ZoneTechKinh nghiệm quản lý kho nhà hàng: nhập hàng, xuất bếp và kiểm hao hụt
Quản lý kho nhà hàng khác kho bán lẻ ở ba điểm: hàng tươi hỏng nhanh, bếp lấy hàng nhiều lần trong ngày và nguyên liệu hao đi khi sơ chế. Kinh nghiệm cốt lõi là ghi ngay lúc nhận, xuất bếp theo ca và tính hao hụt bằng tỷ lệ thành phẩm. Nguyên tắc chung có ở bài quản lý kho.
Tóm tắt nhanh
- Nhận hàng tươi: cân, xem hạn, ghi phiếu ngay tại cửa bếp, không để "nhập sau".
- Xuất bếp theo ca bằng phiếu lĩnh, cuối ca trả lại phần chưa dùng.
- Dùng tỷ lệ thành phẩm để tính lượng cần mua.
- Quản lý kho nhà hàng cần kiểm cuối ngày các nguyên liệu đắt, so lượng dùng thực tế với định lượng món.
Mục lục
Quản lý kho nhà hàng khác kho bán lẻ ở đâu
Mang nguyên cách giữ kho cửa hàng sang nhà hàng thường làm lệch số. Bảng dưới chỉ ra chỗ khác khi quản lý kho nhà hàng.
| Tiêu chí | Kho bán lẻ | Kho nhà hàng |
|---|---|---|
| Hàng hóa | Hàng đóng gói, hạn dài | Thịt, cá, rau, hạn tính bằng ngày |
| Đơn vị | Gói, hộp, thùng | Kg, gram, lít, bó, con |
| Xuất kho | Theo đơn bán | Theo ca bếp, nhiều lần trong ngày |
| Hao hụt | Hỏng, mất, đổi trả | Thêm hao do sơ chế, chế biến, món hỏng |
| Kiểm kê | Tuần, tháng | Nguyên liệu đắt nên kiểm hằng ngày |
Nhận hàng tươi: kiểm gì trước khi ký
Phần lớn chênh lệch bắt đầu ở cửa nhận hàng. Lúc nhà cung cấp giao, người nhận làm đủ bốn việc.
- Cân lại, ghi khối lượng thực nhận, không chép số trên phiếu giao.
- Xem độ tươi, màu, mùi và hạn dùng của hàng đóng gói.
- Trả lại ngay phần không đạt, ghi rõ trên phiếu giao.
- Ghi phiếu nhập trước khi đưa hàng vào tủ.
Bộ Y tế cũng có hướng dẫn kiểm nguyên liệu. Theo Quyết định 1246/QĐ-BYT về kiểm thực ba bước, nhà hàng ăn uống thuộc diện áp dụng. Bước 1 gồm kiểm giấy tờ đi kèm, nhãn, hạn dùng và cảm quan từng loại. Hàng không đạt phải ghi rõ cách xử lý: loại bỏ, trả lại hoặc tiêu hủy.
Xuất bếp theo ca
Phiếu lĩnh là phiếu bếp lập để lấy nguyên liệu từ kho cho một ca. Bếp không nên vào kho lấy hàng tùy ý. Cách làm gọn cho nhà hàng nhỏ như sau.
- Đầu ca, bếp trưởng lập phiếu lĩnh theo dự kiến số suất.
- Người giữ kho xuất đúng phiếu, ghi người nhận và giờ xuất.
- Trong ca thiếu thì lập phiếu bổ sung, không lấy miệng.
- Cuối ca, nguyên liệu chưa dùng trả về kho hoặc ghi là tồn tại bếp.
Phiếu lĩnh theo ca giúp quản lý kho nhà hàng biết ca nào dùng nhiều bất thường. Lệch ở một ca dễ tìm nguyên nhân hơn lệch cả tuần.
Tính hao hụt chế biến bằng tỷ lệ thành phẩm
Nguyên liệu nhập vào luôn hao đi khi làm sạch, lọc xương, ráo nước. Muốn quản lý kho nhà hàng đúng, phải tách phần hao hợp lý này khỏi phần mất mát.
Tỷ lệ thành phẩm là khối lượng sau sơ chế chia khối lượng nhập. Lượng cần mua bằng lượng dùng theo định lượng chia tỷ lệ thành phẩm.
Ví dụ giả định: bếp nhập 10 kg thịt bò, sau khi lọc gân còn 8,5 kg. Tỷ lệ thành phẩm là 85%. Mỗi suất phở dùng 120 g thịt đã sơ chế, nên 100 suất cần 12 kg thịt sạch. Lượng phải mua là 12 / 0,85, khoảng 14,1 kg.
Mỗi nhà hàng tự đo tỷ lệ vài lần rồi lấy mức trung bình. Không chép tỷ lệ nơi khác, vì nguồn hàng và tay nghề khác nhau.
Kiểm kê cuối ngày trong quản lý kho nhà hàng
Không cần đếm toàn kho mỗi tối. Chọn khoảng mười nguyên liệu đắt nhất hoặc dễ thất thoát nhất để kiểm.
Định lượng món là lượng nguyên liệu đã sơ chế dùng cho một suất. Lượng dùng thực tế bằng tồn đầu cộng nhập trừ tồn cuối. Lượng dùng theo định lượng bằng số suất bán nhân định lượng mỗi suất.
| Nguyên liệu (ví dụ giả định) | Dùng thực tế | Theo định lượng | Chênh lệch | Hướng xử lý |
|---|---|---|---|---|
| Thịt bò sạch | 13,0 kg | 12,0 kg | 1,0 kg | Hỏi ca tối, kiểm lại định lượng múc |
| Bánh phở | 21 kg | 20 kg | 1 kg | Mức nhỏ, theo dõi thêm |
| Hành lá | 2,4 kg | 1,5 kg | 0,9 kg | Xem lại khâu nhặt, bảo quản |
Chênh lệch lặp lại nhiều ngày ở cùng một nguyên liệu mới đáng điều tra.
Nhà hàng là hộ kinh doanh còn có yêu cầu sổ sách. Thông tư 152/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 1/1/2026, có sổ S2d-HKD theo dõi nhập, xuất, tồn từng vật liệu, dụng cụ, hàng hóa (Thư viện Pháp luật). Mở sổ nào tùy cách nộp thuế, nên hỏi cơ quan thuế.
Phần mềm giúp được gì
Phần mềm nhà hàng trừ kho theo định lượng thay cho việc tính tay. Theo hướng dẫn danh mục hàng hóa KiotViet FnB (đọc ngày 16/10/2026), có loại hàng chế biến. Khi bán món chế biến, tồn kho nguyên liệu thành phần được giảm trừ. Giá vốn món bằng tổng giá vốn nguyên liệu, và hàng chế biến hỗ trợ tối đa 2 cấp.
Trang giải pháp nhà hàng của KiotViet còn nêu cảnh báo tồn kho thấp theo thời gian thực. Dù vậy, phần mềm chỉ trừ theo định lượng đã khai. Hao do sơ chế và món hỏng vẫn cần người ghi. So sánh công cụ có ở bài phần mềm quản lý kho miễn phí.
Có người theo dõi số bán hàng cùng bạn
Kiểm hao hụt chỉ có ích khi có người đọc số và ra quyết định. ZoneTech cùng nhà hàng đặt nếp quản lý kho nhà hàng đó qua giải pháp vận hành bán hàng ZoneOps. Xem thêm trang giới thiệu ZoneTech hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ. Giá từng gói có ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý kho nhà hàng nên kiểm toàn kho bao lâu một lần?
Không có một mốc chung bắt buộc. Nên kiểm nhóm nguyên liệu đắt mỗi tối như mục trên, rồi đếm toàn kho định kỳ trùng kỳ chốt sổ. Việc hằng ngày của người giữ kho có ở bài quản lý kho là làm gì.
Quản lý kho nhà hàng nên dùng FIFO hay FEFO?
Hàng tươi và hàng có hạn dùng nên theo FEFO, lô hạn gần xuất trước. Dán nhãn ngày nhận lên từng hộp, khay trong tủ.
Cập nhật lần cuối: 01/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận