ZoneTechTiêu chuẩn KPI là gì? 8 tiêu chí của một KPI dùng được và quy định liên quan
Tiêu chuẩn KPI là bộ tiêu chí để biết một chỉ số có dùng được để quản lý và đánh giá hay không: đo đúng việc, có công thức, có nguồn số liệu, có ngưỡng đạt, có người chịu trách nhiệm. Không có văn bản pháp luật nào quy định “tiêu chuẩn KPI” cho doanh nghiệp; nhưng khi dùng KPI để thưởng hoặc đánh giá mức độ hoàn thành công việc, Bộ luật Lao động 2019 có yêu cầu riêng. Khái niệm KPI và cách kiểm nhanh theo SMART đã có trong bài KPI là gì; bài này đi sâu vào tiêu chí và phần pháp lý.
Tóm tắt nhanh
- Ngoài 5 tiêu chí SMART, một KPI dùng được cần thêm 3 thứ: nguồn số liệu, người chịu trách nhiệm, ngưỡng và trọng số.
- Mỗi KPI nên có một “thẻ định nghĩa” ghi công thức, kỳ đo, ngưỡng; thiếu thẻ thì hai người tính ra hai con số.
- KPI dùng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc phải nằm trong quy chế do người sử dụng lao động ban hành (Điều 36 Bộ luật Lao động 2019).
- Quy chế thưởng phải công bố công khai tại nơi làm việc; không được cắt lương thay xử lý kỷ luật.
Tiêu chuẩn KPI là gì?
KPI.org định nghĩa KPI là các thước đo định lượng, quan trọng, cho biết tiến độ hướng tới một kết quả mong muốn; KPI tốt đo đúng điều nó định đo và cân bằng giữa chỉ số dẫn dắt (dự báo kết quả) với chỉ số kết quả (đo việc đã xảy ra) (KPI.org). “Tiêu chuẩn KPI” vì vậy là các điều kiện để một con số đạt được vai trò đó.
Trong thực tế doanh nghiệp nhỏ, câu hỏi “KPI này có chuẩn không” thường có nghĩa là: con số này có công bằng để chấm điểm nhân viên không, và có dùng được làm căn cứ thưởng hay đánh giá không. Câu trả lời nằm ở 8 tiêu chí dưới đây và ở quy chế nội bộ.
8 tiêu chí của một KPI đạt chuẩn
Năm tiêu chí đầu là SMART, đã có trong bài KPI là gì. Ba tiêu chí sau là chỗ doanh nghiệp nhỏ hay thiếu, và cũng là chỗ dễ gây tranh cãi khi chấm điểm.
| # | Tiêu chí | Câu hỏi kiểm | Dấu hiệu chưa đạt |
|---|---|---|---|
| 1 | Cụ thể | Đo việc gì, của ai? | “Làm việc chăm chỉ” |
| 2 | Đo được | Có công thức tính ra một con số? | “Khách hài lòng” mà không nói đo bằng gì |
| 3 | Khả thi | Người làm có tác động được không? | Giao chỉ tiêu doanh thu cho người đóng gói |
| 4 | Liên quan | Phục vụ mục tiêu nào của doanh nghiệp? | Đếm số bài đăng mà không đo khách đến |
| 5 | Có thời hạn | Đo theo tuần, tháng hay quý? | Không ghi kỳ đo |
| 6 | Có nguồn số liệu | Số lấy từ đâu, ai xuất? | Mỗi người tự báo số của mình |
| 7 | Có người chịu trách nhiệm | Ai theo dõi, ai cập nhật? | KPI “của cả phòng” không ai giữ |
| 8 | Có ngưỡng và trọng số | Bao nhiêu là đạt, chiếm bao nhiêu phần trong tổng điểm? | Chỉ có mục tiêu, không có mức tối thiểu |
Tiêu chí 7 khớp với khuyến nghị của KPI.org về việc phân công người theo dõi, cập nhật và báo cáo từng chỉ số. Tiêu chí 6 và 8 là phần doanh nghiệp tự quy định, nên phải viết ra trước khi kỳ đánh giá bắt đầu.
Thẻ định nghĩa KPI: mẫu một trang
Cách đơn giản để một KPI đạt cả 8 tiêu chí là viết cho nó một thẻ định nghĩa. Ví dụ dưới là KPI của nhân viên kho trong ví dụ shop trà ở bài KPI là gì (số liệu minh họa).
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Tên KPI | Tỷ lệ đơn giao cho vận chuyển trong ngày |
| Mục tiêu phục vụ | Giữ đánh giá tốt trên sàn, tăng khách mua lại |
| Công thức | Số đơn bàn giao vận chuyển trong ngày nhận đơn chia tổng đơn nhận trước 15 giờ |
| Nguồn số liệu | Báo cáo đơn của phần mềm bán hàng, xuất mỗi thứ Hai |
| Kỳ đo | Tuần, tổng hợp theo tháng |
| Người chịu trách nhiệm | Nhân viên kho; quản lý xác nhận số |
| Ngưỡng | Tối thiểu 95%, mục tiêu 98% |
| Trọng số | 40% tổng điểm KPI tháng |
Thẻ này cũng là văn bản để nhân viên ký nhận đầu kỳ, giúp tránh tranh cãi “tôi không biết tính như vậy”. Cách đi từ mục tiêu năm xuống thẻ cho từng vị trí có ở bài đọc tiếp cuối trang.
Văn bản pháp luật liên quan khi dùng KPI
KPI là công cụ nội bộ, không có văn bản quy định riêng. Nhưng khi KPI được dùng để đánh giá, thưởng hay xử lý người lao động, các điều sau của Bộ luật Lao động 2019 áp dụng.
| Văn bản, điều | Nội dung | Ảnh hưởng tới KPI |
|---|---|---|
| Bộ luật Lao động 2019, Điều 36 | Được đơn phương chấm dứt hợp đồng khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc; tiêu chí đánh giá nằm trong quy chế do người sử dụng lao động ban hành, có lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có | KPI muốn làm căn cứ phải được đưa vào quy chế |
| Bộ luật Lao động 2019, Điều 104 | Thưởng căn cứ kết quả kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc; quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định, công bố công khai | Thưởng theo KPI cần quy chế thưởng công khai |
| Bộ luật Lao động 2019, Điều 127 | Cấm phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động | Không trừ lương khi không đạt KPI |
Nguồn: Điều 36, Điều 104 và Điều 127. Khi chấm dứt hợp đồng theo Điều 36 vì thường xuyên không hoàn thành công việc, người sử dụng lao động còn phải báo trước, ví dụ ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn.
Ai phải tuân thủ?
Mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thuê lao động và dùng KPI để đánh giá hoặc trả thưởng. Nếu KPI chỉ để theo dõi nội bộ, không gắn thu nhập hay quyết định nhân sự, thì không có yêu cầu pháp lý riêng.
Ranh giới nằm ở chỗ KPI có ảnh hưởng tới quyền lợi người lao động hay không. Đã ảnh hưởng thì tiêu chí phải được viết thành quy chế, ban hành trước kỳ đánh giá và cho người lao động biết.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- [ ] Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, có tiêu chí và cách xếp loại.
- [ ] Biên bản lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động, nếu doanh nghiệp có tổ chức này.
- [ ] Quy chế thưởng, có bằng chứng đã công bố tại nơi làm việc.
- [ ] Thẻ định nghĩa KPI cho từng vị trí, nhân viên ký nhận đầu kỳ.
- [ ] Bảng số liệu gốc và kết quả đánh giá từng kỳ, có xác nhận của quản lý.
- [ ] Biên bản trao đổi khi nhân viên không đạt nhiều kỳ liên tiếp.
Các bước để KPI đạt chuẩn và đúng luật
- Rà từng KPI theo 8 tiêu chí, bỏ hoặc sửa KPI không có nguồn số liệu.
- Viết thẻ định nghĩa cho KPI còn lại.
- Đưa tiêu chí và cách xếp loại vào quy chế đánh giá; lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có.
- Nếu gắn thưởng, ban hành quy chế thưởng và công bố công khai.
- Cho nhân viên ký nhận thẻ KPI trước kỳ đánh giá; lưu số liệu và kết quả mỗi kỳ.
Những lỗi hay gặp khi làm các bước này, như đặt quá nhiều KPI hay đổi công thức giữa kỳ, có trong bài lỗi thường gặp khi xây dựng KPI.
Zonetech hỗ trợ gì?
ZoneKit của Zonetech là bộ quy trình 15 phòng ban với 90 quy trình mẫu (SOP), kèm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí; bạn tự làm theo phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Trang ZoneKit giải thích quy trình sop là gì và cách bộ quy trình chia theo phòng ban; bạn có thể chấm điểm vận hành miễn phí và nhận tư vấn bộ quy trình mẫu phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Có luật nào quy định tiêu chuẩn KPI không?
Không có văn bản quy định riêng về tiêu chuẩn KPI cho doanh nghiệp. Khi KPI dùng để đánh giá hoặc thưởng, áp dụng các điều 36, 104 và 127 của Bộ luật Lao động 2019.
Không đạt KPI có bị cho nghỉ việc không?
Chỉ khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí trong quy chế đánh giá đã ban hành, và người sử dụng lao động báo trước đúng thời hạn theo loại hợp đồng. KPI không có trong quy chế thì khó dùng làm căn cứ.
Một KPI chuẩn cần có những thông tin gì?
Tên, mục tiêu phục vụ, công thức, nguồn số liệu, kỳ đo, người chịu trách nhiệm, ngưỡng đạt và trọng số. Ghi đủ vào một thẻ định nghĩa là cách gọn nhất.
KPI và OKR có cần cùng tiêu chuẩn không?
Cùng đòi hỏi đo được và có thời hạn, nhưng OKR đặt mức tham vọng và thường không gắn thưởng trực tiếp, còn KPI đo mức ổn định của việc đang chạy. Xem thêm bài OKR.
Đọc tiếp: cách làm KPI, từ mục tiêu năm xuống thẻ KPI cho từng vị trí.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.