Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ: quy định 2026, hồ sơ kèm theo và mẫu ghi đúng

Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ là văn bản cho phép người khác thay mình nộp, bổ sung và nhận kết quả một bộ hồ sơ hành chính cụ thể. Với đăng ký doanh nghiệp và hộ kinh doanh, văn bản ủy quyền cho cá nhân không bắt buộc công chứng, chứng thực. Đổi lại, cả hai bên phải xác thực điện tử.

Bài này đi sâu phần nộp hồ sơ trong chủ đề giấy ủy quyền. Bài viết cho chủ doanh nghiệp nhỏ, chủ hộ kinh doanh và kế toán. Bài có khung mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ, ví dụ đã điền và các bước làm.

Tóm tắt nhanh

• Đăng ký doanh nghiệp: văn bản ủy quyền cho cá nhân không bắt buộc công chứng, chứng thực (Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/7/2025).
• Đăng ký hộ kinh doanh: chủ hộ được ủy quyền tương tự. Riêng văn bản các thành viên hộ cử người làm chủ hộ thì phải công chứng hoặc chứng thực.
• Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử với một số thủ tục. Chưa có tài khoản định danh thì nộp kèm bản sao thẻ căn cước.
• Hồ sơ thuế, bảo hiểm: không có quy định chung buộc chứng thực, nên hỏi cơ quan nhận hồ sơ trước.
• Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ cần ghi rõ loại hồ sơ, cơ quan nhận, quyền nộp, sửa, nhận kết quả và thời hạn.

Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ là gì?

Đây là một dạng giấy ủy quyền dùng riêng cho thủ tục hành chính. Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ là khung văn bản ghi rõ ai nộp thay, nộp hồ sơ gì, ở cơ quan nào.

Ba khái niệm dưới đây hay gặp khi nộp thay.

• Xác thực điện tử là việc người ủy quyền và người được ủy quyền xác nhận danh tính qua tài khoản định danh khi làm thủ tục.
• Giấy giới thiệu là văn bản một tổ chức cử nhân viên của mình đi làm việc, dùng khi thuê công ty dịch vụ.
• Giấy biên nhận là phiếu cơ quan nhận hồ sơ cấp, ghi ngày nhận và ngày hẹn trả kết quả.

Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ khác giấy ủy quyền chung ở chỗ phạm vi rất hẹp. Giấy chỉ gắn với một thủ tục, một cơ quan, và hết tác dụng khi đã nhận kết quả.

Văn bản áp dụng cho mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ

Không có một mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ chung cho mọi thủ tục. Quy định về giấy ủy quyền nằm rải rác ở luật dân sự và văn bản của từng lĩnh vực.

Nguồn: Điều 12 Nghị định 168/2025 theo Thư viện Pháp luật. Điều 93 về hộ kinh doanh theo Báo Đại biểu Nhân dân, ngày đăng 17/9/2026.

Giấy ủy quyền ghi họ tên, số căn cước, nơi cư trú của hai bên. Đây là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, nên chỉ gửi bản sao cho nơi cần nhận.

Ai cần dùng mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ?

Ai không tự đi nộp thì cần. Cụ thể là bốn nhóm dưới đây.

• Giám đốc công ty nhờ kế toán hoặc nhân viên hành chính nộp hồ sơ đăng ký thay đổi, hồ sơ thuế.
• Chủ hộ kinh doanh nhờ người thân hoặc kế toán dịch vụ nộp hồ sơ đăng ký, thay đổi hộ kinh doanh.
• Doanh nghiệp thuê công ty dịch vụ làm thủ tục. Trường hợp này không dùng giấy ủy quyền cá nhân mà nộp bản sao hợp đồng với tổ chức dịch vụ và giấy giới thiệu người đi nộp.
• Người gửi hồ sơ qua bưu chính công ích: nộp bản sao phiếu gửi có chữ ký nhân viên bưu chính và người ủy quyền.

Với công ty, giám đốc là người đại diện theo pháp luật ký giấy, đóng dấu nếu công ty có dấu. Cách chọn hình thức ủy quyền cho từng vị trí nhân viên có trong bài giấy ủy quyền công ty. Người ký là cá nhân hoặc chủ hộ thì xem bài giấy ủy quyền cá nhân.

Hồ sơ và thủ tục khi nộp thay

Bảng dưới cho biết mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ cần đi kèm giấy tờ gì ở từng thủ tục.

Thời hạn 03 ngày làm việc và nơi nộp cấp xã cho hộ kinh doanh theo hướng dẫn thủ tục của Bộ Tài chính năm 2026 (Thư viện Pháp luật). Nếu xác thực điện tử bị gián đoạn, người ủy quyền được làm bổ sung sau khi đã được cấp đăng ký.

Nộp trực tiếp, bưu chính hay trực tuyến

Thủ tục ủy quyền thay đổi chút ít theo cách nộp. Bảng dưới tóm lại người mang mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ cần gì với từng cách.

Các bước nộp trên Cổng Dịch vụ công bằng tài khoản định danh có trong bài đăng ký hộ kinh doanh online.

Khung mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ

Chép khung dưới đây, thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thật.

1. Tiêu đề: GIẤY ỦY QUYỀN (V/v nộp hồ sơ [tên thủ tục] tại [cơ quan]).
2. Bên ủy quyền: [tên công ty, mã số doanh nghiệp, người đại diện, chức danh] hoặc [họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú].
3. Bên được ủy quyền: [họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú, số điện thoại].
4. Nội dung: nộp hồ sơ [tên thủ tục] tại [cơ quan]; sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu; nhận kết quả.
5. Không được: ký thay các tờ khai, đề nghị thuộc trách nhiệm của bên ủy quyền.
6. Thời hạn: từ ngày [ngày] đến khi nhận kết quả, chậm nhất ngày [ngày].
7. Bên ủy quyền ký, ghi rõ họ tên (đóng dấu nếu là công ty).

Mẫu đầy đủ cho cá nhân, công ty và mẫu tải về có trong bài mẫu giấy ủy quyền.

Ví dụ mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ đã điền

Đây là ví dụ giả định. Chủ một hộ kinh doanh trà chuyển địa điểm kinh doanh. Chủ hộ bận đi giao hàng nên nhờ em trai nộp hồ sơ thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ sau khi điền như bảng dưới.

Hạn 30 ngày trong ví dụ là con số tự chọn để minh họa, không phải quy định. Chủ hộ ký giấy đề nghị trước, rồi giao cả bộ cho em trai đi nộp.

Rủi ro khi mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ ghi sai

Ghi thiếu thường không bị phạt riêng. Các văn bản về đăng ký doanh nghiệp không đặt mức phạt riêng cho giấy ủy quyền ghi thiếu. Hậu quả thường gặp là hồ sơ bị yêu cầu sửa, bổ sung hoặc bị trả lại. Văn bản hướng dẫn cũng nói rõ trách nhiệm của hai bên. Người ủy quyền và người được ủy quyền cùng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của việc ủy quyền.

Nếu việc ủy quyền có thù lao hoặc liên quan tài sản, chứng thực chữ ký không còn phù hợp mà phải làm hợp đồng ủy quyền (LuatVietnam).

Các bước làm đúng quy định về giấy ủy quyền

1. Hỏi nơi nhận hồ sơ: cần giấy tờ ủy quyền gì, có cần chứng thực chữ ký không.
2. Điền mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ theo khung trên, ghi đúng tên thủ tục và cơ quan.
3. Người ủy quyền ký, công ty đóng dấu nếu có.
4. Chứng thực chữ ký ở UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng nếu nơi nhận yêu cầu. Lệ phí xem bài lệ phí làm giấy ủy quyền.
5. Với đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hai bên xác thực điện tử. Chủ hộ chưa có tài khoản thì nộp kèm bản sao thẻ căn cước.
6. Nộp, lưu giấy biên nhận, theo dõi đến khi nhận kết quả.

Các bước soạn và ký chi tiết, kể cả khi hai bên ở hai tỉnh, có trong bài làm giấy ủy quyền.

Checklist trước khi giao hồ sơ cho người đi nộp

Rà mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ theo 6 dòng dưới đây.

• [ ] Giấy ủy quyền ghi đúng tên thủ tục, tên cơ quan.
• [ ] Có quyền sửa, bổ sung hồ sơ và nhận kết quả.
• [ ] Có thời hạn, hoặc "đến khi nhận kết quả".
• [ ] Người ký đúng thẩm quyền, có dấu nếu công ty dùng dấu.
• [ ] Hai bên đã xác thực điện tử hoặc có bản sao thẻ căn cước.
• [ ] Người đi nộp mang căn cước bản gốc.

Sau khi nộp: theo dõi và nhận kết quả

Nộp xong chưa phải là xong việc. Người đi nộp cần giữ giấy biên nhận và báo ngày hẹn cho người ủy quyền.

Nếu cơ quan yêu cầu sửa, bổ sung, người được ủy quyền chỉ làm được khi mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ có ghi quyền này. Phần cần chữ ký của chủ hộ hay người đại diện thì vẫn phải gửi về cho họ ký. Vì vậy hai bên nên thống nhất trước cách chuyển giấy tờ qua lại.

Khi nhận kết quả, người được ủy quyền ký nhận và giao bản gốc cho người ủy quyền. Lưu mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ đã dùng cùng giấy biên nhận để đối chiếu khi cần.

Bốn cách giao người khác nộp thay khi lập công ty, hộ kinh doanh có ở bài ủy quyền đăng ký kinh doanh.

Nhờ người nộp hồ sơ tạm ngừng thì dùng mẫu ủy quyền tạm ngừng kinh doanh có ghi đúng thời gian tạm ngừng.

Giải thể có hai lần nộp, cách ghi giấy cho người nộp thay có ở bài ủy quyền nộp hồ sơ giải thể.

Nộp thay trên cổng trực tuyến mà không mượn tài khoản của chủ, xem bài ủy quyền nộp dịch vụ công.

Cần người làm cùng? Xem ZoneKit – bộ quy trình phòng ban.

Câu hỏi thường gặp về mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ

Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có cần công chứng không?

Không bắt buộc với văn bản ủy quyền cho cá nhân, theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký.

Thuê công ty dịch vụ nộp hồ sơ thì cần giấy tờ gì?

Thủ tục ủy quyền khi đó cần bản sao hợp đồng ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ với tổ chức đó. Kèm theo là giấy giới thiệu của tổ chức cho người trực tiếp đi nộp. Không cần giấy ủy quyền cá nhân riêng.

Giấy ủy quyền nộp hồ sơ thuế có cần chứng thực không?

Không có quy định chung buộc chứng thực. Thông thường giấy do người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu là đủ. Nên hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi đi nộp.

Một mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ dùng cho nhiều lần nộp được không?

Được, nếu ghi rõ các loại hồ sơ và thời hạn. Tuy vậy, giấy càng rộng càng dễ bị hỏi lại. Với thủ tục quan trọng nên làm giấy riêng cho từng lần.

Người được ủy quyền có được ký thay tờ khai không?

Chỉ khi giấy ủy quyền ghi rõ và quy định của thủ tục đó cho phép. Các đề nghị đăng ký thường do người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ ký. Người được ủy quyền chỉ nộp, sửa và nhận kết quả.

Giấy hết hạn khi hồ sơ còn đang xử lý thì sao?

Làm giấy mới với cùng nội dung và báo cho nơi nhận hồ sơ. Để tránh việc này, mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ nên ghi thời hạn "đến khi nhận kết quả".

Có cần mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ riêng cho từng cơ quan không?

Không có mẫu chung bắt buộc. Một số nơi có mẫu riêng, nên hỏi trước. Nếu không có, khung trong bài dùng được cho hầu hết thủ tục nộp thay.

Đọc tiếp: giấy ủy quyền cá nhân, khi nào cần hợp đồng ủy quyền.

Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.

Cập nhật lần cuối: 27/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận