Quy trình mua hàng 7 bước cho doanh nghiệp nhỏ: từ đề nghị đến thanh toán

Quy trình mua hàng thường chỉ được nghĩ tới sau một lần mua hớ. Kho báo hết túi nên nhân viên gọi ngay xưởng in quen, chốt giá qua tin nhắn. Tuần sau lại có người đặt thêm một lô vì không biết đã có người đặt. Cuối tháng kế toán nhận ba hóa đơn, không khớp với số hàng về, và không ai nhớ ai đã đồng ý mức giá đó.

Quy trình mua hàng là chuỗi việc cố định mỗi khi doanh nghiệp bỏ tiền mua hàng hóa, nguyên liệu, tài sản hay dịch vụ. Nó trả lời ai đề nghị, ai hỏi giá, ai duyệt, ai nhận hàng, ai trả tiền và giấy tờ nào phải lưu. Với doanh nghiệp nhỏ, 7 bước và một bảng hạn mức duyệt là đủ để tránh mua đắt, mua trùng và thất thoát.

Bài dành cho chủ cơ sở sản xuất, cửa hàng và người phụ trách mua hàng, thuộc cụm quy trình khối vận hành. Bài gom ý chính của 6 bài chi tiết, mỗi phần có đường dẫn để đọc sâu hơn.

Tóm tắt nhanh

• Quy trình mua hàng gồm 7 bước: đề nghị, hỏi giá, duyệt, đặt hàng, nhận hàng, đối chiếu và thanh toán, lưu hồ sơ và đánh giá nhà cung cấp.
• Nên có 3 mức duyệt theo giá trị đơn, để chủ doanh nghiệp không phải ký mọi tờ đề nghị.
• Người đặt hàng, người nhận hàng và người trả tiền nên là ba người khác nhau.
• Từ 1/7/2025, hàng mua từ 5 triệu đồng (gồm thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Chấm nhà cung cấp theo 4 tiêu chí: giá, chất lượng, giao đúng hẹn, hóa đơn chứng từ.
• Bộ biểu mẫu tối thiểu có 5 tờ, mỗi tờ gắn với một bước và một chữ ký.

Dấu hiệu quy trình mua hàng đang hở

Doanh nghiệp nào cũng có một quy trình mua hàng, dù chưa ai viết ra. Vấn đề là nó nằm trong đầu một vài người. Người đó nghỉ phép thì việc mua chậm lại.

Bảng dưới gom các dấu hiệu hay gặp. Mỗi dấu hiệu dẫn tới một câu hỏi cần trả lời và một bài chi tiết để đọc tiếp.

Nếu bạn đánh dấu từ hai dòng trở lên, hãy đọc hết bài một lượt trước.

Vì sao mua hàng hay đắt, trùng và thất thoát?

Lật lại hồ sơ mua hàng của một tháng, gốc rễ thường rơi vào bốn chỗ. Cả bốn nằm ở cách doanh nghiệp tự tổ chức việc mua.

Thứ nhất, không ai kiểm tồn trước khi đề nghị, nên hàng còn trong kho vẫn bị mua thêm. Thứ hai, báo giá được so theo cảm giác, không cùng điều kiện giao và thanh toán. Thứ ba, đơn chốt qua tin nhắn, không có đơn đặt hàng để đối chiếu khi hàng về. Thứ tư, tiền được trả trước khi khớp hóa đơn với hàng thực nhận.

Cả bốn chỗ đều sửa được bằng một quy trình mua hàng viết ra giấy. Quy trình không cần dày. Một trang có 7 bước, một bảng hạn mức và 5 tờ biểu mẫu là đủ cho phần lớn doanh nghiệp dưới 20 người.

Mua thường xuyên khác mua một lần

Quy trình mua hàng nên chia hai đường. Nguyên liệu, bao bì là mua thường xuyên: chọn nhà cung cấp một lần, ký hợp đồng khung, đặt theo mức tồn tối thiểu. Máy móc, thuê dịch vụ là mua phát sinh: đi đủ 7 bước và duyệt từng đơn. Mua thường xuyên dễ bị giá tăng dần mà không ai để ý. Mua phát sinh dễ mua vội, thiếu hóa đơn.

Quy trình mua hàng 7 bước cho doanh nghiệp nhỏ

Bảy bước dưới đây dùng cho cả mua nguyên liệu lẫn thiết bị. Đơn nhỏ có thể gộp bước 2 và 3, nhưng không bỏ bước 5 và 7.

Bước 1: Đề nghị mua hàng

Bộ phận cần hàng ghi phiếu đề nghị: tên hàng, quy cách, số lượng, ngày cần và lý do. Trước khi chuyển đi, kho xác nhận còn tồn hay không. Ô xác nhận tồn này là chốt chặn đơn giản nhất của cả quy trình mua hàng, vì nó chặn việc mua trùng.

Bước 2: Hỏi giá, so sánh báo giá

Người mua hàng xin báo giá, thường từ 3 nhà cung cấp với đơn lớn. Bảng so sánh ghi giá, điều kiện giao, bảo hành và hình thức thanh toán. Chênh vài trăm đồng mỗi đơn vị nhiều khi kém quan trọng hơn ngày giao và thời hạn trả tiền.

Bước 3: Phê duyệt

Người có thẩm quyền theo bảng hạn mức ký duyệt nhà cung cấp và giá. Người duyệt nên đọc cả bảng so sánh, không chỉ con số cuối.

Bước 4: Đặt hàng hoặc ký hợp đồng

Gửi đơn đặt hàng bằng văn bản hoặc email, ghi rõ giá, số lượng, ngày giao và yêu cầu hóa đơn. Đơn lớn hoặc giao nhiều đợt thì ký hợp đồng. Tin nhắn chốt đơn chỉ là bản nháp, không thay đơn đặt hàng.

Bước 5: Nhận hàng, kiểm tra, nhập kho

Người nhận đối chiếu hàng với đơn đặt hàng, kiểm số lượng và chất lượng. Sau đó ký biên bản giao nhận; hàng sai thì ghi rõ và báo ngay người mua hàng. Các bước kiểm đếm và lập phiếu nhập có trong bài quy trình nhập kho.

Bước 6: Nhận hóa đơn, đối chiếu và thanh toán

Kế toán khớp ba thứ: đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng và hóa đơn. Khớp thì trả tiền theo hạn đã thỏa thuận. Lệch thì dừng lại hỏi người mua hàng. Cách duyệt chi và lịch trả tiền có trong bài quy trình thanh toán.

Bước 7: Lưu hồ sơ và đánh giá nhà cung cấp

Bước cuối của quy trình mua hàng là lưu bộ chứng từ mỗi đơn chung một chỗ, theo tháng. Lỗi giao hàng được ghi lại ngay, làm căn cứ chấm nhà cung cấp cuối quý.

Bảng hạn mức phê duyệt theo giá trị đơn mua

Bảng hạn mức trong quy trình mua hàng trả lời câu hỏi “đơn này ai ký”. Pháp luật không quy định mức cụ thể, nên doanh nghiệp tự đặt theo quy mô. Bảng dưới là ví dụ để chỉnh lại.

Ba nguyên tắc khi dùng bảng. Không tách nhỏ một đơn để lách hạn mức. Đơn khẩn được mua trước nhưng phải bổ sung duyệt trong 24 giờ. Mỗi năm xem lại các mức một lần, vì giá và quy mô đều thay đổi.

Chu trình mua hàng: nhìn theo dòng tiền và chứng từ

Chu trình mua hàng là toàn bộ vòng đi của một khoản mua, từ lúc phát sinh nhu cầu đến lúc trả hết tiền và ghi sổ xong. Trong kế toán, nó còn gọi là chu trình mua hàng và thanh toán.

Quy trình mua hàng nhìn từ góc người làm: các bước, người phụ trách và biểu mẫu. Chu trình mua hàng nhìn từ góc kế toán và kiểm soát nội bộ: đi theo dòng tiền và chứng từ. Nhìn bằng quy trình, bạn biết hàng đã về. Nhìn bằng chu trình, bạn biết khoản nợ đó đã trả đúng chưa, ghi sổ chưa.

Bốn giai đoạn của chu trình

Cách chia gọn nhất cho doanh nghiệp nhỏ là 4 giai đoạn. Đặt hàng, nhận hàng, ghi nhận công nợ, rồi thanh toán và ghi sổ. Một số tài liệu chia chi tiết hơn, nhưng 4 giai đoạn đủ để kiểm.

Mỗi giai đoạn có chứng từ, rủi ro và một điểm kiểm soát chính. Rủi ro hay gặp là mua sai giá, nhận thiếu, ghi trùng công nợ và trả tiền hai lần.

Vì sao doanh nghiệp nhỏ cần quan tâm?

Mua hàng thường là khoản tiền ra lớn của cửa hàng, xưởng nhỏ và HTX. Một nghiên cứu trên Tạp chí Công Thương đánh giá kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở doanh nghiệp vừa và nhỏ theo khung COSO. Ví dụ một lần mua bao bì đi hết 4 giai đoạn có trong bài chu trình mua hàng.

Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng: tách quyền để chống thất thoát

Kiểm soát dựa trên một nguyên tắc. Không ai một mình làm trọn từ đặt hàng đến trả tiền.

Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng là các việc kiểm tra gắn vào từng bước mua. Đó là duyệt đúng thẩm quyền, tách người đặt, người nhận, người trả tiền, đối chiếu ba chứng từ trước khi thanh toán, và kiểm tra định kỳ. Mỗi điểm kiểm soát phải để lại bằng chứng, như chữ ký, ngày giờ hay ảnh chụp.

Căn cứ pháp lý

Không có văn bản riêng cho thủ tục kiểm soát mua hàng. Điều 39 Luật Kế toán 2015 yêu cầu đơn vị kế toán thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng không quy định từng thủ tục. Doanh nghiệp tự chọn mức độ hợp với quy mô của mình.

Tách quyền khi chỉ có vài người

Người đề nghị nêu nhu cầu nhưng không tự chọn nhà cung cấp cho đơn lớn. Người mua hàng hỏi giá, đặt hàng nhưng không nhận hàng, không trả tiền. Kho kiểm và ký nhận nhưng không đặt hàng. Kế toán đối chiếu và trả tiền nhưng không đặt, không nhận.

Doanh nghiệp ít người vẫn tách được: chủ doanh nghiệp giữ quyền duyệt chi và tự xem bộ chứng từ trước khi chuyển khoản.

Chứng từ và điều kiện thuế

Chứng từ cần lưu gồm phiếu đề nghị, bảng so sánh báo giá, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Thêm biên bản giao nhận, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Doanh nghiệp tham khảo mẫu chứng từ tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2026.

Theo Thuế TP. Hà Nội, từ 1/7/2025 hàng mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (gồm thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế đầu vào (VnEconomy). Căn cứ là Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Mua nông sản của người trực tiếp trồng không có hóa đơn thì lập bảng kê thu mua. Mẫu 02/TNDN kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC thay Mẫu 01/TNDN cũ (MISA). Tổng mua của một người trong ngày từ 5 triệu đồng cần chú ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt (Thư viện Pháp luật).

Tám điểm kiểm soát theo từng bước và danh sách kiểm tra đột xuất có trong bài thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng.

Quy trình mua hàng của công ty sản xuất

Xưởng nhỏ hay hết nguyên liệu đúng lúc đang chạy mẻ. Gốc rễ là nhu cầu mua được ước chừng, không được tính.

Quy trình mua hàng của công ty sản xuất khác công ty thương mại ở nguồn nhu cầu. Công ty thương mại mua để bán lại nguyên trạng, nhu cầu đến từ đơn bán. Công ty sản xuất mua để biến đổi thành sản phẩm, nhu cầu được tính từ kế hoạch sản xuất và định mức.

Ba việc thêm so với quy trình chung

Ở xưởng nhỏ, quy trình mua hàng gọn còn 6 bước. Phần riêng của sản xuất nằm ở ba việc: tính nhu cầu theo định mức, đặt điểm đặt hàng lại và kiểm tra đầu vào.

Định mức nguyên vật liệu là lượng vật tư cần để làm ra một đơn vị thành phẩm, cộng tỷ lệ hao hụt. Cách lấy định mức đơn giản nhất là ghi lượng nguyên liệu vào và thành phẩm ra của 3 đến 5 mẻ. Lấy trung bình, rồi cập nhật khi đổi công thức.

Kiểm tra nguyên liệu đầu vào

Nguyên liệu sai ảnh hưởng cả mẻ thành phẩm, nên tiêu chí kiểm phải viết sẵn trên giấy. Ghi số lô nguyên liệu lúc nhận cũng là dữ liệu cần cho truy xuất nguồn gốc theo Thông tư 31/2026/TT-BCT.

Công cụ nên chọn theo số mã vật tư và số người cùng nhập liệu. Công thức tính nhu cầu, điểm đặt hàng lại và bảng so sánh công cụ có trong bài quy trình mua hàng của công ty sản xuất. Các bước trong xưởng sau khi nguyên liệu về có ở bài quy trình sản xuất.

Đánh giá nhà cung cấp bằng 4 tiêu chí

Nhà cung cấp quen giao trễ, thiếu vài thùng, mọi người xử lý xong rồi quên. Cuối quý chấm theo trí nhớ, họ lại được điểm cao.

Đánh giá nhà cung cấp là việc chấm điểm định kỳ những bên bán hàng cho bạn, dựa trên số liệu thật, để quyết định giữ, nhắc nhở hay thay. Có hai tình huống: chọn nhà cung cấp mới và xem lại nhà cung cấp đang dùng.

Đây là bước 7 của quy trình mua hàng. Điểm trung bình từ 4 trở lên thì giữ. Từ 3 đến dưới 4 thì nhắc và theo dõi. Dưới 3 thì tìm nhà cung cấp thay. Trọng số và ngưỡng là gợi ý để sửa theo ngành hàng, không phải chuẩn chung.

Nhà cung cấp là hộ trồng

Hộ trồng cung cấp nông sản thường không xuất hóa đơn. Khi đó thay tiêu chí hóa đơn bằng tiêu chí “giấy tờ thu mua đầy đủ”, như phiếu cân và bảng kê. Nhà cung cấp quan trọng chấm mỗi quý hoặc cuối mỗi vụ, nhà cung cấp thường chấm mỗi năm.

Theo ISO 9001

Doanh nghiệp làm hoặc giữ chứng nhận ISO 9001 phải đánh giá nhà cung cấp có hệ thống. Điều 8.4.1 của ISO 9001:2015 yêu cầu xác định và áp dụng tiêu chí đánh giá, lựa chọn, theo dõi bên cung cấp bên ngoài. Bằng chứng đánh giá phải được lưu.

Sáu bước chấm điểm, cách chuẩn bị dữ liệu và checklist kỳ đầu có trong bài đánh giá nhà cung cấp.

Biểu mẫu quy trình mua hàng: 5 tờ tối thiểu

Quy trình mua hàng không có biểu mẫu thì mỗi người ghi một kiểu. Khi xem lại, không ai biết ai đã quyết điều gì.

Biểu mẫu quy trình mua hàng là bộ tờ khai dùng chung cho mọi lần mua, mỗi tờ gắn với một bước và một chữ ký. Bộ tối thiểu có 5 tờ, đánh mã để dễ lưu.

• BM-MH-01 Phiếu đề nghị mua hàng: trường quan trọng nhất là ô kho xác nhận tồn.
• BM-MH-02 Bảng so sánh báo giá: ghi cả điều kiện giao và thanh toán, không chỉ cột giá.
• BM-MH-03 Đơn đặt hàng: căn cứ để đối chiếu khi hàng về và khi nhận hóa đơn.
• BM-MH-04 Biên bản kiểm nhận: ghi số thực nhận và tình trạng hàng ngay lúc giao.
• BM-MH-05 Đề nghị thanh toán: kèm số đơn đặt hàng, số biên bản, số hóa đơn, số tiền và hình thức trả.

Đơn nhỏ dưới hạn mức có thể gộp phiếu đề nghị và đơn đặt hàng. Ba tờ đầu là giấy tờ nội bộ, doanh nghiệp tự thiết kế. Phiếu nhập kho, phiếu chi theo chế độ kế toán đang áp dụng.

Dựng trên Google Sheets nếu nhiều người cùng điền, dựng trên Word nếu in giấy để ký. Dù dùng gì, hãy giữ chung một hệ mã và một thư mục lưu theo tháng. Ví dụ đã điền cho từng tờ có trong bài biểu mẫu quy trình mua hàng.

Lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng

Có quy trình mua hàng rồi vẫn có thể mua đắt, vì người làm đi tắt.

Bài chi tiết gom 9 lỗi theo từng bước, từ đề nghị đến thanh toán. Ở khâu đề nghị và hỏi giá: mua khi chưa kiểm tồn, so báo giá không cùng điều kiện. Ở khâu duyệt và đặt hàng: tách đơn để lách hạn mức, chốt đơn qua tin nhắn. Ở khâu nhận hàng và thanh toán: trả tiền trước khi đối chiếu chứng từ.

Sửa lỗi nào trước?

Nếu chỉ sửa được một chỗ, hãy sửa khâu thanh toán. Đối chiếu ba chứng từ và chuyển khoản mọi đơn từ 5 triệu đồng. Đây là nơi tiền ra khỏi doanh nghiệp, khó lấy lại nhất, và có hệ quả thuế.

Checklist tự rà mỗi tháng

Lấy hồ sơ quy trình mua hàng của tháng trước và trả lời từng dòng. Mỗi dòng “không” là một lỗi cần sửa.

• Mọi đơn đều có đơn đặt hàng ghi giá, không chỉ chốt qua tin nhắn.
• Kho đã kiểm tồn trước khi phiếu đề nghị được chuyển đi.
• Người đặt, người nhận, người trả tiền là những người khác nhau.
• Đơn từ 5 triệu đồng được chuyển khoản, giữ quyền khấu trừ thuế GTGT.
• Lỗi giao hàng được ghi lại để có số liệu khi đánh giá nhà cung cấp.

Dấu hiệu nhận biết và cách sửa từng lỗi có trong bài lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng.

Ví dụ: cơ sở chế biến trà mua bao bì và nguyên liệu theo mùa

Ví dụ giả định: một cơ sở chế biến trà nhỏ mua chè búp tươi của hộ quanh vùng. Túi, hộp thì mua quanh năm.

• Bao bì là mua thường xuyên: chọn 2 xưởng in, ký hợp đồng khung giá theo năm, đặt khi tồn còn đủ dùng một tháng.
• Chè búp tươi mua của hộ trồng: mỗi buổi cân có phiếu cân ghi tên hộ, khối lượng, đơn giá, cuối ngày lập bảng kê thu mua.
• Hộ nào bán trong ngày từ 5 triệu đồng thì cơ sở chuyển khoản.
• Máy sao mới là mua phát sinh: đi đủ 7 bước, lấy 3 báo giá, chủ cơ sở duyệt.
• Cuối vụ, chấm điểm các hộ cung cấp theo chất lượng búp và giao đúng giờ, để ưu tiên đặt hàng vụ sau.

Đội ZoneTech đang vận hành TRAVINA, thương hiệu trà của HTX Tâm Trà Việt ở Đại Từ, Thái Nguyên. Cách tách mua thường xuyên với mua phát sinh như trên là cách làm quen thuộc với các cơ sở chè đóng gói theo mẻ.

Lộ trình 30 ngày dựng quy trình mua hàng

Bạn không cần dừng việc mua để dựng quy trình mua hàng. Mỗi tuần thêm một lớp, bắt đầu từ việc rẻ nhất.

Sau 30 ngày, quy trình mua hàng chỉ còn hai nhịp: mỗi tháng rà hồ sơ, mỗi quý chấm nhà cung cấp.

Khi nào nên có người đi cùng?

Bạn tự dựng được quy trình mua hàng theo các bước trên. Nên có người đi cùng khi có từ hai điểm mua, nhiều hộ cung cấp theo vụ, hoặc rà hồ sơ mãi vẫn còn chênh lệch. Lúc đó thứ thiếu nhất là thời gian viết và tập cho cả đội.

ZoneKit của ZoneTech là bộ quy trình mẫu (SOP) chia theo phòng ban, kèm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí. Bài chấm điểm cho biết khâu mua hàng đang ở mức nào. Bạn tự làm theo từng phòng ban, hoặc làm cùng ZoneTech trong 30 ngày.

Hồ sơ và dữ liệu vẫn là của doanh nghiệp, người của bạn vẫn trực tiếp mua hàng. Chúng tôi không cam kết doanh thu, chỉ cam kết làm đủ đầu việc. Gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886 để chấm điểm vận hành và nhận quy trình mẫu. Bạn có thể đọc thêm trang giới thiệu ZoneTech hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.

Câu hỏi thường gặp về quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng gồm mấy bước?

Với doanh nghiệp nhỏ, 7 bước là đủ. Đó là đề nghị, hỏi giá, duyệt, đặt hàng, nhận hàng, đối chiếu và thanh toán, lưu hồ sơ và đánh giá nhà cung cấp. Đơn nhỏ có thể gộp bước hỏi giá và duyệt.

Chu trình mua hàng và quy trình mua hàng khác nhau thế nào?

Quy trình mua hàng nhìn theo việc của người làm. Chu trình mua hàng nhìn theo dòng tiền và chứng từ, tới lúc trả hết nợ và ghi sổ xong.

Nên hỏi giá ít nhất mấy nhà cung cấp?

Trong quy trình mua hàng, ba báo giá là mức phổ biến cho đơn lớn và mua tài sản. Hàng chỉ một nơi bán thì ghi lý do vào phiếu đề nghị.

Mua hàng của nông dân không có hóa đơn thì lập chứng từ gì?

Lập bảng kê thu mua theo Mẫu 02/TNDN kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC, kèm phiếu cân hoặc giấy biên nhận có chữ ký người bán. Mua của một người trong ngày từ 5 triệu đồng thì nên chuyển khoản.

Thanh toán bao nhiêu tiền thì bắt buộc chuyển khoản?

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hàng mua từ 5 triệu đồng trở lên (gồm thuế) phải thanh toán không dùng tiền mặt, áp dụng từ 1/7/2025. Nên chuyển khoản cả đơn nhỏ hơn để dễ đối chiếu.

Bao lâu nên đánh giá lại nhà cung cấp?

Mỗi quý với nhà cung cấp chính, mỗi năm với nhà cung cấp phụ. Có sự cố lớn như giao hỏng cả lô hay sai hóa đơn thì đánh giá ngay.

Hộ kinh doanh có cần quy trình mua hàng không?

Hộ ít người vẫn nên có phiếu đề nghị và đơn đặt hàng cho đơn lớn. Sổ sách của hộ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, và chứng từ mua hàng là căn cứ để ghi sổ đúng.

Đọc tiếp: cách viết quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng cho cơ sở nhỏ, và quy trình nhập kho khi hàng mua về tới cửa kho.

Cập nhật lần cuối: 26/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận