ZoneTechGiấy ủy quyền cá nhân là gì? Dùng khi nào, ghi gì, hết hạn ra sao
Giấy ủy quyền cá nhân là văn bản một người tự ký để cho người khác thay mình làm một việc cụ thể. Việc thường gặp là nộp hộ, nhận hộ giấy tờ, nhận lương hưu, bưu phẩm hoặc trông nhà.
Việc đơn giản, không thù lao thì giấy ủy quyền là đủ. Việc liên quan nhà đất, xe, tiền lớn thì phải làm hợp đồng ủy quyền. Bài này đi sâu phần cá nhân trong chủ đề giấy ủy quyền, viết cho chủ hộ kinh doanh, chủ cửa hàng và người làm hành chính.
Tóm tắt nhanh
- Giấy ủy quyền cá nhân do một mình người ủy quyền ký, không cần chữ ký của người nhận quyền.
- Chỉ được chứng thực chữ ký khi ủy quyền không thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường và không chuyển quyền tài sản, bất động sản.
- Không ghi thời hạn và việc không gắn với một giao dịch cụ thể thì ủy quyền có hiệu lực 01 năm. Người ủy quyền chết thì ủy quyền chấm dứt.
- Chủ hộ kinh doanh ký với tư cách cá nhân, nên dùng giấy ủy quyền cá nhân chứ không dùng mẫu của công ty.
- Viết hẹp, có động từ cụ thể, có ngày kết thúc là cách tránh bị từ chối hồ sơ.
Mục lục
Giấy ủy quyền cá nhân là gì?
Đó là cách một cá nhân lập đại diện theo ủy quyền. Giấy ủy quyền cá nhân là văn bản một bên, trong đó người được ủy quyền thay mình xác lập, thực hiện việc trong phạm vi đã ghi. Bộ luật Dân sự 2015 cho phép cả cá nhân và pháp nhân ủy quyền (Điều 138).
Văn bản này còn được gọi là "văn bản ủy quyền", "giấy ủy quyền dành cho cá nhân" hay "đơn ủy quyền". Tên gọi không quyết định giá trị, nội dung mới quyết định. Không ai "duyệt" đơn ủy quyền, nơi nhận hồ sơ chỉ kiểm tra nội dung và chữ ký.
Hai khái niệm dưới đây hay đi cùng giấy ủy quyền cá nhân.
- Hợp đồng ủy quyền là thỏa thuận hai bên cùng ký, bên được ủy quyền nhận làm việc và có thể có thù lao.
- Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên giấy đúng là của người ký.
Chủ hộ kinh doanh không phải pháp nhân. Khi nhờ người thân nộp hồ sơ, nhận hàng, chủ hộ ký với tư cách cá nhân. Dùng nhầm mẫu công ty có ô "người đại diện theo pháp luật" và dấu là lỗi hay gặp.
Giấy ủy quyền cá nhân khác giấy ủy quyền công ty thế nào?
Khác nhau ở người ký và tư cách ký. Bảng dưới so sánh nhanh để chọn đúng mẫu.
| Tiêu chí | Giấy ủy quyền cá nhân | Giấy ủy quyền công ty |
|---|---|---|
| Người ký | Chính cá nhân có việc cần làm | Người đại diện theo pháp luật của công ty |
| Chức danh, dấu | Không có chức danh, không dấu | Ghi chức danh, đóng dấu nếu công ty dùng dấu |
| Việc thường gặp | Nhận hộ bưu phẩm, lương hưu, nộp hộ hồ sơ hộ kinh doanh | Ký hợp đồng, nhận hàng, làm việc với cơ quan thuế |
| Ai hay dùng | Cá nhân, chủ hộ kinh doanh | Công ty, chi nhánh |
Khi người ký là giám đốc thay mặt công ty, xem bài giấy ủy quyền công ty để chọn hình thức cho từng vị trí nhân viên.
Việc nào dùng giấy ủy quyền cá nhân, việc nào phải làm hợp đồng?
Giấy ủy quyền chỉ được chứng thực chữ ký khi đủ ba điều kiện. Thứ nhất, ủy quyền không có thù lao. Thứ hai, bên nhận quyền không có nghĩa vụ bồi thường. Thứ ba, việc ủy quyền không liên quan chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, LuatVietnam). Thông tư 01/2020/TT-BTP liệt kê 4 trường hợp cụ thể (Luật Minh Khuê).
| Việc cần ủy quyền | Hình thức phù hợp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ | Giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký nếu nơi nhận yêu cầu | Trừ giấy tờ luật không cho ủy quyền |
| Nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp | Giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký | Không thù lao |
| Nhờ trông nom nhà cửa | Giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký | Không thù lao |
| Thành viên hộ ủy quyền vay vốn Ngân hàng Chính sách xã hội | Giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký | Không thù lao |
| Bán, cho thuê, thế chấp nhà đất, xe | Hợp đồng ủy quyền | Chứng thực hoặc công chứng hợp đồng |
| Nhờ người khác làm việc có trả công | Hợp đồng ủy quyền | Hai bên cùng ký |
Chứng thực chữ ký làm ở UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Lệ phí là 10.000 đồng/trường hợp theo danh mục thủ tục năm 2026 của UBND tỉnh Đắk Lắk. Từ 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa Nghị định 23/2015, chứng thực chữ ký không còn phụ thuộc nơi cư trú (Tạp chí Luật sư). Các khoản phí khác có trong bài lệ phí làm giấy ủy quyền.
Thành phần chính của giấy ủy quyền cá nhân
Một giấy ủy quyền cá nhân đủ dùng có 7 phần.
- Thông tin người ủy quyền: họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú.
- Thông tin người được ủy quyền: các thông tin như trên.
- Nội dung ủy quyền: việc gì, ở đâu, bằng động từ cụ thể.
- Phạm vi: được ký gì, được nhận gì, có được ủy quyền lại không.
- Thời hạn: ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc "đến khi xong việc…".
- Cam kết: người ủy quyền chịu trách nhiệm về việc đã giao, người nhận quyền làm đúng phạm vi.
- Chữ ký người ủy quyền, phần chứng thực nếu cần.
Mẫu đầy đủ để chép có trong bài mẫu giấy ủy quyền. Nếu dùng để nộp hồ sơ ở cơ quan nhà nước, xem thêm mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Giấy ủy quyền cá nhân chứa họ tên, số căn cước, nơi cư trú của hai người. Đây là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Chỉ đưa bản sao cho nơi thật sự cần, và không gửi ảnh chụp giấy vào nhóm chat đông người.
Lập mấy bản, ký thế nào?
Phần hình thức ít được để ý nhưng hay làm hồ sơ bị trả lại.
- Lập ít nhất hai bản gốc. Người được ủy quyền mang một bản, người ủy quyền giữ một bản.
- Nếu nộp ở nhiều nơi cùng lúc, hỏi trước mỗi nơi cần bản gốc hay bản sao chứng thực.
- Giấy nhiều trang thì ký từng trang hoặc ký nháy góc trang, để tránh bị thay trang.
- Ghi ngày lập và nơi lập ở đầu hoặc cuối giấy. Ngày lập giúp xác định thời hạn khi giấy không ghi ngày bắt đầu.
- Không ký vào giấy còn để trống phần nội dung hay thời hạn.
Cách ghi nội dung ủy quyền theo từng việc
Phần nội dung quyết định giấy có dùng được hay không. Mỗi việc nên có động từ, đối tượng và nơi thực hiện.
| Việc | Câu nội dung gợi ý | Nên thêm |
|---|---|---|
| Nhận bưu phẩm | "Nhận thư, bưu phẩm gửi cho tôi tại bưu cục [tên]" | Thời hạn, có hay không ký nhận hàng thu tiền hộ |
| Nhận lương hưu, trợ cấp | "Nhận lương hưu tháng [tháng] tại điểm chi trả [tên]" | Hỏi trước điểm chi trả về giấy tờ kèm theo |
| Nộp hồ sơ hộ kinh doanh | "Nộp, sửa đổi, bổ sung hồ sơ [tên thủ tục] và nhận kết quả tại [cơ quan]" | Quyền nhận kết quả, ngày kết thúc |
| Nhận hàng của nhà cung cấp | "Ký nhận hàng theo đơn số [số] của [nhà cung cấp]" | Ghi rõ không được thanh toán thay |
Lương hưu, trợ cấp chi trả theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Giấy tờ kèm khi nhận thay do nơi chi trả hướng dẫn, nên hỏi trước khi làm giấy.
Với hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, văn bản ủy quyền cho cá nhân nộp thay không bắt buộc công chứng, chứng thực. Đổi lại, hai bên phải xác thực điện tử (Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Thư Viện Pháp Luật). Chi tiết có trong bài mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Ví dụ: chủ hộ kinh doanh trà ủy quyền cho người thân
Ví dụ giả định: chủ một hộ kinh doanh trà ở Thái Nguyên đi hội chợ 10 ngày. Chủ hộ nhờ em gái ở nhà nhận hàng bao bì và nhận giấy tờ gửi về.
| Phần | Cách ghi chưa tốt | Cách ghi tốt |
|---|---|---|
| Nội dung | "Thay mặt tôi giải quyết mọi việc của cửa hàng" | "Ký nhận 2.000 hộp bao bì theo đơn số 15 của Công ty in X; nhận thư bảo đảm gửi cho tôi tại bưu cục Y" |
| Phạm vi | Bỏ trống | "Không được thanh toán tiền, không được ủy quyền lại" |
| Thời hạn | Bỏ trống | "Từ 01/11/2026 đến hết 10/11/2026" |
Bản ghi tốt giúp nhà in và bưu cục giao đúng người mà không cần gọi lại cho chủ hộ. Khi về, chủ hộ thu lại bản gốc và lưu cùng phiếu nhận hàng.
Hiểu sai thường gặp về giấy ủy quyền cá nhân
Hiểu sai thứ nhất: giấy ủy quyền nào cũng phải công chứng. Bộ luật Dân sự 2015 không bắt buộc điều này, luật chuyên ngành hoặc nơi nhận hồ sơ mới có thể yêu cầu.
Hiểu sai thứ hai: viết tay thì không có giá trị. Giấy viết tay vẫn dùng được nếu người ký đủ năng lực, tự nguyện và nội dung hợp pháp. Có điều bản đánh máy dễ đọc và ít bị hỏi lại hơn.
Hiểu sai thứ ba: không ghi thời hạn là ủy quyền mãi mãi. Nếu không xác định được thời hạn và việc không gắn với một giao dịch cụ thể, thời hạn là 01 năm (Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015). Với hợp đồng ủy quyền, Điều 563 cũng đặt mức 01 năm khi các bên không thỏa thuận.
Hiểu sai thứ tư: việc gì cũng ủy quyền được. Đăng ký kết hôn, ly hôn, lập di chúc của chính mình, xin phiếu lý lịch tư pháp số 2 là những việc phải tự làm (LuatVietnam).
Giấy ủy quyền cá nhân hết hiệu lực khi nào?
Khoản 3 Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 liệt kê các trường hợp chấm dứt. Đó là theo thỏa thuận, hết thời hạn, xong việc được ủy quyền, hoặc một bên đơn phương chấm dứt. Người ủy quyền hoặc người được ủy quyền là cá nhân chết cũng làm ủy quyền chấm dứt. Ngoài ra còn trường hợp người đại diện không còn đủ điều kiện, hoặc căn cứ khác khiến việc đại diện không thực hiện được (Tạp chí Luật sư trích).
Muốn rút lại sớm, người ủy quyền nên báo bằng văn bản cho người được ủy quyền và cho nơi đang nhận hồ sơ, rồi thu lại bản gốc. Chỉ nói miệng thì nơi nhận hồ sơ không biết để từ chối.
Chủ hộ hay nhờ người khác làm việc lặp lại nên lập một sổ nhỏ ghi giấy ủy quyền cá nhân đã ký. Sổ ghi cho ai, việc gì, hết hạn ngày nào. Đến hạn thì thu lại hoặc ký giấy mới.
Bắt đầu từ đâu: checklist trước khi ký
- [ ] Việc này có thuộc loại phải tự làm không?
- [ ] Có thù lao, có chuyển quyền tài sản không? Có thì làm hợp đồng ủy quyền.
- [ ] Nội dung ghi bằng động từ cụ thể, có nơi thực hiện.
- [ ] Ghi rõ được làm gì và không được làm gì.
- [ ] Có ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
- [ ] Đã hỏi nơi nhận hồ sơ có cần chứng thực chữ ký không.
- [ ] Giữ một bản sao, ghi lại đã giao cho ai.
Cách soạn, ký và chứng thực theo từng bước có trong bài làm giấy ủy quyền.
Việc nào chỉ cần chứng thực chữ ký, việc nào phải công chứng hợp đồng, xem bài ủy quyền có cần công chứng.
Cách ghi thời hạn và cách tính ngày hết hạn khi giấy bỏ trống có trong bài thời hạn giấy ủy quyền.
Riêng chủ hộ kinh doanh nhờ người thân, nhân viên làm thay, xem bài giấy ủy quyền hộ kinh doanh.
Cần người làm cùng? Xem ZoneKit – bộ quy trình phòng ban.
Câu hỏi thường gặp về giấy ủy quyền cá nhân
Giấy ủy quyền cá nhân có cần người được ủy quyền ký không?
Không bắt buộc, vì giấy ủy quyền là văn bản một bên. Nhiều nơi vẫn để người được ủy quyền ký xác nhận đã nhận việc.
Giấy ủy quyền cá nhân có cần công chứng không?
Thường không. Một số việc nộp hộ, nhận hộ cần chứng thực chữ ký ở UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Việc liên quan nhà đất, xe thì làm hợp đồng ủy quyền.
Người nhà đi nhận hàng thay có cần giấy ủy quyền không?
Tùy bên giao hàng. Nhận hàng giá trị lớn hoặc ký biên bản giao nhận thì nên có giấy ủy quyền ghi số đơn, để bên giao có căn cứ giao đúng người.
Có được ủy quyền cho 2 người cùng lúc không?
Được, nhưng phải ghi rõ hai người cùng làm hay mỗi người được làm độc lập, và phần việc của từng người. Ghi mơ hồ dễ khiến nơi nhận hồ sơ từ chối.
Giấy ủy quyền cá nhân viết bằng tiếng Anh được không?
Dùng ở Việt Nam thì nên viết tiếng Việt, hoặc song ngữ. Bản chỉ có tiếng nước ngoài thường phải dịch và chứng thực bản dịch khi nộp cho cơ quan nhà nước.
Đơn ủy quyền có cần mẫu của cơ quan nhà nước không?
Không có mẫu chung bắt buộc cho mọi việc. Một số nơi nhận hồ sơ có mẫu riêng, nên hỏi trước. Nếu không có, dùng khung 7 phần ở trên.
Một giấy ủy quyền cá nhân dùng cho nhiều việc được không?
Được, nếu liệt kê từng việc với động từ và nơi thực hiện riêng. Giấy càng rộng càng dễ bị hỏi lại, nên việc quan trọng nên tách thành giấy ủy quyền cá nhân riêng.
Mất bản gốc giấy ủy quyền cá nhân thì làm sao?
Báo ngay cho nơi đang nhận hồ sơ rằng giấy cũ không còn dùng. Sau đó ký giấy mới, ghi rõ thay thế giấy ký ngày nào.
Đọc tiếp: khi người ký là giám đốc công ty, xem giấy ủy quyền công ty.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Cập nhật lần cuối: 27/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận