Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ: quy định 2026, hồ sơ kèm theo và mẫu ghi đúng

Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ là văn bản cho phép người khác thay mình nộp, bổ sung và nhận kết quả một bộ hồ sơ hành chính cụ thể. Với đăng ký doanh nghiệp và hộ kinh doanh, văn bản ủy quyền cho cá nhân không bắt buộc công chứng, chứng thực, nhưng cả hai bên phải xác thực điện tử. Bài này đi sâu phần nộp hồ sơ trong chủ đề giấy ủy quyền, viết cho chủ doanh nghiệp nhỏ, chủ hộ kinh doanh và kế toán.

Tóm tắt nhanh

• Đăng ký doanh nghiệp: văn bản ủy quyền cho cá nhân không bắt buộc công chứng, chứng thực (Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/7/2025).
• Đăng ký hộ kinh doanh: chủ hộ được ủy quyền tương tự; riêng văn bản các thành viên hộ cử người làm chủ hộ thì phải công chứng hoặc chứng thực.
• Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử với một số thủ tục; chưa có tài khoản định danh thì nộp kèm bản sao thẻ căn cước.
• Hồ sơ thuế, bảo hiểm: không có quy định chung buộc chứng thực, nên hỏi cơ quan nhận hồ sơ trước.
• Ghi rõ loại hồ sơ, cơ quan nhận, quyền nộp, sửa, nhận kết quả và thời hạn.

Văn bản áp dụng cho giấy ủy quyền nộp hồ sơ

Không có một mẫu giấy ủy quyền chung cho mọi loại hồ sơ. Quy định nằm rải rác ở luật dân sự và văn bản của từng lĩnh vực.

Loại hồ sơ	Văn bản áp dụng	Yêu cầu với giấy ủy quyền
Mọi việc ủy quyền	Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 138, 563)	Ghi phạm vi; không ghi thời hạn thì hiệu lực 01 năm
Đăng ký doanh nghiệp	Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Điều 12	Không bắt buộc công chứng, chứng thực; hai bên xác thực điện tử
Đăng ký hộ kinh doanh	Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Điều 93, sửa bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP	Như trên; văn bản thành viên hộ cử chủ hộ phải công chứng, chứng thực
Chứng thực chữ ký khi nơi nhận yêu cầu	Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sửa bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP	Chỉ với ủy quyền không thù lao, không chuyển quyền tài sản
Hồ sơ thuế	Theo yêu cầu cơ quan thuế quản lý	Thường đủ chữ ký, dấu của doanh nghiệp; hỏi trước

Nguồn: Điều 12 Nghị định 168/2025 theo Thư viện Pháp luật; Điều 93 về hộ kinh doanh theo Báo Đại biểu Nhân dân, ngày đăng 17/9/2026.

Ai cần dùng giấy ủy quyền nộp hồ sơ?

Ai không tự đi nộp thì cần. Cụ thể là bốn nhóm:

• Giám đốc công ty nhờ kế toán hoặc nhân viên hành chính nộp hồ sơ đăng ký thay đổi, hồ sơ thuế.
• Chủ hộ kinh doanh nhờ người thân hoặc kế toán dịch vụ nộp hồ sơ đăng ký, thay đổi hộ kinh doanh.
• Doanh nghiệp thuê công ty dịch vụ làm thủ tục. Trường hợp này không dùng giấy ủy quyền cá nhân mà nộp bản sao hợp đồng với tổ chức dịch vụ và giấy giới thiệu người đi nộp.
• Người gửi hồ sơ qua bưu chính công ích: nộp bản sao phiếu gửi có chữ ký nhân viên bưu chính và người ủy quyền.

Khi người đại diện theo pháp luật là giám đốc công ty, người ký giấy là giám đốc, đóng dấu nếu công ty có dấu. Cách chọn hình thức ủy quyền cho từng vị trí nhân viên có trong bài giấy ủy quyền công ty.

Hồ sơ và thủ tục khi nộp thay

Ngoài bộ hồ sơ chính, người đi nộp thay mang thêm các giấy tờ dưới đây.

Thủ tục	Giấy tờ về ủy quyền	Nơi nộp
Đăng ký, thay đổi doanh nghiệp	Văn bản ủy quyền; xác thực điện tử của hai bên	Cơ quan đăng ký kinh doanh, trực tiếp, bưu chính hoặc trực tuyến
Đăng ký hộ kinh doanh	Văn bản ủy quyền; xác thực điện tử hoặc bản sao thẻ căn cước của chủ hộ	Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, giải quyết trong 03 ngày làm việc
Hồ sơ thuế nộp giấy	Giấy ủy quyền có chữ ký người đại diện, dấu nếu có; căn cước người đi nộp	Cơ quan thuế quản lý
Nhận giấy tờ, kết quả	Giấy ủy quyền ghi rõ quyền nhận kết quả	Nơi trả kết quả

Thời hạn 03 ngày làm việc và nơi nộp cấp xã cho hộ kinh doanh theo hướng dẫn thủ tục của Bộ Tài chính năm 2026 (Thư viện Pháp luật). Nếu xác thực điện tử bị gián đoạn, người ủy quyền được làm bổ sung sau khi đã được cấp đăng ký.

Khung mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ

GIẤY ỦY QUYỀN
(V/v nộp hồ sơ ............... tại ...............)
Bên ủy quyền: [tên công ty, mã số doanh nghiệp, người đại diện, chức danh]
  hoặc [họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú]
Bên được ủy quyền: [họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú, số điện thoại]
Nội dung: nộp hồ sơ [tên thủ tục] tại [cơ quan]; sửa đổi, bổ sung hồ sơ
  theo yêu cầu; nhận kết quả.
Không được: ký thay các tờ khai, đề nghị thuộc trách nhiệm của bên ủy quyền.
Thời hạn: từ ngày ... đến khi nhận kết quả, chậm nhất ngày ...
Bên ủy quyền ký, ghi rõ họ tên (đóng dấu nếu là công ty)

Mẫu đầy đủ cho cá nhân, công ty và mẫu tải về có trong bài mẫu giấy ủy quyền.

Rủi ro khi giấy ủy quyền nộp hồ sơ ghi sai

Các văn bản về đăng ký doanh nghiệp không đặt mức phạt riêng cho giấy ủy quyền ghi thiếu; hậu quả thường gặp là hồ sơ bị yêu cầu sửa, bổ sung hoặc bị trả lại. Văn bản hướng dẫn cũng nói rõ người ủy quyền và người được ủy quyền cùng chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của việc ủy quyền.

Lỗi	Hậu quả thường gặp	Cách tránh
Ghi chung “giải quyết mọi thủ tục”	Nơi nhận yêu cầu ghi lại cụ thể	Ghi tên thủ tục và cơ quan nhận
Thiếu quyền nhận kết quả	Người đi nộp không được nhận giấy tờ	Thêm dòng “nhận kết quả”
Chưa xác thực điện tử	Chưa được cấp đăng ký	Hai bên kiểm tra tài khoản định danh trước khi nộp
Người ký không đúng thẩm quyền	Hồ sơ không hợp lệ	Công ty: người đại diện theo pháp luật ký
Giấy hết thời hạn khi hồ sơ còn đang sửa	Phải làm giấy mới	Ghi “đến khi nhận kết quả”

Nếu việc ủy quyền có thù lao hoặc liên quan tài sản, chứng thực chữ ký không còn phù hợp mà phải làm hợp đồng ủy quyền (LuatVietnam).

Các bước làm đúng quy định

1. Hỏi nơi nhận hồ sơ: cần giấy tờ ủy quyền gì, có cần chứng thực chữ ký không.
2. Soạn giấy ủy quyền theo khung trên, ghi đúng tên thủ tục và cơ quan.
3. Người ủy quyền ký; công ty đóng dấu nếu có.
4. Chứng thực chữ ký ở UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng nếu nơi nhận yêu cầu; lệ phí xem bài lệ phí làm giấy ủy quyền.
5. Với đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh: hai bên xác thực điện tử, hoặc chủ hộ nộp kèm bản sao thẻ căn cước nếu chưa có tài khoản.
6. Nộp, lưu giấy biên nhận, theo dõi đến khi nhận kết quả.

Các bước soạn và ký chi tiết, kể cả khi hai bên ở hai tỉnh, có trong bài làm giấy ủy quyền.

Checklist trước khi giao hồ sơ cho người đi nộp

• [ ] Giấy ủy quyền ghi đúng tên thủ tục, tên cơ quan.
• [ ] Có quyền sửa, bổ sung hồ sơ và nhận kết quả.
• [ ] Có thời hạn, hoặc “đến khi nhận kết quả”.
• [ ] Người ký đúng thẩm quyền, có dấu nếu công ty dùng dấu.
• [ ] Hai bên đã xác thực điện tử hoặc có bản sao thẻ căn cước.
• [ ] Người đi nộp mang căn cước bản gốc.

Zonetech hỗ trợ gì?

Thủ tục hành chính lặp lại hằng năm như thay đổi đăng ký, nộp hồ sơ thuế nên có quy trình ghi rõ ai chuẩn bị, ai ký, ai đi nộp. ZoneKit có bộ quy trình mẫu cho 15 phòng ban với 90 quy trình (SOP), tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Làm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí và tải quy trình mẫu tại trang quy trình sop là gì và bộ ZoneKit.

Câu hỏi thường gặp

Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có cần công chứng không?

Không bắt buộc với văn bản ủy quyền cho cá nhân, theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký.

Thuê công ty dịch vụ nộp hồ sơ thì cần giấy tờ gì?

Bản sao hợp đồng ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ với tổ chức đó và giấy giới thiệu của tổ chức cho người trực tiếp đi nộp. Không cần giấy ủy quyền cá nhân riêng.

Giấy ủy quyền nộp hồ sơ thuế có cần chứng thực không?

Không có quy định chung buộc chứng thực. Thông thường giấy do người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu là đủ; nên hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi đi nộp.

Một giấy ủy quyền dùng cho nhiều lần nộp hồ sơ được không?

Được, nếu ghi rõ các loại hồ sơ và thời hạn. Tuy vậy, giấy càng rộng càng dễ bị hỏi lại; với thủ tục quan trọng nên làm giấy riêng cho từng lần.

Người được ủy quyền có được ký thay tờ khai không?

Chỉ khi giấy ủy quyền ghi rõ và quy định của thủ tục đó cho phép. Các đề nghị đăng ký thường do người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ ký; người được ủy quyền chỉ nộp, sửa và nhận kết quả.

---

Đọc tiếp: phân biệt khi nào là văn bản ủy quyền của cá nhân và khi nào cần hợp đồng ủy quyền.

Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.