ZoneTechQuy trình quản lý kho thành phẩm: từ nhập kho sản xuất đến xuất bán
Quy trình quản lý kho thành phẩm gồm sáu bước: bàn giao từ xưởng, chờ kiểm, nhập kho có số lô, cất theo hạn dùng, xuất theo đơn và đối soát. Các bước chung của mọi kho có ở bài quy trình quản lý kho 7 bước. Bài này chỉ bàn kho ở cơ sở tự sản xuất.
Tóm tắt nhanh
- Hàng từ xưởng vào khu chờ kiểm trước, đạt mới nhập kho bán được.
- Mỗi mẻ một số lô, đi theo từ phiếu bàn giao đến phiếu xuất.
- Quy trình quản lý kho thành phẩm đối soát hai đầu: xưởng và bán hàng.
Mục lục
Kho thành phẩm khác kho hàng mua về ở đâu?
Kho thành phẩm là nơi giữ hàng do chính cơ sở làm ra, chờ bán cho khách hoặc giao đại lý. Hàng mua về có nhà cung cấp chịu trách nhiệm, còn thành phẩm thì kho phải tự kiểm.
| Tiêu chí | Kho hàng mua về | Kho thành phẩm |
|---|---|---|
| Hàng đến từ | Nhà cung cấp | Xưởng của chính cơ sở |
| Kiểm khi nhận | Đếm, so với đơn mua | Kiểm theo tiêu chuẩn của mẻ |
| Số lô | Theo lô nhà cung cấp | Theo mẻ sản xuất |
Vì vậy quy trình quản lý kho thành phẩm có thêm khu chờ kiểm và bước đối soát với xưởng.
Sáu bước trong quy trình quản lý kho thành phẩm
| Bước | Người làm | Chứng từ |
|---|---|---|
| 1. Bàn giao từ xưởng | Tổ trưởng xưởng, thủ kho | Phiếu bàn giao ghi mẻ, số lượng |
| 2. Chờ kiểm, thông qua | Người kiểm chất lượng | Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 03-VT) |
| 3. Nhập kho | Thủ kho | Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) có số lô, hạn dùng |
| 4. Cất hàng | Thủ kho | Sơ đồ kệ theo lô |
| 5. Xuất theo đơn | Thủ kho, người đóng gói | Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) ghi lô |
| 6. Đối soát, kiểm kê | Thủ kho, kế toán | Bảng đối soát, biên bản kiểm kê (mẫu 05-VT) |
Số hiệu mẫu lấy theo danh mục chứng từ hàng tồn kho của Thông tư 99/2025/TT-BTC. Thông tư có hiệu lực từ 1/1/2026, mẫu ở Phụ lục I để tham khảo. Muốn sửa mẫu thì ban hành quy chế nêu rõ phần sửa.
Bước 1-2: bàn giao và chờ kiểm
Xưởng giao theo mẻ, không giao lẻ từng thùng. Phiếu bàn giao là giấy xưởng lập khi chuyển một mẻ sang kho, ghi số mẻ và số lượng. Thủ kho đếm, ký nhận rồi chuyển hàng vào khu chờ kiểm.
Khu chờ kiểm là vùng có nhãn riêng cho hàng chưa có kết luận đạt, chưa được nhập kho bán. Hàng không đạt chuyển sang khu hàng lỗi, ghi biên bản, báo lại xưởng và hai bên cùng ký.
Bước 3-5: nhập, cất, xuất theo lô
Phiếu nhập ghi số lô theo mẻ và hạn dùng. Kệ xếp lô mới ra sau, lô cũ ra trước. Khi xuất, thủ kho lấy lô có hạn dùng gần nhất và ghi số lô lên phiếu xuất.
Số lô: nối mẻ sản xuất với đơn bán
Số lô là mã riêng của một mẻ, ghi trên mọi phiếu của mẻ đó. Có số lô trên phiếu xuất thì khi khách khiếu nại, cơ sở biết túi hàng thuộc mẻ nào. Nếu cần thu hồi, cơ sở biết lô đó đã đi tới đại lý nào.
Điểm g khoản 5 Điều 23 Nghị định 37/2026/NĐ-CP có nêu số lô, mẻ hoặc số sê-ri (nếu có). Đây là một mục dữ liệu truy xuất nguồn gốc. Kết nối Cổng truy xuất quốc gia áp dụng với hàng rủi ro cao thuộc diện bắt buộc, hoặc khi cơ sở tự nguyện.
Ghi lô ngay trong quy trình quản lý kho thành phẩm dễ hơn lần ngược khi có sự cố.
Đối soát xưởng, kho và bán hàng
Kho thành phẩm đối soát ở cả hai đầu. Mỗi tuần, thủ kho kiểm nhanh ba dòng dưới đây.
- Đầu vào: sản lượng xưởng báo bằng số kho đã nhập, cộng hàng ở khu chờ kiểm, cộng hàng lỗi.
- Đầu ra: số kho đã xuất bằng số đơn bán hàng đã giao, cộng hàng chuyển cho đại lý.
- Tồn: tồn đầu cộng nhập, trừ xuất, so với số đếm thực tế.
Hàng gửi đại lý dùng phiếu chuyển kho, không ghi là đã bán. Quy trình quản lý kho thành phẩm chỉ khép kín khi cả ba dòng trên đều khớp.
Ví dụ quy trình quản lý kho thành phẩm ở xưởng chè
Xưởng chè giả định làm mẻ trà túi M01.
| Mục | Số lượng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Xưởng báo sản xuất | 500 túi | Phiếu bàn giao mẻ M01 |
| Hàng lỗi khi kiểm | 2 túi | Túi rách mép, chuyển khu hàng lỗi |
| Nhập kho bán | 498 túi | Phiếu nhập ghi lô M01 |
| Xuất cho đơn sàn và đại lý | 300 túi | Phiếu xuất ghi lô M01 |
| Tồn theo sổ | 198 túi | 498 trừ 300 |
| Kiểm kê thực tế | 197 túi | Lệch 1 túi, cần tìm lý do |
Lệch 1 túi nhỏ nhưng phải có lý do trên biên bản kiểm kê. Nguyên nhân hay gặp là hàng mẫu, hàng tặng hoặc hàng hoàn chưa ghi phiếu. Theo quy trình quản lý kho thành phẩm, lý do được ghi trước khi chốt tồn tuần.
Bộ quy trình ZoneKit cho việc này
Quy trình quản lý kho thành phẩm chạy tốt khi xưởng, kho và bán hàng nói cùng một con số. ZoneTech chỉ bán thứ đội ngũ đang dùng cho TRAVINA, thương hiệu trà bán qua website, Shopee và đại lý nhiều tỉnh.
Giải pháp ZoneKit có bộ quy trình mẫu theo phòng ban, gồm quy trình kho. Cần người cùng vận hành bán hàng thì xem ZoneOps cho cơ sở sản xuất. Giá từng gói có ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Thành phẩm chưa kiểm xong có xuất bán được không?
Không nên, vì hàng chưa có kết luận đạt phải nằm ở khu chờ kiểm.
Kho thành phẩm nhỏ có cần làm theo ISO 9001 không?
ISO 9001 không bắt buộc với mọi cơ sở nhỏ. Nếu khách hàng yêu cầu, xem bài quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO.
Kho ở nhà thuốc có dùng được quy trình này không?
Chỉ một phần, vì nhà thuốc có yêu cầu riêng về nhiệt độ và hạn dùng. Chi tiết có ở bài quy trình quản lý kho dược.
Xưởng nhỏ một người vừa làm vừa giữ kho thì sao?
Vẫn giữ phiếu bàn giao và số lô, chủ cơ sở ký duyệt kết quả kiểm. Quy trình quản lý kho thành phẩm vẫn đủ sáu bước.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận