ZoneTechGiấy ủy quyền ký hợp đồng: ghi phạm vi để tránh tranh chấp
Giấy ủy quyền ký hợp đồng là văn bản người đại diện theo pháp luật ký để giao cho một người ký hợp đồng thay công ty. Phạm vi ghi trong giấy quyết định hợp đồng có ràng buộc công ty hay không. Phần ký vượt phạm vi không làm phát sinh nghĩa vụ của công ty, trừ khi công ty đồng ý hoặc biết mà không phản đối.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ, nhân viên được giao ký và bên đối tác cần kiểm tra giấy.
Mục lục
Vì sao phạm vi quyết định giấy ủy quyền ký hợp đồng?
Người cầm giấy ủy quyền ký hợp đồng chỉ ký được trong phạm vi đã ghi.
Bộ luật Dân sự 2015 cho phép pháp nhân ủy quyền cho người khác xác lập giao dịch (Điều 138). Đây là một dạng giấy ủy quyền công ty, nhưng hẹp hơn: chỉ cho việc ký hợp đồng.
- Phạm vi ủy quyền là những việc người được ủy quyền được làm, ghi trong giấy.
- Hạn mức giá trị là số tiền tối đa của một hợp đồng mà người đó được ký.
- Người đại diện theo pháp luật là người ghi trong điều lệ và giấy đăng ký doanh nghiệp, có quyền ký thay công ty.
Theo Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, phần giao dịch vượt phạm vi không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của công ty. Ngoại lệ là công ty đồng ý, hoặc biết mà không phản đối. Nếu đối tác không biết việc vượt quyền, người ký phải tự chịu nghĩa vụ phần vượt.
Vì vậy “vô hiệu” không phải từ chính xác. Phần vượt rơi vào người ký, rủi ro cho cả nhân viên lẫn đối tác.
5 mục phạm vi phải ghi rõ
Năm mục này quyết định giấy ủy quyền ký hợp đồng dùng được hay không.
| Mục | Ghi mơ hồ | Ghi rõ |
|---|---|---|
| 1. Loại hợp đồng | “Ký các hợp đồng” | “Ký hợp đồng mua bán hàng hóa với khách đại lý” |
| 2. Đối tác | Bỏ trống | Tên đối tác hoặc danh sách đã duyệt |
| 3. Hạn mức giá trị | “Theo thực tế” | Số và chữ, ghi đã gồm thuế GTGT hay chưa |
| 4. Điều khoản được đổi | Bỏ trống | “Giá theo bảng đã duyệt; không đổi thời hạn thanh toán” |
| 5. Thời hạn, ủy quyền lại | Bỏ trống | “Đến 30/6/2027; không được ủy quyền lại” |
Mục 3 và 4 hay bị bỏ khi soạn giấy ủy quyền ký hợp đồng. Không có hạn mức giá trị, nhân viên có thể ký hợp đồng lớn hơn mức chủ muốn. Không ghi thời hạn thì ủy quyền có thể kéo dài 01 năm (Điều 140, theo Tạp chí Luật sư).
Ghi theo từng loại hợp đồng
Mỗi loại hợp đồng cần thêm một dòng riêng trong giấy ủy quyền ký hợp đồng.
| Loại hợp đồng | Dòng nên thêm |
|---|---|
| Mua vật tư, nguyên liệu | Nhà cung cấp trong danh sách, hạn mức mỗi hợp đồng |
| Bán hàng cho khách | Giá theo bảng đã duyệt, mức chiết khấu tối đa |
| Thuê kho, mặt bằng | Địa chỉ, thời hạn thuê, giá thuê tối đa |
| Dịch vụ (vận chuyển, quảng cáo) | Tên dịch vụ, kỳ thanh toán |
Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa thương nhân còn theo Luật Thương mại 2005. Hợp đồng dài hạn, giá trị lớn thì người đại diện nên tự ký.
Chủ hộ kinh doanh ủy quyền ký hợp đồng thì dùng giấy ủy quyền cá nhân, vì hộ không phải pháp nhân. Lỗi ghi tên bên ký của hộ có ở bài hộ kinh doanh có tư cách pháp nhân không.
Ghi giấy ủy quyền vào hợp đồng thế nào?
Ghi ngay ở phần thông tin các bên.
Dòng đại diện nên viết: “Đại diện: Ông/Bà [họ tên], chức vụ [..], theo Giấy ủy quyền số [..] ngày [..] của Giám đốc”. Kèm bản sao giấy ủy quyền ký hợp đồng vào bộ hợp đồng.
Bên đối tác nên kiểm tra bốn điểm trước khi ký.
- Người ký giấy đúng là người đại diện theo pháp luật.
- Giấy ủy quyền ký hợp đồng còn hạn vào ngày ký.
- Loại và giá trị hợp đồng nằm trong phạm vi ủy quyền.
- Nếu là ủy quyền lại, giấy gốc có cho phép.
Người được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại khi bên ủy quyền đồng ý hoặc gặp sự kiện bất khả kháng (Điều 564, theo Luật Minh Khuê). Một doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật nếu điều lệ quy định (Thư viện Pháp luật).
Ví dụ: hợp đồng vượt hạn mức
Ví dụ giả định để minh họa. Trưởng chi nhánh có giấy ủy quyền ký hợp đồng mua vật tư tối đa 200 triệu đồng mỗi hợp đồng. Nhà cung cấp gửi hợp đồng 260 triệu đồng.
- Cách sai: vẫn ký, coi như giám đốc sẽ đồng ý sau.
- Cách sai khác: tách thành hai hợp đồng 130 triệu cho lọt hạn mức.
- Cách đúng: xin giám đốc ký trực tiếp, hoặc có văn bản chấp thuận riêng cho hợp đồng này.
Phần 60 triệu vượt hạn mức là chỗ dễ tranh chấp nhất.
Cùng nhóm: giấy ủy quyền cơ quan thuế, giấy ủy quyền ngân hàng và giấy ủy quyền phó giám đốc.
Câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền ký hợp đồng có cần công chứng không?
Thường không. Đối tác có thể đề nghị chứng thực chữ ký. Việc liên quan nhà đất, xe thì làm hợp đồng ủy quyền theo luật chuyên ngành.
Nhân viên nghỉ việc thì hợp đồng đã ký còn giá trị không?
Hợp đồng ký đúng phạm vi khi giấy còn hiệu lực vẫn ràng buộc công ty. Công ty cần thu hồi giấy ủy quyền ký hợp đồng và báo đối tác.
Đối tác đòi bản gốc giấy ủy quyền thì sao?
Có thể đưa bản sao có chữ ký, dấu xác nhận, hoặc lập thêm bản gốc. Ghi vào sổ để biết bản nào đang ở đâu.
Cần người làm cùng? Xem ZoneKit – bộ quy trình phòng ban.