ZoneTechApp quản lý kho hàng miễn phí: giới hạn thật và chi phí khi vượt mức
App quản lý kho hàng miễn phí dùng được cho cửa hàng một người, ít mã hàng và ít đơn. Vượt một trong ba ngưỡng (số đơn, số mã, số người dùng) là phải trả phí, thường tính bằng USD mỗi tháng với app nước ngoài hoặc vài trăm nghìn đồng mỗi tháng với phần mềm trong nước. Bài này đi vào chuyện tiền: giới hạn từng gói free, khoản phát sinh và cách tính tổng chi phí. Tiêu chí chọn và quy trình kho đã có ở bài phần mềm quản lý kho miễn phí.
Tóm tắt nhanh
- Zoho Inventory Free: 50 đơn, 1 người dùng, 2 địa điểm (trang giá Zoho đọc ngày 14/10/2026); Sortly Free: 100 mã hàng, 1 người dùng; Loyverse: bán hàng và kho cơ bản miễn phí (đọc trang giá ngày 13/10/2026).
- Theo dõi lô, hạn dùng và kho nâng cao thường nằm ở gói trả phí hoặc gói thêm.
- Chi phí thật gồm cả máy in tem, giờ nhập liệu và công chuyển dữ liệu khi đổi app.
- “Miễn phí vĩnh viễn” có nghĩa là gói free không hết hạn, không có nghĩa là không giới hạn.
App quản lý kho miễn phí có miễn phí thật không?
Có, nhưng kèm giới hạn. Các trang giá đã đọc cho thấy ba kiểu: gói free vĩnh viễn có hạn mức (Zoho, Sortly), phần mềm miễn phí phần lõi nhưng thu phí phần kho nâng cao (Loyverse), và phần mềm trả phí có dùng thử vài ngày (Sapo, KiotViet, Nhanh.vn).
Trên điện thoại, ba việc cần kiểm trước là quét mã vạch bằng camera, đếm hàng khi mất mạng rồi đồng bộ lại, và cảnh báo mã sắp hết. Nếu bản free đã làm được ba việc đó với số mã của bạn thì chưa cần nâng gói.
Với cửa hàng nhỏ, câu hỏi đúng không phải “app nào miễn phí” mà là “tháng nào mình sẽ chạm giới hạn, và lúc đó tốn bao nhiêu”. Trả lời được câu này trước thì tránh được cảnh nhập hết dữ liệu vào một app rồi phải chuyển đi sau vài tháng.
Bảng giới hạn các app quản lý kho miễn phí 2026
Số liệu chép từ trang giá chính thức, đọc ngày 13/10/2026. Giá trả phí là mức thấp nhất trang công bố.
| App | Gói miễn phí gồm gì | Giới hạn chính | Gói trả phí thấp nhất |
|---|---|---|---|
| Zoho Inventory | Quản lý mặt hàng, đơn bán, đơn mua | 50 đơn, 1 người dùng, 2 địa điểm; theo dõi lô từ gói Professional | Standard 29 USD/tháng, tính theo năm (đọc ngày 14/10/2026) |
| Sortly | Đếm, ghi hàng theo ảnh | 100 mã hàng (không tính số lượng), 1 người dùng, 1 trường tùy chỉnh | Advanced 24 USD/tháng (ưu đãi năm đầu, 288 USD/năm) |
| Loyverse | Bán hàng trên điện thoại, kho cơ bản, cảnh báo sắp hết hàng | Đơn mua hàng, chuyển kho cần gói Advanced Inventory | 25 USD/cửa hàng/tháng hoặc 250 USD/năm, dùng thử 14 ngày |
| Excel, Google Sheets | Tự dựng xuất nhập tồn | Không giới hạn nhưng nhập tay, khó nhiều người cùng sửa | Miễn phí |
Phần mềm trong nước như Sapo, KiotViet, Nhanh.vn có kho đi kèm nhưng là gói trả phí; bảng giá từng hãng nằm ở bài cha. Một số hãng công bố gói miễn phí cho hộ kinh doanh theo ngưỡng doanh thu, ví dụ MISA eShop với hộ doanh thu đến 1 tỷ đồng/năm (MISA eShop); điều kiện cụ thể nên hỏi lại hãng.
Các khoản phát sinh khi dùng app miễn phí
App không thu tiền thì chi phí chuyển sang chỗ khác. Bảng dưới liệt kê các khoản cần tính trong năm đầu.
| Khoản | Khi nào phát sinh | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nâng gói | Vượt số đơn, số mã hoặc cần thêm người dùng | Thường trả theo năm mới có giá tốt |
| Gói thêm (add-on) | Cần lô, hạn dùng, đơn mua hàng, chuyển kho | Ví dụ Loyverse tính theo cửa hàng |
| Thiết bị | Máy in tem mã vạch, máy quét nếu camera điện thoại không đủ nhanh | Mua một lần |
| Giờ nhập liệu ban đầu | Tạo danh mục, nhập tồn đầu kỳ | Tỷ lệ với số mã hàng |
| Chuyển dữ liệu | Đổi app khi vượt giới hạn | Nhẹ nếu app xuất được file Excel |
| Tỷ giá, thanh toán quốc tế | App tính bằng USD | Cần thẻ thanh toán quốc tế |
Khoản hay bị quên là chuyển dữ liệu. App không xuất được danh mục và lịch sử nhập xuất ra file thì khi đổi sang app khác, cửa hàng phải nhập lại từ đầu.
Yếu tố làm chi phí cao hay thấp
Năm yếu tố quyết định bạn ở lại gói free được bao lâu:
- Số đơn mỗi tháng. Zoho Free dừng ở 50 đơn, cửa hàng bán vài đơn mỗi ngày đã chạm ngưỡng.
- Số mã hàng. Sortly Free dừng ở 100 mã; tính cả biến thể theo size, màu, trọng lượng.
- Số người cùng dùng. Cả Zoho Free và Sortly Free đều chỉ 1 người dùng.
- Hàng có lô, hạn dùng. Thực phẩm, mỹ phẩm cần ghi lô thì gần như chắc phải trả phí.
- Bán nhiều kênh. Trừ tồn chung giữa quầy và sàn thường chỉ có ở phần mềm trả phí.
Cách tính chi phí cho cửa hàng nhỏ: ví dụ
Ví dụ giả định hai cửa hàng, số liệu minh họa:
| Tình huống | Cửa hàng A | Cửa hàng B |
|---|---|---|
| Mô tả | Tạp hóa nhỏ, 80 mã, 1 người, bán tại quầy | Cửa hàng trà, 150 mã có lô, 2 người, bán quầy và sàn |
| Gói free còn đủ? | Đủ với app có giới hạn 100 mã hoặc Excel | Không: vượt số mã, số người và cần lô |
| Lựa chọn hợp lý | Gói free, cộng máy in tem nếu cần | Phần mềm trả phí có lô và nối sàn |
| Chi phí năm đầu cần tính | Thiết bị, giờ nhập liệu | Phí gói x 12 tháng, thiết bị, giờ nhập liệu, đào tạo người thứ hai |
Cửa hàng B nếu cố dùng gói free sẽ phải tách dữ liệu ra nhiều nơi: app cho một phần mã, Excel cho phần còn lại. Lúc đó chi phí nằm ở giờ đối chiếu và hàng hết hạn không phát hiện kịp, khó thấy hơn tiền thuê bao nhưng không nhỏ hơn.
Cách tiết kiệm khi chọn app quản lý kho
Cách tiết kiệm chắc chắn là thử đúng cách trước khi nhập toàn bộ dữ liệu. Checklist thử app trong 7 ngày:
- [ ] Nhập 20 mã bán chạy nhất, không nhập cả kho.
- [ ] Thử quét mã vạch bằng camera ngay tại kệ.
- [ ] Ghi nhập, xuất thật trong 7 ngày rồi kiểm đếm so với app.
- [ ] Thử xuất danh mục và lịch sử ra file Excel.
- [ ] Đọc trang giá: vượt giới hạn thì bị khóa hay tự chuyển gói.
- [ ] Hỏi có tính theo năm rẻ hơn không, có hoàn tiền khi ngừng không.
Nếu thử xong thấy chưa cần app, bắt đầu với quản lý kho bằng excel cho tới khi chạm giới hạn. Dù dùng công cụ nào, kho vẫn cần quy trình quản lý kho rõ ràng, vì app chỉ ghi lại những gì người dùng làm.
Tìm hiểu thêm theo trường hợp
Cửa hàng một gian, một người bán có thể đọc hướng dẫn riêng: app quản lý kho hàng miễn phí cho cửa hàng nhỏ.
Zonetech hỗ trợ gì?
Zonetech vận hành bán hàng cùng doanh nghiệp theo cách đội ngũ đang làm cho TRAVINA. Với dịch vụ quản lý bán hàng ZoneOps, gói 3,5 triệu đồng/tháng có họp tháng và báo cáo tháng, gói 5,5 triệu có KPI tuần, gói 10 triệu họp tuần và kèm 1-2 nhân sự; giá đã gồm thuế, tối thiểu 3 tháng. Gọi 0828.229.666 hoặc 0976.179.886 để nhận tư vấn vận hành cùng từ 3,5 triệu/tháng.
Câu hỏi thường gặp
Có phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn không?
Có gói free không hết hạn, như Zoho Inventory Free hay Sortly Free, nhưng đều giới hạn số đơn, số mã hoặc số người dùng. Excel, Google Sheets là cách duy nhất không giới hạn, đổi lại phải nhập tay.
App quản lý kho miễn phí có tiếng Việt không?
Zoho, Sortly, Loyverse là app nước ngoài; mức hỗ trợ tiếng Việt khác nhau theo app và nên thử trước. Phần mềm trong nước có tiếng Việt nhưng phần kho thường nằm trong gói trả phí.
Hết gói miễn phí thì dữ liệu có mất không?
Tùy chính sách từng app. Trước khi nhập dữ liệu, kiểm tra app có xuất ra file được không và đọc điều khoản khi vượt giới hạn.
Nên dùng app hay Excel cho kho dưới 100 mã?
Một người, một kênh bán thì Excel hoặc Google Sheets vẫn đủ. Cần quét mã tại kệ hoặc đếm hàng bằng điện thoại thì app có lợi hơn.
Phần mềm xuất nhập tồn kho miễn phí có thay được sổ sách không?
Không. App giúp quản lý hằng ngày, còn hộ kinh doanh có sổ mẫu S2d-HKD theo Thông tư 152/2025/TT-BTC để theo dõi nhập, xuất, tồn từng mặt hàng; hộ nào phải mở sổ nào tùy cách kê khai thuế. Số liệu trong app nên dùng làm nguồn để ghi sổ, không thay sổ.
Đọc tiếp: cách đặt mã, đếm và kiểm kê trong bài quản lý kho.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.