ZoneTechLàm giấy ủy quyền: 6 bước soạn, ký, chứng thực và lỗi hay gặp
Làm giấy ủy quyền gồm 6 bước: chọn đúng hình thức, hỏi nơi nhận, soạn, ký, chứng thực chữ ký nếu cần, rồi giao và theo dõi đến khi thu hồi. Phần lớn trường hợp tự làm trong một buổi.
Nếu cần chứng thực chữ ký, mang giấy chưa ký đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Thường nhận lại trong ngày. Bài này đi sâu phần thủ tục trong chủ đề giấy ủy quyền, viết cho chủ doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh và người làm hành chính.
Tóm tắt nhanh
- Tự soạn, tự ký là đủ cho phần lớn việc. Chỉ chứng thực khi nơi nhận giấy yêu cầu.
- Chứng thực chữ ký: ký trước mặt người chứng thực, lệ phí 10.000 đồng/trường hợp. Nộp sau 15 giờ thì nhận ngày làm việc tiếp theo.
- Từ 01/11/2025, chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Giấy tờ đã tích hợp trên VNeID không phải xuất trình bản chính.
- Việc có thù lao hoặc liên quan nhà đất, xe thì phải làm hợp đồng ủy quyền, không làm giấy ủy quyền.
- Lưu một bản, ghi sổ, thu hồi khi xong việc hoặc khi người nhận quyền nghỉ việc.
Mục lục
Cần chuẩn bị gì trước khi làm giấy ủy quyền?
Chuẩn bị đủ thông tin hai bên và mô tả việc thật cụ thể. Thiếu một dòng thông tin là phải viết lại.
Trước hết cần hiểu đúng ba khái niệm hay gặp khi làm giấy ủy quyền.
- Giấy ủy quyền là văn bản một bên, người ủy quyền tự ký để người khác thay mình làm việc đã ghi.
- Hợp đồng ủy quyền là thỏa thuận hai bên cùng ký, bên được ủy quyền nhận làm việc và có thể có thù lao.
- Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên giấy đúng là của người ký.
| Cần có | Cá nhân ủy quyền | Công ty ủy quyền |
|---|---|---|
| Thông tin bên ủy quyền | Họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú | Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, họ tên và chức danh người đại diện theo pháp luật |
| Thông tin bên được ủy quyền | Họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú, số điện thoại | Như bên trái, thêm chức danh nếu là nhân viên |
| Mô tả việc | Tên việc, nơi làm, số hồ sơ hoặc số đơn | Như bên trái, thêm hạn mức giá trị nếu được ký hợp đồng |
| Thời hạn | Ngày bắt đầu, ngày kết thúc | Như bên trái |
| Khi đi chứng thực | Thẻ căn cước bản gốc hoặc VNeID | Người đại diện mang căn cước; dấu công ty nếu dùng dấu |
Chưa rõ nên dùng giấy ủy quyền hay hợp đồng thì đọc bài giấy ủy quyền cá nhân trước. Người ký là giám đốc thay mặt công ty thì xem bài giấy ủy quyền công ty.
Các bước làm giấy ủy quyền như thế nào?
Sáu bước làm giấy ủy quyền dưới đây áp dụng cho cả cá nhân và công ty. Đi đúng thứ tự giúp tránh phải ký lại.
Bước 1: Chọn đúng hình thức
Giấy ủy quyền chỉ hợp với việc không thù lao. Bên nhận quyền không có nghĩa vụ bồi thường. Việc cũng không chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (LuatVietnam). Ngoài các trường hợp đó phải làm hợp đồng ủy quyền.
Bước 2: Hỏi nơi sẽ nhận giấy
Gọi hoặc hỏi trực tiếp nơi nhận: có mẫu riêng không, có cần chứng thực chữ ký không. Ngân hàng, bưu cục và nhiều cơ quan có mẫu của họ. Dùng đúng mẫu đó thì đỡ bị trả lại. Bước này mất vài phút nhưng quyết định việc làm giấy ủy quyền có trôi chảy không.
Bước 3: Soạn giấy ủy quyền
Dùng khung 7 phần: bên ủy quyền, bên được ủy quyền, nội dung, phạm vi, thời hạn, cam kết, chữ ký. Mẫu để chép có trong bài mẫu giấy ủy quyền. Nội dung viết bằng động từ cụ thể, ví dụ “nộp hồ sơ … tại …”, “ký nhận hàng theo đơn số …”.
Khi soạn giấy ủy quyền, đọc lại từng số căn cước với bản gốc hoặc VNeID. Một số sai là đủ để hồ sơ bị trả.
Bước 4: Ký
Nếu cần chứng thực thì chưa ký ở nhà. Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Nếu không cần chứng thực, người ủy quyền ký, ghi rõ họ tên. Công ty đóng dấu nếu đang dùng dấu.
Bước 5: Chứng thực chữ ký nếu cần
Mang giấy chưa ký và căn cước đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Từ 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa Nghị định 23/2015 cho phép chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú (Tạp chí Luật sư). Người chứng thực không được yêu cầu xuất trình bản chính, bản sao giấy tờ đã tích hợp trên VNeID (Báo Pháp luật).
Bước 6: Giao, lưu và thu hồi
Giao bản gốc cho người được ủy quyền, lưu một bản sao. Ghi vào sổ theo dõi ngày cấp, người nhận, ngày hết hạn. Xong việc thì thu lại bản gốc.
Công ty làm giấy ủy quyền cho nhiều nhân viên nên đánh số giấy. Số giấy giúp đối chiếu sổ và thu hồi đúng bản khi người nhận quyền nghỉ việc.
Khi hai bên ở hai tỉnh
Với giấy ủy quyền, người ủy quyền tự ký, chứng thực ở nơi mình đang ở rồi gửi bản gốc cho người được ủy quyền. Với hợp đồng ủy quyền, Điều 57 Luật Công chứng 2024 (hiệu lực 01/7/2025) cho phép công chứng khi hai bên không thể cùng có mặt ở một nơi (Sở Tư pháp Đắk Lắk).
Làm giấy ủy quyền mất bao lâu, tốn bao nhiêu?
Phần lớn thời gian nằm ở khâu đi lại. Phí nhà nước thấp.
| Việc | Thời gian | Chi phí |
|---|---|---|
| Soạn và ký tại nhà | 15-30 phút | 0 đồng |
| Chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã hoặc công chứng | Trong ngày; nộp sau 15 giờ thì nhận ngày làm việc tiếp theo | 10.000 đồng/trường hợp |
| Gửi bản gốc cho người ở tỉnh khác | 1-3 ngày tùy dịch vụ chuyển phát | Theo bảng giá chuyển phát |
| Hợp đồng ủy quyền có công chứng | Theo lịch tổ chức công chứng | Từ 50.000 đồng phí công chứng, chưa gồm chi phí khác |
Nguồn: thời gian và phí chứng thực theo danh mục thủ tục năm 2026 của UBND tỉnh Đắk Lắk. Phí công chứng theo Thông tư 257/2016/TT-BTC. Thời gian soạn và chuyển phát là ước tính. Mức phí có thể đổi, nên xem bảng niêm yết nơi làm thủ tục. Chi tiết các khoản có trong bài lệ phí làm giấy ủy quyền.
Ví dụ: làm giấy ủy quyền cho nhân viên nhận hàng
Ví dụ giả định, dữ liệu minh họa. Chủ một hộ kinh doanh trà đi công tác 5 ngày. Chị cần nhân viên ký nhận một lô bao bì từ nhà in.
| Thời điểm | Việc làm | Kết quả |
|---|---|---|
| Sáng thứ Hai | Gọi nhà in hỏi có cần chứng thực chữ ký không | Nhà in chỉ cần giấy có chữ ký chủ hộ |
| Sáng thứ Hai | Soạn giấy theo mẫu cá nhân, ghi số đơn bao bì, ngày kết thúc | Giấy một trang, hai bản |
| Trưa thứ Hai | Chủ hộ ký, giao một bản cho nhân viên, giữ một bản | Ghi vào sổ theo dõi |
| Sau khi nhận hàng | Thu lại bản gốc, kẹp cùng biên bản giao nhận | Đánh dấu đã thu hồi |
Cả việc làm giấy ủy quyền này mất khoảng 30 phút và 0 đồng phí nhà nước. Nếu nhà in yêu cầu chứng thực, chủ hộ thêm một lượt ra UBND cấp xã và 10.000 đồng lệ phí. Chủ hộ ký với tư cách cá nhân, vì hộ kinh doanh không phải công ty.
Làm giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký, hồ sơ thuế có gì khác?
Hồ sơ hành chính có thêm yêu cầu riêng. Hỏi trước nơi nhận vẫn là bước quan trọng nhất khi làm giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp trực tuyến, hai bên xác thực điện tử thay cho việc ký giấy chứng thực. Vì vậy cần kiểm tra trước tài khoản định danh điện tử của cả hai người.
Với thủ tục thuế của cá nhân, từ 01/7/2025 số định danh cá nhân 12 số được dùng thay mã số thuế theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (Cổng thông tin Hà Tĩnh). Từ 01/7/2026, Thông tư 86/2024 được thay bằng Thông tư 90/2026/TT-BTC. Quy định dùng số định danh cá nhân thay mã số thuế vẫn giữ.
Khi nhờ người khác làm thủ tục thuế, ghi rõ tên thủ tục, kỳ thuế và cơ quan thuế. Giấy tờ kèm theo và cách ghi cho từng loại hồ sơ có trong bài mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Mẹo làm giấy ủy quyền nhanh và đúng
- Soạn sẵn một mẫu trong máy cho các việc lặp lại như nhận hàng, nộp hồ sơ thuế. Mỗi lần chỉ đổi số đơn và ngày.
- In 2 bản giống nhau nếu nơi nhận giữ lại bản gốc.
- Đi chứng thực buổi sáng để nhận trong ngày.
- Với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, kiểm tra trước tài khoản định danh điện tử của hai bên, vì cả hai phải xác thực điện tử.
- Công ty cấp giấy cho nhân viên nên đánh số giấy để dễ thu hồi.
- Giấy nhiều trang thì ký nháy từng trang để tránh bị thay trang.
Lỗi thường gặp khi làm giấy ủy quyền
Phần lớn lỗi khi làm giấy ủy quyền nằm ở hình thức, không nằm ở luật.
| Lỗi | Hậu quả | Cách sửa |
|---|---|---|
| Ký sẵn ở nhà rồi mới đi chứng thực | Không chứng thực được chữ ký đã ký trước | Mang giấy chưa ký, ký tại chỗ |
| Ghi “giải quyết mọi việc” | Nơi nhận yêu cầu ghi lại | Ghi tên việc, nơi làm |
| Dùng giấy ủy quyền cho việc bán xe, nhà đất | Không chứng thực chữ ký được | Làm hợp đồng ủy quyền |
| Sai một số trên căn cước | Bị trả lại | Chép từ VNeID hoặc ảnh thẻ, đọc lại hai lần |
| Không ghi thời hạn | Hiệu lực 01 năm, lâu hơn cần | Ghi ngày kết thúc hoặc “đến khi xong việc” |
| Ủy quyền việc phải tự làm | Nơi nhận từ chối | Kiểm tra trước việc đó có được ủy quyền không |
Về thời hạn: nếu không xác định được thời hạn và việc không gắn với một giao dịch cụ thể, thời hạn là 01 năm (Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015). Với hợp đồng ủy quyền, Điều 563 cũng đặt mức 01 năm khi các bên không thỏa thuận.
Một số việc không được ủy quyền. Đó là đăng ký kết hôn, ly hôn, lập di chúc của chính mình, xin phiếu lý lịch tư pháp số 2.
Đơn xin ủy quyền là cách gọi khác của giấy ủy quyền. Không có cơ quan nào duyệt đơn xin ủy quyền. Chỉ cần người ủy quyền ký và nơi nhận chấp nhận.
Checklist trước khi làm giấy ủy quyền
Đi hết danh sách này trước khi ký. Mỗi ô chưa đánh dấu là một lý do hồ sơ có thể bị trả.
- [ ] Việc này dùng giấy ủy quyền hay phải làm hợp đồng?
- [ ] Đã hỏi nơi nhận có mẫu riêng, có cần chứng thực không?
- [ ] Thông tin hai bên khớp với căn cước.
- [ ] Nội dung có động từ cụ thể, nơi làm, số hồ sơ hoặc số đơn.
- [ ] Có thời hạn và phạm vi được làm, không được làm.
- [ ] Nếu cần chứng thực: chưa ký, mang căn cước, đi trước 15 giờ.
- [ ] Đã ghi sổ theo dõi và hẹn ngày thu hồi.
Chưa rõ nên tự lập hay đến UBND, phòng công chứng, xem bài giấy ủy quyền làm ở đâu.
Muốn biết khâu nào làm qua mạng được, xem bài làm giấy ủy quyền online.
Thắc mắc ủy quyền có cần 2 bên ký và ai phải có mặt, xem bài ủy quyền có cần 2 bên ký.
Cần người làm cùng? Xem ZoneKit – bộ quy trình phòng ban.
Câu hỏi thường gặp về làm giấy ủy quyền
Làm giấy ủy quyền ở đâu?
Tự soạn và ký ở nhà là được. Cần chứng thực chữ ký thì đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng bất kỳ, không phụ thuộc nơi cư trú.
Làm giấy ủy quyền mất bao lâu?
Tự soạn khoảng 15-30 phút. Chứng thực chữ ký trả trong ngày nếu nộp trước 15 giờ.
Người được ủy quyền có phải có mặt khi chứng thực không?
Thường không, vì chứng thực chữ ký là chứng thực chữ ký của người ủy quyền. Riêng hợp đồng ủy quyền thì cả hai bên cùng ký, có thể ký ở hai nơi khác nhau.
Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân làm thế nào?
Ghi rõ tên thủ tục và cơ quan thuế, rồi hỏi cơ quan thuế quản lý có cần chứng thực không. Số định danh cá nhân hiện dùng thay mã số thuế, như mục hồ sơ thuế ở trên.
Có làm giấy ủy quyền online được không?
Với thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp trực tuyến, hai bên xác thực điện tử thay cho việc ký giấy chứng thực. Các việc khác vẫn cần bản giấy có chữ ký, trừ khi nơi nhận chấp nhận văn bản điện tử.
Làm giấy ủy quyền viết tay có được không?
Được, nếu người ký đủ năng lực, tự nguyện và nội dung hợp pháp. Bản đánh máy dễ đọc và ít bị hỏi lại hơn.
Làm giấy ủy quyền cho người thân có cần chứng thực không?
Tùy nơi nhận. Nộp hộ hồ sơ, nhận hộ bưu phẩm, lương hưu, trông nom nhà là những việc được chứng thực chữ ký trên giấy. Nơi nhận không yêu cầu thì giấy có chữ ký là đủ.
Muốn rút lại giấy ủy quyền sớm thì làm sao?
Báo bằng văn bản cho người được ủy quyền và nơi đang nhận hồ sơ, rồi thu lại bản gốc. Chỉ nói miệng thì nơi nhận không biết để từ chối.
Đọc tiếp: giấy tờ kèm theo và cách ghi khi nộp hồ sơ đăng ký, hồ sơ thuế trong bài mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Cập nhật lần cuối: 28/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận