xuất. Quản lý kho trả lời câu “hàng ở đâu và đi thế nào”. Còn quản lý tồn kho là việc trả lời câu “nên giữ bao nhiêu và khi nào đặt thêm”. Ở cửa hàng nhỏ thường một người làm cả hai. Khái niệm đầy đủ có trong bài quản lý kho là gì.

Năm phần việc dưới đây là nền mà bất kỳ phần mềm nào cũng cần. Có đủ năm việc, Excel hay app nào cũng chạy được. Thiếu một việc, phần mềm đắt nhất cũng không cứu được.

• Mã hàng và đơn vị tính: mỗi biến thể một mã, ví dụ trà 100g và trà 500g là hai mã. Đơn vị thống nhất, có quy đổi khi nhập thùng bán gói.
• Chứng từ nhập, xuất: hàng vào có phiếu nhập, hàng ra gắn với đơn hoặc phiếu xuất, ghi ngay khi phát sinh. Hàng đổi trả, hàng tặng, hàng hỏng cũng có dòng riêng.
• Vị trí cất hàng: kho nhỏ dán nhãn kệ theo nhóm; kho nhiều mã mới cần ghi đến từng ô.
• Nguyên tắc xuất: FIFO (nhập trước xuất trước) với hàng thường, FEFO (hết hạn trước xuất trước) với thực phẩm, trà, mỹ phẩm.
• Kiểm kê và đối chiếu: mã bán chạy kiểm hằng tuần, mã còn lại hằng tháng; chênh lệch ghi lý do, không tự sửa số cho khớp.

Ba chỉ số đủ dùng để biết kho tốt lên hay xấu đi. Đó là tỷ lệ mã khớp khi kiểm kê, số lần hết hàng mỗi tuần và số ngày tồn kho. Số ngày tồn kho bằng tồn bình quân chia lượng bán bình quân mỗi ngày.

Với hộ kinh doanh, Thông tư 152/2025/TT-BTC có sổ S2d-HKD để theo dõi nhập, xuất, tồn từng mặt hàng. Sổ ghi cả số lượng và giá trị. Dữ liệu trong phần mềm là nguồn để ghi sổ, không thay sổ.

Việc cụ thể của người giữ kho theo đầu ca, trong ngày, cuối ngày có trong bài quản lý kho là làm gì. Quán ăn, nhà hàng có kho đặc thù với hàng tươi, xuất bếp theo ca và tỷ lệ thành phẩm sau sơ chế. Xem bài kinh nghiệm quản lý kho nhà hàng.

Bảng so sánh phần mềm và app quản lý kho miễn phí

Có nền rồi thì chọn công cụ nhẹ nhàng hơn nhiều. Bạn chỉ cần đối chiếu giới hạn của từng gói với quy mô của mình. Bảng dưới chỉ ghi giới hạn đọc được trên trang giá chính thức, ngày 13/10/2026. Ô “chưa rõ” là trang giá không nêu, cần hỏi nhà cung cấp.

Các phần mềm Việt Nam như KiotViet, Sapo, Nhanh.vn có kho đi kèm. Đây là phần mềm trả phí có dùng thử, xem mục chi phí ở dưới.

App quản lý kho hàng miễn phí trên điện thoại

Điện thoại hợp với việc đếm hàng và quét mã ngay tại kệ. “Miễn phí vĩnh viễn” ở các app có nghĩa là gói free không hết hạn, không có nghĩa là không giới hạn. App không thu tiền thì chi phí chuyển sang chỗ khác. Đó là máy in tem, giờ nhập liệu, và công chuyển dữ liệu khi vượt hạn mức phải đổi app.

Trước khi nhập toàn bộ dữ liệu, hãy thử app 7 ngày với 3 việc. Quét mã vạch bằng camera, đếm khi mất mạng rồi đồng bộ, và xuất danh sách ra file. App nào trượt một trong ba việc này sẽ làm bạn mất công về sau. Bảng giới hạn từng app quản lý kho và ví dụ chi phí năm đầu có trong bài app quản lý kho hàng miễn phí.

Phần mềm trong nước: MISA, KiotViet

Phần mềm trong nước có lợi thế tiếng Việt. MISA eShop có bản trên điện thoại miễn phí cho hộ kinh doanh doanh thu đến 1 tỷ đồng/năm. Hộ lớn hơn, doanh nghiệp và AMIS Kho hàng có mức dùng thử riêng, chi tiết trong bài phần mềm quản lý kho miễn phí MISA.

Với KiotViet, quản lý tồn kho miễn phí chỉ có ở giai đoạn dùng thử. Nên lập sẵn kế hoạch thử tồn kho, kiểm kho, thẻ kho và lô hạn dùng trong những ngày đó. Xem bài quản lý hàng tồn kho miễn phí trên KiotViet.

Quét mã vạch và dùng offline

Mã vạch giúp nhập, xuất, kiểm kê nhanh và ít gõ nhầm. Bản free của nhiều app cho quét bằng camera điện thoại; máy quét chỉ đáng mua khi số lượt quét mỗi ngày lớn. Hàng tự đóng gói cần gán mã nội bộ và in tem; bán vào siêu thị hay xuất khẩu thì phải đăng ký mã GS1.

Các bước làm có trong bài phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí. Kho ở nơi mạng yếu có thể dùng phần mềm offline, đổi lại phải tự lo sao lưu vì máy hỏng là mất dữ liệu. Ba kiểu offline và cách sao lưu có trong bài phần mềm quản lý kho offline miễn phí.

Quản lý kho bằng Excel: điểm xuất phát an toàn

Nếu bạn còn phân vân, chúng tôi thường gợi ý bắt đầu bằng Excel. Lý do là nó buộc cả đội tập thói quen ghi đúng trước khi trả tiền cho công cụ nào. Excel còn đủ khi cửa hàng có ít mã, một người ghi sổ và chỉ bán một kênh. Excel, Google Sheets cũng là cách duy nhất không giới hạn, đổi lại phải nhập tay.

Mẫu xuất nhập tồn 5 sheet

Ghi ở 2 sheet, tính ở 2 sheet. Dữ liệu nằm ở sheet Nhập và Xuất, số liệu tính ở sheet Tồn và Lô, không bao giờ gõ tay số tồn. Sheet Danh mục có mã, tên, đơn vị và tồn tối thiểu. Sheet Nhập có ngày, mã, số lượng, lô, hạn dùng. Sheet Xuất có ngày, mã, số lượng, lô và kênh bán.

Tồn cuối bằng tồn đầu kỳ cộng tổng nhập trừ tổng xuất, tính bằng SUMIFS theo mã hàng. Thêm một cột so với tồn tối thiểu để hiện cảnh báo cần đặt hàng. Sheet Lô mỗi dòng là một cặp mã hàng và số lô, giúp hàng thực phẩm xuất lô cũ trước. Cột mã hàng và lô nên dùng danh sách chọn để tránh gõ sai làm công thức bỏ sót.

Cách dựng từng sheet và ví dụ đã điền có trong bài quản lý kho bằng Excel.

Dấu hiệu Excel không còn đủ

Có bốn dấu hiệu dễ thấy. Hai người trở lên cùng sửa file, hoặc bán từ 2 kênh. File nhiều dòng đến mức mở chậm, hoặc cuối tháng kiểm kê lệch mà không tìm được lý do. Khi thấy những dấu hiệu này, đừng vội bỏ hết. Có hai bước trung gian giúp bạn đi tiếp mà không làm lại từ đầu.

Dùng macro VBA để ghi phiếu nhập xuất bằng nút bấm và chặn xuất vượt tồn, xem bài quản lý kho bằng Excel VBA. Hoặc chuyển sang Access khi cần dữ liệu liên kết và vài người dùng trong mạng nội bộ. Access Runtime miễn phí nhưng mỗi tệp giới hạn 2 GB, xem bài quản lý kho bằng Access.

Quy trình quản lý kho 7 bước áp dụng với mọi phần mềm

Quy trình quyết định kho có đúng hay không. Đây là phần chúng tôi dành nhiều thời gian nhất khi làm cùng các cửa hàng. Dù dùng Excel hay phần mềm quản lý kho miễn phí, kho chạy theo cùng một thứ tự việc. Công cụ chỉ thay chỗ ghi. Trước khi chạy, cần danh mục mã hàng, bộ biểu mẫu và bảng phân quyền. Cần thêm sơ đồ kho có khu nhận, khu cất, khu hàng hoàn và khu hàng hỏng.

Nguyên tắc phân quyền: tách người giữ hàng khỏi người duyệt sửa số. Nhân viên bán hàng ghi phiếu xuất theo đơn nhưng không được sửa tồn. Người phụ trách kho đề xuất điều chỉnh, chủ cửa hàng duyệt. Nếu dùng phần mềm, cài quyền đúng như vậy. Nghe có vẻ chặt, nhưng đây chính là thứ giúp chủ cửa hàng yên tâm khi không có mặt ở kho.

Doanh nghiệp tham khảo mẫu chứng từ tại Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC, ví dụ phiếu nhập kho mẫu 01-VT. Mẫu được sửa cho hợp hoạt động. Hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Triển khai mất khoảng 2-4 tuần, phần lâu nhất là kiểm kê đầu kỳ. Biểu mẫu và checklist có trong bài quy trình quản lý kho.

Ba trường hợp có quy trình riêng. Cơ sở cần đạt ISO 9001 phải lưu thêm hồ sơ theo yêu cầu tiêu chuẩn (quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO). Cơ sở sản xuất có kho thành phẩm nhận bàn giao từ xưởng, chờ kiểm rồi mới nhập theo lô (quy trình quản lý kho thành phẩm). Nhà thuốc phải kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và lưu hồ sơ theo GPP (quy trình quản lý kho dược).

Ví dụ: kho trà đóng gói theo lô, bán cả quầy và Shopee

Cơ sở trà đóng gói theo mẻ, mỗi mẻ là một lô có ngày đóng gói. Đây là ví dụ từ chính ngành trà mà đội ngũ chúng tôi đang vận hành. Hàng bán ở quầy và trên Shopee lấy từ cùng một kho. Tồn trên sàn để thấp hơn tồn thực một mức an toàn. Cuối ngày trừ đơn sàn vào sổ, và lô cũ được xuất trước cho cả hai kênh.

Hàng chuyển cho chi nhánh hay đại lý ghi bằng phiếu chuyển kho chứ không ghi là bán, để tồn ở cả hai nơi đều đúng. TRAVINA cũng bán song song qua website, Shopee và đại lý nên phiếu xuất luôn ghi kênh.

Phần mềm quản lý kho theo vị trí có cần cho cửa hàng nhỏ?

Phần lớn cửa hàng nhỏ chưa cần. Quản lý theo vị trí thêm một lớp dữ liệu là vị trí của hàng. Ví dụ K1-T2-O3 là kệ 1, tầng 2, ô 3. Khi nhập, nhân viên ghi hàng cất vào ô nào; khi xuất, phần mềm chỉ ô cần lấy. Dấu hiệu cần làm: nhân viên mất thời gian tìm hàng, lấy nhầm mã giống nhau, kiểm kê phải đếm cả kho một lúc.

Gói miễn phí của phần mềm thuê bao thường không có vị trí ô; Zoho Inventory chỉ có bin locations từ gói Premium (đọc ngày 14/10/2026). Odoo và ERPNext làm được vị trí nhiều cấp nhưng cần người cài đặt. Đúng thứ tự là vẽ sơ đồ kho, đặt mã ô, dán nhãn ngoài thực tế rồi mới nhập vào phần mềm. Bảy tiêu chí chọn và bảng so sánh có trong bài phần mềm quản lý kho theo vị trí.

Kho vật tư cho xưởng nhỏ: đừng để hết bao bì giữa mùa

Kho vật tư hay thiếu đúng lúc cần. Đơn về nhiều thì hết túi, hết nhãn, phải chờ in thêm hai tuần. Kho vật tư gồm bao bì, nhãn, nguyên liệu. Nó khác kho hàng bán ở chỗ lượng xuất do kế hoạch sản xuất quyết định, không do đơn khách.

Câu hỏi của kho này là “mẻ tuần sau cần bao nhiêu và kho có đủ không”. Muốn trả lời thì cần định mức. Định mức là danh sách vật tư và số lượng để làm ra một đơn vị thành phẩm, cộng tỷ lệ hao hụt. Bao bì, nhãn phải đặt in trước. Điểm đặt hàng lại bằng lượng dùng trung bình mỗi tuần nhân số tuần chờ hàng, cộng tồn an toàn.

Nhãn in theo quy định cũ trước ngày 23/1/2026 chỉ được dùng tiếp tối đa 2 năm theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, nên đừng in dư. Bảy lỗi hay gặp và checklist tự kiểm có trong bài kinh nghiệm quản lý kho vật tư.

Có ba bài hỏi đáp đi kèm. Bài phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí so 5 lựa chọn theo khả năng theo dõi định mức. Bài quản lý kho vật tư bằng Excel dựng mẫu 7 sheet có cấp phát theo lệnh sản xuất. Bài quy trình quản lý kho nguyên vật liệu gồm 6 bước từ tiếp nhận đến đối chiếu cuối mẻ.

Checklist chọn phần mềm quản lý kho miễn phí

Trước khi đăng ký, hãy dành mười phút trả lời 10 câu dưới đây. Câu nào trả lời “không” là giới hạn bạn sẽ gặp sớm. Tốt hơn hết là biết trước khi đã nhập hàng trăm mã.

• Số mã hàng của cửa hàng nằm trong giới hạn bản free?
• Số đơn mỗi tháng nằm trong giới hạn?
• Đủ số người dùng cho người nhập và người bán?
• Có ghi được lô và hạn dùng nếu bán thực phẩm?
• Có quy đổi đơn vị (thùng, hộp, gói)?
• Có app điện thoại quét được mã vạch?
• Có trừ tồn chung khi bán ở nhiều kênh?
• Xuất được toàn bộ dữ liệu ra Excel?
• Có hướng dẫn hoặc hỗ trợ tiếng Việt?
• Lên gói trả phí mà giữ nguyên dữ liệu?

Khi nào nên chuyển sang phần mềm trả phí?

Trả phí không phải thất bại của việc dùng miễn phí; đó là dấu hiệu cửa hàng đã lớn lên. Nên chuyển khi chạm một trong các ngưỡng sau. Vượt giới hạn đơn hoặc mã của bản free, có từ 2 người cùng nhập liệu, có từ 2 kho hoặc 2 kênh bán. Hoặc cần theo dõi lô mà bản free không có.

Giá đọc ngày 13/10/2026, có thể thay đổi. Chi phí năm đầu nên tính cả máy quét mã vạch và máy in tem.

Khi nào nên có người đi cùng?

Chọn phần mềm thường chỉ mất một buổi; dựng mã hàng, quy trình và nhịp kiểm kê cho chạy đều mới là phần tốn sức. Cửa hàng đã bán từ hai kênh mà bạn không còn thời gian ngồi với kho mỗi tuần? ZoneTech có thể đi cùng bạn qua ZoneOps.

Chúng tôi làm theo đúng cách đội ngũ đang vận hành TRAVINA. Tài khoản và dữ liệu kho vẫn nằm trong công cụ của doanh nghiệp, người của bạn vẫn là người trực tiếp làm. Chúng tôi không cam kết doanh thu, chỉ cam kết làm đủ đầu việc. Gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886 để kể cho chúng tôi nghe kho của bạn đang vướng ở đâu. Bạn cũng có thể đọc thêm ở trang giới thiệu ZoneTech hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.

Câu hỏi thường gặp

Có phần mềm quản lý kho miễn phí hoàn toàn, không giới hạn không?

Phần mềm mã nguồn mở như ERPNext không mất phí bản quyền, nhưng cần máy chủ và người cài. Phần mềm dùng ngay thì bản free gần như luôn có giới hạn về đơn, mã hàng hoặc người dùng.

Dùng phần mềm miễn phí có bị mất dữ liệu không?

Có rủi ro nếu nhà cung cấp đổi chính sách hoặc phần mềm cài trên một máy bị hỏng. Xuất dữ liệu ra Excel định kỳ mỗi tháng để giữ bản sao.

App quản lý kho trên điện thoại có đủ cho cửa hàng nhỏ không?

Đủ cho việc đếm, quét mã và tra tồn với kho dưới khoảng 100 mã. Báo cáo, đối soát và nhập hàng loạt vẫn nên làm trên máy tính.

Phần mềm quản lý kho có quản lý được hạn sử dụng, số lô không?

Có ở nhiều phần mềm, nhưng thường nằm trong gói trả phí. Ví dụ Zoho Inventory chỉ có theo dõi lô từ gói Professional.

Bán cả tại quầy và trên Shopee thì tồn kho có tự trừ không?

Chỉ khi phần mềm có kết nối sàn và đã liên kết shop. Nếu chưa, phải trừ tay đơn sàn mỗi ngày và để tồn trên sàn thấp hơn tồn thực.

Bao lâu nên kiểm kê kho một lần?

Mã bán chạy kiểm hằng tuần, mã còn lại hằng tháng, toàn bộ kho ít nhất mỗi quý. Hàng thực phẩm kiểm thêm hạn dùng mỗi lần đếm.

Hộ kinh doanh có bắt buộc ghi sổ nhập xuất tồn không?

Thông tư 152/2025/TT-BTC có mẫu sổ S2d-HKD để theo dõi nhập, xuất, tồn. Hộ nào phải mở sổ nào tùy cách kê khai thuế, nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm kế toán.

Đọc tiếp: cách quản lý đơn hàng từ lúc nhận đến lúc giao, và cách giữ khách quay lại bằng chương trình khách hàng thân thiết.

Cập nhật lần cuối: 24/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận