ZoneTechGiấy ủy quyền công ty: chọn đúng hình thức cho từng việc, từng nhân viên
Giấy ủy quyền công ty là văn bản người đại diện theo pháp luật ký để giao cho một cá nhân thay mặt công ty làm một việc với bên ngoài. Người nhận quyền thường là nhân viên.
Loại giấy này hợp với việc cụ thể, có hạn mức. Việc có thù lao nên làm hợp đồng ủy quyền. Người phải ký thay thường xuyên mọi giao dịch thì nên cân nhắc thêm người đại diện theo pháp luật. Bài này đi sâu phần công ty trong chủ đề giấy ủy quyền, giúp chủ doanh nghiệp nhỏ chọn hình thức phù hợp.
Tóm tắt nhanh
- Người ký giấy ủy quyền công ty là người đại diện theo pháp luật. Công ty đã dùng dấu thì nên đóng dấu.
- Việc một lần dùng giấy ủy quyền theo việc. Việc lặp lại dùng giấy ủy quyền công ty có thời hạn và hạn mức.
- Thuê bên ngoài làm có trả phí thì dùng hợp đồng ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ, không dùng giấy ủy quyền.
- Giấy giới thiệu chỉ giới thiệu người đến làm việc, không trao quyền ký.
- Công ty TNHH, công ty cổ phần có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật nếu điều lệ quy định.
- Giấy đã cấp cần sổ theo dõi và phải thu hồi khi nhân viên nghỉ hoặc đổi vị trí.
Mục lục
Giấy ủy quyền công ty là gì, ai được ký?
Đây là cách một pháp nhân lập đại diện theo ủy quyền. Bộ luật Dân sự 2015 cho phép cả cá nhân và pháp nhân ủy quyền cho người khác (Điều 138).
Ba khái niệm dưới đây hay bị dùng lẫn trong công ty nhỏ.
- Giấy ủy quyền công ty là văn bản một bên, do công ty lập để giao cho một người quyền làm việc đã ghi, trong phạm vi và thời hạn đã ghi.
- Người đại diện theo pháp luật là người được ghi trong điều lệ và giấy đăng ký doanh nghiệp, có quyền thay mặt công ty ký giao dịch.
- Giấy giới thiệu là văn bản cử người đến làm việc, không trao cho họ quyền ký thay công ty.
Người ký giấy ủy quyền của công ty phải đúng thẩm quyền. Thường đó là giám đốc hoặc tổng giám đốc được ghi là người đại diện theo pháp luật. Trưởng phòng, kế toán trưởng không tự ký giấy ủy quyền công ty cho người khác.
Hộ kinh doanh không phải công ty. Chủ hộ ký với tư cách cá nhân, nên dùng giấy ủy quyền cá nhân thay cho giấy ủy quyền công ty.
Tiêu chí chọn hình thức giấy ủy quyền công ty
Trả lời 5 câu dưới đây trước khi soạn giấy. Câu trả lời quyết định nên dùng hình thức nào.
- Việc làm một lần hay lặp lại hằng tháng?
- Có trao quyền ký hợp đồng, nhận tiền hay chỉ đi nộp, đi nhận?
- Người nhận quyền là nhân viên hay người ngoài công ty?
- Có trả thù lao cho riêng việc này không?
- Bên thứ ba (cơ quan, ngân hàng, đối tác) đòi loại giấy tờ nào?
Câu thứ năm hay bị bỏ qua. Ngân hàng, cơ quan nhà nước và đối tác lớn thường có mẫu riêng hoặc yêu cầu riêng. Hỏi trước sẽ đỡ phải làm lại.
Hai câu đầu quyết định độ rộng của quyền. Chỉ đi nộp, đi nhận thì giấy ngắn, ít rủi ro. Được ký hợp đồng hay nhận tiền thì giấy ủy quyền công ty phải có hạn mức giá trị rõ ràng.
Các lựa chọn phổ biến khác nhau thế nào?
Bảng dưới so sánh 6 cách giao quyền mà doanh nghiệp nhỏ hay dùng. Thông tin pháp lý cập nhật ngày 13/10/2026.
| Hình thức | Ai ký | Hợp với | Hạn chế |
|---|---|---|---|
| Giấy ủy quyền theo việc | Người đại diện theo pháp luật | Nộp hồ sơ, nhận hàng, ký một hợp đồng cụ thể | Phải làm lại mỗi lần |
| Giấy ủy quyền có thời hạn, hạn mức | Người đại diện theo pháp luật | Nhân viên ký đơn hàng, hợp đồng nhỏ lặp lại | Phải theo dõi để thu hồi khi nghỉ việc |
| Hợp đồng ủy quyền | Cả hai bên | Thuê người ngoài làm, có thù lao, có tài sản | Thủ tục dài hơn, có thể phải công chứng |
| Giấy giới thiệu | Người có thẩm quyền của công ty | Cử người đến làm việc, lấy thông tin | Không có quyền ký thay |
| Thêm người đại diện theo pháp luật | Theo điều lệ, đăng ký thay đổi | Phó giám đốc ký thay thường xuyên | Phải sửa điều lệ, đăng ký thay đổi |
| Phân quyền nội bộ | Chủ doanh nghiệp | Duyệt chi, duyệt đơn bên trong | Không có giá trị với bên ngoài |
Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ quy định số lượng và quyền của từng người. Có một trường hợp luật bắt buộc. Người đại diện duy nhất còn ở Việt Nam mà xuất cảnh thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam (Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, Thư viện Pháp luật).
Giấy ủy quyền công ty và hợp đồng ủy quyền khác nhau ở người ký và thù lao. Giấy do một bên ký. Hợp đồng do hai bên ký, có thể có thù lao và có thể phải công chứng.
Phù hợp với ai: gợi ý theo vị trí nhân viên
Khi ủy quyền cho nhân viên, mỗi vị trí cần một phạm vi khác nhau. Ghi hẹp đúng việc thì nhân viên làm được mà công ty không lo bị ký vượt.
| Vị trí | Hình thức nên dùng | Phạm vi nên ghi |
|---|---|---|
| Kế toán | Giấy ủy quyền theo việc | Nộp, nhận hồ sơ thuế, ngân hàng theo kỳ cụ thể |
| Nhân viên kinh doanh | Giấy ủy quyền có thời hạn, hạn mức | Ký hợp đồng bán hàng giá trị tối đa X, giá theo bảng đã duyệt |
| Thủ kho | Giấy ủy quyền có thời hạn | Ký biên bản giao nhận theo đơn đặt hàng đã duyệt |
| Quản lý chi nhánh | Giấy ủy quyền có thời hạn, hạn mức | Ký hợp đồng thuê, mua vật tư dưới hạn mức |
| Công ty dịch vụ | Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng ủy quyền | Làm thủ tục cụ thể, có phí |
Người được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại cho người khác khi công ty đồng ý hoặc gặp sự kiện bất khả kháng (Điều 564 Bộ luật Dân sự 2015). Nên ghi luôn “không được ủy quyền lại” nếu không muốn nhân viên giao tiếp cho người khác.
Giấy ủy quyền công ty cho cá nhân cần ghi gì?
Khung giấy giống giấy cá nhân, thêm phần thông tin công ty. Một giấy ủy quyền công ty cho cá nhân đủ dùng nên có các mục sau.
- Số giấy và ngày lập, để ghi sổ và thu hồi.
- Bên ủy quyền: tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, họ tên và chức danh người đại diện theo pháp luật.
- Bên được ủy quyền: họ tên, chức danh, số căn cước.
- Nội dung: việc cụ thể, nơi thực hiện, số hợp đồng hoặc số đơn nếu có.
- Hạn mức: giá trị tối đa mỗi hợp đồng, có được nhận tiền hay không.
- Thời hạn: từ ngày, đến ngày, hoặc đến khi xong việc.
- Điều kiện chấm dứt: thôi giữ chức danh thì giấy hết hiệu lực, không được ủy quyền lại.
- Chữ ký người đại diện theo pháp luật, đóng dấu nếu công ty dùng dấu.
Mẫu giấy ủy quyền công ty đầy đủ để chép có trong bài mẫu giấy ủy quyền. Nếu giấy dùng để nộp hồ sơ ở cơ quan nhà nước, xem thêm mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Giấy có họ tên, số căn cước của nhân viên. Đây là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Chỉ gửi bản sao cho nơi thật sự cần, không đăng ảnh giấy vào nhóm chat chung.
Mỗi hình thức tốn bao nhiêu?
Phần lớn chi phí là thời gian soạn và theo dõi. Phí nhà nước thấp.
| Việc | Phí | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tự soạn, ký giấy ủy quyền | 0 đồng | Dùng mẫu có sẵn |
| Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền | 10.000 đồng/trường hợp | Khi nơi nhận yêu cầu |
| Công chứng hợp đồng ủy quyền | 50.000 đồng/trường hợp | Chưa gồm thù lao công chứng, chi phí khác |
| Thuê dịch vụ soạn, làm thủ tục | Theo báo giá từng đơn vị | Hỏi rõ phí đã gồm thuế, phí nhà nước chưa |
Nguồn: phí chứng thực theo danh mục thủ tục năm 2026 của UBND tỉnh Đắk Lắk. Phí công chứng theo Thông tư 257/2016/TT-BTC (Thư viện Pháp luật). Mức phí có thể đổi, nên xem lại bảng niêm yết nơi làm thủ tục. Chi tiết từng khoản có trong bài lệ phí làm giấy ủy quyền.
Chi phí ẩn hay bị quên là giấy ủy quyền công ty không thu hồi. Nhân viên đã nghỉ mà giấy còn hạn thì đối tác cũ vẫn có thể tin là người đó còn quyền.
Sai lầm nào hay gặp khi chọn và khi viết?
- Dùng giấy giới thiệu cho việc cần ký hợp đồng. Đối tác từ chối, hoặc hợp đồng dễ bị tranh chấp về thẩm quyền.
- Ghi “toàn quyền quyết định các vấn đề kinh doanh”, trao quyền rộng hơn mức chủ muốn.
- Không ghi hạn mức giá trị cho nhân viên kinh doanh.
- Không ghi thời hạn. Khi đó, nếu việc không gắn với một giao dịch cụ thể, thời hạn là 01 năm (Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015). Mức này lâu hơn nhu cầu thật của nhiều việc.
- Không có sổ theo dõi giấy đã cấp, nên không biết phải thu hồi giấy nào khi nhân viên nghỉ.
- Dùng giấy ủy quyền thay cho việc thuê dịch vụ có phí, khiến quyền và nghĩa vụ hai bên không rõ.
Với hợp đồng ủy quyền, Điều 563 cũng đặt mức 01 năm khi các bên không thỏa thuận. Cách soạn, ký đúng từng bước có trong bài làm giấy ủy quyền.
Thu hồi giấy ủy quyền công ty đã cấp thế nào?
Cấp giấy ủy quyền công ty thì dễ, thu hồi mới khó. Giấy ủy quyền của công ty không tự hết hiệu lực khi nhân viên nghỉ việc.
Khoản 3 Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 liệt kê các trường hợp đại diện theo ủy quyền chấm dứt. Đó là theo thỏa thuận, hết thời hạn, xong việc được ủy quyền, hoặc một bên đơn phương chấm dứt. Vì vậy công ty nên tự ghi điều kiện chấm dứt vào giấy, ví dụ “hết hiệu lực khi thôi giữ chức danh”.
Khi nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động 2019, nên đưa việc thu hồi giấy ủy quyền công ty vào danh sách bàn giao. Ba việc cần làm là thu bản gốc, gửi văn bản chấm dứt và báo cho đối tác đang làm việc với người đó.
Ví dụ minh họa, dữ liệu giả định: sổ theo dõi giấy ủy quyền của một công ty thương mại nhỏ có thể trông như bảng dưới.
| Số giấy | Người nhận | Việc, hạn mức | Hết hạn | Tình trạng |
|---|---|---|---|---|
| 01/GUQ | Kế toán | Nộp hồ sơ thuế quý | 31/12/2026 | Đang dùng |
| 02/GUQ | Nhân viên kinh doanh A | Ký hợp đồng bán hàng dưới mức X | 30/6/2027 | Đang dùng |
| 03/GUQ | Nhân viên kinh doanh B | Ký hợp đồng bán hàng dưới mức X | 30/6/2027 | Đã thu hồi khi nghỉ việc, đã báo đối tác |
Quy mô nào hợp với cách làm nào?
Quy mô quyết định số giấy ủy quyền công ty cần cấp và cách theo dõi.
| Quy mô | Gợi ý |
|---|---|
| Công ty 1 người đại diện, dưới 10 người | Giấy ủy quyền theo việc; 1 giấy có thời hạn cho kế toán |
| Công ty có đội kinh doanh, kho | Giấy có thời hạn, hạn mức cho từng vị trí; sổ theo dõi giấy đã cấp |
| Có chi nhánh, giám đốc hay đi xa | Cân nhắc thêm người đại diện theo pháp luật trong điều lệ |
| HTX có ban giám đốc | Theo điều lệ HTX; ghi rõ ai ký với đại lý, với cơ quan |
Công ty dưới 10 người thường chỉ cần vài giấy ủy quyền công ty cùng lúc. Khi có đội kinh doanh và kho, số giấy tăng nhanh. Lúc đó sổ theo dõi trở thành việc bắt buộc.
Checklist trước khi cấp giấy ủy quyền công ty
- [ ] Người ký là người đại diện theo pháp luật.
- [ ] Ghi rõ việc, hạn mức giá trị, nơi thực hiện.
- [ ] Ghi thời hạn và “không được ủy quyền lại” nếu cần.
- [ ] Đóng dấu nếu công ty đang dùng dấu.
- [ ] Ghi vào sổ theo dõi: số giấy, người nhận, ngày hết hạn.
- [ ] Thu hồi và báo đối tác khi nhân viên nghỉ hoặc đổi vị trí.
Khi cử kế toán đến cơ quan thuế, xem bài giấy ủy quyền cơ quan thuế.
Khi giao nhân viên giao dịch tại ngân hàng, xem bài giấy ủy quyền ngân hàng.
Khi giao nhân viên ký hợp đồng thay công ty, xem bài giấy ủy quyền ký hợp đồng.
Riêng trường hợp phó giám đốc ký thay khi giám đốc vắng, xem bài giấy ủy quyền phó giám đốc.
Cần người làm cùng? Xem ZoneKit – bộ quy trình phòng ban.
Câu hỏi thường gặp về giấy ủy quyền công ty
Giấy ủy quyền công ty cho cá nhân có cần đóng dấu không?
Luật Doanh nghiệp 2020 để doanh nghiệp tự quyết việc dùng dấu. Công ty đang dùng dấu thì nên đóng, vì nhiều cơ quan và đối tác vẫn yêu cầu.
Phó giám đốc có được ký giấy ủy quyền cho nhân viên không?
Chỉ khi phó giám đốc là người đại diện theo pháp luật, hoặc được người đại diện ủy quyền và giấy đó cho phép ủy quyền lại. Nếu không, giấy do phó giám đốc ký dễ bị coi là không đúng thẩm quyền.
Nhân viên nghỉ việc thì giấy ủy quyền công ty còn hiệu lực không?
Giấy không tự hết hiệu lực khi nhân viên nghỉ, trừ khi giấy đã ghi điều kiện đó. Công ty nên chấm dứt bằng văn bản, thu hồi bản gốc và báo cho đối tác, cơ quan đang làm việc với người đó.
Giấy ủy quyền công ty có thời hạn tối đa bao lâu?
Luật không đặt mức tối đa, các bên tự ghi. Không xác định được thời hạn thì tính 01 năm theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015. Với nhân viên, nên ghi theo năm tài chính hoặc theo hợp đồng lao động.
Giấy ủy quyền công ty có cần công chứng không?
Thường không. Một số nơi nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký, lệ phí 10.000 đồng mỗi trường hợp. Việc có thù lao hay liên quan tài sản thì làm hợp đồng ủy quyền.
Giấy ủy quyền công ty có cần số văn bản không?
Luật không bắt buộc. Đánh số giúp ghi sổ, đối chiếu và thu hồi khi nhân viên đổi vị trí.
Có nên thuê dịch vụ làm giấy ủy quyền không?
Việc đơn giản thì tự soạn theo mẫu là đủ. Nên thuê luật sư khi ủy quyền liên quan tài sản lớn, đất đai hoặc tranh chấp.
Đọc tiếp: mẫu giấy ủy quyền cho công ty và cá nhân, và mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Cập nhật lần cuối: 28/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận