ZoneTechỦy quyền đăng ký kinh doanh: mẫu giấy cho người nộp thay
Ủy quyền đăng ký kinh doanh là việc người có thẩm quyền ký hồ sơ giao cho cá nhân hoặc tổ chức khác đi nộp, sửa và nhận kết quả thay mình. Ủy quyền cho cá nhân chỉ cần văn bản ủy quyền, không bắt buộc công chứng, chứng thực. Đổi lại, cả hai bên phải xác thực điện tử.
Bài này dành cho người sắp lập công ty, chủ doanh nghiệp nhỏ và chủ hộ kinh doanh nhờ người làm thay. Bài có bảng so sánh các cách ủy quyền và khung giấy đã điền.
Mục lục
Ủy quyền đăng ký kinh doanh là gì?
Đây là trường hợp hay gặp nhất của mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ. Người nộp thay chỉ làm phần thủ tục.
- Người có thẩm quyền ký hồ sơ là người được ký giấy đề nghị đăng ký, như người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ.
- Xác thực điện tử là việc người ủy quyền và người được ủy quyền xác nhận danh tính qua tài khoản định danh khi làm thủ tục.
Căn cứ là Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP cho doanh nghiệp và Điều 93 cho hộ kinh doanh. Nghị định áp dụng từ 01/7/2025 (Thư viện Pháp luật).
4 cách ủy quyền đăng ký kinh doanh
Điều 12 cho bốn cách ủy quyền đăng ký kinh doanh. Bảng dưới nêu ba cách hay dùng; cách thứ tư là bưu chính khác, làm như thuê tổ chức dịch vụ.
| Người nhận ủy quyền | Giấy tờ kèm hồ sơ | Hợp với ai |
|---|---|---|
| Cá nhân (người thân, nhân viên, kế toán) | Văn bản ủy quyền, không bắt buộc công chứng, chứng thực | Phần lớn công ty nhỏ, hộ kinh doanh |
| Tổ chức làm dịch vụ | Bản sao hợp đồng với tổ chức đó, giấy giới thiệu người đi nộp | Người muốn thuê trọn gói |
| Bưu chính công ích | Bản sao phiếu gửi có chữ ký nhân viên bưu chính và người ủy quyền | Người ở xa nơi nộp |
Hộ kinh doanh ủy quyền đăng ký kinh doanh theo Điều 93, với bốn cách tương tự.
Xác thực điện tử: bước hay bị quên
Ủy quyền đăng ký kinh doanh chỉ xong khi cả hai bên đã xác thực điện tử. Thiếu bước này thì chưa được cấp đăng ký.
- Người ủy quyền chưa có tài khoản định danh: hồ sơ kèm bản sao thẻ căn cước còn hiệu lực.
- Xác thực bị gián đoạn: người ủy quyền được xác thực bổ sung sau khi đã được cấp đăng ký.
- Người ủy quyền không xác nhận, hoặc nói không có ủy quyền: cơ quan đăng ký yêu cầu doanh nghiệp báo cáo.
Điều 12 ghi rõ hai bên cùng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của việc ủy quyền. Vì vậy chỉ ủy quyền đăng ký kinh doanh cho người tin cậy.
Khung giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh
Khung dưới dùng cho cách thứ nhất, ủy quyền cho cá nhân. Thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thật.
- Tiêu đề: GIẤY ỦY QUYỀN (V/v nộp hồ sơ [thành lập hoặc thay đổi nội dung] đăng ký doanh nghiệp).
- Bên ủy quyền: [họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú, chức danh nếu có].
- Bên được ủy quyền: [họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú, số điện thoại].
- Nội dung: nộp hồ sơ tại [cơ quan đăng ký kinh doanh]; sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu; nộp lệ phí nếu có; nhận kết quả.
- Giới hạn: không ký thay giấy đề nghị đăng ký và các văn bản thuộc trách nhiệm của bên ủy quyền.
- Thời hạn: từ ngày ký đến khi nhận kết quả.
- Chữ ký bên ủy quyền, ghi rõ họ tên. Công ty đã có dấu thì đóng dấu.
Ví dụ: ủy quyền đăng ký kinh doanh khi lập công ty
Đây là ví dụ giả định. Chị Lan lập công ty TNHH một thành viên bán đồ gốm. Chị nhờ em họ nộp hồ sơ thay.
| Mục | Nội dung điền |
|---|---|
| Tiêu đề | Giấy ủy quyền (V/v nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên) |
| Bên ủy quyền | Chị Lan, người sẽ là người đại diện theo pháp luật |
| Nội dung | Nộp hồ sơ, sửa và bổ sung khi được yêu cầu, nhận kết quả |
| Giới hạn | Không ký thay giấy đề nghị và điều lệ |
Chị Lan ký giấy đề nghị và điều lệ trước, rồi giao cả bộ hồ sơ ủy quyền đăng ký kinh doanh. Sau khi nộp, cả hai cùng xác thực điện tử.
Lỗi hay gặp khi nhờ người nộp thay
Ba lỗi dưới đây làm hồ sơ ủy quyền đăng ký kinh doanh phải sửa hoặc chậm cấp.
- Ghi chung “làm mọi thủ tục”, không nêu tên thủ tục và cơ quan.
- Thuê công ty dịch vụ nhưng lại dùng giấy ủy quyền cá nhân, thiếu hợp đồng và giấy giới thiệu.
- Người ủy quyền quên xác thực điện tử.
Số căn cước, nơi cư trú là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Chỉ gửi bản sao cho người cần. Hộ kinh doanh nộp qua mạng thì xem thêm bài đăng ký hộ kinh doanh online.
Cùng nhóm: mẫu ủy quyền tạm ngừng kinh doanh, ủy quyền nộp dịch vụ công và ủy quyền nộp hồ sơ giải thể.
Câu hỏi thường gặp
Ủy quyền đăng ký kinh doanh có cần công chứng không?
Không bắt buộc khi ủy quyền cho cá nhân, theo Điều 12 và Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hai bên phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký.
Người được ủy quyền có cần tài khoản định danh không?
Có, vì người được ủy quyền cũng phải xác thực điện tử. Người ủy quyền chưa có tài khoản thì nộp kèm bản sao thẻ căn cước.
Thuê công ty dịch vụ có cần giấy ủy quyền cá nhân không?
Không. Hồ sơ kèm bản sao hợp đồng với tổ chức đó và giấy giới thiệu người đi nộp.
Cần người làm cùng? Xem ZoneKit – bộ quy trình phòng ban.