ZoneTechQuy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO: hồ sơ cần có, cách áp dụng
Quy trình quản lý kho ISO là cách viết quy trình kho sao cho đáp ứng ISO 9001. ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, và tiêu chuẩn này không có một quy trình kho mẫu để chép. Tiêu chuẩn yêu cầu kết quả: hàng được nhận biết, truy được nguồn khi cần, được bảo quản đúng, hàng lỗi bị tách riêng và có hồ sơ chứng minh. Vì vậy, kho cần một quy trình quản lý kho viết ra, cộng với bộ hồ sơ kho khớp từng yêu cầu.
Mục lục
ISO 9001 yêu cầu gì ở khâu kho?
Bảng dưới gắn từng điều của ISO 9001:2015 (bản Việt Nam là TCVN ISO 9001:2015) với việc kho làm. Cột hồ sơ dựa trên danh sách thông tin phải lưu giữ do Quality Systems tổng hợp.
| Điều (bản 2015) | Áp vào kho | Hồ sơ cần có |
|---|---|---|
| 7.1.5 Nguồn lực theo dõi, đo lường | Cân, nhiệt kế, ẩm kế dùng trong kho | Kết quả hiệu chuẩn, kiểm tra định kỳ (phải lưu) |
| 7.5 Thông tin dạng văn bản | Quy trình kho, biểu mẫu có số phiên bản | Danh mục tài liệu, phiên bản đang dùng |
| 8.4 Hàng hóa từ bên ngoài | Kiểm hàng khi nhận, theo dõi nhà cung cấp | Kết quả đánh giá nhà cung cấp (phải lưu) |
| 8.5.2 Nhận biết, truy xuất | Nhãn trạng thái, số lô trên phiếu | Thông tin truy xuất khi có yêu cầu (phải lưu) |
| 8.5.3 Tài sản của khách | Hàng khách gửi kho | Ghi nhận khi mất, hỏng (phải lưu) |
| 8.5.4 Bảo toàn | Xếp kệ, điều kiện bảo quản, đóng gói | Không bắt buộc hồ sơ, nên có nhật ký |
| 8.7 Đầu ra không phù hợp | Khu cách ly, quyết định xử lý | Biên bản hàng không phù hợp (phải lưu) |
Theo điều 8.5.2, tiêu chuẩn chỉ đòi lưu hồ sơ truy xuất khi truy xuất là yêu cầu. Dù vậy, quy trình quản lý kho ISO nên có nhật ký bảo quản để dễ chứng minh khi đánh giá.
Bản ISO 9001:2026 thay đổi gì?
ISO công bố bản ISO 9001:2026 ngày 16/9/2026, giữ cấu trúc điều 4-10. Phần nhấn mạnh thêm là lãnh đạo, văn hóa chất lượng, rủi ro và cơ hội.
Với quy trình quản lý kho ISO, thay đổi nhỏ hơn. Theo Advisera, ở điều 8, mục 8.4.3 (thông tin cho nhà cung cấp) được mở rộng, còn 8.5.1 (kiểm soát sản xuất) chủ yếu sửa câu chữ.
Thời gian chuyển đổi dự kiến khoảng 3 năm. LRQA công bố mốc 30/9/2029, nhưng các nguồn khác chưa thống nhất mốc này. Hãy hỏi tổ chức chứng nhận của bạn để biết mốc áp dụng.
Việc nên làm là giữ nguyên hồ sơ kho, rà lại 8.4 và 8.5.1 trong quy trình quản lý kho ISO khi chuyển đổi.
Checklist quy trình quản lý kho ISO
Chín đầu việc dưới đây là bộ hồ sơ kho tối thiểu.
- Quy trình kho viết ra, có người duyệt, ngày ban hành, số phiên bản.
- Phiếu nhập ghi số lô, hạn dùng với hàng cần truy xuất.
- Biên bản kiểm hàng khi nhận, có kết luận đạt hay không đạt.
- Danh sách nhà cung cấp và kết quả đánh giá định kỳ.
- Lịch và kết quả hiệu chuẩn cân, nhiệt kế.
- Nhãn trạng thái: chờ kiểm, đạt, không phù hợp.
- Biên bản hàng không phù hợp kèm quyết định xử lý.
- Biên bản kiểm kê và chênh lệch có người duyệt.
- Quy định thời gian lưu và cách hủy từng loại hồ sơ.
Nhãn trạng thái là nhãn cho biết hàng đang chờ kiểm, đã đạt hay không phù hợp. Hàng không phù hợp là hàng không đạt yêu cầu, phải để riêng ở khu cách ly chờ xử lý.
Áp dụng quy trình quản lý kho ISO cho kho nhỏ
Kho vài người vẫn áp dụng được nếu làm theo năm bước:
- Vẽ quy trình kho hiện tại, ghi ai làm việc gì.
- Gắn mỗi bước với yêu cầu trong bảng ở trên, đánh dấu chỗ còn thiếu hồ sơ.
- Soạn hoặc sửa biểu mẫu, đánh số phiên bản, bỏ bản cũ khỏi kho.
- Hướng dẫn người làm kho, ký xác nhận đã được đào tạo.
- Chạy 1-2 tháng rồi đánh giá nội bộ, sửa trước khi mời tổ chức chứng nhận.
Kho thành phẩm có thêm bước nhận hàng từ xưởng và chờ kiểm, xem bài quy trình quản lý kho thành phẩm.
Ví dụ giả định: kho xưởng chè
Một xưởng chè tự rà quy trình quản lý kho ISO trước đợt đánh giá và tìm ra bốn lỗi.
| Lỗi tự phát hiện | Yêu cầu liên quan | Cách sửa |
|---|---|---|
| Cân đóng gói chưa có kết quả hiệu chuẩn | 7.1.5 | Hiệu chuẩn, dán tem, lưu kết quả |
| Phiếu nhập chè khô không ghi số lô | 8.5.2 | Thêm cột số lô, ghi từ mẻ sấy |
| Túi rách để lẫn với hàng đạt | 8.7 | Kệ cách ly, nhãn đỏ, biên bản xử lý |
| Hai mẫu phiếu xuất cùng dùng | 7.5 | Giữ một mẫu, ghi số phiên bản |
Dùng mẫu quy trình có sẵn của ZoneKit
Chứng chỉ do tổ chức chứng nhận cấp, còn quy trình quản lý kho ISO do doanh nghiệp tự viết và giữ. Giải pháp ZoneKit của ZoneTech gồm quy trình mẫu (SOP) theo phòng ban, kèm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí. Việc ghi phiếu, kiểm kê, đối soát hằng ngày có thể làm cùng dịch vụ vận hành ZoneOps. Xem thêm trang giới thiệu ZoneTech hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ. Giá từng gói có ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
ISO 9001 có bắt buộc kho phải viết quy trình không?
Tiêu chuẩn yêu cầu duy trì thông tin dạng văn bản ở mức cần thiết để vận hành quá trình. Với kho, cách dễ chứng minh nhất là quy trình quản lý kho ISO viết ra kèm bộ biểu mẫu.
Hồ sơ trong quy trình quản lý kho ISO lưu bao lâu?
Tổ chức tự đặt thời gian lưu cho từng loại hồ sơ, ghi trong quy định kiểm soát tài liệu. Chứng từ kế toán còn phải theo quy định riêng. Mẫu phiếu nhập, xuất kho của doanh nghiệp có ở Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC để tham khảo.
Kho nhỏ có cần chứng nhận ISO 9001 không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp tự quyết định có xin chứng nhận hay không, thường theo yêu cầu của khách hàng. Riêng nhà thuốc còn phải đáp ứng GPP, xem bài quy trình quản lý kho dược.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận