ZoneTechĐánh giá nhà cung cấp: 6 bước chấm điểm và thang 1-5 đo được
Đánh giá nhà cung cấp là việc chấm điểm định kỳ những bên bán hàng cho bạn, dựa trên số liệu thật, để quyết định giữ, nhắc nhở hay thay. Doanh nghiệp nhỏ chỉ cần 4 tiêu chí: giá, chất lượng, giao đúng hẹn, hóa đơn chứng từ, như bảng trong bài quy trình mua hàng. Bài này đi sâu vào cách làm: chấm theo thang nào, lấy số ở đâu, tính điểm ra sao.
Tóm tắt nhanh
- Có hai loại đánh giá nhà cung cấp: đánh giá trước khi chọn bên mới và đánh giá định kỳ bên đang dùng.
- Mỗi tiêu chí cần thang 1-5 định nghĩa bằng con số. Nếu không, mỗi người chấm một kiểu.
- Dữ liệu lấy từ biên bản nhận hàng, sổ giao hàng, hóa đơn. Không chấm theo trí nhớ.
- ISO 9001 yêu cầu xác định tiêu chí đánh giá, lựa chọn, theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp và lưu hồ sơ.
Mục lục
Đánh giá nhà cung cấp gồm những loại nào?
Doanh nghiệp nhỏ gặp hai tình huống. Một là chọn nhà cung cấp mới. Hai là xem lại nhà cung cấp đang dùng. Hai việc dùng tiêu chí gần giống nhau nhưng nguồn dữ liệu khác nhau.
| Đánh giá chọn mới | Đánh giá định kỳ | |
|---|---|---|
| Khi nào | Trước khi đặt đơn đầu tiên | Mỗi quý hoặc cuối mỗi vụ |
| Dữ liệu | Báo giá, hồ sơ năng lực, hàng mẫu, giấy tờ pháp lý | Biên bản nhận hàng, sổ giao hàng, hóa đơn thực tế |
| Kết quả | Chọn, chọn có điều kiện (đơn thử), loại | Giữ, nhắc và theo dõi, tìm nhà cung cấp thay |
| Người làm | Người mua hàng, người duyệt theo hạn mức | Người mua hàng cùng kho và kế toán |
Ba khái niệm dùng trong bài
Trọng số là mức quan trọng của một tiêu chí, ghi bằng phần trăm. Tổng trọng số các tiêu chí bằng 100%.
Nhà cung cấp quan trọng là bên bán hàng ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm hoặc chiếm phần lớn tiền mua. Ví dụ: nguyên liệu chính, bao bì in thương hiệu.
Hành động khắc phục là việc cụ thể nhà cung cấp phải làm sau khi bị điểm thấp, có hạn hoàn thành. Ví dụ: đổi cách đóng gói để giảm hàng móp.
Cần chuẩn bị gì trước khi đánh giá nhà cung cấp?
Trước buổi đánh giá nhà cung cấp, gom đủ bốn thứ.
- Danh sách nhà cung cấp, chia hai nhóm. Nhóm quan trọng (nguyên liệu chính, bao bì in thương hiệu, hàng giá trị lớn) chấm mỗi quý. Nhóm thường (văn phòng phẩm, vật tư phụ) chấm mỗi năm.
- Biên bản nhận hàng có ghi lô đạt, lô lỗi, thiếu, thừa.
- Sổ giao hàng có ngày hẹn và ngày giao thực tế.
- Danh sách hóa đơn sai, trễ hoặc phải điều chỉnh trong kỳ.
Nếu chưa ghi những số này, kỳ đầu tiên chỉ chấm được phần giá. Hãy bắt đầu ghi ngay từ đơn tiếp theo. Bảng tính một dòng một lần giao là đủ.
6 bước đánh giá nhà cung cấp
Sáu bước dưới đây dùng cho đánh giá định kỳ. Đánh giá chọn mới dùng bước 2 và 3, dữ liệu lấy từ báo giá và hàng mẫu.
- Phân nhóm nhà cung cấp theo mức ảnh hưởng đến sản phẩm và số tiền mua.
- Chốt tiêu chí và trọng số. Dùng 4 tiêu chí của bài cha: giá 30%, chất lượng 30%, giao đúng hẹn 25%, hóa đơn chứng từ 15%. Hàng ảnh hưởng an toàn thực phẩm có thể tăng trọng số chất lượng.
- Định nghĩa thang 1-5 bằng con số cho từng tiêu chí (bảng dưới).
- Gom dữ liệu thật của kỳ từ biên bản, sổ giao, hóa đơn.
- Tính điểm từng tiêu chí rồi nhân trọng số.
- Quyết định, báo nhà cung cấp và lưu hồ sơ. Điểm từ 4 trở lên giữ. Từ 3 đến dưới 4 nhắc và theo dõi. Dưới 3 tìm nhà cung cấp thay.
Thang đánh giá nhà cung cấp dưới đây là gợi ý để sửa theo ngành hàng, không phải chuẩn chung.
| Điểm | Chất lượng (tỷ lệ lô đạt) | Giao đúng hẹn (tỷ lệ lần đúng ngày) | Hóa đơn chứng từ | Giá (so với báo giá khác) |
|---|---|---|---|---|
| 5 | Mọi lô đạt | Mọi lần đúng ngày | Đúng, đủ, kịp thời mọi lần | Thấp nhất hoặc ngang thấp nhất |
| 4 | Lỗi nhỏ, đổi ngay | Trễ 1 lần, có báo trước | Sai 1 lần, sửa trong tuần | Cao hơn dưới 5% |
| 3 | Lỗi lặp lại 2 lần | Trễ 2-3 lần | Sai 2 lần | Cao hơn 5-10% |
| 2 | Lỗi ảnh hưởng đơn bán | Trễ làm lỡ đơn của khách | Hay trễ, phải nhắc | Cao hơn 10-15% |
| 1 | Lỗi nghiêm trọng, phải thu hồi | Trễ thường xuyên | Không xuất được hóa đơn hợp lệ | Cao hơn trên 15% |
Ví dụ tính điểm
Ví dụ giả định: một cơ sở trà đánh giá nhà cung cấp in hộp, gồm hai xưởng, trong một quý.
| Tiêu chí (trọng số) | Xưởng A | Xưởng B |
|---|---|---|
| Giá (30%) | 4 | 5 |
| Chất lượng (30%) | 5 | 3 |
| Giao đúng hẹn (25%) | 3 | 3 |
| Hóa đơn (15%) | 4 | 2 |
| Điểm tổng | 4,05: giữ | 3,45: nhắc và theo dõi |
Cách tính xưởng A: 4 × 0,3 + 5 × 0,3 + 3 × 0,25 + 4 × 0,15 = 4,05. Xưởng B rẻ nhất nhưng hay in lỗi và sai hóa đơn, nên điểm thấp hơn. Nếu chỉ nhìn giá, cơ sở sẽ chọn nhầm.
Thời gian và chi phí ước tính
Ước tính thời gian đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp có khoảng 10-20 nhà cung cấp, không phải số đo thực tế. Dựng bảng tiêu chí và thang điểm mất nửa ngày. Mỗi kỳ chấm mất 1-2 giờ nếu dữ liệu đã ghi đều. Gửi kết quả cho nhà cung cấp quan trọng mất thêm vài phút mỗi bên. Không cần phần mềm, bảng tính là đủ. Chi phí lớn nhất là thói quen ghi biên bản nhận hàng đầy đủ.
Tiêu chí chọn nhà cung cấp mới
Với bên mới, chưa có lịch sử giao hàng để chấm. Vì vậy đánh giá nhà cung cấp mới dựa vào giấy tờ, hàng mẫu và một đơn thử.
| Tiêu chí chọn nhà cung cấp | Cách kiểm |
|---|---|
| Tư cách pháp lý | Xem giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, người đại diện |
| Khả năng xuất hóa đơn | Hỏi rõ trước khi đặt; hộ trồng không có hóa đơn thì dùng bảng kê thu mua |
| Chất lượng hàng | Nhận hàng mẫu, kiểm theo tiêu chí viết sẵn, lưu mẫu đối chứng |
| Năng lực giao | Hỏi sản lượng mỗi tháng, thời gian giao, phương án khi trễ |
| Điều kiện thanh toán | So mức đặt cọc, hạn trả, hình thức chuyển khoản |
Bên đạt các tiêu chí chọn nhà cung cấp thì cho làm một đơn thử nhỏ. Đơn thử được chấm như kỳ định kỳ. Đạt từ 4 điểm trở lên mới đưa vào danh sách nhà cung cấp đã duyệt.
Khi ký, nên có hợp đồng mua bán bằng văn bản theo Luật Thương mại 2005, ghi rõ quy cách và cách xử lý lô lỗi. Với hàng thuộc diện quản lý chất lượng, đối chiếu thêm Nghị định 37/2026/NĐ-CP để biết giấy tờ chất lượng cần đi kèm. Danh sách nhà cung cấp đã duyệt cũng là một thủ tục kiểm soát nội bộ theo Điều 39 Luật Kế toán 2015. Cách dùng danh sách này khi thanh toán có trong bài thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng.
Đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001
Doanh nghiệp đang làm hoặc giữ chứng nhận ISO 9001 phải đánh giá nhà cung cấp có hệ thống. Ở bản ISO 9001:2015, điều 8.4.1 yêu cầu tổ chức xác định và áp dụng tiêu chí đánh giá, lựa chọn, theo dõi kết quả thực hiện và đánh giá lại nhà cung cấp bên ngoài. Tổ chức cũng phải lưu thông tin dạng văn bản về các hoạt động này và hành động phát sinh (Ecesis).
ISO đã thay bản 2015 bằng ISO 9001:2026 từ ngày 16/9/2026 (ISO). Doanh nghiệp đang giữ chứng nhận nên đối chiếu điều khoản tương ứng của bản mới khi chuyển đổi. Các bài hướng dẫn tiếng Việt như của MISA AMIS cũng nhấn mạnh việc lưu hồ sơ đánh giá nhà cung cấp để theo dõi và cải tiến.
Với quy trình 6 bước ở trên, hồ sơ cần lưu gồm bảng tiêu chí đã duyệt, bảng điểm từng kỳ, thư báo kết quả và biên bản các hành động khắc phục.
Báo kết quả cho nhà cung cấp
Chấm xong mà không báo thì nhà cung cấp không biết cần sửa gì. Thư báo nên ngắn, có số liệu và một yêu cầu cụ thể.
Mẫu gợi ý: "Kết quả đánh giá nhà cung cấp quý III của quý công ty là 3,45/5. Điểm thấp ở chất lượng (2 lô in lệch màu) và hóa đơn (2 lần sai thông tin). Đề nghị quý công ty kiểm màu trước khi giao và gửi bản nháp hóa đơn để đối chiếu. Kỳ chấm sau là cuối quý IV." Số liệu trong mẫu là giả định.
Với nhà cung cấp được giữ, cũng nên gửi kết quả. Một lời ghi nhận có số liệu giúp đàm phán giá và ưu tiên giao hàng dễ hơn ở kỳ sau.
Đánh giá nhà cung cấp theo từng loại hàng
Không phải bên nào cũng chấm giống nhau. Cùng 4 tiêu chí, nhưng trọng tâm đổi theo loại hàng.
| Loại nhà cung cấp | Tiêu chí cần chú ý nhất | Nguồn số liệu |
|---|---|---|
| Nguyên liệu chính | Chất lượng từng lô, ổn định theo mùa vụ | Phiếu kiểm tra đầu vào, sổ nhập theo lô |
| Bao bì in thương hiệu | Đúng mẫu, đúng màu, giao kịp lịch đóng gói | Biên bản nhận hàng, mẫu duyệt in |
| Vật tư phụ | Giá và giao đúng hẹn | Báo giá, sổ giao hàng |
| Dịch vụ vận chuyển | Giao đúng hẹn, tỷ lệ hàng hư hỏng | Sổ theo dõi đơn giao, biên bản sự cố |
Khi đánh giá nhà cung cấp nguyên liệu chính, có thể tăng trọng số chất lượng như đã nói ở bước 2. Với vật tư phụ, giữ phiếu chấm điểm nhà cung cấp gọn, chấm mỗi năm một lần là đủ.
Lịch đánh giá nhà cung cấp trong năm
- Cuối mỗi quý: chấm điểm nhà cung cấp nhóm quan trọng, gửi thư báo kết quả.
- Cuối mỗi vụ: chấm nhà cung cấp nguyên liệu theo mùa, trước khi chốt hợp đồng vụ sau.
- Cuối năm: đánh giá nhà cung cấp nhóm thường, rà lại danh sách đã duyệt.
- Bất kỳ lúc nào có sự cố lớn: chấm lại ngay bên liên quan.
Mẹo và lỗi thường gặp
| Lỗi | Hậu quả | Cách sửa |
|---|---|---|
| Chấm theo trí nhớ | Điểm cảm tính, nhà cung cấp không phục | Chỉ chấm từ biên bản, sổ giao, hóa đơn |
| Thang điểm không định nghĩa | Hai người chấm ra hai kết quả | Ghi con số cho từng mức 1-5 |
| Chỉ nhìn giá | Chọn bên rẻ nhưng hay lỗi | Giữ trọng số chất lượng, giao hàng |
| Chấm xong không báo nhà cung cấp | Không có gì thay đổi | Gửi kết quả và yêu cầu cải tiến cụ thể |
Mẹo nhỏ: khi đánh giá nhà cung cấp là hộ trồng nông sản, thay tiêu chí hóa đơn bằng tiêu chí "giấy tờ thu mua đầy đủ" (phiếu cân, bảng kê). Lý do là hộ trồng thường không xuất hóa đơn. Doanh nghiệp sản xuất mua nguyên liệu theo mùa vụ có thêm lưu ý trong bài quy trình mua hàng của công ty sản xuất. Những lỗi ở các khâu khác của quá trình mua có trong bài lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng.
Checklist trước khi chấm kỳ đầu
Dùng danh sách dưới để rà lại trước kỳ đánh giá nhà cung cấp đầu tiên.
- [ ] Danh sách nhà cung cấp đã chia nhóm quan trọng và nhóm thường.
- [ ] Bảng tiêu chí, trọng số và thang 1-5 đã được duyệt.
- [ ] Biên bản nhận hàng, sổ giao hàng, danh sách hóa đơn sai của kỳ đã gom đủ.
- [ ] Ngưỡng giữ, nhắc, thay đã ghi rõ.
- [ ] Có mẫu thư báo kết quả cho nhà cung cấp.
- [ ] Có nơi lưu hồ sơ từng kỳ.
Mẫu phiếu và bảng chấm điểm nhà cung cấp để in dùng có trong bài biểu mẫu quy trình mua hàng.
Bộ quy trình ZoneKit cho việc này
Bộ giải pháp ZoneKit của ZoneTech gồm quy trình mẫu (SOP) theo phòng ban, kèm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí. Bạn tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng ZoneTech trong 30 ngày.
Hãy chấm điểm vận hành miễn phí để biết khâu mua hàng và đánh giá nhà cung cấp đang ở mức nào. Xem thêm về đội ngũ ở trang giới thiệu ZoneTech. Cần tư vấn, gọi hoặc Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp về đánh giá nhà cung cấp
Bao lâu nên đánh giá nhà cung cấp một lần?
Nhà cung cấp quan trọng mỗi quý hoặc cuối mỗi vụ. Nhà cung cấp thường mỗi năm. Đánh giá thêm ngay khi có sự cố lớn như lô hàng lỗi phải thu hồi.
Doanh nghiệp nhỏ có cần đánh giá nhà cung cấp không?
Cần, ở mức gọn: 4 tiêu chí, bảng tính, 1-2 giờ mỗi kỳ. Không có số liệu thì rất khó đàm phán giá hay đổi nhà cung cấp khi chất lượng giảm.
Nên chấm thang 5 hay thang 10?
Thang 5 đủ cho doanh nghiệp nhỏ và dễ định nghĩa bằng con số. Thang 10 chỉ có ích khi bạn có đủ dữ liệu để phân biệt các mức chi tiết.
Nhà cung cấp bị điểm thấp thì làm gì?
Gửi kết quả kèm yêu cầu cụ thể, ví dụ giảm lỗi in xuống mức nhất định trong quý sau. Song song, hỏi giá thêm 1-2 nhà cung cấp khác để có phương án thay.
Ai nên tham gia đánh giá nhà cung cấp?
Người mua hàng lập bảng điểm. Kho cung cấp số liệu nhận hàng, kế toán cung cấp số liệu hóa đơn. Chủ doanh nghiệp hoặc người duyệt theo hạn mức chốt quyết định giữ hay thay.
Đánh giá nhà cung cấp có cần gửi kết quả cho họ không?
Nên gửi, nhất là với nhà cung cấp quan trọng. Kết quả có số liệu giúp họ biết cần sửa gì và giúp bạn có căn cứ khi đàm phán.
Nhà cung cấp duy nhất có cần đánh giá không?
Vẫn nên chấm điểm nhà cung cấp đó. Bạn chưa thay được ngay, nhưng điểm số cho thấy rủi ro phụ thuộc. Song song, ghi lại các lần trễ, lỗi để có căn cứ khi tìm nguồn thứ hai.
Đọc tiếp: chu trình mua hàng, 4 giai đoạn và chứng từ của từng giai đoạn.
Cập nhật lần cuối: 27/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận