ZoneTechQuy trình quản lý kho dược: hạn dùng, nhiệt độ và hồ sơ cho nhà thuốc
Quy trình quản lý kho dược ở nhà thuốc chặt hơn kho hàng thường ở ba điểm. Nơi bảo quản không quá 30°C và độ ẩm không quá 75%, có thiết bị theo dõi. Thuốc được quản lý theo số lô, hạn dùng trên sổ hoặc phần mềm. Hồ sơ lưu ít nhất 1 năm sau khi thuốc hết hạn. Các bước chung có ở bài quy trình quản lý kho cho cửa hàng nhỏ. Bài này chỉ bàn quy trình quản lý kho dược tại nhà thuốc.
Tóm tắt nhanh
- Căn cứ là Thông tư 02/2018/TT-BYT về GPP, đã sửa đổi hai lần.
- Thuốc mát 8-15°C, thuốc lạnh 2-8°C phải có tủ phù hợp.
- Quy trình quản lý kho dược nên đặt mốc cảnh báo thuốc cận hạn.
Mục lục
Căn cứ GPP đang áp dụng năm 2026
GPP là tiêu chuẩn thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc. Nhà thuốc áp dụng tiêu chuẩn tại Phụ lục I-1a của Thông tư 02/2018/TT-BYT. Thông tư này đã được sửa bởi Thông tư 12/2020/TT-BYT và Thông tư 11/2025/TT-BYT. Theo LuatVietnam, Thông tư 11/2025 ban hành ngày 16/5/2025, hiệu lực từ 1/7/2025.
Bản hợp nhất là Văn bản hợp nhất 11/VBHN-BYT ngày 28/7/2025. Theo bản đăng trên Cổng Chính phủ, nhà thuốc đạt khi không mắc lỗi không chấp nhận và đạt từ 90% tổng điểm. Trước đợt đánh giá, nên hỏi Sở Y tế về văn bản mới nhất.
Yêu cầu GPP với quy trình quản lý kho dược
| Nội dung | Yêu cầu | Mục |
|---|---|---|
| Nhiệt độ, độ ẩm | Không quá 30°C, không quá 75%; thuốc mát 8-15°C, lạnh 2-8°C cần tủ lạnh hoặc thiết bị phù hợp | II.3.b |
| Thiết bị theo dõi | Nhiệt kế, ẩm kế hiệu chuẩn định kỳ; cấp mới hoặc tái đánh giá cần ít nhất 1 thiết bị tự ghi | II.3.a |
| Sổ sách, phần mềm | Quản lý nhập, xuất, tồn, số lô, hạn dùng, nguồn gốc; phần mềm liên thông hệ thống thông tin về dược | II.4.b, II.4.c |
| Lưu hồ sơ | Ít nhất 1 năm kể từ khi thuốc hết hạn dùng | II.4.d |
| Quy trình thao tác chuẩn | Tối thiểu: mua và kiểm soát chất lượng, bán kê đơn, bán không kê đơn, bảo quản, khiếu nại hoặc thu hồi | II.4.e |
Thiết bị tự ghi là nhiệt kế, ẩm kế tự lưu số đo theo giờ. Thiết bị tự ghi thường cài ghi 1 hoặc 2 lần mỗi giờ, tùy mùa.
Quy trình quản lý kho dược 6 bước cho nhà thuốc
Sáu bước dưới đây theo đúng thứ tự thuốc đi qua kho.
- Nhận và kiểm thuốc: đối chiếu hóa đơn, tên thuốc, số lô, hạn dùng, tình trạng bao bì.
- Ghi vào sổ hoặc phần mềm ngay khi nhận, đủ số lô và hạn dùng.
- Xếp theo điều kiện bảo quản: nhiệt độ phòng, mát, lạnh; thuốc kiểm soát đặc biệt để riêng.
- Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm mỗi ngày; đọc dữ liệu thiết bị tự ghi.
- Rà hạn dùng định kỳ, tách thuốc cận hạn và thuốc hết hạn khỏi kệ bán.
- Bán ra theo lô có hạn gần trước; khi có thông báo thu hồi, tra số lô để tìm thuốc còn trong kho.
Trong quy trình quản lý kho dược, bước 1 và bước 4 là nơi hay thiếu hồ sơ nhất. Mỗi lần nhận hàng và mỗi lần đọc nhiệt độ nên để lại dấu vết trên giấy hoặc trong phần mềm.
Theo dõi hạn dùng: đặt mốc cảnh báo
Thuốc cận hạn là thuốc còn hạn nhưng đã chạm mốc cảnh báo nhà thuốc tự đặt. GPP yêu cầu quản lý được hạn dùng, còn mốc cảnh báo do nhà thuốc quyết định. Một cách hay dùng là ba mốc trước ngày hết hạn, ví dụ 6 tháng, 3 tháng và 1 tháng.
Ở mốc đầu, nhà thuốc giảm nhập thêm lô đó. Ở mốc giữa, đưa lô đó lên vị trí bán trước. Ở mốc cuối, chuyển vào khu thuốc chờ xử lý và quyết định trả nhà cung cấp hoặc hủy theo quy định.
Mốc 6, 3, 1 tháng chỉ là gợi ý cho quy trình quản lý kho dược. Nhà thuốc chỉnh theo vòng quay của từng nhóm thuốc.
Ví dụ giả định: lịch việc kho của một nhà thuốc
Nhà thuốc giả định: 1.200 mã thuốc, một tủ lạnh, một dược sĩ giữ kho. Lịch dưới đây cho thấy quy trình quản lý kho dược chạy theo tuần, tháng.
| Tần suất | Việc | Hồ sơ để lại |
|---|---|---|
| Mỗi ngày | Đọc nhiệt độ, độ ẩm khu phòng và tủ lạnh | Dữ liệu thiết bị tự ghi, sổ theo dõi |
| Mỗi lần nhận hàng | Kiểm số lô, hạn dùng, hóa đơn | Phiếu nhập trong phần mềm |
| Mỗi tuần | Lọc thuốc chạm mốc cận hạn | Danh sách cận hạn |
| Mỗi tháng | Kiểm kê một nhóm thuốc | Biên bản kiểm kê |
| Khi có thông báo thu hồi | Tra số lô, tách thuốc, báo nhà cung cấp | Hồ sơ thu hồi |
Bộ quy trình ZoneKit cho việc này
Chuyên môn dược trong quy trình quản lý kho dược thuộc dược sĩ phụ trách. Phần phân công, biểu mẫu nội bộ có thể dựng từ bộ quy trình mẫu theo phòng ban trong giải pháp ZoneKit. Phần vận hành bán hàng như báo cáo, đối soát và KPI thì ZoneTech làm cùng nhà thuốc qua ZoneOps.
Bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, xem trang giới thiệu ZoneTech hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Nhà thuốc có bắt buộc dùng phần mềm quản lý không?
Mục II.4.c yêu cầu thiết bị kết nối internet và phần mềm quản lý mua bán thuốc. Phần mềm phải truy xuất được nguồn gốc và liên thông theo hướng dẫn của Bộ Y tế. Theo TT 11/2025/TT-BYT, yêu cầu kết nối dữ liệu này áp dụng từ 1/1/2026.
Cơ sở sản xuất thực phẩm chức năng dùng quy trình này được không?
Không nên dùng nguyên quy trình này. Thực phẩm bảo vệ sức khỏe cần theo quy định GMP riêng của Bộ Y tế. Kho thành phẩm nói chung có ở bài quy trình quản lý kho thành phẩm.
Chọn phần mềm kho cho nhà thuốc nhỏ thế nào?
Phần mềm cho quy trình quản lý kho dược cần có số lô, hạn dùng và liên thông dữ liệu dược. Tiêu chí chung có ở bài phần mềm quản lý kho miễn phí.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận