ZoneTechQuy trình hành chính nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ: nhân sự, kế toán, tài sản và công nghệ
Quy trình hành chính nhân sự là các bước viết sẵn cho phần việc hậu trường: tiếp nhận người mới, ký hợp đồng, chấm công, trả lương, đóng bảo hiểm, cấp phát tài sản và làm thủ tục nghỉ việc, đúng luật và đúng cam kết với người lao động. Ở doanh nghiệp nhỏ, phần việc này thường do một người kiêm cùng kế toán và cả máy tính, mạng, nên bài này gom chúng lại thành khối hỗ trợ với 4 quy trình nên có. Phần mô tả công việc, nội quy và lương thưởng nằm ở bài quản trị nhân lực. Nếu bạn muốn dùng sẵn bộ quy trình mẫu thay vì viết từ đầu, xem giải pháp ZoneKit của Zonetech.
Tóm tắt nhanh
- Khối hỗ trợ gồm nhân sự, kế toán nội bộ, hành chính và tài sản, công nghệ thông tin. Khách không thấy, nhưng sai ở đây thì phạt tiền, mất người, mất dữ liệu.
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2025, mở rộng diện đóng bắt buộc cho hợp đồng từ đủ 01 tháng (Crowe Việt Nam).
- Lương tối thiểu vùng I từ 01/01/2026 là 5.310.000 đồng/tháng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP (Tạp chí Công Thương).
- Quy trình kế toán nội bộ nên xoay quanh một việc: không khoản chi nào ra khỏi két hay tài khoản mà thiếu đề nghị và chứng từ.
- Bắt đầu từ quy trình tiếp nhận nhân viên mới và quy trình thanh toán, hai việc diễn ra thường xuyên nhất.
Khối hỗ trợ là gì và vì sao quy trình hành chính nhân sự nằm ở đây?
Khối hỗ trợ là các bộ phận không trực tiếp bán hay sản xuất, nhưng giữ cho doanh nghiệp chạy đúng luật và không thất thoát. Ở doanh nghiệp nhỏ, khối này hiếm khi có phòng riêng; thường là chủ doanh nghiệp và một kế toán kiêm nhiệm.
Chính vì kiêm nhiệm nên càng cần quy trình viết ra. Khi một người làm năm việc, họ dễ quên hạn nộp bảo hiểm, quên thu lại laptop khi nhân viên nghỉ, hoặc chi tiền chỉ vì sếp nhắn qua điện thoại.
| Quy trình | Việc chính | Rủi ro nếu không có quy trình | Người chịu trách nhiệm ở DN nhỏ |
|---|---|---|---|
| Nhân sự | Tuyển, hợp đồng, chấm công, lương, bảo hiểm, nghỉ việc | Bị phạt vì sai luật lao động, tranh chấp khi nghỉ việc | Chủ DN hoặc kế toán kiêm |
| Kế toán nội bộ | Đề nghị chi, duyệt, thanh toán, đối soát, hóa đơn | Chi sai, mất chứng từ, không được khấu trừ thuế | Kế toán |
| Hành chính và tài sản | Cấp phát, sổ tài sản, kiểm kê, văn phòng phẩm | Mất thiết bị, không biết ai đang giữ gì | Hành chính hoặc kế toán kiêm |
| Công nghệ thông tin | Tài khoản, mật khẩu, sao lưu, phần mềm, thiết bị | Mất dữ liệu, lộ thông tin khách, khóa tài khoản khi người phụ trách nghỉ | Người được giao, có thể thuê ngoài |
Quy trình nhân sự: từ tuyển dụng đến nghỉ việc
Quy trình nhân sự đi theo vòng đời người lao động: tuyển, thử việc, ký hợp đồng, làm việc, đánh giá và nghỉ việc. Mỗi mốc có yêu cầu pháp lý riêng, nên quy trình nên ghi rõ giấy tờ nào cần ký ở mốc nào.
Một vài mốc cần đúng luật:
- Thử việc: Bộ luật Lao động 2019 giới hạn thời gian thử việc theo loại công việc, tối đa 60 ngày với công việc cần trình độ cao đẳng trở lên, 30 ngày với trình độ trung cấp, 6 ngày làm việc với công việc khác; lương thử việc ít nhất bằng 85% lương của công việc đó (Thư Viện Pháp Luật).
- Bảo hiểm xã hội: từ 01/7/2025, người làm hợp đồng có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc diện đóng bắt buộc; chậm đóng bị tính 0,03%/ngày trên số tiền chậm (Crowe Việt Nam).
- Lương: không trả thấp hơn lương tối thiểu vùng. Từ 01/01/2026, mức vùng I là 5.310.000 đồng, vùng II 4.730.000 đồng, vùng III 4.140.000 đồng, vùng IV 3.700.000 đồng mỗi tháng (Tạp chí Công Thương).
Dưới đây là quy trình mẫu tiếp nhận nhân viên mới, phần hay bị làm qua loa nhất:
| Bước | Người làm | Biểu mẫu | Thời hạn |
|---|---|---|---|
| 1. Gửi thư mời nhận việc, ghi lương, thời gian thử việc | Chủ DN hoặc người tuyển | Thư mời nhận việc | Trước ngày đi làm ít nhất 3 ngày |
| 2. Chuẩn bị chỗ ngồi, thiết bị, tài khoản email, nhóm chat | Hành chính, người phụ trách CNTT | Phiếu cấp phát tài sản, danh sách tài khoản | Trước ngày đi làm |
| 3. Ký hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động, nhận hồ sơ cá nhân | Kế toán hoặc người phụ trách nhân sự | Hợp đồng, danh mục hồ sơ | Ngày đầu tiên |
| 4. Giới thiệu nội quy, mô tả công việc, người kèm cặp | Quản lý trực tiếp | Nội quy, bản mô tả công việc | Tuần đầu tiên |
| 5. Đăng ký bảo hiểm nếu thuộc diện đóng | Kế toán | Hồ sơ đăng ký bảo hiểm | Theo hạn của cơ quan bảo hiểm |
| 6. Đánh giá cuối thử việc, quyết định ký hợp đồng | Quản lý trực tiếp, chủ DN | Phiếu đánh giá thử việc | Trước ngày hết thử việc |
Cách đăng tin, phỏng vấn, chấm bài thử và mẫu thư mời có trong bài quy trình tuyển dụng.
Quy trình kế toán nội bộ: đề nghị, duyệt, thanh toán
Quy trình kế toán nội bộ ở doanh nghiệp nhỏ chủ yếu là quy trình chi tiền: ai được đề nghị, ai duyệt đến mức nào, cần chứng từ gì, trả bằng cách nào. Làm đúng việc này đã tránh được phần lớn thất thoát và rắc rối thuế.
Ba quy định nên đưa thẳng vào quy trình:
| Quy định | Nội dung | Nguồn |
|---|---|---|
| Thanh toán không dùng tiền mặt | Từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế đầu vào | MISA AMIS |
| Hóa đơn điện tử | Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực 01/6/2025; hộ, cá nhân kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền | Sapo |
| Hộ kinh doanh bỏ thuế khoán | Nghị quyết 198/2025/QH15 bỏ thuế khoán với hộ kinh doanh từ 01/01/2026 | VnEconomy |
Một quy trình thanh toán gọn gồm: người cần chi lập đề nghị kèm hóa đơn hoặc báo giá; quản lý bộ phận duyệt trong hạn mức; khoản lớn hơn chuyển chủ doanh nghiệp; kế toán kiểm chứng từ rồi chuyển khoản; cuối tuần đối chiếu sổ quỹ và sao kê ngân hàng. Mẫu phiếu đề nghị và bảng hạn mức duyệt có trong bài quy trình thanh toán.
Quy trình hành chính và quản lý tài sản
Quy trình hành chính và tài sản trả lời: công ty đang có những tài sản gì, ai đang giữ, tình trạng ra sao, và khi nhân viên nghỉ thì thu hồi thế nào. Với doanh nghiệp nhỏ, chỉ cần một sổ tài sản và một phiếu bàn giao là đã đỡ được nhiều chuyện mất mát.
Sổ tài sản nên có các cột: mã tài sản, tên, ngày mua, giá mua, vị trí, người đang giữ, tình trạng, lần kiểm kê gần nhất. Về kế toán, việc ghi nhận một tài sản là tài sản cố định phụ thuộc vào thời gian sử dụng và nguyên giá theo quy định hiện hành; nên hỏi kế toán ngưỡng đang áp dụng. Những thứ giá trị nhỏ như bàn ghế, máy in nhỏ vẫn nên vào sổ để quản lý, dù kế toán hạch toán khác.
Mỗi lần cấp phát hay thu hồi đều cần phiếu có chữ ký hai bên. Kiểm kê ít nhất mỗi năm một lần, đối chiếu sổ với thực tế. Mẫu sổ tài sản và phiếu bàn giao có trong bài quản lý tài sản.
Quy trình công nghệ thông tin cho doanh nghiệp nhỏ
Quy trình công nghệ thông tin ở doanh nghiệp nhỏ không cần phức tạp; nó chỉ cần đảm bảo tài khoản và dữ liệu là của công ty, không phải của một cá nhân. Rủi ro thường gặp nhất là người tạo fanpage, gian hàng hay tên miền nghỉ việc và mang theo quyền quản trị.
Ba việc tối thiểu:
- Lập danh mục tài khoản: tên miền, hosting, email, fanpage, gian hàng sàn, Zalo OA, phần mềm kế toán. Mỗi dòng ghi chủ sở hữu (phải là công ty), người quản trị chính, người quản trị dự phòng.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ: file kế toán, danh sách khách, hợp đồng. Có ít nhất một bản sao để ngoài máy tính đang dùng.
- Cấp và thu quyền theo quy trình nhân sự: nhân viên vào thì cấp quyền vừa đủ, nghỉ thì thu ngay trong ngày cuối.
Dữ liệu khách hàng giờ có luật riêng. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026, cấm mua bán dữ liệu cá nhân và cấm cố ý làm lộ, làm mất dữ liệu cá nhân (Thị trường Tài chính Tiền tệ). Khi triển khai phần mềm mới, website mới hay chuyển dữ liệu, nên làm theo các bước có kiểm thử và biên bản bàn giao, xem bài quy trình triển khai dự án công nghệ thông tin.
Bắt đầu từ đâu: checklist 30 ngày cho khối hỗ trợ
Bắt đầu từ việc lặp lại nhiều nhất và có rủi ro pháp lý rõ nhất: hồ sơ nhân viên và quy trình chi tiền.
| Tuần | Việc cần làm |
|---|---|
| Tuần 1 | Rà hồ sơ từng nhân viên: hợp đồng, thử việc, bảo hiểm, mức lương so với lương tối thiểu vùng. Ghi lại thiếu sót |
| Tuần 2 | Viết quy trình tiếp nhận nhân viên mới và quy trình nghỉ việc (gồm thu hồi tài sản, tài khoản) |
| Tuần 3 | Viết quy trình đề nghị thanh toán, chốt hạn mức duyệt, quy định chuyển khoản từ 5 triệu đồng |
| Tuần 4 | Lập sổ tài sản và danh mục tài khoản công ty; đổi chủ sở hữu tài khoản nào đang đứng tên cá nhân |
Zonetech hỗ trợ gì?
ZoneKit của Zonetech gồm 90 quy trình mẫu (SOP) cho 15 phòng ban, trong đó có các phòng ban khối hỗ trợ. Doanh nghiệp tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Giá: liên hệ để nhận báo giá theo quy mô. Nguyên tắc của Zonetech: tài khoản và dữ liệu là của khách, mọi bàn giao đều có biên bản.
Chấm điểm vận hành miễn phí và tải quy trình mẫu: trả lời 8 câu hỏi để biết khối nào cần chuẩn hóa trước. Tìm hiểu sop là gì và cách dùng ZoneKit, hoặc gọi 0828.229.666, 0976.179.886.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình hành chính nhân sự gồm những việc gì?
Gồm tiếp nhận nhân viên mới, ký hợp đồng, chấm công, tính lương, đóng bảo hiểm, cấp phát và thu hồi tài sản, xử lý nghỉ việc. Ở doanh nghiệp nhỏ, phần pháp lý (hợp đồng, bảo hiểm, lương tối thiểu) nên làm chuẩn trước, phần đào tạo và văn hóa làm sau.
Doanh nghiệp nhỏ có cần phòng nhân sự riêng không?
Chưa cần. Một kế toán hoặc trợ lý kiêm nhiệm vẫn làm được nếu có quy trình và lịch nhắc rõ ràng. Khi số người tăng và việc tuyển diễn ra liên tục, mới nên tách người phụ trách riêng.
Nên quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel hay phần mềm?
Bảng tính đủ dùng khi số nhân viên còn ít và quy trình chưa ổn định. Khi chấm công, tính lương mất nhiều giờ mỗi tháng hoặc hay sai, hãy cân nhắc phần mềm, nhưng chọn sau khi đã có quy trình.
Nhân viên làm hợp đồng ngắn hạn có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ 01/7/2025, người làm hợp đồng có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc diện đóng bắt buộc. Hãy kiểm tra từng trường hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đóng.
Khi nhân viên nghỉ việc cần làm những gì?
Thu hồi tài sản theo sổ, chuyển quyền và đổi mật khẩu các tài khoản, bàn giao công việc có biên bản, chốt lương và các khoản liên quan, làm thủ tục bảo hiểm. Nên viết thành checklist để không sót.
Có cần quy chế chi tiêu nội bộ không?
Nên có, kể cả khi chỉ một trang: ai được chi, hạn mức bao nhiêu, cần chứng từ gì. Quy chế này giúp kế toán có căn cứ từ chối khoản chi thiếu giấy tờ.
Đọc tiếp: quản trị doanh nghiệp để nhìn các khối quy trình trong bức tranh chung.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.