ZoneTechCách làm báo cáo KPI: bảng tổng hợp tháng và cách trình bày
Cách làm báo cáo KPI gọn nhất là dồn kết quả tháng vào một trang gồm 5 phần: điểm tổng từng vị trí, so với tháng trước, 3 chỉ số lệch nhiều nhất, nguyên nhân và việc của tháng sau. Bảng điểm cho biết con số. Báo cáo KPI cho biết con số đó nghĩa là gì và phải làm gì tiếp.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh và người được giao tổng hợp KPI mỗi tháng.
Mục lục
Báo cáo KPI khác bảng điểm KPI ở đâu?
Bảng điểm là dữ liệu, báo cáo là phần đọc dữ liệu.
Bảng điểm KPI là bảng ghi chỉ tiêu, thực tế, tỷ lệ hoàn thành và điểm của từng người, cách tính có trong bài cách làm KPI. Báo cáo KPI tháng là bản tóm tắt một trang rút từ bảng điểm, gửi chủ doanh nghiệp trước buổi họp tháng. Người đọc báo cáo không cần mở bảng điểm vẫn biết bộ phận nào ổn, bộ phận nào cần sửa.
Lỗi hay gặp trong cách làm báo cáo KPI là gửi nguyên file bảng điểm và gọi đó là báo cáo. Người nhận phải tự dò hàng chục dòng, nên thường chỉ nhìn điểm tổng rồi bỏ qua phần còn lại.
Khung báo cáo KPI tháng 5 phần
Trong cách làm báo cáo KPI, năm phần dưới vừa một trang A4 hoặc một màn hình.
| Phần | Nội dung | Ai điền |
|---|---|---|
| 1. Bảng tổng hợp | Điểm tháng này, tháng trước, chênh lệch của từng vị trí | Người tổng hợp |
| 2. Ba chỉ số lệch nhiều nhất | Chỉ số có tỷ lệ hoàn thành thấp nhất hoặc tụt nhanh nhất | Người tổng hợp |
| 3. Nguyên nhân | Một câu cho mỗi chỉ số, dựa trên số liệu gốc | Trưởng bộ phận |
| 4. Việc tháng sau | Một việc cụ thể, có người làm và hạn | Trưởng bộ phận |
| 5. Đề xuất sửa KPI | Chỉ số quá dễ, quá khó hoặc không ai dùng | Người tổng hợp |
Bảng tổng hợp KPI là phần 1, ghi điểm từng vị trí qua hai tháng liền nhau. Phần 5 thường bị bỏ, nhưng lại giúp bộ KPI tốt lên theo thời gian. Đề xuất sửa chỉ áp dụng từ kỳ sau, không sửa ngược kỳ đang chấm.
Cách làm báo cáo KPI từ bảng điểm
Cách làm báo cáo KPI trên bảng tính gồm 5 bước, mất khoảng 30-60 phút mỗi tháng sau khi đã dựng xong.
- Chốt số ngày cố định, ví dụ ngày 3 tháng sau. Sau ngày này không sửa bảng điểm nữa.
- Tạo sheet Báo cáo. Cột A là vị trí, cột B lấy điểm tháng này bằng SUMIFS theo tên và tháng.
- Cột C lấy điểm tháng trước cùng cách, cột D là B trừ C.
- Tô màu cột B bằng định dạng có điều kiện: dưới 80 đỏ, 80 đến dưới 95 vàng, từ 95 xanh. Mốc này là gợi ý.
- Lọc ba chỉ số có tỷ lệ hoàn thành thấp nhất ở bảng điểm, chép sang phần 2.
Bước 1 là gốc của cách làm báo cáo KPI: không chốt ngày thì mỗi lần mở file lại ra một con số. Cách tô ba màu này giống kiểu đèn báo trên các bảng tổng quan. Wikipedia mô tả đó là các ký hiệu đỏ, vàng, xanh giúp nhìn nhanh tình trạng một chỉ số.
Ví dụ bảng tổng hợp tháng
Số liệu là giả định để minh họa cách làm báo cáo KPI cho một cửa hàng 4 vị trí. Đây là bảng tổng hợp KPI ở phần 1.
| Vị trí | Tháng 9 | Tháng 10 | Chênh lệch | Màu |
|---|---|---|---|---|
| Bán hàng A | 94 | 99 | +5 | Xanh |
| Bán hàng B | 88 | 81 | -7 | Vàng |
| Kho | 96 | 97 | +1 | Xanh |
| Chăm sóc khách | 90 | 78 | -12 | Đỏ |
Phần 2 và 3 của báo cáo có thể viết như sau. Chăm sóc khách tụt 12 điểm do tỷ lệ xử lý trong 48 giờ giảm. Nguyên nhân là đơn đổi hàng chờ kho xác nhận. Việc tháng sau: kho xác nhận đổi hàng trong ngày, trưởng kho phụ trách, áp dụng từ ngày 5.
Bán hàng B ở vùng vàng nhưng tụt 7 điểm. Báo cáo nên ghi cả chiều đi xuống, không chỉ nhìn màu.
Trình bày trong buổi họp
Cách làm báo cáo KPI tốt đến đâu cũng phí nếu buổi họp đọc lan man. Họp tháng nên đi theo thứ tự đỏ, vàng, rồi xanh.
- Mở bằng bảng tổng hợp trong 2 phút, không đọc từng dòng.
- Dành phần lớn thời gian cho ba chỉ số lệch nhiều nhất.
- Mỗi việc tháng sau phải có tên người và hạn trước khi kết thúc họp.
- Khen vị trí xanh bằng con số cụ thể, không khen chung.
Báo cáo có tên và điểm từng người là dữ liệu cá nhân. Chỉ gửi cho người cần xem, theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Bản dán ở bảng tin chung nên chỉ để điểm theo bộ phận.
Cùng nhóm: cách tính KPI nhân viên marketing, cách tính KPI nhân viên mua hàng và KPI chăm sóc khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo KPI nên làm theo tuần hay tháng?
Theo tháng, gọi là báo cáo KPI tháng. Số tuần dùng để họp nhanh và sửa sớm, không cần viết thành báo cáo.
Ai nên làm báo cáo KPI?
Một người tổng hợp cố định, thường là trợ lý hoặc kế toán, nắm cách làm báo cáo KPI từ đầu đến cuối. Trưởng bộ phận viết phần nguyên nhân và việc tháng sau.
Báo cáo KPI khác báo cáo bán hàng thế nào?
Báo cáo bán hàng đọc doanh thu, đơn, kênh. Báo cáo KPI đọc điểm của từng vị trí so với mục tiêu. Phần bán hàng xem bài cách làm báo cáo bán hàng.
Có cần biểu đồ trong báo cáo KPI không?
Không bắt buộc trong cách làm báo cáo KPI. Bảng có tô màu là đủ cho 4-10 vị trí. Biểu đồ đường hữu ích khi muốn xem xu hướng 6 tháng. Các chỉ số theo mảng có trong bài KPI trong sản xuất.
Dùng mẫu quy trình có sẵn của ZoneKit
Cách làm báo cáo KPI nhanh hơn khi mỗi bộ phận đã ghi số theo quy trình cố định. Bộ giải pháp ZoneKit của ZoneTech có quy trình mẫu theo phòng ban, làm nền cho nguồn số. Bạn có thể bắt đầu bằng bài chấm điểm vận hành miễn phí, rồi tải quy trình mẫu. Xem thêm về đội ngũ ở trang giới thiệu ZoneTech. Giá từng gói có ở bảng giá.
Cập nhật lần cuối: 03/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận