ZoneTechCách tính KPI cho nhân viên bán hàng: 5 bước, có ví dụ và công thức Excel
Cách tính KPI cho nhân viên bán hàng gồm 5 bước: quy từng chỉ số ra tỷ lệ hoàn thành, đặt mức trần, nhân với trọng số, cộng thành điểm tháng, rồi đối chiếu bậc thưởng. Bài này đi sâu vào phần công thức trong bài KPI bán hàng. Bài cũng xử lý các trường hợp khó mà bảng tính đơn giản hay bỏ sót: chỉ số càng thấp càng tốt, người vào giữa tháng, tháng có số bằng 0.
Bài này thuộc chủ đề Nhân viên bán hàng: tuyển, đào tạo và giữ người cho cửa hàng nhỏ. Xem thêm: KPI cho nhân viên bán hàng online, Tuyển nhân viên bán hàng: 6 bước, mẫu tin và cách lọc người cho cửa hàng nhỏ.
Tóm tắt nhanh
- Chỉ số càng cao càng tốt: tỷ lệ = thực tế / chỉ tiêu. Chỉ số càng thấp càng tốt: tỷ lệ = chỉ tiêu / thực tế.
- Đặt trần cho từng chỉ số (ví dụ 120%) để một chỉ số vượt xa không che chỉ số bị bỏ bê.
- Điểm KPI = tổng (tỷ lệ đã chặn trần × trọng số), tổng trọng số bằng 100%.
- Người vào giữa tháng: chia chỉ tiêu theo số ngày làm việc thực tế.
- Trên Excel, hàm MIN chặn trần và hàm SUMPRODUCT cộng điểm có trọng số.
Mục lục
Bốn khái niệm trong cách tính KPI cho nhân viên bán hàng
Bốn từ dưới đây lặp lại suốt bài. KPI là chỉ số đo mức độ hoàn thành một việc quan trọng, có con số và có kỳ đo rõ ràng.
Tỷ lệ hoàn thành là phần trăm đạt được so với chỉ tiêu của một chỉ số. Trọng số là mức quan trọng của chỉ số đó trong tổng điểm, tính bằng phần trăm. Mức trần là tỷ lệ tối đa một chỉ số được tính, dù thực tế vượt xa hơn.
Nắm bốn khái niệm này thì cách tính KPI cho nhân viên bán hàng chỉ còn là phép nhân và phép cộng.
Cách tính KPI cho nhân viên bán hàng cần chuẩn bị gì?
Bạn cần ba thứ: bộ chỉ số đã chốt, chỉ tiêu từng chỉ số và nguồn số liệu thực tế. Nếu chưa biết nên đo chỉ số nào, xem trước bài KPI bán hàng.
| Cần có | Ví dụ | Lấy ở đâu |
|---|---|---|
| Bộ 3-5 chỉ số và trọng số | Doanh số 50%, hoàn hủy 30%, phản hồi 20% | Thỏa thuận với nhân viên đầu tháng |
| Chỉ tiêu từng chỉ số | 60 triệu đồng, tối đa 3%, tối đa 15 phút | Số thực tế 3 tháng gần nhất, điều chỉnh theo mùa |
| Số thực tế cuối kỳ | 54 triệu đồng, 4%, 12 phút | Phần mềm bán hàng, Kênh Người Bán, hộp thư |
| Quy chế thưởng | Bậc điểm và mức thưởng | Văn bản công bố tại nơi làm việc |
Quy chế thưởng không chỉ là giấy tờ cho đủ. Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 quy định thưởng căn cứ kết quả kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định, công bố công khai tại nơi làm việc (văn bản gốc Bộ luật Lao động).
Cách xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng: đặt chỉ tiêu
Chỉ tiêu sai thì công thức đúng cũng cho điểm vô nghĩa. Xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng nên bắt đầu từ số đã có, không từ mong muốn.
Cách làm gợi ý cho chỉ số doanh số gồm ba phép tính. Lấy trung bình doanh số 3 tháng gần nhất của vị trí đó. Nhân với hệ số mùa của tháng cần giao, nếu bạn có số cùng kỳ năm trước. Cộng thêm mức tăng nếu có lý do cụ thể như sản phẩm mới hay chương trình khuyến mãi.
Ví dụ giả định: trung bình 3 tháng là 55 triệu đồng, tháng tới có chương trình khuyến mãi. Chủ cửa hàng chọn tăng khoảng 9% và giao 60 triệu đồng. Với chỉ số tỷ lệ như hoàn hủy hay thời gian phản hồi, lấy mức tốt nhất đạt được ổn định trong 3 tháng làm chỉ tiêu. Các lỗi hay gặp ở bước đặt chỉ tiêu có trong bài lỗi thường gặp khi KPI bán hàng.
5 bước trong cách tính KPI cho nhân viên bán hàng
Bước 1 đến 3 làm riêng cho từng chỉ số, còn bước 4 và 5 tính cho cả bảng.
Bước 1: Tính tỷ lệ hoàn thành
Công thức tính KPI cho chỉ số càng cao càng tốt (doanh số, số đơn, giá trị đơn): tỷ lệ = thực tế / chỉ tiêu × 100%.
Với chỉ số càng thấp càng tốt (tỷ lệ hoàn hủy, thời gian phản hồi): tỷ lệ = chỉ tiêu / thực tế × 100%. Nhiều bảng mẫu trên mạng dùng chung công thức thực tế / chỉ tiêu cho mọi chỉ số. Kết quả là người có tỷ lệ hoàn hủy cao lại được điểm cao. Hãy đánh dấu rõ chiều của từng chỉ số ngay trong bảng.
Bước 2: Chặn trần và chặn sàn
Trần thường đặt 110-130%, ví dụ 120%. Chặn sàn là quy định dưới một mức nào đó thì chỉ số được 0 điểm, ví dụ doanh số dưới 50% chỉ tiêu. Sàn giúp người bán không bỏ hẳn chỉ số khó.
Trường hợp thực tế bằng 0 ở chỉ số càng thấp càng tốt (không có đơn hoàn nào) cần chú ý. Công thức chỉ tiêu / thực tế sẽ lỗi chia cho 0. Quy ước sẵn: thực tế bằng 0 thì nhận mức trần.
Bước 3: Nhân với trọng số
Điểm chỉ số = tỷ lệ đã chặn × trọng số. Trọng số thể hiện việc bạn coi trọng nhất trong tháng. Không chỉ số nào nên dưới 10%, vì quá nhỏ thì người bán bỏ qua.
Bước 4: Cộng thành điểm KPI tháng
Điểm KPI = tổng điểm các chỉ số, nên với trần 120% thì điểm tối đa là 120. Đây là con số cuối của cách tính KPI cho nhân viên bán hàng trước khi quy ra thưởng.
Bước 5: Đối chiếu bậc thưởng
So điểm với bậc trong quy chế, ví dụ dưới 70 điểm không có thưởng KPI, 70-89 điểm nhận 50% mức thưởng, từ 90 điểm nhận đủ. Bậc điểm và mức tiền thưởng cụ thể do từng cửa hàng tự định trong quy chế.
Ví dụ cách tính KPI cho nhân viên bán hàng vào giữa tháng
Ví dụ minh họa, số liệu giả định, dùng cùng số với ví dụ ở bài chủ đề. Cửa hàng trà có 2 nhân viên vừa đứng quầy vừa trực Shopee. An làm đủ tháng, còn Bình vào làm từ ngày 11, làm 16 trên 26 ngày làm việc của tháng.
Chỉ tiêu doanh số của Bình được chia theo ngày: 60 triệu × 16 / 26 ≈ 36,9 triệu đồng. Hai chỉ số tỷ lệ (hoàn hủy, phản hồi) giữ nguyên chỉ tiêu, vì không phụ thuộc số ngày làm.
| Chỉ số | Trọng số | An: chỉ tiêu / thực tế | An: điểm | Bình: chỉ tiêu / thực tế | Bình: điểm |
|---|---|---|---|---|---|
| Doanh số (cao là tốt) | 50% | 60 / 54 triệu, 90% | 45 | 36,9 / 33 triệu, 89,4% | 44,7 |
| Hoàn hủy do lỗi tư vấn (thấp là tốt) | 30% | ≤3% / 4%, 75% | 22,5 | ≤3% / 0%, nhận trần 120% | 36 |
| Thời gian phản hồi (thấp là tốt) | 20% | ≤15 / 12 phút, 125% chặn 120% | 24 | ≤15 / 20 phút, 75% | 15 |
| Tổng | 100% | 91,5 | 95,7 |
Bảng trên áp dụng đúng một cách tính KPI cho nhân viên bán hàng cho cả hai người. Cả hai đều vào bậc nhận đủ thưởng theo quy chế ví dụ ở bước 5. Bảng cũng cho thấy An cần xem lại đơn hoàn, còn Bình cần trả lời tin nhắn nhanh hơn.
Cách tính KPI cho nhân viên bán hàng trực chung một ca
Khi hai người cùng trực một hộp thư, khó tách đơn của ai. Lúc đó, cách tính KPI cho nhân viên bán hàng nên chia điểm thành hai phần: phần cá nhân và phần chung của ca.
Công thức gợi ý: điểm cuối = điểm cá nhân × 75% + điểm chung của ca × 25%. Tỷ lệ 75/25 chỉ là ví dụ, mỗi cửa hàng tự chọn. Điểm chung của ca tính bằng đúng 5 bước trên, nhưng dùng số của cả ca thay vì của một người.
Ví dụ giả định: An có điểm cá nhân 91,5, điểm chung của ca là 88. Theo cách tính KPI cho nhân viên bán hàng trực chung này, điểm cuối của An là 91,5 × 0,75 + 88 × 0,25 ≈ 90,6. Cách này giữ động lực cá nhân mà vẫn giảm cảnh giành tin nhắn dễ chốt.
Cách tính KPI cho nhân viên bán hàng bằng Excel
Mỗi nhân viên một sheet, mỗi chỉ số một dòng. Các cột gồm chỉ số, chiều (cao hoặc thấp), trọng số, chỉ tiêu, thực tế, tỷ lệ, điểm. Bố cục bảng giao việc theo từng vị trí có trong bài mẫu KPI cho nhân viên bán hàng.
Giả sử cột B là chiều ("cao" hoặc "thấp"), C trọng số, D chỉ tiêu, E thực tế, trần 120%. Ba công thức cần dùng trong bảng được ghi ngay dưới đây.
- Tỷ lệ ở F2:
=IF(B2="cao", E2/D2, IF(E2=0, 1.2, D2/E2)). - Chặn trần ở G2:
=MIN(F2, 1.2). Theo trang hỗ trợ Microsoft, hàm MIN trả về số nhỏ nhất trong tập giá trị. - Điểm tổng:
=SUMPRODUCT(C2:C4, G2:G4)*100. Hàm SUMPRODUCT nhân các phần tử tương ứng của hai dải ô rồi cộng lại. Hai dải phải cùng kích thước, nếu không sẽ báo lỗi #VALUE!.
Nếu dùng dấu phẩy làm dấu thập phân, đổi 1.2 thành 1,2 và dấu phân cách đối số thành dấu chấm phẩy. Muốn có chặn sàn, bọc thêm một hàm IF: tỷ lệ dưới 0,5 thì trả về 0. Các hàm này chạy giống hệt nhau khi bạn dựng bảng trên Google Sheets.
Quy điểm ra thưởng trong cách tính KPI cho nhân viên bán hàng
Có hai cách quy điểm ra tiền thưởng mà cửa hàng nhỏ hay dùng.
| Cách quy đổi | Cách tính | Hợp với |
|---|---|---|
| Theo bậc | Dưới 70 điểm: 0. Từ 70 đến 89: 50% mức thưởng. Từ 90: đủ mức | Cửa hàng nhỏ, muốn dễ giải thích |
| Theo tỷ lệ, có sàn | Từ 70 điểm: thưởng = mức thưởng × điểm / 100 | Đội đông người, muốn mỗi điểm đều có giá trị |
Ví dụ giả định với mức thưởng 2 triệu đồng: An 91,5 điểm. Theo bậc, An nhận đủ 2 triệu đồng, còn theo tỷ lệ thì An nhận khoảng 1,83 triệu đồng. Chọn cách nào thì ghi vào quy chế, đừng đổi giữa năm.
Một điểm kế toán hay hỏi là thưởng KPI có tính vào lương đóng bảo hiểm không. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 tính các khoản bổ sung được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ lương. Cách ghi trong hợp đồng và quy chế quyết định nhiều, nên hỏi kế toán trước khi áp dụng.
Mẹo để cách tính KPI cho nhân viên bán hàng nhanh và đúng
Số liệu sai thì công thức đúng cũng vô ích. Ba mẹo dưới đây giúp hai bên bớt tranh cãi khi chốt điểm cuối tháng.
- Chốt nguồn số ngay từ đầu tháng, ví dụ doanh số Shopee lấy theo đơn đã giao thành công, không theo đơn đặt.
- Ghi lý do từng đơn hoàn hủy ngay khi có, để tách đơn hoàn do người bán khỏi đơn hoàn do vận chuyển.
- Cập nhật số thực tế mỗi tuần một lần, không dồn hết đến cuối tháng.
Checklist cách tính KPI cho nhân viên bán hàng trước khi chốt
- [ ] Mỗi chỉ số đã ghi chiều cao hoặc thấp và dùng đúng công thức.
- [ ] Đã áp trần, sàn và quy ước cho trường hợp thực tế bằng 0.
- [ ] Chỉ tiêu doanh số của người vào giữa tháng đã chia theo ngày làm.
- [ ] Tổng trọng số của các chỉ số cộng lại đúng bằng 100%.
- [ ] Nhân viên đã xem và xác nhận số thực tế trước khi chốt.
- [ ] Bậc thưởng dùng để quy đổi khớp với quy chế đã công bố.
Bài này chỉ bàn cách tính KPI cho nhân viên bán hàng. Muốn đặt KPI cho người quản lý cửa hàng, xem bài KPI cho quản lý cửa hàng.
Cần người kèm đội bán hàng?
Biết cách tính KPI cho nhân viên bán hàng là một chuyện. Giữ được nhịp xem số mỗi tuần là chuyện khác. ZoneOps là dịch vụ vận hành bán hàng cùng doanh nghiệp để giữ nhịp đó.
- Gói 5,5 triệu đồng/tháng có họp 2 buổi mỗi tháng và theo dõi KPI tuần.
- Gói 3,5 triệu đồng/tháng có họp và báo cáo theo tháng.
- Giá chưa gồm VAT, hợp đồng tối thiểu 3 tháng, không cam kết doanh thu.
Xem giải pháp ZoneOps của ZoneTech, đọc về đội ngũ ở trang giới thiệu hoặc gửi yêu cầu qua trang liên hệ. Giá từng gói có ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp về cách tính KPI cho nhân viên bán hàng
Có công thức tính KPI chung cho mọi cửa hàng không?
Có. Công thức tính KPI gồm tỷ lệ, trọng số và tổng điểm thì dùng chung được. Phần khác nhau giữa các cửa hàng là chọn chỉ số nào, trọng số bao nhiêu và chỉ tiêu đặt ở mức nào.
Nhân viên nghỉ phép dài ngày thì tính KPI thế nào?
Chia chỉ tiêu các chỉ số đếm (doanh số, số đơn) theo số ngày làm thực tế như ví dụ Bình. Các chỉ số tỷ lệ thì giữ nguyên chỉ tiêu như người làm đủ tháng. Nếu số đơn quá ít thì ghi chú và không chấm chỉ số đó tháng ấy.
Tính KPI theo tuần hay theo tháng?
Xem số mỗi tuần để kịp sửa, chốt điểm mỗi tháng để quy ra thưởng. Tính điểm tuần dễ dao động vì đơn hàng không đều giữa các tuần.
Không đạt KPI có bị trừ lương không?
Không nên trừ lương khi nhân viên không đạt KPI. Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 cấm phạt tiền, cắt lương thay xử lý kỷ luật lao động. Hành vi này có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Không đạt KPI thì chỉ không nhận phần thưởng KPI theo quy chế.
Chỉ số không có chỉ tiêu bằng số thì tính thế nào?
Đổi nó thành việc đếm được trước khi đưa vào cách tính KPI cho nhân viên bán hàng. Ví dụ "chăm sóc khách tốt" đổi thành số khách cũ được gọi lại trong tháng.
Có cần phần mềm riêng để tính KPI không?
Với cách tính KPI cho nhân viên bán hàng ở trên, cửa hàng dưới 10 người dùng Excel hoặc Google Sheets là đủ. Phần mềm chỉ cần khi số liệu phải lấy tự động từ nhiều nguồn mỗi ngày.
Đọc tiếp: lỗi thường gặp khi KPI bán hàng.
Cập nhật lần cuối: 27/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận