Cách làm nội quy lao động: 7 bước từ bản nháp đến đăng ký

Cách làm nội quy lao động cho doanh nghiệp nhỏ gồm 7 bước. Gom quy tắc đang áp dụng, soạn đủ 9 nhóm nội dung của Điều 118, viết chương kỷ luật thành bảng. Sau đó lấy ý kiến, ký ban hành, đăng ký nếu từ 10 lao động, rồi thông báo và niêm yết. Làm đúng thứ tự mất khoảng 4-6 tuần.

Bài này tập trung vào cách làm nội quy lao động ở khâu soạn thảo, kèm tóm tắt nơi đăng ký và cách nộp trực tuyến. Thủ tục và mức phạt chi tiết nằm ở bài chủ đề nội quy lao động.

Tóm tắt nhanh

• Nội quy phải có 9 nhóm nội dung chủ yếu theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.
• Chương kỷ luật viết thành bảng: mỗi hành vi đi với một trong 4 hình thức của Điều 124.
• Không có điều phạt tiền, trừ lương. Nghị định 283/2026/NĐ-CP phạt hành vi này 20-40 triệu đồng với cá nhân.
• Cách làm nội quy lao động đúng là soạn từ quy tắc thật của doanh nghiệp. Mẫu chỉ dùng để kiểm tra không sót mục.

Cách làm nội quy lao động bắt đầu từ chuẩn bị gì?

Nội quy viết nhanh khi các thông tin dưới đây đã có sẵn.

Nội quy lao động là văn bản người sử dụng lao động ban hành về giờ làm, trật tự, an toàn, tài sản và kỷ luật, theo Bộ luật Lao động 2019. Vì vậy, cách làm nội quy lao động tốt nhất là lấy đầu vào từ việc doanh nghiệp đang làm hằng ngày.

7 bước trong cách làm nội quy lao động

Cách làm nội quy lao động này đi theo đúng thứ tự, vì bước sau dùng đầu ra của bước trước. Các bước làm nội quy dưới đây áp dụng cho cả công ty và hộ kinh doanh.

Bước 1: Gom quy tắc đang áp dụng

Ngồi với quản lý ca, trưởng kho một buổi. Ghi mọi câu “ở đây không được…” và “ai làm sai thì…”. Đây là nguyên liệu chính của cách làm nội quy lao động từ thực tế, giúp nội quy khớp với cách doanh nghiệp đang vận hành.

Bước 2: Xếp vào 9 nhóm nội dung của Điều 118

Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê 9 nhóm nội dung chủ yếu (Tạp chí Luật sư Việt Nam):

1. Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi.
2. Trật tự nơi làm việc.
3. An toàn, vệ sinh lao động.
4. Phòng, chống quấy rối tình dục kèm trình tự xử lý.
5. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ.
6. Tạm thời chuyển người lao động làm việc khác hợp đồng.
7. Hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật.
8. Trách nhiệm vật chất.
9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.

Theo cách làm nội quy lao động này, nhóm nào trống thì bổ sung, nhóm nào trùng thì gộp.

Bước 3: Viết chương kỷ luật thành bảng

Đây là chương dễ sai, xem cách viết ở phần dưới.

Bước 4: Soát điều trái luật

Đọc lại từng điều. Gạch bỏ mọi câu phạt tiền, trừ lương, giữ giấy tờ tùy thân, hoặc áp hai hình thức cho một lỗi.

Bước 5: Lấy ý kiến

Nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì phải tham khảo ý kiến tổ chức này trước khi ban hành. Chưa có thì nên gửi bản nháp cho nhân viên góp ý trong 5-7 ngày và lưu lại.

Bước 6: Ký ban hành và đăng ký

Quyết định ban hành là văn bản một trang do người có thẩm quyền ký, ghi ngày ban hành nội quy. Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật ký quyết định này. Từ 10 lao động trở lên, nộp hồ sơ đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày ban hành. Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ.

Bước 7: Thông báo và niêm yết

Bước cuối của cách làm nội quy lao động là đưa nội quy tới người lao động. Gửi nội quy cho từng người, lấy chữ ký đã đọc. Dán bản tóm tắt ở nơi làm việc như phòng nghỉ, khu kho, quầy thu ngân.

Cách viết chương kỷ luật: bảng hành vi và hình thức xử lý

Trong cách làm nội quy lao động, đây là chương cần cẩn thận nhất. Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 chỉ cho phép 4 hình thức: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng; cách chức; sa thải (Hệ thống pháp luật). Mỗi hành vi trong nội quy cần gắn với một hình thức trong 4 hình thức này.

Ví dụ giả định cho một xưởng đóng gói trà 15 người:

Các con số trong bảng là ví dụ. Trường hợp được sa thải phải đối chiếu đúng Điều 125, gồm trộm cắp tại nơi làm việc và tiết lộ bí mật kinh doanh (Hệ thống pháp luật).

Trách nhiệm vật chất là nghĩa vụ bồi thường khi người lao động làm mất, hỏng tài sản. Nên viết ở chương riêng, không trộn vào bảng kỷ luật.

Chương thời giờ làm việc: phần hay sai con số

Đây là chương nhiều con số nhất khi soạn nội quy lao động. Mỗi mốc giờ phải nằm trong giới hạn của Bộ luật Lao động 2019.

Điểm a khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP liệt kê các mục cần có, như giờ làm theo ngày, tuần, ca làm, giờ vào ra, làm thêm giờ và các loại nghỉ (Thư Viện Pháp Luật). Bài nội quy lao động về thời gian làm việc gom lại thành 11 mục kiểm tra và có mẫu điều khoản đã điền.

Thời gian và chi phí ước tính

Theo cách làm nội quy lao động tự soạn, toàn bộ mất khoảng 4-6 tuần, tính cả thời gian chờ hiệu lực. Mốc dưới đây là ước tính cho doanh nghiệp nhỏ.

Thuê đơn vị luật soạn và đăng ký trọn gói là phương án khác với cách làm nội quy lao động tự soạn. Một đơn vị công bố mức từ 8 triệu đồng cho gói trọn gói (Luật Minh Khuê, đọc ngày 13/10/2026). So sánh tự soạn, thuê dịch vụ hay kết hợp có trong bài nội quy lao động công ty.

Đăng ký nội quy lao động ở đâu và nộp thế nào?

Trong cách làm nội quy lao động, bước 6 là chỗ nhiều doanh nghiệp lúng túng nhất.

Nơi nhận hồ sơ năm 2026

Nội quy lao động đăng ký tại cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Nếu tỉnh đã ủy quyền, hồ sơ nộp cho UBND cấp xã hoặc Ban quản lý khu công nghiệp. Thủ tục chạy theo Quyết định 628/QĐ-BNV từ 1/7/2025 (Báo Điện tử Chính phủ).

Có chi nhánh ở tỉnh khác thì sau khi đăng ký, gửi bản đó cho cơ quan về lao động nơi đặt chi nhánh (khoản 4 Điều 119). Xem bài nội quy lao động đăng ký ở đâu.

Nộp qua Cổng Dịch vụ công

Nộp trực tuyến gồm 6 bước: định danh tổ chức trên VNeID, chuẩn bị file, tìm thủ tục, chọn nơi nhận, nộp và theo dõi kết quả. Chưa có tài khoản định danh tổ chức thì vẫn nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính.

Thao tác từng màn hình và lỗi hay gặp có ở bài nộp nội quy lao động qua dịch vụ công.

Cách làm nội quy lao động cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh thuê người làm vẫn phải có nội quy lao động. Khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019 coi hộ gia đình, cá nhân thuê mướn lao động là người sử dụng lao động (Điều 3).

Dưới 10 người thì không bắt buộc bằng văn bản. Kỷ luật và bồi thường khi đó phải ghi trong hợp đồng lao động. Cách làm nội quy lao động cho hộ nhỏ là soạn bản gọn một trang đủ các nhóm chính, dán ở quầy. Bản gọn và ví dụ giả định tiệm trà 6 nhân viên có ở bài nội quy lao động hộ kinh doanh.

Ví dụ: cách làm nội quy lao động cho cửa hàng 12 người

Ví dụ giả định: một cửa hàng trà có 12 nhân viên, bán tại quầy và online, hai ca mỗi ngày. Chủ chưa có nội quy văn bản, chỉ có tờ “quy định” dán ở quầy.

Áp dụng cách làm nội quy lao động 7 bước, tuần đầu chủ ngồi với quản lý ca, ghi được khoảng 20 quy tắc đang nói miệng. Tuần thứ hai, các quy tắc được xếp vào 9 nhóm, phần kỷ luật viết thành bảng. Điều “đi trễ trừ tiền” trên tờ cũ bị gạch bỏ.

Cửa hàng chưa có công đoàn, nên gửi bản nháp cho nhân viên góp ý 7 ngày. Chủ ký quyết định ban hành và nộp hồ sơ trực tuyến trong hạn 10 ngày. Các con số chỉ để minh họa cách làm nội quy lao động, không phải số liệu thật.

Mẹo làm nhanh và lỗi hay gặp

Vài mẹo dưới đây giúp cách làm nội quy lao động nhanh hơn và tránh lỗi bị cơ quan yêu cầu sửa.

• Dùng mẫu để đối chiếu, không nộp nguyên mẫu. Khung 7 chương có trong bài nội quy công ty mẫu.
• Viết câu ngắn, có chủ ngữ: “Nhân viên kho ký biên bản kiểm kê cuối ca” thay vì “cần đảm bảo kiểm kê”.
• Câu “đi trễ trừ 50.000 đồng” là lỗi hay gặp. Nghị định 283/2026/NĐ-CP phạt việc dùng phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật 20-40 triệu đồng với cá nhân (Thư viện Pháp luật).
• Sửa nội quy mà không làm lại các bước lấy ý kiến, thông báo.

Checklist trước khi ký ban hành

Đây là bước kiểm cuối cùng của cách làm nội quy lao động, trước khi ký.

• [ ] Đủ 9 nhóm nội dung theo khoản 2 Điều 118.
• [ ] Mỗi hành vi vi phạm có một hình thức trong 4 hình thức của Điều 124.
• [ ] Không có điều phạt tiền, trừ lương, giữ giấy tờ.
• [ ] Có trình tự xử lý quấy rối tình dục.
• [ ] Ghi rõ người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.
• [ ] Có văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động, nếu có tổ chức này.
• [ ] Ngày ban hành ghi rõ để tính hạn 10 ngày nộp đăng ký.
• [ ] Đã chuẩn bị danh sách ký nhận và bản tóm tắt để niêm yết.

Bộ quy trình ZoneKit cho việc này

Nội quy nói điều gì bị cấm. Quy trình nói việc làm thế nào cho đúng. Bộ quy trình SOP ZoneKit có quy trình mẫu chia theo phòng ban. Bạn tự làm theo phòng ban hoặc làm cùng ZoneTech trong 30 ngày. Hãy làm bài chấm điểm vận hành miễn phí để nội quy và quy trình khớp nhau.

Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.

Câu hỏi thường gặp về cách làm nội quy lao động

Ai có thẩm quyền ký ban hành nội quy lao động?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Hộ kinh doanh thuê lao động thì chủ hộ ký.

Doanh nghiệp dưới 10 người có phải làm nội quy không?

Vẫn phải có nội quy, nhưng không bắt buộc bằng văn bản và không phải đăng ký. Khi đó nội dung kỷ luật và trách nhiệm vật chất cần được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Có được ghi phạt tiền đi trễ trong nội quy không?

Không. Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật bị cấm và bị phạt 20-40 triệu đồng với cá nhân theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Đi trễ chỉ xử lý bằng 4 hình thức kỷ luật luật định.

Soạn nội quy lao động mất bao lâu?

Phần soạn mất khoảng 2 tuần nếu đã gom đủ thông tin. Tính cả lấy ý kiến, nộp hồ sơ và chờ hiệu lực, cách làm nội quy lao động 7 bước mất khoảng 4-6 tuần.

Đã có mẫu trên mạng thì cách làm nội quy lao động có nhanh hơn không?

Nhanh hơn ở bước 2, vì mẫu giúp không sót nhóm nội dung. Các bước còn lại vẫn phải làm, nhất là soát điều trái luật trong mẫu cũ.

Đã có nội quy cũ thì có phải làm lại từ đầu không?

Không. Cách làm nội quy lao động khi đã có bản cũ là giữ phần không trái Bộ luật Lao động 2019 và sửa phần trái luật (Thư Viện Pháp Luật). Bản sửa đổi đi lại từ bước 4 đến bước 7.

Bao lâu nên rà lại nội quy lao động?

Mỗi năm một lần, hoặc khi luật thay đổi, khi mở thêm ca, kho, chi nhánh. Sửa nội quy thì làm lại các bước lấy ý kiến, thông báo và đăng ký nếu thuộc diện phải đăng ký.

Đọc tiếp: sổ tay nhân viên · nội quy quy định của công ty

Cập nhật lần cuối: 28/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận