App quản lý kho hàng miễn phí: giới hạn thật và chi phí khi vượt mức

App quản lý kho hàng miễn phí dùng được cho cửa hàng một người, ít mã hàng và ít đơn. Vượt một trong ba ngưỡng (số đơn, số mã, số người dùng) là phải trả phí. Mức phí thường tính bằng USD mỗi tháng với app nước ngoài hoặc vài trăm nghìn đồng mỗi tháng với phần mềm trong nước. Bài này đi vào chuyện tiền: giới hạn từng gói free, khoản phát sinh và cách tính tổng chi phí. Tiêu chí chọn và quy trình kho đã có ở bài phần mềm quản lý kho miễn phí.

Tóm tắt nhanh

• Zoho Inventory Free: 50 đơn, 1 người dùng, 2 địa điểm (trang giá Zoho đọc ngày 14/10/2026).
• Sortly Free: 100 mã hàng, 1 người dùng. Loyverse: bán hàng và kho cơ bản miễn phí (đọc trang giá ngày 13/10/2026).
• Theo dõi lô, hạn dùng và kho nâng cao thường nằm ở gói trả phí hoặc gói thêm, ít khi có trong app quản lý kho hàng miễn phí.
• Chi phí thật của app quản lý kho hàng miễn phí gồm cả máy in tem, giờ nhập liệu và công chuyển dữ liệu khi đổi app.
• “Miễn phí vĩnh viễn” có nghĩa là gói free không hết hạn, không có nghĩa là không giới hạn.

App quản lý kho hàng miễn phí có miễn phí thật không?

Có, nhưng kèm giới hạn.

Các trang giá đã đọc cho thấy ba kiểu app quản lý kho hàng miễn phí. Kiểu thứ nhất là gói free vĩnh viễn có hạn mức (Zoho, Sortly). Kiểu thứ hai miễn phí phần lõi nhưng thu phí phần kho nâng cao (Loyverse). Kiểu thứ ba là phần mềm trả phí có dùng thử vài ngày (Sapo, KiotViet, Nhanh.vn).

Vài thuật ngữ cần hiểu trước khi đọc trang giá. Gói miễn phí vĩnh viễn là gói không hết hạn nhưng có trần về số đơn, số mã hoặc số người dùng. Gói thêm (add-on) là phần tính phí riêng gắn vào gói chính, như lô hàng hay chuyển kho. Theo dõi lô là ghi mỗi đợt nhập theo số lô và hạn dùng, để xuất lô hạn gần trước.

Trên điện thoại, ba việc cần kiểm trước là quét mã vạch bằng camera, đếm hàng khi mất mạng rồi đồng bộ lại, và cảnh báo mã sắp hết. Nếu bản free đã làm được ba việc đó với số mã của bạn thì chưa cần nâng gói.

Với cửa hàng nhỏ, câu hỏi đúng không phải “app nào miễn phí”. Câu hỏi đúng là “tháng nào mình sẽ chạm giới hạn, và lúc đó tốn bao nhiêu”. Trả lời được câu này trước thì tránh được cảnh nhập hết dữ liệu vào một app rồi phải chuyển đi sau vài tháng.

Bảng giới hạn app quản lý kho hàng miễn phí 2026

Số liệu chép từ trang giá chính thức, đọc ngày 13/10/2026. Giá trả phí là mức thấp nhất trang công bố. Giá và giới hạn có thể đổi, nên kiểm tra lại trên trang giá của hãng trước khi chọn.

Phần mềm kho miễn phí hoàn toàn ít gặp ở hãng trong nước. Sapo, KiotViet, Nhanh.vn có kho đi kèm nhưng là gói trả phí. Bảng giá từng hãng nằm ở bài cha. Một số hãng công bố gói miễn phí cho hộ kinh doanh theo ngưỡng doanh thu, ví dụ MISA eShop với hộ doanh thu đến 1 tỷ đồng/năm (MISA eShop). Điều kiện cụ thể nên hỏi lại hãng.

Các khoản phát sinh khi dùng app quản lý kho hàng miễn phí

App không thu tiền thì chi phí chuyển sang chỗ khác. Bảng dưới liệt kê các khoản cần tính trong năm đầu.

Khoản hay bị quên là chuyển dữ liệu. App không xuất được danh mục và lịch sử nhập xuất ra file thì khi đổi sang app khác, cửa hàng phải nhập lại từ đầu.

Yếu tố làm chi phí cao hay thấp

Năm yếu tố quyết định bạn ở lại app quản lý kho hàng miễn phí được bao lâu. Yếu tố nào chạm trần trước thì đó là tháng bắt đầu tốn tiền.

1. Số đơn mỗi tháng. Zoho Free dừng ở 50 đơn, cửa hàng bán vài đơn mỗi ngày đã chạm ngưỡng.
2. Số mã hàng. Sortly Free dừng ở 100 mã, tính cả biến thể theo size, màu, trọng lượng.
3. Số người cùng dùng. Cả Zoho Free và Sortly Free đều chỉ 1 người dùng.
4. Hàng có lô, hạn dùng. Thực phẩm, mỹ phẩm cần ghi lô thì gần như chắc phải trả phí.
5. Bán nhiều kênh. Trừ tồn chung giữa quầy và sàn thường chỉ có ở phần mềm trả phí.

Cách tính chi phí cho cửa hàng nhỏ: ví dụ

Tổng chi phí năm đầu nên tính theo công thức dưới đây, kể cả khi dùng app quản lý kho hàng miễn phí.

Chi phí năm đầu = phí gói × số tháng dùng + gói thêm + thiết bị + giờ nhập liệu + giờ chuyển dữ liệu nếu đổi app.

Giờ nhập liệu là khoản không trả bằng tiền mặt nhưng vẫn là chi phí của app quản lý kho hàng miễn phí. Ví dụ minh họa, số giả định: 150 mã, mỗi mã mất khoảng 2 phút để tạo và nhập tồn đầu kỳ, tổng khoảng 5 giờ làm.

Ví dụ giả định hai cửa hàng, số liệu minh họa.

Cửa hàng B nếu cố dùng gói free sẽ phải tách dữ liệu ra nhiều nơi: app cho một phần mã, Excel cho phần còn lại. Lúc đó chi phí nằm ở giờ đối chiếu và hàng hết hạn không phát hiện kịp. Khoản này khó thấy hơn tiền thuê bao nhưng không nhỏ hơn.

Chọn app quản lý kho hàng miễn phí theo quy mô

Bảng dưới ghép giới hạn ở trên với vài kiểu cửa hàng hay gặp. Đây là gợi ý tham khảo, cần thử trước khi chốt.

Nếu cửa hàng rơi vào dòng cuối, app quản lý kho hàng miễn phí chỉ nên dùng để thử trong vài tuần, không nên nhập toàn bộ dữ liệu.

Cách tiết kiệm khi chọn app quản lý kho hàng miễn phí

Cách tiết kiệm chắc chắn là thử đúng cách trước khi nhập toàn bộ dữ liệu. Checklist thử app quản lý kho hàng miễn phí trong 7 ngày gồm sáu việc.

• Nhập 20 mã bán chạy nhất, không nhập cả kho.
• Thử quét mã vạch bằng camera ngay tại kệ.
• Ghi nhập, xuất thật trong 7 ngày rồi kiểm đếm so với app.
• Thử xuất danh mục và lịch sử ra file Excel.
• Đọc trang giá: vượt giới hạn thì bị khóa hay tự chuyển gói.
• Hỏi có tính theo năm rẻ hơn không, có hoàn tiền khi ngừng không.

Nếu thử xong thấy chưa cần app, bắt đầu với quản lý kho bằng excel cho tới khi chạm giới hạn. Dù dùng công cụ nào, kho vẫn cần quy trình quản lý kho rõ ràng, vì app chỉ ghi lại những gì người dùng làm.

Kho nhiều kệ, nhiều người lấy hàng thì app free thường thiếu phần ghi vị trí. Khi nào cần ghi đến từng ô kệ có trong bài phần mềm quản lý kho theo vị trí.

Các trường hợp hay hỏi khi chọn app quản lý kho hàng miễn phí

Bảng giới hạn app quản lý kho hàng miễn phí ở trên trả lời câu hỏi chung. Bốn trường hợp dưới đây được hỏi nhiều nhất, mỗi trường hợp có bài riêng.

Dùng MISA miễn phí được không?

MISA có một lựa chọn miễn phí lâu dài: bản mobile MISA eShop cho hộ kinh doanh doanh thu đến 1 tỷ đồng/năm. Hộ trên 1 tỷ chỉ được miễn phí 3 tháng, doanh nghiệp dùng thử 15 ngày. AMIS Kho hàng là phần mềm kho riêng và trả phí.

Ngưỡng 1 tỷ của MISA trùng ngưỡng thuế hộ kinh doanh. Nghị định 141/2026/NĐ-CP ban hành ngày 29/4/2026 nâng ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế lên 1 tỷ đồng/năm. Hộ sắp vượt ngưỡng cần tính trước cả hai việc. Xem bài phần mềm quản lý kho miễn phí MISA.

KiotViet có miễn phí phần tồn kho không?

KiotViet không có gói miễn phí lâu dài, nên không phải app quản lý kho hàng miễn phí đúng nghĩa. Phần miễn phí là giai đoạn dùng thử và trang chủ không ghi số ngày. Trong thời gian đó cửa hàng thử được đủ phần tồn kho: nhập hàng, thẻ kho, kiểm kho, chuyển hàng, lô và hạn dùng. Nhiều kho trong một chi nhánh chỉ có ở các gói cao hơn. Nên lập sẵn kế hoạch thử theo bài quản lý hàng tồn kho miễn phí trên KiotViet.

Quét mã vạch bằng app miễn phí

Muốn quét mã khi nhập, xuất mà không trả phí, cần ba thứ: app cho quét ở bản miễn phí, mã trên từng mặt hàng và thiết bị đọc. Camera điện thoại thường đủ cho kho nhỏ. Máy quét rời cần chạy chế độ bàn phím để app nhận mã. Khoản dễ tốn tiền nhất là in tem cho hàng chưa có mã.

Mã vạch không bắt buộc theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, nhưng dùng mã GS1 tiền tố Việt Nam thì phải đăng ký. Xem bài phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí.

Kho ở nơi mạng yếu: dùng bản offline?

“Offline” có ba kiểu: phần mềm cài máy hoàn toàn, app online có chế độ mất mạng, và bảng tính dùng ngoại tuyến. Bản cài máy chạy được khi mất mạng nhưng khó xem từ xa, khó cho nhiều người cùng ghi, và có thể bị ngừng hỗ trợ.

Chọn phần mềm kho miễn phí bản cài máy thì phải tự sao lưu, ít nhất một bản ngoài máy và một bản ngoài cửa hàng. So sánh chi tiết có trong bài phần mềm quản lý kho offline miễn phí.

Có người theo dõi số bán hàng cùng bạn

ZoneTech vận hành bán hàng cùng doanh nghiệp theo cách đội ngũ đang làm cho TRAVINA. Chọn xong app quản lý kho hàng miễn phí hay trả phí, phần còn lại là ai ghi, ai kiểm, ai đối soát mỗi tuần.

Báo giá tùy phạm vi việc và nhịp theo dõi. Các gói và phạm vi việc có ở trang ZoneOps quản lý bán hàng. Muốn biết thêm về đội ngũ, xem trang giới thiệu ZoneTech. Giá từng gói có ở bảng giá.

Câu hỏi thường gặp về app quản lý kho hàng miễn phí

Có phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn không?

Có gói free không hết hạn, như Zoho Inventory Free hay Sortly Free, nhưng đều giới hạn số đơn, số mã hoặc số người dùng. Excel, Google Sheets là cách duy nhất không giới hạn, đổi lại phải nhập tay.

App quản lý kho hàng miễn phí có tiếng Việt không?

Zoho, Sortly, Loyverse là app nước ngoài. Mức hỗ trợ tiếng Việt khác nhau theo app và nên thử trước. Phần mềm trong nước có tiếng Việt nhưng phần kho thường nằm trong gói trả phí.

Hết gói miễn phí thì dữ liệu có mất không?

Tùy chính sách từng app quản lý kho hàng miễn phí. Trước khi nhập dữ liệu, kiểm tra app có xuất ra file được không và đọc điều khoản khi vượt giới hạn.

Nên dùng app hay Excel cho kho dưới 100 mã?

Một người, một kênh bán thì Excel hoặc Google Sheets vẫn đủ. Cần quét mã tại kệ hoặc đếm hàng bằng điện thoại thì app quản lý kho hàng miễn phí có lợi hơn.

Phần mềm xuất nhập tồn kho miễn phí có thay được sổ sách không?

Không. App giúp quản lý hằng ngày, còn hộ kinh doanh có sổ mẫu S2d-HKD theo Thông tư 152/2025/TT-BTC để theo dõi nhập, xuất, tồn từng mặt hàng. Hộ nào phải mở sổ nào tùy cách kê khai thuế. Số liệu trong app nên dùng làm nguồn để ghi sổ, không thay sổ.

Có phần mềm kho miễn phí cho nhiều người cùng dùng không?

Trong các gói free đã đọc, Zoho Inventory Free và Sortly Free chỉ cho 1 người dùng. Với app khác, xem trang giá của hãng. Google Sheets chia sẻ được cho nhiều người nhưng khó kiểm soát ai sửa số nào.

Khi nào nên chuyển từ app quản lý kho hàng miễn phí sang gói trả phí?

Khi chạm một trong ba ngưỡng: số đơn, số mã hoặc số người dùng. Chuyển sớm hơn nếu cần ghi lô, hạn dùng hoặc trừ tồn chung giữa quầy và sàn.

Đọc tiếp: cách đặt mã, đếm và kiểm kê trong bài quản lý kho.

Cập nhật lần cuối: 31/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận