ZoneTechGiấy ủy quyền phó giám đốc ký thay giám đốc: phạm vi và thời hạn
Giấy ủy quyền phó giám đốc là văn bản người đại diện theo pháp luật của công ty ký để phó giám đốc được ký thay mình với bên ngoài. Giấy chỉ có tác dụng trong phạm vi và thời hạn đã ghi. Chức danh phó giám đốc tự nó không cho quyền ký thay giám đốc.
Bài này dành cho chủ công ty nhỏ hay đi vắng, cần người ký thay mà không muốn giao quyền quá rộng.
Mục lục
Khi nào cần giấy ủy quyền phó giám đốc?
Cần khi phó giám đốc phải ký văn bản gửi ra ngoài mà không phải người đại diện theo pháp luật.
- Người đại diện theo pháp luật là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch.
- Phạm vi ủy quyền là danh sách việc, giá trị và nơi mà người nhận quyền được làm thay.
- Ký thay giám đốc là việc người được giao quyền ký văn bản nhân danh giám đốc, trong giới hạn được giao.
Ba tình huống hay gặp là giám đốc đi công tác, giám đốc xuất cảnh dài ngày, và phó giám đốc phải ký đều trong mảng mình phụ trách.
Tình huống thứ hai có quy định riêng. Người đại diện duy nhất còn ở Việt Nam mà xuất cảnh thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người cư trú tại Việt Nam. Đây là Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 (Thư viện Pháp luật).
Quyết định phân công nội bộ không thay được giấy ủy quyền phó giám đốc, vì nó chỉ có giá trị bên trong. Cách tách hai văn bản có trong bài mô tả công việc phó giám đốc.
Ai ký, ai nhận quyền?
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật ký giấy ủy quyền phó giám đốc.
Người nhận quyền là phó giám đốc, ghi đủ họ tên, chức danh và số căn cước. Công ty đang dùng dấu thì đóng dấu.
Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật, do điều lệ quy định. Phó giám đốc đã là người đại diện theo điều lệ thì không cần giấy. Cách chọn giữa giấy theo việc, giấy có thời hạn và hợp đồng có trong bài giấy ủy quyền công ty.
Khung giấy ủy quyền phó giám đốc 7 mục
Chép khung dưới, điền theo mảng phó giám đốc phụ trách.
- Số giấy và ngày lập, để ghi sổ và thu hồi.
- Bên ủy quyền: tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, họ tên và chức danh giám đốc.
- Bên được ủy quyền: họ tên phó giám đốc, chức danh, số căn cước.
- Nội dung: từng loại văn bản được ký thay giám đốc.
- Hạn mức: giá trị tối đa mỗi văn bản, có được duyệt chi, nhận tiền hay không.
- Thời hạn: từ ngày đến ngày, hoặc trong thời gian giám đốc vắng mặt.
- Điều kiện: không được ủy quyền lại, hết hiệu lực khi thôi giữ chức danh; chữ ký và dấu.
Mục 4 và 5 là phần riêng của giấy ủy quyền phó giám đốc. Hãy ghi cả việc không được ký, như vay vốn, bán tài sản cố định, bảo lãnh.
Khi ký văn bản, phó giám đốc nên ghi số giấy ở phần căn cứ. Người đại diện phải báo cho bên giao dịch biết phạm vi đại diện của mình (khoản 4 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015).
Phạm vi và thời hạn theo tình huống
Phạm vi ủy quyền hẹp, thời hạn ngắn thì an toàn hơn.
Bảng dưới là gợi ý minh họa, không phải quy định.
| Tình huống | Phạm vi nên ghi | Thời hạn gợi ý |
|---|---|---|
| Giám đốc đi công tác ngắn | Hợp đồng mua bán dưới hạn mức, văn bản thường ngày | Đúng số ngày vắng |
| Giám đốc xuất cảnh dài ngày | Việc điều hành đã liệt kê, trừ vay vốn, bán tài sản | Đến ngày dự kiến về |
| Phó giám đốc kinh doanh | Báo giá, hợp đồng bán theo bảng giá đã duyệt | Theo năm tài chính |
| Phó giám đốc hành chính | Văn bản gửi cơ quan, hồ sơ hành chính | Theo năm hoặc từng hồ sơ |
Không ghi thời hạn thì giấy có hiệu lực 01 năm nếu việc không gắn với giao dịch cụ thể (Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015). Giám đốc xuất cảnh quá hạn mà chưa về, người được ủy quyền vẫn tiếp tục làm nhiệm vụ (khoản 4 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020). Muốn kiểm soát chặt, hãy gia hạn bằng giấy mới.
Lỗi hay gặp khi giao quyền cho phó giám đốc
Phần lớn lỗi của giấy ủy quyền phó giám đốc nằm ở chữ “toàn quyền”.
- Ghi “toàn quyền điều hành khi giám đốc vắng”, nên phó giám đốc ký được cả việc chủ không muốn giao.
- Không ghi hạn mức giá trị cho hợp đồng mua bán.
- Để phó giám đốc ủy quyền lại cho trưởng phòng mà công ty chưa đồng ý (Điều 564 Bộ luật Dân sự 2015).
- Phó giám đốc nghỉ việc mà giấy còn hạn, không báo đối tác.
Phần ký vượt phạm vi thường không ràng buộc công ty. Ngoại lệ là công ty đồng ý, biết mà không phản đối, hoặc có lỗi (Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015).
Phó giám đốc ký thay giám đốc quanh năm thì nên cân nhắc thêm người đại diện theo pháp luật trong điều lệ. Cách này đỡ phải cấp giấy ủy quyền phó giám đốc liên tục.
Cùng nhóm: giấy ủy quyền cơ quan thuế, giấy ủy quyền ký hợp đồng và giấy ủy quyền ngân hàng.
Câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền phó giám đốc có cần công chứng không?
Thường không. Nơi nhận yêu cầu thì chứng thực chữ ký, lệ phí 10.000 đồng mỗi trường hợp theo danh mục năm 2026 của UBND tỉnh Đắk Lắk.
Phó giám đốc ký thay thì ai chịu trách nhiệm?
Ký trong phạm vi thì công ty chịu nghĩa vụ với bên kia. Phần vượt thì người ký có thể phải tự chịu, trừ ngoại lệ ở Điều 143.
Giấy ủy quyền phó giám đốc chỉ chặt khi công ty có quy chế ai duyệt gì, đến mức nào. Bạn có thể làm bài chấm điểm vận hành miễn phí, rồi đối chiếu bộ quy trình mẫu ZoneKit theo phòng ban.
Bài để tham khảo, không thay tư vấn pháp lý.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Cập nhật lần cuối: 02/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận