Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí 2026: so sánh cho cửa hàng nhỏ

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí thường được tìm vào đúng lúc quầy bắt đầu rối. Cuối ngày cộng sổ không khớp tiền két, khách quen hỏi còn hàng không thì phải chạy vào kho đếm. Chủ tiệm tải thử vài app, nhập được vài chục mã hàng rồi bỏ dở, vì không chắc app nào dùng được lâu.

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí là phần mềm tính tiền, trừ tồn kho và lưu số liệu bán hàng khi chủ cửa hàng chưa phải trả thuê bao. Phần lớn chỉ miễn phí có điều kiện. Có nơi miễn phí cho hộ nhỏ, có nơi miễn phí phần lõi và thu tiền phần mở rộng, có nơi chỉ cho dùng thử vài ngày. Cửa hàng nhỏ vẫn dùng được, miễn là biết trước giới hạn và cách lấy dữ liệu ra khi đổi.

Bài này là bài tổng của chủ đề so sánh công cụ bán hàng, nằm trong cụm phần mềm bán hàng của ZoneTech. Bài gom ý chính của 5 bài chi tiết: KiotViet bán hàng, KiotViet giá, phần mềm bán hàng tạp hóa, máy tính tiền KiotViet và giao diện KiotViet. Các bài hỏi đáp nhỏ hơn cũng được tóm lại, kèm đường dẫn để đọc sâu.

Tóm tắt nhanh

• Chữ “miễn phí” có 4 dạng: trọn đời, gói cơ bản, theo điều kiện doanh thu và dùng thử có thời hạn.
• MISA eShop công bố miễn phí cho hộ doanh thu đến 1 tỷ đồng/năm; Loyverse miễn phí phần bán hàng.
• KiotViet, Sapo, Nhanh.vn là phần mềm trả phí có dùng thử, gói thấp nhất khoảng 150.000-270.000 đồng/tháng (đọc ngày 13/10/2026).
• Từ 01/01/2026 hộ kinh doanh bỏ thuế khoán; hộ doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử.
• Chi phí thật gồm cả máy in hóa đơn, máy quét mã, giờ nhập liệu và công chuyển dữ liệu khi đổi.
• Trước khi nhập hết dữ liệu vào phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, hãy thử xuất dữ liệu ra Excel.

Vì sao dùng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí rồi vẫn phải đổi?

Câu chuyện hay gặp có ba hồi. Hồi đầu, chủ tiệm cài một phần mềm quản lý bán hàng miễn phí và thấy dễ dùng. Hồi hai, thuê thêm một nhân viên thì app chỉ cho một người đăng nhập. Hồi ba, doanh thu tiến gần 1 tỷ đồng/năm thì mới biết app không xuất được hóa đơn điện tử.

Mỗi lần đổi là một lần nhập lại danh mục, khai lại giá và dạy lại nhân viên. Bảng dưới gom các dấu hiệu hay gặp, câu hỏi nên đặt ra và bài chi tiết trả lời câu đó.

Gốc rễ: chọn công cụ trước khi rõ cửa hàng bán thế nào

Phần lớn lần đổi phần mềm quản lý bán hàng miễn phí đến từ cách chọn. Chủ tiệm chọn theo quảng cáo hoặc lời người quen, trước khi viết ra cửa hàng mình bán thế nào. Tiệm tạp hóa cần quét nhanh và quy đổi đơn vị. Shop bán thêm trên sàn cần trừ tồn chung giữa các kênh.

Cách gỡ khá đơn giản. Trước khi đăng ký một phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, hãy trả lời bốn câu. Cửa hàng có bao nhiêu mã hàng, mấy người cùng bán, bán qua mấy kênh và doanh thu năm ước bao nhiêu. Bốn con số này cho biết bản miễn phí còn đủ hay đã chật.

Phần mềm chỉ ghi lại những gì người dùng làm. Mã hàng đặt lộn xộn thì phần mềm quản lý bán hàng miễn phí hay trả phí cũng cho ra báo cáo sai.

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí là gì, có miễn phí thật không?

Chữ miễn phí có bốn nghĩa. Khi quảng cáo một phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, mỗi nghĩa đòi bạn trả bằng một thứ khác: tiền phần mở rộng, giới hạn hoặc thời gian.

Một phần mềm bán hàng làm bốn việc chính. Đó là tính tiền tại quầy, trừ tồn kho theo từng đơn, báo cáo lãi lỗ và theo dõi công nợ. Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí thường làm tốt việc đầu, còn ba việc sau hay bị giới hạn.

Tồn kho là số lượng từng mã hàng còn lại sau khi cộng phần nhập và trừ phần bán. Đây là con số mà phần mềm quản lý bán hàng miễn phí dễ làm sai nhất khi cửa hàng mở thêm kênh bán thứ hai.

Bảng so sánh phần mềm quản lý bán hàng miễn phí và dùng thử 2026

Không phần mềm quản lý bán hàng miễn phí nào hợp với mọi cửa hàng. Bảng dưới lấy giá từ trang chính thức của từng hãng, đọc ngày 13/10/2026. Giá có thể đổi, nên hỏi lại trước khi mua.

Nguồn giá: KiotViet (giá theo chi nhánh mỗi tháng), Sapo, Nhanh.vn. Hãy đọc bảng theo hàng ngang thay vì chỉ nhìn cột giá. Một phần mềm bán hàng miễn phí mà không xuất được hóa đơn sẽ tốn hơn khi doanh thu vượt ngưỡng.

Nếu chỉ có điện thoại

Có 5 app chạy trên điện thoại đáng thử. Đó là MISA eShop, Loyverse POS, Sapo 365, Sổ Bán Hàng và KiotViet, khác nhau ở chỗ miễn phí đến đâu. Bảng giới hạn từng app có trong bài phần mềm quản lý bán hàng miễn phí trên điện thoại.

KiotViet bán hàng: một đơn đi qua phần mềm thế nào?

Nhiều chủ tiệm dùng thử mà chỉ bấm vài nút. Họ đặt KiotViet cạnh một phần mềm quản lý bán hàng miễn phí để so, nhưng chưa thử đủ đường đi của một đơn.

KiotViet bán hàng là cách gọi phần mềm KiotViet khi dùng để tính tiền tại quầy. Nhân viên chọn hoặc quét hàng, thu tiền và in hóa đơn. Hệ thống tự trừ tồn kho và ghi doanh thu để chủ cửa hàng xem. Trang chủ hãng tự giới thiệu có hơn 300.000 nhà kinh doanh sử dụng, phù hợp hơn 20 ngành nghề (KiotViet).

Đường đi của một đơn tại quầy

Một đơn tại quầy đi qua 5 bước. Hàng được thêm vào hóa đơn, khách thanh toán, hóa đơn được in, tồn kho tự trừ và doanh thu hiện lên báo cáo. Mỗi bước để lại dấu vết trong một mục của trang quản lý.

Ví dụ giả định: một cửa hàng trà ở Thái Nguyên có 1 quầy, 2 nhân viên và khoảng 80 mã hàng. Cửa hàng nên thử bán lẻ, bán hộp quà và trả hàng trước khi trả tiền. Cách làm có trong bài KiotViet bán hàng.

Thiết lập nên làm trong tuần dùng thử

Có ba thiết lập quyết định số liệu về sau. Thứ nhất là quyền của từng người bán, xem cách thêm nhân viên trên KiotViet. Thứ hai là bảng giá sỉ, lẻ và giá theo khách, xem bài thiết lập giá bán trên KiotViet.

Thứ ba là giá vốn. Giá vốn là chi phí của một đơn vị hàng đang tồn, dùng để tính lợi nhuận mỗi lần bán. Nhập sai giá nhập từ đầu thì báo cáo lãi lỗ sai suốt năm. Cách sửa có trong bài giá vốn trên KiotViet.

Bán online và bán trên điện thoại

Phần Bán online nối gian hàng trên sàn và fanpage về một danh sách đơn, xem bài KiotViet bán hàng online. Người bán rong có thể tạo đơn ngay trên máy, theo bài KiotViet trên điện thoại.

KiotViet giá bao nhiêu và chi phí thật của năm đầu

Hết hạn dùng thử là lúc phải so tiền. KiotViet giá từ 270.000 đồng đến 490.000 đồng mỗi chi nhánh mỗi tháng với ngành bán lẻ, ăn uống và làm đẹp. Mức giá tùy gói Hỗ trợ, Chuyên nghiệp hay Cao cấp, đọc trên trang phí dịch vụ KiotViet ngày 13/10/2026.

Giá gói chỉ là một phần. Chi phí năm đầu còn gồm phí thêm chi nhánh, thêm kho và thiết bị ở quầy. Bảng giá từng gói và cách tiết kiệm khi mua có trong bài KiotViet giá.

KiotViet, Sapo, Nhanh.vn khác nhau ở đâu?

Cả ba đều thu phí theo tháng hoặc năm. Khác biệt nằm ở cách tính phí và mô hình mà mỗi bên mạnh nhất.

Ví dụ minh họa: tiệm tạp hóa 1 quầy so chi phí 12 tháng

Bảng so phần mềm quản lý bán hàng miễn phí với gói trả phí thấp. Tiệm có 1 quầy, đã có máy tính, chỉ mua thêm máy in và máy quét; số thiết bị là giả định.

Chênh lệch là 270.000 đồng mỗi tháng. Nếu bản trả phí giúp tránh một lần lệch kho mỗi tháng, khoản này thường đáng trả. Nếu tiệm vẫn ít mã và một người bán, phần mềm quản lý bán hàng miễn phí vẫn đủ dùng.

Chọn phần mềm quản lý bán hàng miễn phí theo mô hình cửa hàng

Mỗi mô hình cần một nhóm tính năng riêng. Bốn mô hình dưới đây là những trường hợp hay gặp nhất ở cửa hàng nhỏ.

Tạp hóa, cửa hàng tiện lợi

Tiệm tạp hóa cần năm điều. Một phần mềm bán hàng tạp hóa tốt phải quét mã nhanh và quản lý được vài trăm đến vài nghìn mã hàng. Phần mềm cũng phải quy đổi thùng, lốc, gói, theo dõi hạn dùng và ghi nợ khách quen. Cách chọn nhanh nhất là đem 30 mã hàng bán chạy của tiệm vào thử.

Mỗi tiêu chí nên đi kèm một thao tác kiểm. Ví dụ, nhập một thùng 24 lon rồi bán lẻ từng lon xem tồn có đúng không. Bảng so sánh và gợi ý theo quy mô có trong bài phần mềm bán hàng tạp hóa.

Tiệm ở nơi mạng chập chờn có hai cách bán khi mất mạng. Một là phần mềm cài trên máy tính, chạy không cần internet. Hai là phần mềm trên mạng có chế độ lưu đơn rồi đồng bộ lại. Xem bài phần mềm bán hàng tạp hóa offline.

Thời trang, mỹ phẩm

Shop thời trang cần quản lý size, màu. Shop còn cần in tem mã vạch và tích điểm cho khách quen, còn mỹ phẩm cần theo dõi hạn dùng theo lô. Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí thường giới hạn số biến thể hoặc không có tích điểm.

Quán ăn, cà phê

Quán cần sơ đồ bàn và phiếu bếp. Bản dành cho ăn uống khác bản bán lẻ ở ba chỗ: bán theo bàn, gửi món xuống bếp và trừ nguyên liệu. Xem bài KiotViet bán hàng FnB.

Bán online đa kênh

Shop bán nhiều kênh cần tồn kho chung. Phần đồng bộ tồn giữa quầy, website và sàn gần như luôn nằm ở gói trả phí, ít phần mềm quản lý bán hàng miễn phí nào làm được.

Máy tính tiền KiotViet và thiết bị đi kèm ở quầy

Phần mềm miễn phí chưa phải cả bộ miễn phí. Dùng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, cửa hàng vẫn cần thiết bị để in phiếu và quét mã.

Máy tính tiền KiotViet là bộ thiết bị đặt ở quầy để chạy phần mềm KiotViet. Bộ gồm máy bán hàng hoặc máy tính, máy tính bảng, kèm máy in hóa đơn, máy quét mã vạch và ngăn kéo đựng tiền. Lắp một bộ cơ bản mất khoảng nửa ngày nếu đã có danh mục hàng.

Lắp đặt và lỗi hay gặp

Phần lớn lỗi ở quầy đến từ máy in. KiotViet có hướng dẫn máy in hóa đơn cho máy khổ 80 mm trên Windows. Khi máy in không nhận lệnh, cách xử lý hay gặp là chọn lại cổng máy in. Các bước lắp và checklist trước ngày bán đầu có trong bài máy tính tiền KiotViet.

Máy cầm tay, máy cũ và hóa đơn từ máy tính tiền

Máy cầm tay đang niêm yết là KV88. Máy giá 4.990.000đ, chạy Android 12, có máy in và 4G, hợp với nơi người bán phải đi tới khách. Xem bài máy tính tiền cầm tay KiotViet. Mua máy cũ thì kiểm 4 nhóm và đòi gỡ tài khoản chủ cũ, theo bài thanh lý máy tính tiền KiotViet.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền trên KiotViet được lập qua dịch vụ KV-EINVOICE. Cửa hàng kết nối dịch vụ, khai chữ ký số và nộp tờ khai đăng ký. Các bước có trong bài hóa đơn máy tính tiền KiotViet.

Giao diện KiotViet: người mới cần làm quen những màn hình nào?

Giao diện là điều người mới hỏi nhiều nhất. Dù dùng bản trả phí hay phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, nhân viên lạ màn hình sẽ bấm sai rồi quay lại sổ tay.

Giao diện KiotViet gồm hai phần. Trang Quản lý để xem tổng quan, hàng hóa, giao dịch, báo cáo và thiết lập. Màn hình Bán hàng để thu ngân tạo hóa đơn, với ba chế độ bán nhanh, bán thường và bán giao hàng. Chi tiết có trong hướng dẫn bán hàng KiotViet.

Chủ cửa hàng nhìn gì mỗi sáng

Màn hình Tổng quan cho biết kết quả hôm nay. Đó là số hóa đơn, doanh thu, trả hàng và mức so với hôm qua, kèm biểu đồ doanh thu (hướng dẫn màn hình Tổng quan).

Sửa mẫu in hóa đơn

Mẫu in là phần hay chỉnh nhất. Vào Quản lý, Thiết lập, chọn Xem tất cả thiết lập rồi Mẫu in, theo hướng dẫn quản lý mẫu in. Cách đọc từng màn hình và từng mục trên mẫu in có trong bài giao diện KiotViet.

Giao diện mới và giao diện trên app

Bản web bán lẻ có giao diện mới từ 27/6/2025. Chủ shop bật nó bằng mục Giao diện mới trên màn hình Tổng quan, xem bài giao diện mới KiotViet. Trên điện thoại, chủ và nhân viên dùng chung một app, mỗi người chỉ thấy phần được cấp quyền, theo bài giao diện app KiotViet.

Giới hạn và rủi ro của phần mềm quản lý bán hàng miễn phí

Rủi ro lớn nhất nằm ở dữ liệu. Với phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, thiếu tính năng còn bù được bằng sổ tay, còn mất dữ liệu thì khó lấy lại.

Giới hạn sản phẩm, đơn và người dùng

Bản miễn phí hay giới hạn số lượng. Đó có thể là số mã hàng, số đơn mỗi tháng hoặc chỉ một người dùng, nên thuê thêm nhân viên là chạm giới hạn ngay.

Xuất dữ liệu và sao lưu

Thử xuất dữ liệu ngay tuần đầu. Với phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, hãy xuất danh sách hàng và khách ra Excel để kiểm. Phần mềm cài trên máy tính thì phải tự sao lưu, vì máy hỏng là mất dữ liệu.

Hóa đơn điện tử và kê khai thuế

Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán, theo Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 (Thư viện Pháp luật). Hộ có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử có mã. Hộ cũng có thể dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.

Quy định này nằm trong Nghị định 141/2026/NĐ-CP (Báo Chính phủ). Hộ dưới ngưỡng không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử nhưng vẫn ghi sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Cửa hàng sắp chạm 1 tỷ đồng nên bỏ qua phần mềm quản lý bán hàng miễn phí không xuất được hóa đơn.

8 tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng miễn phí

Chọn phần mềm nên bắt đầu từ cách cửa hàng bán. Hãy đánh dấu từng tiêu chí trước khi đăng ký dùng thử.

• Có mẫu cho đúng ngành: tạp hóa, thời trang có size màu, quán ăn có bàn và bếp.
• Chạy được trên thiết bị đang có, dù là điện thoại, máy tính bảng hay máy tính.
• Bán được khi mất mạng và tự đồng bộ khi có mạng lại.
• Biết rõ giới hạn của phần mềm quản lý bán hàng miễn phí về số mã, số đơn và người dùng.
• Xuất được hóa đơn điện tử hoặc kết nối với nhà cung cấp hóa đơn.
• Xuất được dữ liệu hàng hóa, khách hàng và lịch sử bán ra Excel.
• Có kênh hỗ trợ tiếng Việt, giờ hỗ trợ trùng với giờ bán hàng.
• Nâng cấp lên gói trả phí mà không phải nhập lại dữ liệu.

Lộ trình 30 ngày bắt đầu với phần mềm quản lý bán hàng miễn phí

Ba mươi ngày là đủ để thử. Sau một tháng, bạn biết phần mềm quản lý bán hàng miễn phí có hợp với tiệm hay không.

Khi nào nên có người đi cùng?

Chọn phần mềm quản lý bán hàng miễn phí thường chỉ mất một buổi. Phần tốn sức là dựng danh mục, quy trình bán và nhịp đối soát, nhất là khi đã bán thêm website hay sàn.

ZoneTech không bán phần mềm tính tiền tại quầy. ZoneTech làm website bán hàng trên Haravan, Sapo hoặc WordPress qua dịch vụ ZoneWeb. ZoneOps là dịch vụ vận hành bán hàng cùng doanh nghiệp, theo cách ZoneTech đang làm cho TRAVINA. Cách làm giống cách đội ngũ đang vận hành TRAVINA, thương hiệu trà của HTX Tâm Trà Việt ở Đại Từ, Thái Nguyên. Giá từng gói có ở bảng giá.

Tài khoản và dữ liệu luôn thuộc về doanh nghiệp, chúng tôi không cam kết doanh thu. Các ca làm cùng khách được đăng ở trang khách hàng của ZoneTech khi được đồng ý công bố. Kể cho ZoneTech bài toán của bạn qua số 0976.179.886 (gọi hoặc Zalo). Bạn cũng có thể đọc trang giới thiệu ZoneTech hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý bán hàng miễn phí

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí nào dùng được trọn đời?

Loyverse cho dùng phần bán hàng miễn phí, chỉ thu phí gói thêm. MISA eShop công bố miễn phí trọn đời cho hộ doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống.

Dùng Excel thay phần mềm quản lý bán hàng miễn phí được không?

Được, với cửa hàng ít mã hàng và chỉ một người bán. Excel không tự trừ tồn khi bán và dễ sai khi nhiều người cùng sửa một file.

Phần mềm bán hàng miễn phí có xuất được hóa đơn điện tử không?

Tùy phần mềm. Hộ doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, nên hỏi rõ phần mềm có kết nối nhà cung cấp hóa đơn không.

Đổi từ phần mềm quản lý bán hàng miễn phí sang bản trả phí có mang dữ liệu theo được không?

Được nếu phần mềm cũ cho xuất danh sách hàng, khách và tồn kho ra Excel. Lịch sử bán chi tiết thường khó chuyển, nên giữ file xuất làm lưu trữ.

Tiệm nhỏ nên dùng phần mềm bán hàng tạp hóa trên điện thoại hay máy tính?

Dưới vài trăm mã và ít khách cùng lúc thì điện thoại kèm máy quét Bluetooth là đủ. Tiệm đông khách, nhiều mã nên dùng máy tính hoặc máy POS vì quét và in nhanh hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí có an toàn dữ liệu không?

Có rủi ro khi nhà cung cấp đổi chính sách hoặc máy cài phần mềm bị hỏng. Cách phòng là đọc điều khoản về dữ liệu và xuất bản sao ra Excel mỗi tháng.

Đọc tiếp: các câu hỏi về thuế, hóa đơn và sổ sách trong bài hỏi đáp hộ kinh doanh.

Cập nhật lần cuối: 27/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận