ZoneTechGiấy ủy quyền công ty: chọn đúng hình thức cho từng việc, từng nhân viên
Giấy ủy quyền công ty là văn bản người đại diện theo pháp luật ký để giao cho một cá nhân, thường là nhân viên, thay mặt công ty làm một việc với bên ngoài. Nó hợp với việc cụ thể, có hạn mức; việc có thù lao nên làm hợp đồng ủy quyền, còn người phải ký thay thường xuyên mọi giao dịch thì nên cân nhắc thêm người đại diện theo pháp luật. Bài này đi sâu phần công ty trong chủ đề giấy ủy quyền, giúp chủ doanh nghiệp nhỏ chọn hình thức phù hợp.
Tóm tắt nhanh
- Người ký giấy ủy quyền công ty là người đại diện theo pháp luật; công ty đã dùng dấu thì nên đóng dấu.
- Việc một lần dùng giấy ủy quyền theo việc; việc lặp lại dùng giấy ủy quyền có thời hạn và hạn mức.
- Thuê bên ngoài làm có trả phí thì dùng hợp đồng ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ, không dùng giấy ủy quyền.
- Giấy giới thiệu chỉ giới thiệu người đến làm việc, không trao quyền ký.
- Công ty TNHH, công ty cổ phần có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật nếu điều lệ quy định.
Tiêu chí chọn hình thức ủy quyền của công ty
Trả lời 5 câu dưới đây trước khi soạn giấy. Câu trả lời quyết định nên dùng hình thức nào.
- Việc làm một lần hay lặp lại hằng tháng?
- Có trao quyền ký hợp đồng, nhận tiền hay chỉ đi nộp, đi nhận?
- Người nhận quyền là nhân viên hay người ngoài công ty?
- Có trả thù lao cho riêng việc này không?
- Bên thứ ba (cơ quan, ngân hàng, đối tác) đòi loại giấy tờ nào?
Câu thứ năm hay bị bỏ qua. Ngân hàng, cơ quan nhà nước và đối tác lớn thường có mẫu riêng hoặc yêu cầu riêng; hỏi trước sẽ đỡ phải làm lại.
So sánh các lựa chọn phổ biến
Bảng dưới so sánh 6 cách giao quyền mà doanh nghiệp nhỏ hay dùng. Thông tin pháp lý cập nhật ngày 13/10/2026.
| Hình thức | Ai ký | Hợp với | Hạn chế |
|---|---|---|---|
| Giấy ủy quyền theo việc | Người đại diện theo pháp luật | Nộp hồ sơ, nhận hàng, ký một hợp đồng cụ thể | Phải làm lại mỗi lần |
| Giấy ủy quyền có thời hạn, hạn mức | Người đại diện theo pháp luật | Nhân viên ký đơn hàng, hợp đồng nhỏ lặp lại | Phải theo dõi để thu hồi khi nghỉ việc |
| Hợp đồng ủy quyền | Cả hai bên | Thuê người ngoài làm, có thù lao, có tài sản | Thủ tục dài hơn, có thể phải công chứng |
| Giấy giới thiệu | Người có thẩm quyền của công ty | Cử người đến làm việc, lấy thông tin | Không có quyền ký thay |
| Thêm người đại diện theo pháp luật | Theo điều lệ, đăng ký thay đổi | Phó giám đốc ký thay thường xuyên | Phải sửa điều lệ, đăng ký thay đổi |
| Phân quyền nội bộ | Chủ doanh nghiệp | Duyệt chi, duyệt đơn bên trong | Không có giá trị với bên ngoài |
Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, điều lệ quy định số lượng và quyền của từng người; khi người đại diện duy nhất còn ở Việt Nam xuất cảnh thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam (Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, Thư viện Pháp luật).
Khi phải so sánh riêng cho mô hình có vùng nguyên liệu, xem so sánh giấy ủy quyền công ty cho doanh nghiệp nông sản.
Phù hợp với ai: gợi ý theo vị trí nhân viên
Mỗi vị trí cần một phạm vi khác nhau. Ghi hẹp đúng việc thì nhân viên làm được mà công ty không lo bị ký vượt.
| Vị trí | Hình thức nên dùng | Phạm vi nên ghi |
|---|---|---|
| Kế toán | Giấy ủy quyền theo việc | Nộp, nhận hồ sơ thuế, ngân hàng theo kỳ cụ thể |
| Nhân viên kinh doanh | Giấy ủy quyền có thời hạn, hạn mức | Ký hợp đồng bán hàng giá trị tối đa X, giá theo bảng đã duyệt |
| Thủ kho | Giấy ủy quyền có thời hạn | Ký biên bản giao nhận theo đơn đặt hàng đã duyệt |
| Quản lý chi nhánh | Giấy ủy quyền có thời hạn, hạn mức | Ký hợp đồng thuê, mua vật tư dưới hạn mức |
| Công ty dịch vụ | Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng ủy quyền | Làm thủ tục cụ thể, có phí |
Người được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại cho người khác khi công ty đồng ý hoặc gặp sự kiện bất khả kháng (Điều 564 Bộ luật Dân sự 2015). Nên ghi luôn “không được ủy quyền lại” nếu không muốn nhân viên giao tiếp cho người khác.
Chi phí của từng hình thức
Phần lớn chi phí là thời gian soạn và theo dõi, phí nhà nước thấp.
| Việc | Phí | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tự soạn, ký giấy ủy quyền | 0 đồng | Dùng mẫu có sẵn |
| Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền | 10.000 đồng/trường hợp | Khi nơi nhận yêu cầu |
| Công chứng hợp đồng ủy quyền | 50.000 đồng/trường hợp | Chưa gồm thù lao công chứng, chi phí khác |
| Thuê dịch vụ soạn, làm thủ tục | Theo báo giá từng đơn vị | Hỏi rõ phí đã gồm thuế, phí nhà nước chưa |
Nguồn: phí chứng thực theo danh mục thủ tục năm 2026 của UBND tỉnh Đắk Lắk; phí công chứng theo Thông tư 257/2016/TT-BTC (Thư viện Pháp luật). Chi tiết từng khoản có trong bài lệ phí làm giấy ủy quyền.
Chi phí ẩn hay bị quên là giấy ủy quyền không thu hồi. Nhân viên đã nghỉ mà giấy còn hạn thì đối tác cũ vẫn có thể tin là người đó còn quyền.
Sai lầm khi chọn và khi viết
- Dùng giấy giới thiệu cho việc cần ký hợp đồng: đối tác từ chối hoặc hợp đồng dễ bị tranh chấp về thẩm quyền.
- Ghi “toàn quyền quyết định các vấn đề kinh doanh”: trao quyền rộng hơn mức chủ muốn.
- Không ghi hạn mức giá trị cho nhân viên kinh doanh.
- Không ghi thời hạn: luật mặc định 01 năm (Điều 563), lâu hơn nhu cầu thật của nhiều việc.
- Không có sổ theo dõi giấy đã cấp, nên không biết phải thu hồi giấy nào khi nhân viên nghỉ.
- Dùng giấy ủy quyền thay cho việc thuê dịch vụ có phí, khiến quyền và nghĩa vụ hai bên không rõ.
Cách soạn, ký đúng từng bước có trong bài hướng dẫn làm giấy ủy quyền.
Gợi ý theo quy mô doanh nghiệp
Hộ kinh doanh không phải công ty, nên chủ hộ ký với tư cách cá nhân; xem giấy ủy quyền cá nhân.
| Quy mô | Gợi ý |
|---|---|
| Công ty 1 người đại diện, dưới 10 người | Giấy ủy quyền theo việc; 1 giấy có thời hạn cho kế toán |
| Công ty có đội kinh doanh, kho | Giấy có thời hạn, hạn mức cho từng vị trí; sổ theo dõi giấy đã cấp |
| Có chi nhánh, giám đốc hay đi xa | Cân nhắc thêm người đại diện theo pháp luật trong điều lệ |
| HTX có ban giám đốc | Theo điều lệ HTX; ghi rõ ai ký với đại lý, với cơ quan |
Mô hình hợp tác xã có cách giao quyền riêng theo điều lệ, xem so sánh giấy ủy quyền công ty cho hợp tác xã.
Checklist trước khi cấp giấy ủy quyền công ty
- [ ] Người ký là người đại diện theo pháp luật.
- [ ] Ghi rõ việc, hạn mức giá trị, nơi thực hiện.
- [ ] Ghi thời hạn và “không được ủy quyền lại” nếu cần.
- [ ] Đóng dấu nếu công ty đang dùng dấu.
- [ ] Ghi vào sổ theo dõi: số giấy, người nhận, ngày hết hạn.
- [ ] Thu hồi và báo đối tác khi nhân viên nghỉ hoặc đổi vị trí.
Zonetech hỗ trợ gì?
Giao quyền cho nhân viên chỉ an toàn khi có quy trình đi kèm: ai được ký gì, giới hạn bao nhiêu, ai duyệt. ZoneKit có bộ quy trình mẫu cho 15 phòng ban với 90 quy trình (SOP), tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Làm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí và tải quy trình mẫu tại trang sop là gì và bộ quy trình ZoneKit.
Câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền công ty cho cá nhân có cần đóng dấu không?
Luật Doanh nghiệp 2020 để doanh nghiệp tự quyết việc dùng dấu. Công ty đang dùng dấu thì nên đóng, vì nhiều cơ quan và đối tác vẫn yêu cầu.
Phó giám đốc có được ký giấy ủy quyền cho nhân viên không?
Chỉ khi phó giám đốc là người đại diện theo pháp luật, hoặc được người đại diện ủy quyền và giấy đó cho phép ủy quyền lại. Nếu không, giấy do phó giám đốc ký dễ bị coi là không đúng thẩm quyền.
Nhân viên nghỉ việc thì giấy ủy quyền còn hiệu lực không?
Giấy không tự hết hiệu lực khi nhân viên nghỉ. Công ty nên chấm dứt bằng văn bản, thu hồi bản gốc và báo cho đối tác, cơ quan đang làm việc với người đó.
Giấy ủy quyền công ty có thời hạn tối đa bao lâu?
Luật không đặt mức tối đa; các bên tự ghi. Không ghi thì hiệu lực 01 năm. Với nhân viên, nên ghi theo năm tài chính hoặc theo hợp đồng lao động.
Có nên thuê dịch vụ làm giấy ủy quyền không?
Việc đơn giản thì tự soạn theo mẫu là đủ. Nên thuê luật sư khi ủy quyền liên quan tài sản lớn, đất đai hoặc tranh chấp.
Đọc tiếp: mẫu giấy ủy quyền cho công ty và cá nhân, và mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.