ZoneTechCách làm KPI cho doanh nghiệp nhỏ: 6 bước, công thức tính và ví dụ
Cách làm KPI gọn nhất cho doanh nghiệp nhỏ gồm 6 bước: lấy số liệu 3 tháng gần nhất, chọn 3-5 chỉ số cho mỗi vị trí, đặt mức, chia trọng số, chạy thử một tháng rồi mới gắn với thưởng. Bài này đi vào phần làm tay: chuẩn bị gì, tính điểm KPI ra sao, mất bao lâu. Định nghĩa KPI, cách phân biệt với OKR và tiêu chí SMART có trong bài KPI là gì? Cách đặt KPI và OKR cho doanh nghiệp nhỏ.
Tóm tắt nhanh
- KPI dùng để biết việc có đi đúng hướng không và sửa sớm. Dùng để tính thưởng là bước sau.
- Tỷ lệ hoàn thành = thực tế chia mục tiêu nhân 100%. Điểm KPI = tổng tỷ lệ hoàn thành nhân trọng số.
- Chỉ số “càng thấp càng tốt” như tỷ lệ đơn hoàn phải tính ngược: mục tiêu chia thực tế.
- Lần đầu làm cho một nhóm 5-10 người mất khoảng 3-4 buổi họp và 1 tháng chạy thử.
- Không đạt KPI không được dùng làm lý do cắt lương. Gắn với thu nhập qua khoản thưởng ghi trong quy chế.
Mục lục
KPI dùng để làm gì trước khi bắt đầu?
Trả lời câu hỏi KPI dùng để làm gì giúp chọn đúng cách làm KPI. KPI là chỉ số đo hiệu quả công việc chính của một người hay một nhóm. Nó có hai việc, theo đúng thứ tự.
- Báo sớm việc đang lệch hướng, để sửa trong tháng chứ không đợi cuối quý.
- Làm căn cứ đánh giá và tính thưởng, sau khi số đã đo ổn định vài tháng.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ làm ngược: đặt KPI để tính thưởng ngay tháng đầu. Khi đó mọi người tranh cãi về con số thay vì sửa cách làm. Hiểu KPI dùng để làm gì rồi, bạn sẽ thấy vì sao cách làm KPI dưới đây có một tháng chạy thử.
Cách làm KPI cần chuẩn bị gì?
Trước khi viết chỉ số đầu tiên, cần có ba thứ. Đó là mục tiêu quý của công ty, số liệu thật của 3 tháng gần nhất và danh sách vị trí kèm việc chính của từng người.
| Cần có | Lấy ở đâu | Nếu chưa có |
|---|---|---|
| Mục tiêu quý của công ty | Kế hoạch kinh doanh năm, chia theo quý | Chủ doanh nghiệp tự đặt 2-3 con số: doanh thu, số khách mới, tỷ lệ mua lại |
| Số liệu 3 tháng gần nhất | Phần mềm bán hàng, sổ đơn, báo cáo sàn, sổ kho | Ghi tay 4 tuần trước rồi mới đặt mức |
| Danh sách vị trí và việc chính | Bản mô tả công việc | Mỗi người tự liệt kê 5 việc tốn thời gian nhất |
| Người giữ bảng số | Trưởng nhóm hoặc kế toán | Chỉ định 1 người, không để “ai cũng cập nhật” |
KPI.org gọi số liệu hiện tại là mức nền (baseline) và mục tiêu là mức muốn đạt trong tương lai (KPI.org). Mức nền là số thực tế trung bình của một chỉ số trước khi đặt mục tiêu. Không có mức nền thì mức đặt chỉ là đoán. Thiếu một trong ba thứ trên, cách làm KPI nào cũng khó ra số đúng.
Cách làm KPI qua 6 bước
Cách làm KPI dưới đây đi từ trên xuống: mục tiêu công ty, rồi chỉ số nhóm, rồi chỉ số từng người.
Bước 1: Viết mục tiêu quý thành con số
“Bán tốt hơn” chưa phải mục tiêu. “Doanh thu quý 4 đạt 600 triệu, có 40 khách sỉ mới” là mục tiêu dùng được (số giả định).
Bước 2: Chọn 3-5 chỉ số cho mỗi vị trí
Với mỗi vị trí, hỏi: người này làm tốt thì con số nào thay đổi? Giữ chỉ số người đó tác động được. Nên có ít nhất một chỉ số dẫn dắt. Chỉ số dẫn dắt là chỉ số báo trước kết quả và còn sửa được, ví dụ số khách được gọi lại trong tuần (KPI.org).
Bước 3: Ghi công thức và nguồn số cho từng chỉ số
Mỗi KPI một dòng: tên, công thức, lấy số ở đâu, ai cập nhật, kỳ đo. Nếu không trả lời được “lấy số ở đâu”, bỏ chỉ số đó. Đủ 8 tiêu chí cho một dòng như vậy được viết trong bài tiêu chuẩn KPI là gì.
Bước 4: Đặt mức cần đạt
Lấy trung bình 3 tháng gần nhất, cộng một bước tăng vừa sức. Mùa cao điểm như Tết đặt mức riêng, không chia đều.
Bước 5: Chia trọng số
Trọng số là phần một chỉ số chiếm trong tổng điểm KPI. Trọng số các KPI của một người cộng lại 100%. Chỉ số quan trọng nhất không nên quá 50%, để người làm không bỏ các việc còn lại.
Bước 6: Chạy thử 1 tháng, rồi mới gắn thưởng
Tháng đầu chỉ đo và họp tuần, chưa tính tiền. Hết tháng sửa những mức quá dễ hoặc quá khó, bỏ chỉ số không ai dùng để ra quyết định. Bỏ qua bước này là lỗi hay gặp nhất trong cách làm KPI ở doanh nghiệp nhỏ.
KPI tính như thế nào: công thức và ví dụ đã điền
Phần tính điểm là nửa sau của cách làm KPI. Có hai công thức cần nhớ. Tỷ lệ hoàn thành bằng kết quả thực tế chia mục tiêu, nhân 100%. Điểm KPI tổng của một người bằng tổng các tỷ lệ hoàn thành nhân trọng số tương ứng. Tổng trọng số luôn bằng 100% (MISA AMIS).
Với chỉ số “càng thấp càng tốt” như tỷ lệ đơn hoàn hay số khiếu nại, đảo phép chia: mục tiêu chia thực tế. Nếu không đảo, người làm kém lại được điểm cao.
Ví dụ giả định: nhân viên bán hàng của một cửa hàng trà, tháng 10.
| KPI | Mục tiêu | Thực tế | Cách tính | Tỷ lệ hoàn thành | Trọng số | Điểm |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Doanh thu | 120 triệu | 132 triệu | 132 / 120 | 110% | 50% | 55,0 |
| Số khách mới chốt đơn | 30 | 24 | 24 / 30 | 80% | 30% | 24,0 |
| Tỷ lệ đơn hoàn (càng thấp càng tốt) | 4% | 5% | 4 / 5 | 80% | 20% | 16,0 |
| Tổng | 100% | 95,0 |
Điểm 95 nghĩa là đạt 95% so với kế hoạch. Doanh thu vượt nhưng khách mới thiếu. Tháng sau trưởng nhóm cần xem lại bước tiếp cận khách mới, không chỉ khen doanh thu. Đây là lý do KPI dùng để sửa cách làm trước khi dùng để tính tiền.
Nên đặt trần, ví dụ mỗi chỉ số tính tối đa 120%, để một chỉ số vượt xa không che các chỉ số còn lại. Hỏi KPI tính như thế nào cho nhân viên bán hàng vào giữa tháng hay trực chung ca, xem bài cách tính KPI cho nhân viên bán hàng.
Cách làm KPI cho từng vị trí: chỉ số gợi ý
Bảng dưới là gợi ý điểm xuất phát cho doanh nghiệp nhỏ. Bạn chọn 3-5 chỉ số mỗi vị trí và sửa theo việc thật. Cách làm KPI giống nhau ở mọi vị trí, chỉ khác chỉ số và nguồn số.
| Vị trí | Chỉ số gợi ý | Nguồn số |
|---|---|---|
| Bán hàng online | Doanh thu, tỷ lệ chốt tin nhắn, thời gian trả lời | Phần mềm bán hàng, hộp thư fanpage |
| Kho, đóng gói | Tỷ lệ giao vận chuyển trong ngày, đơn sai hàng, chênh lệch kiểm kê | Báo cáo đơn, biên bản kiểm kê |
| Chăm sóc khách | Tỷ lệ khách mua lại, số khiếu nại xử lý đúng hạn | Danh sách khách, sổ khiếu nại |
| Kế toán, công nợ | Công nợ quá hạn, báo cáo nộp đúng hạn | Sổ công nợ, lịch nộp báo cáo |
| Marketing | Số khách hỏi mới, chi phí trên mỗi đơn | Trình quản lý quảng cáo, phần mềm bán hàng |
Với nhân viên bán hàng, khung bảng 10 cột và hai ví dụ đã điền có trong bài mẫu KPI cho nhân viên bán hàng. Với phòng marketing, xem KPI phòng marketing: cách giao, chấm điểm và xếp loại theo tháng.
Ví dụ cách làm KPI cho nhân viên kho
Ví dụ này đi lại 6 bước với một vị trí khác bán hàng. Số liệu là giả định để minh họa.
- Mục tiêu quý: giảm đơn bị khách đánh giá thấp vì giao chậm.
- Chỉ số chọn: tỷ lệ đơn giao cho vận chuyển trong ngày, số đơn sai hàng, chênh lệch kiểm kê cuối tháng.
- Nguồn số: báo cáo đơn của phần mềm bán hàng, biên bản kiểm kê do kế toán ký.
- Mức đặt: 3 tháng gần nhất giao trong ngày 92%, đặt mục tiêu 95%. Đơn sai hàng trung bình 6 đơn, đặt mục tiêu 4 đơn.
- Trọng số: giao trong ngày 50%, đơn sai hàng 30%, chênh lệch kiểm kê 20%.
- Chạy thử: tháng đầu chỉ họp tuần 15 phút, xem đơn trễ rơi vào khung giờ nào.
Sau tháng chạy thử, có thể thấy đơn trễ dồn vào chiều thứ Hai. Khi đó việc cần sửa là lịch nhận hàng, không phải nhắc nhân viên chăm hơn. Đó là giá trị thật của cách làm KPI có chạy thử.
Thời gian và chi phí cho cách làm KPI
Lần đầu làm KPI cho một nhóm 5-10 người mất khoảng một tháng rưỡi, trong đó 4 tuần là chạy thử. Chi phí công cụ gần như bằng 0 nếu dùng bảng tính.
| Việc | Thời gian ước tính | Ai làm |
|---|---|---|
| Gom số liệu 3 tháng | 1-3 ngày | Kế toán, trưởng nhóm |
| Họp chọn chỉ số và công thức | 1-2 buổi | Chủ doanh nghiệp, trưởng nhóm |
| Đặt mức, trọng số, dựng bảng | 1 buổi | Trưởng nhóm |
| Chạy thử, họp tuần 15 phút | 4 tuần | Cả nhóm |
| Sửa và chốt quy chế thưởng | 1 buổi | Chủ doanh nghiệp |
Các mốc trên là ước tính cho doanh nghiệp nhỏ, không phải chuẩn. Bảng tính dùng chung trên Google Drive là đủ trong năm đầu. Cấu trúc file gợi ý có trong bài OKR Excel. Khi nhiều nhóm cùng đặt mục tiêu, xem bài phần mềm quản lý OKR.
Cách làm KPI đi cùng OKR
KPI giữ việc đang chạy ở mức ổn. OKR dành cho một thay đổi lớn trong quý, ví dụ mở kênh bán sỉ mới. Hai công cụ dùng cùng nhau được.
Thứ tự hợp lý trong cách làm KPI cho doanh nghiệp nhỏ là làm KPI trước, chạy ổn 1-2 quý, rồi mới thiết lập OKR cho 1-2 thay đổi quan trọng nhất. Khi một KPI tụt nhiều tháng, việc sửa nó có thể thành OKR quý sau. Cách viết và chấm OKR có trong bài OKR là gì.
Mẹo để cách làm KPI nhanh và đúng
Trong cách làm KPI, chọn chỉ số chỉ mất vài buổi. Giữ nhịp đo hằng tuần mới là việc khó. Một số cách giữ hệ thống chạy:
- Bắt đầu với một nhóm, thường là bán hàng vì số liệu sẵn nhất, rồi mới mở rộng.
- Đo tuần, chấm tháng. Số tuần giúp sửa sớm, điểm tháng dùng cho đánh giá.
- Người làm được góp ý mức đặt trước khi chốt. Mức bị áp xuống thường bị bỏ qua.
- Không cắt lương khi không đạt. Bộ luật Lao động 2019 cấm “phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động” tại Điều 127 (Thư viện Pháp luật). Gắn KPI với thu nhập qua khoản thưởng ghi trong quy chế.
Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc, theo Bộ luật Lao động 2019. Nếu khoản thưởng theo KPI trả đều hằng tháng với mức cố định, nên hỏi kế toán rà theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
Các lỗi khác như quá nhiều chỉ số hay giao chỉ số người làm không tác động được có trong bài lỗi thường gặp khi xây dựng KPI.
Checklist cách làm KPI trước khi áp dụng
- [ ] Mục tiêu quý của công ty đã ra con số.
- [ ] Mỗi vị trí có 3-5 KPI, có ít nhất 1 chỉ số dẫn dắt.
- [ ] Mỗi KPI có công thức, nguồn số, người cập nhật, kỳ đo.
- [ ] Chỉ số “càng thấp càng tốt” đã đảo công thức.
- [ ] Tổng trọng số mỗi người bằng 100%, không chỉ số nào quá 50%.
- [ ] Có trần điểm cho mỗi chỉ số.
- [ ] Đã chạy thử 1 tháng và sửa mức.
- [ ] Quy chế thưởng ghi rõ, không có điều khoản trừ lương.
Theo từng mảng, xem thêm KPI trong nhân sự và KPI trong sản xuất.
Chọn chỉ số cho người làm sau bán, xem bài KPI chăm sóc khách hàng.
Áp công thức cho vị trí mua hàng, xem bài cách tính KPI nhân viên mua hàng.
Cách lấy số lead, chi phí và chấm điểm cho một người làm marketing có trong bài cách tính KPI nhân viên marketing.
Gom bảng điểm thành một trang gửi chủ doanh nghiệp, xem bài cách làm báo cáo KPI.
Bộ quy trình ZoneKit cho việc này
KPI chỉ đo được khi việc đã có quy trình. Bộ giải pháp ZoneKit của ZoneTech gồm quy trình mẫu theo phòng ban, kèm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí. Bạn tự làm theo phòng ban hoặc làm cùng ZoneTech trong 30 ngày.
Bắt đầu bằng bài chấm điểm vận hành miễn phí để biết phòng ban nào nên đặt KPI trước. Xem thêm về đội ngũ ở trang giới thiệu ZoneTech. Cần tư vấn, gọi hoặc Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp về cách làm KPI
KPI dùng để làm gì?
KPI cho biết một người, một nhóm đang tiến gần mục tiêu đến đâu, để sửa cách làm trước khi hết kỳ. Sau khi đo ổn định vài tháng, KPI mới nên dùng làm căn cứ tính thưởng.
Mỗi nhân viên nên có bao nhiêu KPI?
3-5 KPI là đủ. Nhiều hơn thì không ai nhớ, và trọng số mỗi chỉ số quá nhỏ để tạo khác biệt.
Ai nên đặt KPI cho nhân viên?
Trưởng nhóm đề xuất, chủ doanh nghiệp duyệt, nhân viên được góp ý mức đặt trước khi chốt. Ở cửa hàng nhỏ không có trưởng nhóm, chủ cửa hàng làm trực tiếp với từng người.
Bao lâu thì xem lại KPI?
Cập nhật số hằng tuần, chấm điểm hằng tháng, xem lại danh mục chỉ số và mức đặt mỗi quý. Đổi chỉ số giữa tháng sẽ làm số liệu không so được.
KPI tính như thế nào khi nhân viên nghỉ phép dài ngày?
Với chỉ số đếm như doanh thu hay số đơn, chia chỉ tiêu theo số ngày làm thực tế. Với chỉ số tỷ lệ như đơn hoàn, giữ nguyên chỉ tiêu. Quy ước này nên ghi sẵn trong quy chế.
Chưa có phần mềm thì có làm KPI được không?
Được. Cách làm KPI không phụ thuộc phần mềm. Bảng tính dùng chung và sổ đơn ghi tay đủ cho năm đầu. Điều quan trọng là mỗi chỉ số có một nguồn số cố định và một người cập nhật.
Cách làm KPI cho cửa hàng 3-5 người có khác không?
Vẫn đủ 6 bước, nhưng gọn hơn. Mỗi người 3 chỉ số, chủ cửa hàng tự giữ bảng số, và họp tuần có thể chỉ 10 phút cuối ca.
Không đạt KPI có bị trừ lương không?
Không được dùng KPI để cắt lương thay việc xử lý kỷ luật, vì Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 cấm việc này. Cách đúng là gắn KPI với khoản thưởng, ghi rõ trong quy chế thưởng.
Đọc tiếp: lỗi thường gặp khi xây dựng KPI
Cập nhật lần cuối: 27/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận