ZoneTechGiấy ủy quyền cá nhân là gì? Dùng khi nào, ghi gì, hết hạn ra sao
Giấy ủy quyền cá nhân là văn bản một người tự ký để cho người khác thay mình làm một việc cụ thể, thường là nộp hộ, nhận hộ giấy tờ, nhận lương hưu, bưu phẩm hoặc trông nhà. Việc đơn giản, không thù lao thì giấy ủy quyền là đủ; việc liên quan nhà đất, xe, tiền lớn thì phải làm hợp đồng ủy quyền. Bài này đi sâu phần cá nhân trong chủ đề giấy ủy quyền, viết cho chủ hộ kinh doanh, chủ cửa hàng và người làm hành chính.
Tóm tắt nhanh
- Giấy ủy quyền cá nhân do một mình người ủy quyền ký, không cần chữ ký của người nhận quyền.
- Chỉ được chứng thực chữ ký khi ủy quyền không thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường và không chuyển quyền tài sản, bất động sản.
- Không ghi thời hạn thì ủy quyền có hiệu lực 01 năm; người ủy quyền chết thì ủy quyền chấm dứt.
- Chủ hộ kinh doanh ký với tư cách cá nhân, nên dùng giấy ủy quyền cá nhân chứ không dùng mẫu của công ty.
- Viết hẹp, có động từ cụ thể, có ngày kết thúc là cách tránh bị từ chối hồ sơ.
Giấy ủy quyền cá nhân là gì?
Đó là cách một cá nhân lập đại diện theo ủy quyền: người được ủy quyền thay mình xác lập, thực hiện việc trong phạm vi đã ghi. Bộ luật Dân sự 2015 cho phép cả cá nhân và pháp nhân ủy quyền (Điều 138). Khác giấy ủy quyền công ty ở chỗ người ký là chính cá nhân, không có dấu, không cần chức danh.
Văn bản này còn được gọi là “văn bản ủy quyền”, “giấy ủy quyền dành cho cá nhân” hay “đơn ủy quyền”. Tên gọi không quyết định giá trị, nội dung mới quyết định. Không ai “duyệt” đơn ủy quyền; nơi nhận hồ sơ chỉ kiểm tra nội dung và chữ ký.
Chủ hộ kinh doanh không phải pháp nhân, nên khi nhờ người thân nộp hồ sơ, nhận hàng, chủ hộ ký với tư cách cá nhân. Dùng nhầm mẫu công ty có ô “người đại diện theo pháp luật” và dấu là lỗi hay gặp.
Việc nào dùng giấy ủy quyền cá nhân, việc nào phải làm hợp đồng?
Giấy ủy quyền chỉ được chứng thực chữ ký khi ủy quyền không có thù lao, bên nhận quyền không có nghĩa vụ bồi thường và không liên quan chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, LuatVietnam). Thông tư 01/2020/TT-BTP liệt kê 4 trường hợp cụ thể (Luật Minh Khuê).
| Việc cần ủy quyền | Hình thức phù hợp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ | Giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký nếu nơi nhận yêu cầu | Trừ giấy tờ luật không cho ủy quyền |
| Nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp | Giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký | Không thù lao |
| Nhờ trông nom nhà cửa | Giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký | Không thù lao |
| Thành viên hộ ủy quyền vay vốn Ngân hàng Chính sách xã hội | Giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký | Không thù lao |
| Bán, cho thuê, thế chấp nhà đất, xe | Hợp đồng ủy quyền | Chứng thực hoặc công chứng hợp đồng |
| Nhờ người khác làm việc có trả công | Hợp đồng ủy quyền | Hai bên cùng ký |
Chứng thực chữ ký làm ở UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, lệ phí 10.000 đồng/trường hợp theo danh mục thủ tục năm 2026 của UBND tỉnh Đắk Lắk. Từ 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa Nghị định 23/2015, chứng thực chữ ký không còn phụ thuộc nơi cư trú (Tạp chí Luật sư). Các khoản phí khác có trong bài lệ phí làm giấy ủy quyền.
Thành phần chính của giấy ủy quyền cá nhân
Một giấy ủy quyền cá nhân đủ dùng có 7 phần:
- Thông tin người ủy quyền: họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú.
- Thông tin người được ủy quyền: các thông tin như trên.
- Nội dung ủy quyền: việc gì, ở đâu, bằng động từ cụ thể.
- Phạm vi: được ký gì, được nhận gì, có được ủy quyền lại không.
- Thời hạn: ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc “đến khi xong việc…”.
- Cam kết: người ủy quyền chịu trách nhiệm về việc đã giao, người nhận quyền làm đúng phạm vi.
- Chữ ký người ủy quyền, phần chứng thực nếu cần.
Mẫu đầy đủ để chép có trong bài mẫu giấy ủy quyền. Nếu dùng để nộp hồ sơ ở cơ quan nhà nước, xem thêm mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Ví dụ: chủ hộ kinh doanh trà ủy quyền cho người thân
Ví dụ giả định: chủ một hộ kinh doanh trà ở Thái Nguyên đi hội chợ 10 ngày, nhờ em gái ở nhà nhận hàng bao bì và nhận giấy tờ gửi về.
| Phần | Cách ghi chưa tốt | Cách ghi tốt |
|---|---|---|
| Nội dung | “Thay mặt tôi giải quyết mọi việc của cửa hàng” | “Ký nhận 2.000 hộp bao bì theo đơn số 15 của Công ty in X; nhận thư bảo đảm gửi cho tôi tại bưu cục Y” |
| Phạm vi | Bỏ trống | “Không được thanh toán tiền, không được ủy quyền lại” |
| Thời hạn | Bỏ trống | “Từ 01/11/2026 đến hết 10/11/2026” |
Bản ghi tốt giúp nhà in và bưu cục giao đúng người mà không cần gọi lại cho chủ hộ.
Hiểu sai thường gặp về giấy ủy quyền cá nhân
Hiểu sai thứ nhất: giấy ủy quyền nào cũng phải công chứng. Bộ luật Dân sự 2015 không bắt buộc điều này; luật chuyên ngành hoặc nơi nhận hồ sơ mới có thể yêu cầu.
Hiểu sai thứ hai: viết tay thì không có giá trị. Giấy viết tay vẫn dùng được nếu người ký đủ năng lực, tự nguyện và nội dung hợp pháp. Có điều bản đánh máy dễ đọc và ít bị hỏi lại hơn.
Hiểu sai thứ ba: không ghi thời hạn là ủy quyền mãi mãi. Không có thỏa thuận và luật không quy định khác thì thời hạn là 01 năm kể từ ngày xác lập (Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015).
Hiểu sai thứ tư: việc gì cũng ủy quyền được. Đăng ký kết hôn, ly hôn, lập di chúc của chính mình, xin phiếu lý lịch tư pháp số 2 là những việc phải tự làm (LuatVietnam).
Giấy ủy quyền cá nhân hết hiệu lực khi nào?
Khoản 3 Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 liệt kê các trường hợp đại diện theo ủy quyền chấm dứt: theo thỏa thuận; hết thời hạn; xong việc được ủy quyền; một bên đơn phương chấm dứt; người ủy quyền hoặc người được ủy quyền là cá nhân chết; người đại diện không còn đủ điều kiện; hoặc căn cứ khác khiến việc đại diện không thực hiện được (Tạp chí Luật sư trích).
Muốn rút lại sớm, người ủy quyền nên báo bằng văn bản cho người được ủy quyền và cho nơi đang nhận hồ sơ, rồi thu lại bản gốc. Chỉ nói miệng thì nơi nhận hồ sơ không biết để từ chối.
Bắt đầu từ đâu: checklist trước khi ký
- [ ] Việc này có thuộc loại phải tự làm không?
- [ ] Có thù lao, có chuyển quyền tài sản không? Có thì làm hợp đồng ủy quyền.
- [ ] Nội dung ghi bằng động từ cụ thể, có nơi thực hiện.
- [ ] Ghi rõ được làm gì và không được làm gì.
- [ ] Có ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
- [ ] Đã hỏi nơi nhận hồ sơ có cần chứng thực chữ ký không.
- [ ] Giữ một bản sao, ghi lại đã giao cho ai.
Cách soạn, ký và chứng thực theo từng bước có trong bài làm giấy ủy quyền.
Tìm hiểu thêm theo trường hợp
- Doanh nghiệp nông sản: lỗi giấy ủy quyền cá nhân ở doanh nghiệp nông sản và kinh nghiệm giấy ủy quyền cá nhân cho doanh nghiệp nông sản.
- Hợp tác xã: hỏi đáp giấy ủy quyền cá nhân cho hợp tác xã và lỗi giấy ủy quyền cá nhân ở hợp tác xã.
- Công ty thương mại: lỗi giấy ủy quyền cá nhân ở công ty thương mại.
- Xưởng sản xuất nhỏ: kinh nghiệm giấy ủy quyền cá nhân cho xưởng sản xuất nhỏ và hỏi đáp giấy ủy quyền cá nhân cho xưởng sản xuất nhỏ.
Zonetech hỗ trợ gì?
Việc nhờ người khác làm thay thường lặp lại: nhận hàng, nộp hồ sơ, ký biên bản. ZoneKit có bộ quy trình mẫu cho 15 phòng ban với 90 quy trình (SOP); doanh nghiệp tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Làm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí và tải quy trình mẫu tại giải pháp ZoneKit của Zonetech.
Câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền cá nhân có cần người được ủy quyền ký không?
Không bắt buộc, vì giấy ủy quyền là văn bản một bên. Nhiều nơi vẫn để người được ủy quyền ký xác nhận đã nhận việc.
Giấy ủy quyền cá nhân có cần công chứng không?
Thường không. Một số việc nộp hộ, nhận hộ cần chứng thực chữ ký ở UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Việc liên quan nhà đất, xe thì làm hợp đồng ủy quyền.
Người nhà đi nhận hàng thay có cần giấy ủy quyền không?
Tùy bên giao hàng. Nhận hàng giá trị lớn hoặc ký biên bản giao nhận thì nên có giấy ủy quyền ghi số đơn, để bên giao có căn cứ giao đúng người.
Có được ủy quyền cho 2 người cùng lúc không?
Được, nhưng phải ghi rõ hai người cùng làm hay mỗi người được làm độc lập, và phần việc của từng người. Ghi mơ hồ dễ khiến nơi nhận hồ sơ từ chối.
Giấy ủy quyền cá nhân viết bằng tiếng Anh được không?
Dùng ở Việt Nam thì nên viết tiếng Việt, hoặc song ngữ. Bản chỉ có tiếng nước ngoài thường phải dịch và chứng thực bản dịch khi nộp cho cơ quan nhà nước.
Đọc tiếp: khi người ký là giám đốc công ty, xem giấy ủy quyền công ty.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.