ZoneTechQuản lý kho là làm gì: việc hằng ngày của người giữ kho cửa hàng nhỏ
Quản lý kho là làm gì? Người quản lý kho ở cửa hàng nhỏ làm bốn việc mỗi ngày: nhận hàng, cất hàng, xuất hàng theo đơn và chốt số tồn. Mục tiêu là cuối ngày số trên sổ khớp số trên kệ. Bài này nói về công việc của người giữ kho. Khái niệm và năm phần việc cốt lõi có ở bài quản lý kho.
Tóm tắt nhanh
- Quản lý kho là làm gì mỗi ngày: đầu ca kiểm hàng sắp hết, trong ngày ghi phiếu, cuối ngày chốt số tồn.
- Việc theo tuần là đếm mã bán chạy. Việc theo tháng là kiểm kê toàn kho và báo chênh lệch.
- Kho lo số lượng và vị trí. Chủ cửa hàng quyết định nhập bao nhiêu, xử lý chênh lệch thế nào.
Mục lục
Quản lý kho là làm gì trong một ngày
Người giữ kho là người nhận, cất, xuất và đếm hàng hằng ngày cho cửa hàng. Ở cửa hàng nhỏ, việc này thường do nhân viên bán hàng kiêm nhiệm. Chia ngày thành các mốc giúp không bỏ sót việc.
| Mốc | Việc cần làm | Xong khi |
|---|---|---|
| Đầu ca | Xem đơn cần giao, kiểm mã sắp hết, gom lô gần hạn ra trước | Có danh sách hàng cần soạn và mã cần báo nhập |
| Khi hàng về | Đếm, so với đơn đặt, xem hạn dùng, ghi phiếu nhập | Phiếu nhập có số thực nhận và chữ ký người giao |
| Khi có đơn | Soạn hàng theo đơn, ghi phiếu xuất hoặc trừ trên phần mềm | Mỗi gói hàng ra khỏi kho đều gắn với một đơn |
| Hàng đổi trả, hỏng | Ghi riêng từng dòng kèm lý do | Không còn hàng "để đó tính sau" |
| Cuối ngày | Đếm nhanh mã bán chạy, đối chiếu với sổ | Ghi lại chênh lệch, báo chủ cửa hàng |
Việc quan trọng nhất là ghi ngay khi phát sinh. Ghi dồn cuối ngày là lúc dễ quên đơn đổi trả và hàng tặng. Chốt số tồn là bước đối chiếu số đếm thực tế với sổ vào cuối ngày, ghi lại chênh lệch nếu có.
Việc theo tuần và theo tháng
Ngoài việc hằng ngày, câu trả lời cho quản lý kho là làm gì còn gồm việc định kỳ.
- Hằng tuần: đếm lại các mã bán chạy, xem lô nào sắp hết hạn để đẩy bán trước, dọn kệ.
- Hằng tháng: kiểm kê toàn kho, lập biên bản chênh lệch, gửi chủ cửa hàng duyệt.
- Khi đổi người giữ kho: kiểm kê bàn giao, hai người cùng ký.
Kiểm kê là việc đếm thực tế rồi so với sổ, ghi chênh lệch kèm lý do. Với hộ kinh doanh, số liệu kho còn dùng cho sổ sách. Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán hộ kinh doanh, hiệu lực 1/1/2026. Mẫu sổ S2d-HKD theo dõi nhập, xuất, tồn từng vật liệu, dụng cụ, hàng hóa (Thư viện Pháp luật). Hộ nào cần mở sổ nào, nên hỏi cơ quan thuế hoặc người làm kế toán.
Phân việc giữa kho, quầy và chủ
Cửa hàng nhỏ hay lẫn việc giữa kho, người bán và chủ. Bảng dưới trả lời quản lý kho là làm gì đến đâu, chỉnh theo quy mô của bạn.
| Việc | Người giữ kho | Nhân viên bán hàng | Chủ cửa hàng |
|---|---|---|---|
| Đếm và ghi nhận hàng về | Làm | Xem phiếu | |
| Soạn hàng theo đơn | Làm | Báo đơn | |
| Ghi hàng đổi trả | Làm | Nhận hàng từ khách | |
| Quyết định nhập thêm bao nhiêu | Báo mã sắp hết | Quyết định | |
| Xử lý chênh lệch kiểm kê | Báo cáo, nêu lý do | Duyệt điều chỉnh | |
| Hủy hàng hỏng, quá hạn | Lập danh sách | Duyệt |
Nguyên tắc chung: kho không tự sửa số cho khớp. Mọi điều chỉnh đều có biên bản và người duyệt.
Quản lý kho là làm gì, cần kỹ năng nào
Cửa hàng nhỏ không cần người có bằng cấp riêng về kho. Bốn kỹ năng dưới đây quan trọng hơn.
- Đếm cẩn thận và ghi ngay, không nhớ trong đầu.
- Đọc nhãn: hạn dùng, số lô, đơn vị tính, quy đổi thùng ra gói.
- Dùng được sổ Excel hoặc ứng dụng quản lý bán hàng trên điện thoại.
- Báo sớm khi thấy lệch, thay vì đợi cuối tháng.
Phần mềm làm thay được phần nào
Phần mềm không làm thay việc đếm, chỉ giảm việc tính toán. Ví dụ, theo trang hướng dẫn kiểm kho của KiotViet (đọc ngày 16/10/2026), người dùng nhập số đếm được vào cột "Thực tế", hệ thống tự hiện số chênh lệch. Bấm "Hoàn thành" thì hệ thống tự cân bằng kho theo số thực tế.
Phần mềm chỉ đúng khi kho đếm đúng và ghi đúng lúc. Cách chọn công cụ có ở bài phần mềm quản lý kho miễn phí.
Ví dụ quản lý kho là làm gì ở cửa hàng trà
Ví dụ giả định: cửa hàng trà bán tại quầy, trên Shopee và cho đại lý, một nhân viên kiêm giữ kho.
- 8 giờ: in danh sách đơn sàn, gom các hộp trà lô gần hạn lên kệ trước.
- 10 giờ: nhận 20 thùng trà túi lọc, đếm thiếu 1 thùng, ghi số thực nhận vào phiếu.
- 14 giờ: soạn hàng cho đại lý, ghi phiếu xuất có tên đại lý.
- 16 giờ: khách trả 2 hộp móp, ghi dòng hàng trả kèm lý do.
- 18 giờ: đếm 10 mã bán chạy, lệch 1 gói ở một mã, báo chủ kèm ghi chú.
Kho nhà hàng có hàng tươi và xuất bếp theo ca nên nhịp khác hẳn, xem bài kinh nghiệm quản lý kho nhà hàng.
Cần người kèm đội bán hàng?
Trả lời được quản lý kho là làm gì mới là bước đầu. Khi kho phục vụ nhiều kênh, cửa hàng cần quy định rõ ai ghi gì, báo cáo lúc nào. ZoneTech cùng doanh nghiệp đặt nếp đó qua giải pháp vận hành bán hàng ZoneOps. Xem thêm trang giới thiệu ZoneTech hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ. Giá từng gói có ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý kho là làm gì, khác thủ kho thế nào?
Ở doanh nghiệp lớn, thủ kho giữ hàng, còn quản lý kho lo quy trình và nhân sự kho. Ở cửa hàng nhỏ, một người làm cả hai.
Nhân viên bán hàng kiêm giữ kho được không?
Được, miễn là có quy định ghi phiếu ngay. Người kiêm kho không nên tự duyệt phiếu điều chỉnh tồn của chính mình. Chủ cửa hàng nên tự kiểm kê hoặc cùng kiểm kê mỗi tháng.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận