ZoneTechQuy trình quản lý kho nguyên vật liệu: nhập, cấp phát, đối chiếu
Quản lý kho nguyên vật liệu ở xưởng nhỏ gồm 6 bước. Đó là tiếp nhận, nhập kho, cấp phát theo lệnh, nhận lại vật tư thừa, đối chiếu cuối mẻ, kiểm kê tháng. Lỗi hay gặp và cách lập định mức có ở bài kinh nghiệm quản lý kho vật tư.
Tóm tắt nhanh
- Quản lý kho nguyên vật liệu dựa trên lệnh sản xuất: không có lệnh thì không xuất.
- Mỗi bước quản lý kho nguyên vật liệu có một chứng từ: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu nhập lại, biên bản kiểm kê.
- Cuối mẻ so vật tư thực dùng với định mức.
- Doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được tự thiết kế mẫu chứng từ.
Mục lục
Sáu bước quản lý kho nguyên vật liệu
Bảng dưới ghi ai làm, dùng chứng từ gì và kiểm gì ở từng bước. Xưởng ít người có thể gộp vai, nhưng không bỏ bước nào.
Nguyên vật liệu là thứ xưởng đưa vào sản xuất để làm ra thành phẩm, như chè khô, túi, hộp, nhãn. Quản lý kho nguyên vật liệu tốt là lúc nào cũng biết còn bao nhiêu, ở lô nào.
| Bước | Người làm | Chứng từ | Kiểm tra |
|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận | Thủ kho, người giao | Đơn mua, biên bản kiểm nghiệm nếu cần | Số lượng, quy cách, hạn dùng |
| 2. Nhập kho | Thủ kho | Phiếu nhập kho | Ghi số lô, ngày nhập, vị trí kệ |
| 3. Cấp phát | Thủ kho, tổ trưởng | Lệnh sản xuất, phiếu xuất kho | Đúng số lệnh, lô cũ xuất trước |
| 4. Nhận lại | Tổ trưởng, thủ kho | Phiếu nhập lại | Vật tư còn dùng được |
| 5. Đối chiếu mẻ | Chủ xưởng | Bảng đối chiếu | Thực dùng so với định mức |
| 6. Kiểm kê tháng | Thủ kho và một người khác | Biên bản kiểm kê | Tồn sổ so với tồn thật |
Bước 1 và 2: tiếp nhận, nhập kho
Bước tiếp nhận là kiểm hàng trước khi ký. Cân hoặc đếm ngay khi xe tới, so với đơn mua. Nguyên liệu như chè khô, hạt, bột cần xem độ ẩm, mùi, bao bì còn kín.
Hàng thiếu, sai quy cách thì ghi biên bản có chữ ký người giao. Hàng chưa đạt để riêng một khu, chưa nhập sổ. Hàng đạt mới lập phiếu nhập kho.
Khi xếp kệ, dán nhãn ghi số lô và ngày nhập lên từng bao. Trong quản lý kho nguyên vật liệu, lô vào trước đặt ở phía lấy ra trước. Thẻ kho cập nhật cùng ngày, không để dồn cuối tuần.
Bước 3: cấp phát theo lệnh sản xuất
Cấp phát là bước dễ hở nhất. Lệnh sản xuất là giấy giao việc ghi thành phẩm, số lượng và ngày làm. Quy tắc gọn khi quản lý kho nguyên vật liệu: không có lệnh thì không xuất.
Thủ kho nhân số lượng trong lệnh với định mức để ra số cần cấp. Phiếu xuất kho ghi số lệnh, tổ trưởng ký nhận.
Nguyên liệu có hạn dùng thì xuất lô hết hạn sớm trước. Bao bì, nhãn thì xuất lô nhập trước. Lấy thêm giữa mẻ cũng cần phiếu bổ sung, ghi lý do.
Bước 4 và 5: nhận lại và đối chiếu cuối mẻ
Hết mẻ, tổ trả vật tư thừa về kho bằng phiếu nhập lại. Vật tư hỏng thì ghi phiếu hủy, không trả lại kho.
Sau đó đối chiếu theo công thức: thực dùng bằng đã xuất trừ trả lại. Tỷ lệ hao hụt là phần thực dùng vượt định mức, chia cho định mức nhân số thành phẩm đạt.
Ví dụ giả định: một mẻ đạt 500 hộp trà. Mức hao hụt cho phép do xưởng tự đặt.
| Vật tư | Đã xuất | Trả lại | Thực dùng | Định mức cho 500 hộp | Hao hụt | Cho phép | Kết luận |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Chè khô | 52 kg | 1 kg | 51 kg | 50 kg | 2% | 2% | Đạt |
| Túi zip | 520 | 4 | 516 | 500 | 3,2% | 3% | Vượt |
| Hộp giấy | 510 | 6 | 504 | 500 | 0,8% | 2% | Đạt |
| Nhãn dán | 530 | 10 | 520 | 500 | 4% | 5% | Đạt |
Túi zip vượt mức cho phép, nên chủ xưởng kiểm máy hàn túi trước mẻ sau. Ghi tỷ lệ hao hụt mỗi mẻ vào sổ để thấy xu hướng.
Bước 6: kiểm kê tháng và chứng từ
Bước cuối của quản lý kho nguyên vật liệu là kiểm kê. Cuối tháng đếm thực tế và so với sổ. Tồn cuối trên sổ bằng tồn đầu cộng nhập, trừ xuất, cộng nhập lại. Lệch thì tìm phiếu thiếu trước khi điều chỉnh sổ.
Về chứng từ quản lý kho nguyên vật liệu, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC, hiệu lực 1/1/2026, có mẫu tham khảo. Đó là phiếu nhập kho 01-VT, phiếu xuất kho 02-VT, biên bản kiểm nghiệm 03-VT. Kiểm kê dùng biên bản tổng hợp 05-VT (danh mục mẫu). Theo Điều 9, doanh nghiệp được tự sửa mẫu nhưng phải ghi trong quy chế kế toán nội bộ (Thư viện Pháp luật).
Hộ kinh doanh thuộc diện mở sổ S2d-HKD thì ghi nhập, xuất, tồn từng vật liệu theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (Thư viện Pháp luật). Hộ chưa rõ mình thuộc diện nào nên hỏi cơ quan thuế quản lý.
Muốn chuyển các phiếu này lên phần mềm, xem bài quản lý kho vật tư miễn phí. Công cụ cho kho hàng bán có ở bài phần mềm quản lý kho miễn phí.
ZoneOps: vận hành bán hàng cùng bạn
Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu chỉ giữ được khi có người nhắc và soát số liệu đều đặn. ZoneTech đi cùng doanh nghiệp theo cách đội ngũ đang làm cho TRAVINA, qua dịch vụ ZoneOps vận hành cùng doanh nghiệp.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng một người có cần đủ 6 bước không?
Cần đủ 6 bước quản lý kho nguyên vật liệu, nhưng chứng từ có thể gọn. Một cuốn sổ có cột nhập, xuất, nhập lại theo số lệnh đã đủ. Kiểm kê tháng nên nhờ thêm một người đếm cùng.
Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cần ghi những gì?
Tối thiểu có số phiếu, ngày, số lệnh sản xuất, tên vật tư, đơn vị, số lượng, người xuất và người nhận ký. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu 02-VT.
Có nên kiểm kê nguyên vật liệu hằng tuần?
Nên đếm nhanh vật tư sắp dùng trước mỗi mẻ lớn. Với xưởng nhỏ, quản lý kho nguyên vật liệu bằng kiểm kê đầy đủ hằng tháng là đủ.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận