ZoneTechQuy trình mua hàng của công ty sản xuất: từ kế hoạch đến kiểm tra đầu vào
Quy trình mua hàng của công ty sản xuất khác công ty thương mại ở chỗ nhu cầu mua không đến từ đơn bán. Nhu cầu được tính từ kế hoạch sản xuất và định mức nguyên vật liệu. Vì vậy quy trình mua hàng của công ty sản xuất có thêm ba việc. Đó là tính nhu cầu theo định mức, đặt điểm đặt hàng lại cho từng loại vật tư và kiểm tra nguyên liệu trước khi nhập kho. Bài này đi sâu vào nhóm sản xuất trong quy trình mua hàng, dành cho chủ xưởng, cơ sở chế biến và người phụ trách vật tư.
Tóm tắt nhanh
- Nhu cầu mua = sản lượng kế hoạch × định mức × (1 + tỷ lệ hao hụt) trừ tồn kho hiện có.
- Điểm đặt hàng lại = lượng dùng mỗi ngày × số ngày nhà cung cấp giao + tồn kho an toàn.
- Nguyên liệu chính nên có hợp đồng khung. Vật tư phụ đặt theo điểm đặt hàng lại.
- Quy trình mua hàng của công ty sản xuất kiểm tra đầu vào theo tiêu chí viết sẵn. Lô không đạt để khu riêng, không nhập chung.
- Xưởng nhỏ bắt đầu bằng bảng tính được. Chuyển phần mềm khi số mã vật tư và số người nhập liệu tăng.
Mục lục
Quy trình mua hàng của công ty sản xuất khác công ty thương mại thế nào?
Công ty thương mại mua hàng để bán lại nguyên trạng. Công ty sản xuất mua để biến đổi thành sản phẩm. Khác biệt này đổi cả nguồn nhu cầu, cách kiểm hàng và hậu quả khi mua sai.
| Công ty thương mại | Công ty sản xuất | |
|---|---|---|
| Nhu cầu mua đến từ | Đơn bán, dự báo bán | Kế hoạch sản xuất, định mức nguyên vật liệu |
| Mặt hàng mua | Thành phẩm | Nguyên liệu chính, vật tư phụ, bao bì, phụ tùng máy |
| Kiểm khi nhận | Số lượng, ngoại quan, hạn dùng | Thêm chỉ tiêu chất lượng đầu vào theo tiêu chuẩn của xưởng |
| Hậu quả khi thiếu hàng | Mất đơn bán | Dừng chuyền, công nhân chờ việc |
| Hậu quả khi mua dư | Tồn kho, vốn đọng | Vốn đọng, nguyên liệu quá hạn, bao bì in sai mẫu |
Bảy bước chung của quy trình mua hàng vẫn giữ nguyên. Quy trình mua hàng của công ty sản xuất thêm khâu tính nhu cầu ở đầu và khâu kiểm tra đầu vào ở giữa.
Bốn khái niệm cần thống nhất
Bốn khái niệm dưới đây có mặt ở hầu hết các bước của quy trình mua hàng của công ty sản xuất.
Định mức nguyên vật liệu là lượng nguyên liệu, vật tư cần để làm ra một đơn vị sản phẩm. Ví dụ, một hộp chè dùng một hộp giấy in.
Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà khi chạm tới, người mua hàng phải đặt đợt mới. Mức này tính theo lượng dùng và thời gian giao.
Tồn kho an toàn là lượng để dành phòng khi nhà cung cấp giao trễ hoặc xưởng dùng nhiều hơn dự kiến.
Hợp đồng khung là hợp đồng chốt trước giá hoặc cách tính giá, quy cách và thời gian giao. Mỗi lần cần hàng, xưởng chỉ gửi đơn đặt theo hợp đồng đó.
6 bước trong quy trình mua hàng của công ty sản xuất nhỏ
Sáu bước dưới đây là quy trình mua hàng của công ty sản xuất ở dạng gọn. Phần riêng của sản xuất nằm ở bước 1-2 (kế hoạch, tính nhu cầu) và bước 5 (kiểm tra đầu vào).
- Lập kế hoạch sản xuất tháng hoặc tuần: sản phẩm nào, bao nhiêu, ngày nào.
- Tính nhu cầu nguyên vật liệu theo định mức, trừ tồn kho, ra danh sách cần mua.
- Chọn nguồn. Nguyên liệu chính đặt theo hợp đồng khung. Vật tư phụ và bao bì đặt khi chạm điểm đặt hàng lại.
- Duyệt và đặt hàng theo bảng hạn mức của doanh nghiệp, đơn đặt ghi rõ quy cách kỹ thuật.
- Kiểm tra chất lượng đầu vào: lấy mẫu, đối chiếu tiêu chí, ghi kết quả. Lô không đạt để khu riêng.
- Nhập kho theo lô, ghi số lô nhà cung cấp để truy vết khi thành phẩm có lỗi.
Bước 6 nối sang quy trình kho. Ghi lô từ nguyên liệu là dữ liệu cần khi làm truy xuất nguồn gốc, ví dụ theo Thông tư 31/2026/TT-BCT, hiệu lực từ 1/7/2026 với hàng hóa thuộc phạm vi Bộ Công Thương.
Ai làm bước nào
Trong quy trình mua hàng của công ty sản xuất nhỏ, một người thường kiêm nhiều việc. Bảng dưới là cách chia gợi ý.
| Bước | Người làm | Người duyệt hoặc kiểm |
|---|---|---|
| 1. Kế hoạch sản xuất | Quản đốc hoặc chủ xưởng | Chủ doanh nghiệp |
| 2. Tính nhu cầu | Người phụ trách vật tư | Quản đốc |
| 3-4. Chọn nguồn, đặt hàng | Người mua hàng | Người duyệt theo hạn mức |
| 5. Kiểm tra đầu vào | Người kiểm chất lượng hoặc tổ trưởng | Quản đốc với lô không đạt |
| 6. Nhập kho theo lô | Thủ kho | Kế toán đối chiếu khi thanh toán |
Tính nhu cầu mua từ định mức và điểm đặt hàng lại
Đây là phần riêng của quy trình mua hàng của công ty sản xuất. Hai công thức dưới đây đủ cho xưởng nhỏ.
Nhu cầu mua theo kế hoạch
Nhu cầu mua = sản lượng kế hoạch × định mức mỗi sản phẩm × (1 + tỷ lệ hao hụt) − tồn kho hiện có.
Ví dụ giả định: cơ sở chế biến trà lên kế hoạch đóng 3.000 hộp chè 200g trong tháng. Mỗi hộp dùng 1 hộp giấy in, hao hụt khi đóng gói 2%. Trong kho còn 800 hộp giấy. Nhu cầu mua = 3.000 × 1 × 1,02 − 800 = 2.260 hộp giấy.
Điểm đặt hàng lại cho vật tư dùng đều
Điểm đặt hàng lại = lượng dùng mỗi ngày × số ngày nhà cung cấp giao + tồn kho an toàn.
Cũng ví dụ trên: mỗi ngày dùng 100 hộp giấy, xưởng in giao sau 10 ngày, tồn an toàn để 5 ngày dùng (500 hộp). Điểm đặt hàng lại = 100 × 10 + 500 = 1.500 hộp. Khi tồn kho còn 1.500 hộp, người mua hàng đặt đợt mới mà không cần chờ phiếu đề nghị.
| Loại vật tư | Cách đặt | Ai theo dõi |
|---|---|---|
| Nguyên liệu chính theo mùa vụ | Kế hoạch theo vụ, hợp đồng khung với vùng nguyên liệu | Chủ cơ sở, người mua hàng |
| Bao bì, nhãn in | Điểm đặt hàng lại, đặt sớm vì thời gian in dài | Thủ kho báo, người mua hàng đặt |
| Vật tư phụ (băng keo, thùng carton) | Điểm đặt hàng lại | Thủ kho |
| Phụ tùng máy | Mua phát sinh, duyệt từng lần | Tổ trưởng kỹ thuật đề nghị |
Trong quy trình mua hàng của công ty sản xuất, hợp đồng khung với nhà cung cấp là hợp đồng mua bán hàng hóa theo Luật Thương mại 2005. Nên ký bằng văn bản và ghi rõ quy cách, cách tính giá, thời gian giao, cách xử lý lô không đạt.
Kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào
Nguyên liệu sai ảnh hưởng cả mẻ thành phẩm. Vì vậy quy trình mua hàng của công ty sản xuất kiểm kỹ hơn ở khâu nhận. Tiêu chí kiểm phải viết sẵn trên giấy, không để người nhận tự cảm nhận.
Checklist kiểm tra đầu vào
- [ ] Có phiếu tiêu chí cho từng loại nguyên liệu chính (độ ẩm, màu, tạp chất, quy cách).
- [ ] Ghi rõ cách lấy mẫu: bao nhiêu mẫu trên một lô.
- [ ] Đối chiếu giấy tờ đi kèm lô: phiếu giao, kết quả kiểm nghiệm nếu hợp đồng yêu cầu.
- [ ] Ghi số lô của nhà cung cấp lên phiếu nhập.
- [ ] Lô không đạt để khu riêng, có nhãn "chờ xử lý", báo người mua hàng trong ngày.
- [ ] Kết quả kiểm từng lô được lưu để chấm điểm nhà cung cấp.
Kết quả kiểm đầu vào là dữ liệu chính khi chấm điểm chất lượng nhà cung cấp mỗi quý. Cách chấm có trong bài đánh giá nhà cung cấp. Doanh nghiệp có sản phẩm thuộc diện quản lý chất lượng nên đối chiếu thêm Nghị định 37/2026/NĐ-CP về biện pháp thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa.
Mua nguyên liệu của hộ nông dân
Nhiều xưởng chế biến mua nông sản của người trực tiếp sản xuất. Khi người bán không có hóa đơn, quy trình mua hàng của công ty sản xuất cần thêm bảng kê Mẫu 02/TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (MISA). Bảng kê đi kèm phiếu cân có chữ ký người bán. Hàng mua từ 5 triệu đồng trở lên (gồm thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (VnEconomy). Các điểm kiểm soát chứng từ và thanh toán có trong bài thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng.
Quy trình mua hàng của công ty xây dựng khác gì?
Công ty xây dựng cũng mua vật tư để biến thành sản phẩm, nhưng sản phẩm là công trình.
| Điểm khác | Công ty sản xuất | Công ty xây dựng |
|---|---|---|
| Căn cứ tính nhu cầu | Kế hoạch sản xuất, định mức sản phẩm | Dự toán và tiến độ thi công từng hạng mục |
| Nơi nhận hàng | Kho của xưởng | Chân công trình, nhiều điểm cùng lúc |
| Kiểm tra đầu vào | Theo tiêu chí của xưởng | Nghiệm thu vật liệu theo hồ sơ thiết kế, có bên giám sát |
| Cách đặt | Điểm đặt hàng lại, hợp đồng khung | Đặt theo đợt thi công, giao sát ngày dùng |
Vì vậy quy trình mua hàng của công ty xây dựng ít dùng điểm đặt hàng lại. Thay vào đó, người mua hàng bám theo tiến độ để vật tư không về quá sớm, nằm ngoài trời. Phần chung như duyệt, đối chiếu chứng từ và thanh toán vẫn giống quy trình mua hàng của công ty sản xuất.
Chọn công cụ cho quy trình mua hàng của công ty sản xuất
Công cụ nên chọn theo số mã vật tư và số người cùng nhập liệu. Quy mô doanh thu không phải tiêu chí chính. Bảng dưới so sánh theo cách dùng, cập nhật ngày 13/10/2026. Giá phần mềm thay đổi theo nhà cung cấp nên không đưa vào bảng.
| Công cụ | Hợp với | Làm được | Giới hạn |
|---|---|---|---|
| Bảng tính dùng chung (Google Sheets, Excel) | Dưới khoảng vài chục mã vật tư, 1-2 người nhập | Bảng định mức, điểm đặt hàng lại, sổ theo dõi đơn | Dễ sửa nhầm công thức, không tự trừ tồn |
| Phần mềm kế toán có phân hệ kho, mua hàng | Đã có kế toán dùng phần mềm | Đơn đặt, phiếu nhập, công nợ liên thông | Ít hỗ trợ định mức, kế hoạch sản xuất |
| Phần mềm quản lý sản xuất hoặc ERP | Nhiều mã vật tư, nhiều chuyền | Tự tính nhu cầu từ kế hoạch và định mức | Cần thời gian chuẩn hóa dữ liệu, chi phí cao hơn |
Khi nào quy trình mua hàng của công ty sản xuất nên rời bảng tính? Đó là khi tồn kho trên bảng thường lệch thực tế, hoặc người mua phải hỏi kho mỗi lần đặt.
Gợi ý theo quy mô
Mỗi quy mô cần một mức chi tiết khác nhau cho quy trình mua hàng của công ty sản xuất.
- Cơ sở gia đình, ít mã vật tư: một bảng tính gồm định mức, tồn kho và điểm đặt hàng lại. Chủ tự duyệt mọi đơn.
- Xưởng một chuyền, có thủ kho: thêm sổ nhập theo lô và phiếu kiểm tra đầu vào. Dùng bảng hạn mức duyệt.
- Xưởng nhiều chuyền, nhiều mã vật tư: cân nhắc phần mềm có định mức. Chuẩn hóa mã vật tư trước khi nhập liệu.
Sai lầm khi dựng quy trình mua hàng của công ty sản xuất
Năm sai lầm dưới đây hay làm xưởng thiếu hoặc dư vật tư.
- Lấy định mức theo ước lượng, không đo từ các mẻ thật. Nhu cầu tính ra lệch ngay từ đầu.
- Dùng chung một điểm đặt hàng lại cho mọi vật tư.
- Không trừ tồn kho khi tính nhu cầu, nên mua trùng hàng đang có.
- Nhận nguyên liệu không có tiêu chí viết sẵn, mỗi người kiểm một kiểu.
- Nhập kho không ghi số lô, nên khi thành phẩm lỗi không biết lô nguyên liệu nào gây ra.
Các lỗi ở khâu duyệt, đặt hàng và thanh toán có trong bài lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng. Mẫu phiếu đề nghị, đơn đặt hàng và biên bản kiểm nhận nằm trong bài biểu mẫu quy trình mua hàng.
Dùng mẫu quy trình có sẵn của ZoneKit
Bộ giải pháp ZoneKit của ZoneTech gồm quy trình mẫu (SOP) theo phòng ban, kèm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí. Bạn tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng ZoneTech trong 30 ngày.
Hãy chấm điểm vận hành miễn phí để biết khâu nào trong quy trình mua hàng của công ty sản xuất nên chuẩn hóa trước. Xem thêm về đội ngũ ở trang giới thiệu ZoneTech. Cần tư vấn, gọi hoặc Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp về quy trình mua hàng của công ty sản xuất
Định mức nguyên vật liệu lấy ở đâu?
Định mức là đầu vào đầu tiên của quy trình mua hàng của công ty sản xuất. Lấy từ công thức sản phẩm và số đo thực tế của vài mẻ. Ghi lại lượng nguyên liệu vào và thành phẩm ra của 3-5 mẻ, lấy trung bình. Cập nhật khi đổi công thức hoặc đổi máy.
Tồn kho an toàn nên để bao nhiêu ngày?
Không có con số chung. Nhà cung cấp hay giao trễ, hoặc vật tư khó tìm nơi khác, thì để nhiều ngày hơn. Bắt đầu với vài ngày dùng rồi điều chỉnh theo số lần thiếu hàng thực tế.
Có nên ký hợp đồng khung với nhà cung cấp nguyên liệu không?
Nên, với nguyên liệu chính dùng đều. Hợp đồng khung chốt giá hoặc cách tính giá, quy cách, thời gian giao. Nhờ vậy mỗi lần đặt không phải đi lại đủ các bước hỏi giá và duyệt.
Bao bì in nên đặt bao nhiêu một lần?
Cân giữa giá in theo số lượng và rủi ro đổi mẫu, đổi quy định nhãn. Bao bì sắp đổi thiết kế thì chỉ đặt đủ dùng đến ngày đổi.
Xưởng sản xuất nhỏ có cần bộ phận mua hàng riêng không?
Chưa cần. Trong quy trình mua hàng của công ty sản xuất nhỏ, một người kiêm mua hàng được, miễn là người nhận hàng và người trả tiền là người khác. Chủ duyệt các đơn lớn.
Quy trình mua hàng của công ty sản xuất có cần ghi số lô không?
Nên ghi. Số lô nguyên liệu giúp tìm nguyên nhân khi thành phẩm lỗi.
Lô nguyên liệu không đạt thì xử lý thế nào?
Để khu riêng, dán nhãn chờ xử lý và báo người mua hàng trong ngày. Cách xử lý (trả lại, đổi, giảm giá) nên ghi sẵn trong hợp đồng khung và trong quy trình mua hàng của công ty sản xuất.
Đọc tiếp: biểu mẫu quy trình mua hàng cho từng bước.
Cập nhật lần cuối: 27/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận