ZoneTechGiấy ủy quyền cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh: cách viết và mẫu 2026
Giấy ủy quyền là văn bản một người hoặc một công ty đơn phương giao cho người khác thay mặt làm một việc cụ thể. Phần lớn giấy ủy quyền không cần công chứng; một số việc nộp hộ, nhận hộ chỉ cần chứng thực chữ ký với lệ phí 10.000 đồng. Bài dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh, thuộc chủ đề quản trị doanh nghiệp.
Tóm tắt nhanh
- Giấy ủy quyền do một bên ký, dùng cho việc đơn giản, không có thù lao. Việc có thù lao, có tài sản lớn thì nên làm hợp đồng ủy quyền.
- Không ghi thời hạn thì việc ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập (Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015).
- Chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng: 10.000 đồng/trường hợp, trả trong ngày.
- Ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: văn bản ủy quyền không bắt buộc công chứng, chứng thực (Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
- Giao quyền duyệt chi, duyệt đơn trong nội bộ là phân quyền, làm bằng bảng hạn mức, không cần giấy ủy quyền.
Giấy ủy quyền là gì?
Giấy ủy quyền là hình thức của đại diện theo ủy quyền: người ủy quyền cho phép người được ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch thay mình trong phạm vi đã ghi. Cả cá nhân và pháp nhân đều được ủy quyền (Điều 138 khoản 1 Bộ luật Dân sự 2015).
Bốn câu cần trả lời trước khi viết:
| Câu hỏi | Trả lời ngắn |
|---|---|
| Ai ký? | Người ủy quyền. Với công ty là người đại diện theo pháp luật |
| Ủy quyền việc gì? | Một hoặc vài việc cụ thể, càng hẹp càng an toàn |
| Thời hạn bao lâu? | Do các bên ghi; không ghi thì 01 năm kể từ ngày xác lập |
| Có cần công chứng? | Thường không; một số việc cần chứng thực chữ ký |
Giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền khác nhau thế nào?
Khác nhau ở chỗ ai ký và ràng buộc ai. Giấy ủy quyền chỉ người ủy quyền ký. Hợp đồng ủy quyền là thỏa thuận hai bên, bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc, bên ủy quyền chỉ trả thù lao khi có thỏa thuận hoặc luật quy định (Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015).
| Tiêu chí | Giấy ủy quyền | Hợp đồng ủy quyền |
|---|---|---|
| Người ký | Chỉ bên ủy quyền | Cả hai bên |
| Thù lao | Thường không có | Có nếu hai bên thỏa thuận |
| Công chứng, chứng thực | Chứng thực chữ ký với một số việc nộp hộ, nhận hộ | Công chứng hoặc chứng thực hợp đồng |
| Hợp với | Nộp hồ sơ, nhận hàng, nhận giấy tờ | Quản lý, mua bán tài sản, việc có trả công |
Người được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại khi bên ủy quyền đồng ý hoặc gặp sự kiện bất khả kháng (Điều 564, Luật Minh Khuê trích).
Giấy ủy quyền cá nhân và giấy ủy quyền công ty
Cá nhân tự ký tên mình; công ty do người đại diện theo pháp luật ký, kèm dấu nếu có.
Giấy ủy quyền cá nhân dùng khi nào
Cá nhân hay dùng để nhờ người thân nộp, nhận hồ sơ, nhận lương hưu, bưu phẩm hoặc trông nom nhà. Chủ hộ kinh doanh dùng khi nhờ người khác nộp hồ sơ hộ kinh doanh hay nhận giấy tờ thay. Cách ghi cho từng tình huống có trong bài giấy ủy quyền cá nhân.
Giấy ủy quyền công ty: người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho nhân viên
Người đại diện theo pháp luật (thường là giám đốc) ký giấy ủy quyền cho kế toán nộp hồ sơ, cho nhân viên kinh doanh ký hợp đồng trong hạn mức, cho thủ kho nhận hàng. Khi người đại diện duy nhất còn ở Việt Nam xuất cảnh, luật bắt buộc ủy quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam (Điều 12 khoản 3 Luật Doanh nghiệp 2020, Thư viện Pháp luật). Cách viết cho từng vị trí nhân viên có trong bài giấy ủy quyền công ty.
Cách làm giấy ủy quyền trong 4 bước
Thủ tục chi tiết, kể cả khi hai bên ở hai tỉnh, có trong bài làm giấy ủy quyền.
Bước 1: Xác định việc được ủy quyền và phạm vi
Viết bằng động từ cụ thể: “nộp hồ sơ khai thuế quý III/2026”, “ký nhận hàng theo đơn số…”. Câu “thay mặt tôi giải quyết mọi việc” dễ bị nơi nhận hồ sơ từ chối.
Bước 2: Ghi thông tin hai bên
Họ tên, số căn cước, nơi cư trú của hai người. Công ty thêm tên, mã số doanh nghiệp, chức danh người ký.
Bước 3: Ghi thời hạn
Ghi ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc “đến khi hoàn thành việc…”. Không ghi thì mặc định 01 năm (Điều 563).
Bước 4: Ký, đóng dấu, chứng thực nếu cần
Người ủy quyền ký, công ty đóng dấu nếu có. Cần chứng thực thì mang bản chưa ký đến UBND cấp xã hoặc phòng công chứng để ký trước mặt người chứng thực.
Mẫu giấy ủy quyền thường dùng và mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ
Mẫu đủ dùng có 7 phần như khung rút gọn dưới đây.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ỦY QUYỀN
1. Bên ủy quyền: [họ tên / tên công ty, mã số DN, người đại diện]
2. Bên được ủy quyền: [họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú]
3. Nội dung ủy quyền: [việc cụ thể, nơi thực hiện]
4. Phạm vi: [được ký / được nhận / không được ủy quyền lại]
5. Thời hạn: từ ngày ... đến ngày ...
6. Cam kết: bên ủy quyền chịu trách nhiệm về việc đã ủy quyền
7. Ký tên (đóng dấu nếu là công ty)
Mẫu đầy đủ cho cá nhân, công ty và file tải về có trong bài mẫu giấy ủy quyền.
Nộp hồ sơ thuế, đăng ký kinh doanh, nhận hàng, ký hợp đồng
Ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: văn bản ủy quyền không bắt buộc công chứng, chứng thực, nhưng người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử (Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Thư viện Pháp luật). Nộp hồ sơ thuế thì ghi loại tờ khai, kỳ thuế, cơ quan thuế và hỏi trước nơi nhận có cần chứng thực chữ ký không. Nhận hàng thì ghi số đơn và quyền ký biên bản giao nhận; ký hợp đồng thì ghi loại hợp đồng và giá trị tối đa.
Cách ghi cho từng loại hồ sơ có trong bài mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Khi nào cần công chứng, chứng thực và lệ phí làm giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền thường chỉ cần chứng thực chữ ký, áp dụng khi ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường và không chuyển quyền tài sản (LuatVietnam). Ngoài các trường hợp đó phải chứng thực hoặc công chứng hợp đồng ủy quyền.
| Thủ tục | Nơi làm | Phí | Thời gian |
|---|---|---|---|
| Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền | UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng | 10.000 đồng/trường hợp | Trong ngày; nhận sau 15 giờ thì trả ngày làm việc tiếp theo |
| Chứng thực hợp đồng liên quan động sản, đất, nhà ở | UBND cấp xã | 50.000 đồng/giao dịch | Không quá 02 ngày làm việc |
| Công chứng giấy ủy quyền | Tổ chức hành nghề công chứng | 20.000 đồng/trường hợp | Theo lịch của phòng công chứng |
| Công chứng hợp đồng ủy quyền | Tổ chức hành nghề công chứng | 50.000 đồng/trường hợp | Theo lịch của phòng công chứng |
Nguồn: hai dòng đầu theo danh mục thủ tục hành chính năm 2026 của UBND tỉnh Đắk Lắk, căn cứ Thông tư 226/2016/TT-BTC; hai dòng sau theo khoản 3 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC (Thư viện Pháp luật). Nên hỏi trước phòng công chứng về khoản thu ngoài phí.
Hai bên ở hai nơi vẫn công chứng được hợp đồng ủy quyền theo Điều 57 Luật Công chứng 2024, hiệu lực từ 01/7/2025 (Sở Tư pháp Đắk Lắk). Chi tiết từng khoản phí có trong bài lệ phí làm giấy ủy quyền.
Ủy quyền ra bên ngoài khác phân quyền nội bộ
Giấy ủy quyền cho người ngoài (cơ quan nhà nước, nhà cung cấp, ngân hàng) biết ai được thay mặt công ty. Phân quyền nội bộ là chủ giao cho quản lý quyền quyết định bên trong: duyệt đơn, duyệt chi, đổi trả. Việc nội bộ không cần giấy ủy quyền.
Ví dụ: chủ hộ kinh doanh trà giao quyền duyệt đơn và ký nhận hàng cho quản lý cửa hàng
Ví dụ giả định: chủ một hộ kinh doanh trà hay đi lấy hàng ở vùng trồng nên giao việc cho quản lý cửa hàng.
| Việc | Cách giao | Hạn mức |
|---|---|---|
| Ký biên bản nhận hàng từ nhà cung cấp quen | Giấy ủy quyền (đối ngoại), thời hạn 6 tháng | Theo đơn đặt hàng đã duyệt |
| Duyệt đơn sỉ cho đại lý | Phân quyền nội bộ | Đơn dưới mức chủ đặt ra |
| Duyệt đổi trả cho khách lẻ | Phân quyền nội bộ | Theo chính sách đổi trả đã công bố |
| Chi tiền mặt mua vật tư | Phân quyền nội bộ | Mức tối đa mỗi lần, có chứng từ |
Phần nội bộ chỉ cần bảng hạn mức có chữ ký chủ.
Checklist kiểm tra trước khi ký giấy ủy quyền
Đọc lại 7 điểm này trước khi ký:
- [ ] Việc ủy quyền là việc luật cho phép ủy quyền (không phải việc phải tự làm như kết hôn, ly hôn).
- [ ] Nội dung ghi bằng động từ cụ thể, có nơi thực hiện.
- [ ] Có hạn mức giá trị nếu được ký hợp đồng hoặc nhận tiền.
- [ ] Có ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
- [ ] Người ký đúng thẩm quyền (công ty: người đại diện theo pháp luật).
- [ ] Đã hỏi nơi nhận hồ sơ có cần chứng thực chữ ký hay không.
- [ ] Lưu một bản, thu hồi khi người nhận quyền nghỉ việc.
Zonetech hỗ trợ gì?
Phần giao việc trong công ty cần quy trình ghi rõ người làm, người duyệt. Giải pháp ZoneKit của Zonetech có bộ quy trình mẫu cho 15 phòng ban với 90 quy trình (SOP), tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Bắt đầu bằng bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí, rồi tải quy trình mẫu phù hợp. Hotline 0828.229.666 hoặc 0976.179.886.
Câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền có bắt buộc công chứng không?
Đa số trường hợp thì không. Một số việc nộp hộ, nhận hộ cần chứng thực chữ ký; việc liên quan tài sản thì làm hợp đồng ủy quyền.
Giấy ủy quyền không ghi thời hạn thì có hiệu lực bao lâu?
01 năm kể từ ngày xác lập, nếu các bên không thỏa thuận và luật không quy định khác (Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015).
Người được ủy quyền có được ủy quyền lại cho người khác không?
Được, nếu bên ủy quyền đồng ý hoặc gặp sự kiện bất khả kháng. Phạm vi ủy quyền lại không được vượt phạm vi ban đầu.
Giấy ủy quyền công ty có cần đóng dấu không?
Luật Doanh nghiệp 2020 để doanh nghiệp tự quyết có dùng dấu hay không (Báo Pháp luật). Công ty đã có dấu thì nên đóng, vì nhiều cơ quan và đối tác vẫn yêu cầu.
Làm giấy ủy quyền ở đâu, mất bao lâu?
Tự soạn và ký là xong. Cần chứng thực chữ ký thì đến UBND cấp xã hoặc phòng công chứng, thường nhận trong ngày.
Những việc nào không được ủy quyền?
Các việc luật buộc phải tự làm như kết hôn, ly hôn, bầu cử. Luật chuyên ngành có thể quy định thêm, nên hỏi nơi nhận hồ sơ.
Đọc tiếp: cách giao việc và theo dõi qua họp và báo cáo tuần, và lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.