Giấy ủy quyền cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh: cách viết và mẫu 2026

Giấy ủy quyền thường chỉ được nghĩ tới vào phút cuối. Chủ doanh nghiệp sắp đi công tác, cần người nộp hồ sơ thuế thay. Kế toán soạn vội một tờ ghi “thay mặt giám đốc giải quyết mọi việc”. Đến nơi, hồ sơ bị trả lại vì phạm vi không rõ. Một năm sau, nhân viên đã nghỉ mà tờ giấy vẫn chưa ai thu hồi.

Giấy ủy quyền là văn bản một người hoặc một công ty đơn phương giao cho người khác thay mặt mình làm một việc cụ thể. Phần lớn giấy ủy quyền không cần công chứng. Một số việc nộp hộ, nhận hộ chỉ cần chứng thực chữ ký, lệ phí 10.000 đồng mỗi trường hợp.

Bài này là bài tổng của chủ đề ủy quyền và phân quyền trên ZoneTech, nằm trong cụm quản trị doanh nghiệp. Bài gom ý chính của 6 bài chi tiết. Đó là giấy ủy quyền cá nhân, giấy ủy quyền công ty, cách làm, mẫu chép được, mẫu nộp hồ sơ và lệ phí. Mỗi phần có đường dẫn để bạn đọc sâu hơn.

Tóm tắt nhanh

• Giấy ủy quyền do một bên ký, hợp với việc đơn giản, không thù lao. Việc có thù lao hoặc liên quan tài sản lớn nên làm hợp đồng ủy quyền.
• Thời hạn nên ghi rõ. Nếu không xác định được, Bộ luật Dân sự 2015 tính thời hạn đại diện là 01 năm.
• Chứng thực chữ ký 10.000 đồng mỗi trường hợp, công chứng giấy ủy quyền 20.000 đồng.
• Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh cho cá nhân không bắt buộc công chứng, chứng thực.
• Giấy ủy quyền công ty do người đại diện theo pháp luật ký, nên ghi hạn mức cho từng việc.
• Giao quyền duyệt đơn, duyệt chi trong nội bộ là phân quyền, làm bằng bảng hạn mức.

Giấy ủy quyền bị trả lại, hay ký rồi quên thu hồi?

Đây là những chuyện rất hay gặp. Lỗi ít khi nằm ở mẫu giấy. Lỗi nằm ở chỗ chưa ai trả lời rõ: ủy quyền việc gì, cho ai, đến bao giờ.

Bảng dưới gom các dấu hiệu thường gặp. Mỗi dấu hiệu dẫn tới một câu hỏi và một bài chi tiết để đọc tiếp.

Thấy từ hai dấu hiệu trở lên, đừng vội tải thêm mẫu. Hãy xem lại cách công ty đang giao quyền, cả với người ngoài lẫn trong nội bộ.

Gốc rễ: viết chung chung và lẫn ủy quyền với phân quyền

Gốc rễ thứ nhất là phạm vi viết quá rộng. Câu “thay mặt tôi giải quyết mọi việc” nghe tiện nhưng dễ bị nơi nhận hồ sơ từ chối. Nó cũng mở cửa cho người được ủy quyền làm quá việc chủ muốn.

Gốc rễ thứ hai là nhầm giấy ủy quyền với hợp đồng ủy quyền. Việc có thù lao hay liên quan nhà đất, xe, tiền lớn mà chỉ làm giấy một bên ký thì nơi nhận có thể không chấp nhận.

Gốc rễ thứ ba là bỏ trống thời hạn và không ai theo dõi. Giấy đã cấp nằm trong tay người cũ, kể cả khi họ đã nghỉ việc.

Gốc rễ thứ tư là dùng giấy ủy quyền cho việc nội bộ. Duyệt đơn sỉ, duyệt chi, duyệt đổi trả là chuyện bên trong công ty. Những việc này cần bảng phân quyền, không cần giấy gửi ra ngoài.

Cả bốn gốc rễ đều sửa được bằng một thói quen đơn giản. Trước khi viết, trả lời bốn câu: ai ký, việc gì, đến bao giờ, có cần chứng thực không. Phần còn lại của bài đi theo thứ tự đó.

Giấy ủy quyền là gì, ai ký, có hiệu lực bao lâu?

Về mặt luật, đây là một cách lập đại diện. Đại diện theo ủy quyền là việc người được ủy quyền thay người ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch trong phạm vi đã ghi. Bộ luật Dân sự 2015 cho phép cả cá nhân và pháp nhân ủy quyền (khoản 1 Điều 138).

Ai ký giấy ủy quyền?

Người ủy quyền ký. Với cá nhân, đó là chính người đó. Với công ty, đó là người đại diện theo pháp luật, kèm dấu nếu công ty dùng dấu. Hộ kinh doanh không phải công ty, nên chủ hộ ký với tư cách cá nhân.

Thời hạn và khi nào chấm dứt

Thời hạn do các bên ghi. Nếu không xác định được thời hạn và việc đại diện không gắn với một giao dịch cụ thể, thời hạn là 01 năm (Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015). Với hợp đồng ủy quyền, Điều 563 cũng đặt mức 01 năm khi các bên không thỏa thuận.

Khoản 3 Điều 140 liệt kê các trường hợp đại diện theo ủy quyền chấm dứt. Đó là theo thỏa thuận, hết thời hạn, xong việc được ủy quyền, một bên đơn phương chấm dứt, và một số trường hợp khác. Giấy ghi chung chung vì vậy có thể hết hạn mà chủ không để ý.

TAND tối cao từng giải đáp về hiệu lực giấy ủy quyền khi người đại diện công ty qua đời (Tạp chí Luật sư Việt Nam). Trường hợp đặc biệt như vậy nên hỏi luật sư.

Giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền khác nhau thế nào?

Khác nhau ở chỗ ai ký và ràng buộc ai. Giấy ủy quyền chỉ người ủy quyền ký. Hợp đồng ủy quyền là thỏa thuận hai bên, bên được ủy quyền có nghĩa vụ làm việc đã nhận. Bên ủy quyền chỉ trả thù lao khi có thỏa thuận hoặc luật quy định (Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015).

Giấy chỉ được chứng thực chữ ký khi đủ ba điều kiện. Ủy quyền không có thù lao, bên nhận quyền không có nghĩa vụ bồi thường và không chuyển quyền sở hữu tài sản (Luật Minh Khuê). Ngoài các trường hợp đó thì làm hợp đồng ủy quyền.

Người được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại khi bên ủy quyền đồng ý hoặc gặp sự kiện bất khả kháng. Phạm vi ủy quyền lại không vượt phạm vi ban đầu (Điều 564, Luật Minh Khuê trích).

Giấy ủy quyền cá nhân: dùng khi nào, ghi gì?

Đây là loại phổ biến nhất. Giấy ủy quyền cá nhân là văn bản một người tự ký để người khác thay mình làm một việc cụ thể. Việc thường gặp là nộp hộ, nhận hộ giấy tờ, nhận lương hưu, bưu phẩm hoặc trông nhà.

Bảy phần của một giấy đủ dùng

Một giấy ủy quyền cá nhân đủ dùng có 7 phần. Đó là bên ủy quyền, bên được ủy quyền, nội dung, phạm vi, thời hạn, cam kết và chữ ký. Người được ủy quyền không bắt buộc ký, vì đây là văn bản một bên. Nhiều nơi vẫn để họ ký xác nhận đã nhận việc.

Ví dụ giả định: chủ hộ kinh doanh trà đi hội chợ

Chủ một hộ kinh doanh trà ở Thái Nguyên đi hội chợ 10 ngày. Chị nhờ em gái ở nhà nhận hàng bao bì và nhận giấy tờ gửi về. Giấy ghi rõ hai việc, số đơn bao bì, và thời hạn đúng 10 ngày. Đây là ví dụ minh họa, không phải hồ sơ thật.

Hiểu sai hay gặp là nghĩ giấy ủy quyền nào cũng phải công chứng. Bộ luật Dân sự 2015 không bắt buộc điều này, luật chuyên ngành hoặc nơi nhận hồ sơ mới có thể yêu cầu (LuatVietnam). Checklist trước khi ký có trong bài giấy ủy quyền cá nhân.

Giấy ủy quyền công ty: chọn đúng hình thức cho từng việc

Ở công ty, câu hỏi khó là chọn hình thức nào. Giấy ủy quyền công ty là văn bản người đại diện theo pháp luật ký để giao cho một cá nhân, thường là nhân viên, thay mặt công ty làm một việc với bên ngoài.

Mỗi vị trí một phạm vi

Giấy ủy quyền công ty hợp với việc cụ thể, có hạn mức. Kế toán được nộp hồ sơ thuế. Nhân viên kinh doanh được ký hợp đồng dưới một giá trị nhất định. Thủ kho được ký biên bản nhận hàng. Ghi hẹp đúng việc thì nhân viên làm được mà công ty không lo bị ký vượt.

Việc có thù lao nên làm hợp đồng ủy quyền. Người phải ký thay thường xuyên nhiều việc thì nên xem xét bổ nhiệm chức danh phù hợp. Bảng so sánh 6 cách giao quyền và 5 câu hỏi chọn hình thức có trong bài giấy ủy quyền công ty.

Khi người đại diện xuất cảnh

Có một trường hợp luật bắt buộc. Khi người đại diện duy nhất còn ở Việt Nam xuất cảnh, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam (khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, Thư Viện Pháp Luật). Chủ doanh nghiệp hay đi công tác nước ngoài nên chuẩn bị giấy này trước.

Luật Doanh nghiệp 2020 để doanh nghiệp tự quyết việc dùng dấu. Công ty đang dùng dấu thì nên đóng, vì nhiều cơ quan và đối tác vẫn yêu cầu (Báo Pháp luật).

Làm giấy ủy quyền trong 6 bước

Phần lớn trường hợp tự làm trong một buổi. Sáu bước dưới đây áp dụng cho cả cá nhân và công ty.

1. Chọn hình thức: giấy ủy quyền hay hợp đồng ủy quyền, theo việc có thù lao hay tài sản không.
2. Chuẩn bị thông tin hai bên: họ tên, số định danh cá nhân, nơi cư trú; công ty thêm tên, mã số doanh nghiệp, chức danh người ký.
3. Soạn nội dung bằng động từ cụ thể, ví dụ “nộp hồ sơ khai thuế quý III/2026”.
4. Ký, đóng dấu nếu là công ty có dùng dấu.
5. Chứng thực chữ ký nếu nơi nhận yêu cầu, mang giấy chưa ký đến nơi chứng thực.
6. Giao giấy, ghi sổ theo dõi và thu hồi khi xong việc hoặc người nhận quyền nghỉ việc.

Chứng thực ở đâu?

Cần chứng thực chữ ký thì đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng bất kỳ. Việc này không phụ thuộc nơi cư trú (Tạp chí Luật sư Việt Nam). Giấy tờ đã tích hợp trên VNeID thì không bị yêu cầu xuất trình bản chính, bản sao khi chứng thực (Báo Pháp luật).

Hai bên ở hai nơi vẫn công chứng được hợp đồng ủy quyền theo Điều 57 Luật Công chứng 2024, hiệu lực từ 01/7/2025 (Sở Tư pháp Đắk Lắk).

Lỗi hay gặp

“Đơn xin ủy quyền” thực chất cũng là giấy ủy quyền. Không có cơ quan nào duyệt đơn này, chỉ cần người ủy quyền ký và nơi nhận chấp nhận. Lỗi hay gặp hơn là thiếu một dòng thông tin, phải viết lại. Mẹo làm nhanh và checklist có trong bài làm giấy ủy quyền.

Mẫu giấy ủy quyền và mẫu nộp hồ sơ

Không có một mẫu chung cho mọi việc. Khung dưới đây có 7 phần, chép vào Word rồi điền phần trong ngoặc vuông.

1. Bên ủy quyền: [họ tên hoặc tên công ty, mã số doanh nghiệp, người đại diện].
2. Bên được ủy quyền: [họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi cư trú].
3. Nội dung ủy quyền: [việc cụ thể, nơi thực hiện].
4. Phạm vi: [được ký, được nhận, có được ủy quyền lại hay không].
5. Thời hạn: từ ngày … đến ngày … hoặc đến khi xong việc.
6. Cam kết: bên ủy quyền chịu trách nhiệm về việc đã ủy quyền.
7. Ký tên, đóng dấu nếu là công ty.

Ba mẫu chép được ngay cho cá nhân, công ty và giải quyết công việc, cùng ví dụ đã điền, có trong bài mẫu giấy ủy quyền.

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, văn bản ủy quyền cho cá nhân nộp thay không bắt buộc công chứng, chứng thực. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử (Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Thư Viện Pháp Luật).

Hộ kinh doanh cũng được ủy quyền đăng ký (Đại biểu Nhân dân). Thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh mới có hướng dẫn theo Quyết định 1995 (Thư Viện Pháp Luật).

Nộp hồ sơ thuế, nhận hàng, ký hợp đồng

Nộp hồ sơ thuế thì ghi loại tờ khai, kỳ thuế, cơ quan thuế. Hỏi trước nơi nhận có cần chứng thực chữ ký không. Từ 01/7/2025, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân (Cổng thông tin Hà Tĩnh).

Nhận hàng thì ghi số đơn và quyền ký biên bản giao nhận. Ký hợp đồng thì ghi loại hợp đồng và giá trị tối đa. Ghi thiếu thường không bị phạt riêng, nhưng hồ sơ sẽ bị yêu cầu sửa hoặc trả lại. Giấy tờ mang theo khi nộp thay có trong bài mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.

Công chứng, chứng thực và lệ phí làm giấy ủy quyền

Lệ phí nhà nước khá thấp. Nhiều giấy ủy quyền nội bộ công ty còn không cần chứng thực, tức là 0 đồng phí nhà nước. Phí chứng thực theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, phí công chứng theo Thông tư 257/2016/TT-BTC (Bộ Tài chính).

Hai dòng đầu theo danh mục thủ tục năm 2026 của UBND tỉnh Đắk Lắk. Hai dòng sau theo khoản 3 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC (Thư Viện Pháp Luật). Một hay nhiều chữ ký trên cùng một văn bản chỉ tính một trường hợp.

Khoản phát sinh và cách tiết kiệm

Phần chi thêm nằm ở bản sao chứng thực, chuyển phát và thời gian người đi làm. Tiết kiệm chủ yếu là bớt số lần đi lại và tránh làm lại. Hãy hỏi trước nơi nhận có cần chứng thực không, rồi chứng thực một lần cho mọi bản cần dùng. Nên hỏi trước phòng công chứng về khoản thu ngoài phí (LuatVietnam).

Cách cộng bốn khoản chi phí cho doanh nghiệp nhỏ có trong bài lệ phí làm giấy ủy quyền.

Ủy quyền ra bên ngoài khác phân quyền nội bộ

Hai việc này hay bị lẫn. Giấy ủy quyền cho người ngoài biết ai được thay mặt công ty, như cơ quan nhà nước, nhà cung cấp, ngân hàng. Phân quyền nội bộ là việc chủ giao cho quản lý quyền quyết định bên trong, như duyệt đơn, duyệt chi, đổi trả.

Ví dụ giả định: chủ hộ kinh doanh trà giao quyền cho quản lý cửa hàng

Chủ một hộ kinh doanh trà hay đi lấy hàng ở vùng trồng nên giao việc cho quản lý cửa hàng. Bảng dưới là minh họa cách chia.

Phần nội bộ chỉ cần bảng hạn mức có chữ ký chủ. Quan trọng là bảng được viết ra, và nhân viên làm đúng bảng thì không bị trách. Theo dõi việc đã giao qua báo cáo tuần giúp chủ biết quyền đang được dùng thế nào.

Bắt đầu từ đâu: rà giấy ủy quyền trong 30 ngày

Không cần làm lại mọi giấy tờ cùng lúc. Lộ trình dưới đây hợp với doanh nghiệp nhỏ, mỗi tuần một nhóm việc.

Tuần 1: kiểm kê giấy đã cấp

Liệt kê mọi giấy ủy quyền đang có hiệu lực: ai nhận, việc gì, hạn nào. Thu hồi giấy của người đã nghỉ việc.

Tuần 2: lập bảng phân quyền nội bộ

Ghi các việc nội bộ theo mức tiền và loại việc: nhân viên quyết đến đâu, trưởng bộ phận đến đâu, việc nào chủ giữ.

Tuần 3: chuẩn hóa mẫu

Chọn mẫu cho từng việc lặp lại như nộp hồ sơ thuế, nhận hàng, ký hợp đồng. Ghi sẵn phạm vi và hạn mức.

Tuần 4: sổ theo dõi

Lập một sổ hoặc bảng tính theo dõi giấy đã cấp, ngày hết hạn và người giữ bản gốc. Xem lại mỗi quý.

Checklist trước khi ký

• Việc ủy quyền là việc luật cho phép ủy quyền, không phải việc phải tự làm như kết hôn, ly hôn.
• Nội dung ghi bằng động từ cụ thể, có nơi thực hiện.
• Có hạn mức giá trị nếu được ký hợp đồng hoặc nhận tiền.
• Có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
• Người ký đúng thẩm quyền, với công ty là người đại diện theo pháp luật.
• Đã hỏi nơi nhận hồ sơ có cần chứng thực chữ ký không.
• Lưu một bản và thu hồi khi người nhận quyền nghỉ việc.

Muốn biết phần giao việc của công ty đang ở mức nào, bạn có thể làm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí.

Khi nào nên có người đi cùng?

Viết một giấy ủy quyền chỉ mất một buổi. Phần khó là giữ cho việc giao quyền có thứ tự: ai được ký gì, giới hạn bao nhiêu, ai duyệt, khi nào thu hồi. Giải pháp ZoneKit của ZoneTech có bộ quy trình mẫu theo phòng ban, trong đó có phần hành chính, và bài chấm điểm vận hành miễn phí. Bạn tự làm theo phòng ban hoặc làm cùng ZoneTech.

Chúng tôi làm theo cách đội ngũ đang vận hành TRAVINA, thương hiệu trà của HTX Tâm Trà Việt. Với hợp đồng giá trị lớn hay việc liên quan tài sản, bạn nên hỏi luật sư trước khi ký. ZoneTech hỗ trợ phần quy trình, không thay tư vấn pháp lý.

Gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886 để kể cho chúng tôi nghe việc giao quyền ở công ty bạn đang vướng ở đâu. Bạn cũng có thể đọc trang giới thiệu ZoneTech hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.

Câu hỏi thường gặp về giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền có bắt buộc công chứng không?

Đa số trường hợp thì không. Một số việc nộp hộ, nhận hộ cần chứng thực chữ ký. Việc liên quan tài sản thì làm hợp đồng ủy quyền.

Giấy ủy quyền không ghi thời hạn thì có hiệu lực bao lâu?

Nếu không xác định được thời hạn và việc không gắn với một giao dịch cụ thể, thời hạn là 01 năm theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015.

Người được ủy quyền có được ủy quyền lại không?

Được, nếu bên ủy quyền đồng ý hoặc gặp sự kiện bất khả kháng. Phạm vi ủy quyền lại không vượt phạm vi ban đầu.

Giấy ủy quyền công ty có cần đóng dấu không?

Luật Doanh nghiệp 2020 để doanh nghiệp tự quyết việc dùng dấu. Công ty đang dùng dấu thì nên đóng, vì nhiều nơi vẫn yêu cầu.

Chứng thực chữ ký giấy ủy quyền hết bao nhiêu tiền?

10.000 đồng mỗi trường hợp, tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, theo Thông tư 226/2016/TT-BTC.

Giấy ủy quyền viết tay có hợp lệ không?

Có, nếu người ký đủ năng lực, tự nguyện và nội dung hợp pháp. Bản đánh máy dễ đọc, ít bị hỏi lại hơn.

Những việc nào không được ủy quyền?

Các việc luật buộc phải tự làm như kết hôn, ly hôn. Luật chuyên ngành có thể quy định thêm, nên hỏi nơi nhận hồ sơ.

Đọc tiếp: lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ, và cách theo dõi việc đã giao qua họp và báo cáo tuần.

Cập nhật lần cuối: 26/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận