Cách tính KPI nhân viên mua hàng: giá nhập, hạn giao và tỷ lệ lỗi

Cách tính KPI nhân viên mua hàng gọn nhất là chấm 4 chỉ số: giá nhập so với giá tham chiếu, tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ hàng lỗi đầu vào và tỷ lệ đơn đủ chứng từ. Mỗi chỉ số tính ra tỷ lệ hoàn thành, nhân trọng số rồi cộng lại. Chỉ số càng thấp càng tốt thì lấy mục tiêu chia thực tế.

Bài này dành cho chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, xưởng sản xuất và hộ kinh doanh có người chuyên đi mua hàng.

Mục lục

4 chỉ số trong cách tính KPI nhân viên mua hàng

Bốn chỉ số dưới trả lời ba câu hỏi. Mua có rẻ không, có kịp không, có đúng không?

Bốn chỉ số KPI mua hàng kèm công thức và nguồn số

Chỉ số	Công thức	Loại	Nguồn số
Chỉ số giá nhập	Giá nhập bình quân chia giá tham chiếu	Càng thấp càng tốt	Phiếu nhập, bảng giá tham chiếu
Tỷ lệ giao đúng hạn	Đơn nhận đúng hoặc trước ngày hẹn chia tổng đơn	Càng cao càng tốt	Đơn đặt hàng, phiếu nhập kho
Tỷ lệ hàng lỗi đầu vào	Giá trị hàng trả lại nhà cung cấp chia giá trị nhập	Càng thấp càng tốt	Biên bản kiểm hàng
Tỷ lệ đơn đủ chứng từ	Đơn có đủ hóa đơn, phiếu giao chia tổng đơn	Càng cao càng tốt	Kế toán xác nhận

Giá tham chiếu là mức giá dùng làm chuẩn để so, ví dụ giá thấp nhất trong 3 báo giá hoặc giá kỳ trước. Bài Performance indicator trên Wikipedia xếp mua hàng và nhà cung cấp vào nhóm KPI chuỗi cung ứng, ví dụ tỷ lệ đơn mua được đặt trước.

Bước 1: Lấy mức nền 3 tháng

Mức nền là số trung bình của 3 tháng gần nhất, dùng để đặt mục tiêu.

Bước đầu của cách tính KPI nhân viên mua hàng là gom phiếu nhập, đơn đặt hàng và biên bản kiểm hàng của 3 tháng. Tính từng chỉ số theo công thức ở bảng trên. Mục tiêu tháng tới là mức nền cộng một bước tiến vừa sức, như hướng dẫn trong bài cách làm KPI. Chưa có số cũ thì tháng đầu chỉ ghi nhận, chưa chấm điểm.

Với chỉ số giá nhập, chỉ tính các mặt hàng mua thường xuyên. Hàng mua một lần không có giá kỳ trước để so.

Bước 2: Tính tỷ lệ hoàn thành

Tỷ lệ hoàn thành là phần trăm mục tiêu mà mỗi chỉ số đạt được. Đây là bước giữa trong cách tính KPI nhân viên mua hàng.

Công thức tỷ lệ hoàn thành cho chỉ số thuận và nghịch của nhân viên mua hàng

Chỉ số càng cao càng tốt: thực tế chia mục tiêu, nhân 100%.
Chỉ số càng thấp càng tốt: mục tiêu chia thực tế, nhân 100%.
Mỗi chỉ số tính tối đa 120%, để một chỉ số vượt xa không che chỉ số khác.

Trên bảng tính, cột C ghi loại chỉ số, D là mục tiêu, E là thực tế. Công thức ở ô F: =MIN(1,2; IF(C2=”Thuận”; E2/D2; D2/E2)). Excel bản tiếng Anh thay dấu chấm phẩy bằng dấu phẩy và viết 1.2.

Bước 3: Chia trọng số và cộng điểm

Trong cách tính KPI nhân viên mua hàng, điểm tháng bằng tổng tỷ lệ hoàn thành nhân trọng số.

Nguyên tắc chia trọng số khi tính KPI mua hàng

Tổng trọng số luôn bằng 100%, không chỉ số nào quá 50%. Nếu nhân viên mua hàng bị ép giá quá nặng, họ dễ chọn hàng rẻ nhưng lỗi nhiều. Vì vậy chỉ số giá nhập nên đi cùng tỷ lệ hàng lỗi, hai chỉ số giữ thăng bằng cho nhau. Đây là chỗ KPI mua hàng khác các vị trí khác.

Ví dụ giả định: xưởng nội thất gỗ

Số liệu là giả định để minh họa cách tính KPI nhân viên mua hàng. Hàng lỗi đầu vào là hàng nhận về không đạt yêu cầu, phải trả lại nhà cung cấp. Xưởng có một người mua gỗ, ốc vít và sơn, tháng 9 được chấm như sau.

Ví dụ giả định cách tính KPI nhân viên mua hàng ở xưởng nội thất gỗ

Chỉ số	Trọng số	Mục tiêu	Thực tế	Hoàn thành
Chỉ số giá nhập	30%	100%	98%	102,0%
Giao đúng hạn	30%	95%	88%	92,6%
Hàng lỗi đầu vào	25%	2%	2,5%	80,0%
Đơn đủ chứng từ	15%	100%	96%	96,0%

Điểm KPI tháng: 30% × 102 + 30% × 92,6 + 25% × 80 + 15% × 96 = 92,8. Giá nhập tốt nhưng hàng lỗi tăng. Xem biên bản kiểm hàng, xưởng thấy phần lỗi dồn vào một lô sơn của nhà cung cấp mới. Việc cần làm là chấm lại nhà cung cấp đó, không phải trừ điểm người mua nặng hơn.

Lưu ý để điểm công bằng

Cách tính KPI nhân viên mua hàng chỉ công bằng khi người mua tác động được vào con số.

Lưu ý để KPI mua hàng chấm công bằng cho người mua

Giá thị trường tăng chung, như gỗ hay thép, thì cập nhật giá tham chiếu, không để người mua chịu.
Đơn trễ do bộ phận khác đề nghị mua muộn thì ghi rõ và loại khỏi phép tính.
Chấm nhà cung cấp riêng, chấm người mua riêng, theo bài đánh giá nhà cung cấp.

Không đạt KPI không được dùng để cắt lương. Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 cấm cắt lương thay xử lý kỷ luật. Gắn KPI với thu nhập qua khoản thưởng ghi trong quy chế.

Cùng nhóm: cách làm báo cáo KPI và cách tính KPI nhân viên marketing.

Câu hỏi thường gặp

Cách tính KPI nhân viên mua hàng khác nhân viên bán hàng thế nào?

Công thức giống nhau, chỉ khác chỉ số. Bán hàng đo doanh thu và khách, mua hàng đo giá, hạn giao và chất lượng đầu vào. Phần bán hàng xem bài cách tính KPI cho nhân viên bán hàng.

Cách tính KPI nhân viên mua hàng theo số tiền tiết kiệm được không?

Có thể, nhưng KPI mua hàng kiểu này dễ tranh cãi về giá gốc để so. Chỉ số giá nhập theo giá tham chiếu đã thống nhất thì ít cãi hơn.

Xưởng chỉ có chủ tự đi mua thì sao?

Chưa cần áp cách tính KPI nhân viên mua hàng đầy đủ. Chỉ cần theo dõi tỷ lệ giao đúng hạn và hàng lỗi mỗi tháng. Các chỉ số của xưởng có trong bài KPI trong sản xuất.

Dùng mẫu quy trình có sẵn của ZoneKit

Cách tính KPI nhân viên mua hàng chỉ chạy khi việc mua đã có quy trình và biểu mẫu. Bộ giải pháp ZoneKit của ZoneTech có quy trình mẫu theo phòng ban, làm nền để lấy số. Bạn có thể bắt đầu bằng bài chấm điểm vận hành miễn phí, rồi tải quy trình mẫu. Xem thêm về đội ngũ ở trang giới thiệu ZoneTech. Giá từng gói có ở bảng giá.

Cập nhật lần cuối: 03/11/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận