ZoneTechLỗi thường gặp trong quy trình mua hàng: 9 lỗi từ đề nghị đến thanh toán
Lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng được áp dụng ở doanh nghiệp nhỏ tập trung ở năm việc. Đó là mua khi chưa kiểm tồn, so báo giá không cùng điều kiện, tách đơn để lách hạn mức, chốt đơn qua tin nhắn và trả tiền trước khi đối chiếu chứng từ. Bài này liệt kê 9 lỗi theo từng bước. Mỗi lỗi có dấu hiệu trên chứng từ, hậu quả và cách sửa trong quy trình. Các bước chuẩn có trong bài tổng quan về quy trình mua hàng.
Tóm tắt nhanh
- Lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng đều để lại dấu vết trên chứng từ. Ví dụ: phiếu đề nghị không có xác nhận tồn, nhiều đơn sát dưới hạn mức, hóa đơn không có đơn đặt hàng.
- Trả tiền mặt cho đơn từ 5 triệu đồng trở lên (gồm thuế GTGT) làm mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hóa đơn đó.
- Một người làm trọn từ đặt hàng đến trả tiền là lỗi kiểm soát, không phải lỗi của riêng người đó.
- Không ghi lỗi giao hàng thì cuối quý không có dữ liệu để đánh giá nhà cung cấp.
Mục lục
9 lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng nhìn nhanh
Bảng dưới gom các lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng theo bước xảy ra. Cột "dấu hiệu" giúp bạn tự tìm lỗi bằng cách lật lại hồ sơ mua hàng của một tháng.
| # | Lỗi | Bước | Dấu hiệu trên chứng từ | Cách sửa |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Đề nghị mua khi chưa kiểm tồn | Đề nghị | Phiếu không có ô kho xác nhận | Kho ký xác nhận tồn trước khi chuyển |
| 2 | So báo giá không cùng điều kiện | Hỏi giá | Bảng so sánh chỉ có cột giá | Thêm cột thời gian giao, thanh toán, hóa đơn |
| 3 | Báo giá "cho có" | Hỏi giá | Hai báo giá phụ cùng ngày, cùng định dạng | Báo giá gửi qua email từ chính nhà cung cấp |
| 4 | Tách đơn để lách hạn mức | Duyệt | Nhiều đơn cùng hàng, sát dưới mức duyệt | Cộng dồn theo mặt hàng trong tháng |
| 5 | Chốt đơn qua tin nhắn | Đặt hàng | Hóa đơn không có đơn đặt hàng đi kèm | Đơn đặt bằng văn bản hoặc email có giá |
| 6 | Người đặt tự nhận hàng | Nhận hàng | Biên bản nhận ký cùng tên người đặt | Kho hoặc người khác nhận |
| 7 | Trả tiền trước khi đối chiếu | Thanh toán | Chứng từ chi không kèm biên bản nhận | Đối chiếu ba chứng từ rồi mới chi |
| 8 | Trả tiền mặt đơn từ 5 triệu | Thanh toán | Phiếu chi tiền mặt cho hóa đơn lớn | Quy định chuyển khoản trong quy trình |
| 9 | Không ghi lỗi giao hàng | Sau mua | Không có sổ sự cố nhà cung cấp | Ghi mỗi lần giao trễ, thiếu, lỗi |
Ba khái niệm dùng trong bài
Ba khái niệm dưới đây giúp đọc đúng các lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng ở phần sau.
Hạn mức duyệt là mức giá trị đơn mà mỗi cấp được tự duyệt. Đơn vượt mức phải chuyển lên cấp trên.
Tách đơn là việc chia một nhu cầu mua thành nhiều đơn nhỏ để mỗi đơn nằm dưới hạn mức duyệt.
Sổ sự cố nhà cung cấp là bảng ghi mỗi lần nhà cung cấp giao trễ, giao thiếu, giao hàng lỗi hoặc xuất hóa đơn sai.
Lỗi ở khâu đề nghị và hỏi giá
Ba lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng ở khâu đầu làm doanh nghiệp mua thứ không cần hoặc mua đắt hơn.
Lỗi 1: mua khi chưa kiểm tồn
Ví dụ giả định: tổ đóng gói của một cơ sở trà đề nghị mua 2.000 túi zip, người mua hàng đặt ngay. Tuần sau kho tìm thấy 1.500 túi cùng loại để ở góc kệ khác. Số tiền mua thừa nằm im trong kho nhiều tháng. Cách sửa: phiếu đề nghị có ô "tồn kho hiện tại" do kho ghi và ký.
Lỗi 2 và 3: so giá không cùng điều kiện, báo giá cho có
Nhà cung cấp rẻ nhất có thể đòi đặt cọc, giao chậm hoặc không xuất hóa đơn. Bảng so sánh chỉ có cột giá thì người duyệt không thấy điều đó. Báo giá phụ do người mua hàng tự gõ cho đủ số lượng là dấu hiệu cần kiểm tra.
Cách sửa: bảng so sánh có đủ cột điều kiện. Báo giá lưu dạng email hoặc văn bản từ chính nhà cung cấp. Mẫu bảng so sánh và các trường cần có nằm trong bài biểu mẫu quy trình mua hàng.
Lỗi ở khâu duyệt và đặt hàng
Hai lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng ở khâu này làm bảng hạn mức duyệt và đơn đặt hàng mất tác dụng.
Lỗi 4: tách đơn để lách hạn mức
Đơn 25 triệu đồng được chia thành ba đơn khoảng 8 triệu để trưởng bộ phận tự duyệt. Mỗi đơn đúng quy trình, nhưng tổng thể thì không. Đây là một trong những lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng khó thấy nhất. Cách sửa: quy trình ghi rõ cấm tách đơn. Cuối tháng kế toán cộng dồn giá trị mua theo mặt hàng và nhà cung cấp để phát hiện.
Lỗi 5: chốt đơn qua tin nhắn
Khi chốt đơn qua tin nhắn thoại hoặc gọi điện, doanh nghiệp không có gì để đối chiếu. Rắc rối lộ ra khi giá trên hóa đơn khác giá đã hẹn. Luật Thương mại 2005 vẫn công nhận hợp đồng mua bán bằng lời nói, nhưng rất khó chứng minh nội dung khi có tranh chấp. Cách sửa: mọi đơn có đơn đặt hàng bằng văn bản hoặc email, ghi giá, số lượng, ngày giao, yêu cầu hóa đơn.
Lỗi ở khâu nhận hàng và thanh toán
Đây là nơi tiền ra khỏi doanh nghiệp. Lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng ở khâu này khó lấy lại tiền nhất.
Lỗi 6: người đặt tự nhận hàng
Người đặt hàng cũng là người ký nhận thì hàng thiếu hoặc hàng kém chất lượng khó bị phát hiện. Một nghiên cứu ở doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam cũng chỉ ra điểm yếu này. Đó là phân chia nhiệm vụ kém, khi một người kiêm nhiều khâu của chu trình mua hàng và thanh toán (Tạp chí Công Thương). Doanh nghiệp ít người thì chủ giữ quyền duyệt chi và tự đối chiếu trước khi chuyển tiền.
Lỗi 7: trả tiền trước khi đối chiếu ba chứng từ
Trả theo hóa đơn mà không xem biên bản nhận hàng rất dễ sai. Doanh nghiệp có thể trả cho hàng chưa về đủ, hoặc trả hai lần cho một hóa đơn. Cách sửa: chỉ chi khi đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng và hóa đơn khớp nhau. Đánh dấu "đã thanh toán" lên bộ chứng từ ngay khi chi. Phiếu chi là chứng từ kế toán, lập theo chế độ doanh nghiệp đang áp dụng, ví dụ Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Điều 39 Luật Kế toán 2015 yêu cầu đơn vị kế toán thiết lập kiểm soát nội bộ để nghiệp vụ được duyệt đúng thẩm quyền và ghi chép đầy đủ (Thư viện Pháp luật). Các điểm kiểm soát cụ thể có trong bài thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng.
Lỗi 8: trả tiền mặt cho đơn từ 5 triệu đồng
Quy định áp dụng từ 1/7/2025. Hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (gồm thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (VnEconomy). Trả tiền mặt cho các đơn này là mất phần thuế lẽ ra được khấu trừ.
Mua nông sản của người trực tiếp sản xuất không có hóa đơn thì lập bảng kê Mẫu 02/TNDN (MISA). Cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt khi tổng giá trị mua của một người bán trong cùng ngày từ 5 triệu đồng trở lên.
Lỗi ở khâu sau mua
Lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng ở khâu sau mua ít gây mất tiền ngay. Tuy vậy nó làm hỏng dữ liệu chấm điểm nhà cung cấp.
Lỗi 9: không ghi lỗi giao hàng
Nhà cung cấp giao trễ hai ngày, thiếu vài thùng, mọi người xử lý xong rồi quên. Cuối quý chấm điểm nhà cung cấp theo trí nhớ, nhà cung cấp quen dễ được điểm cao dù giá tăng dần. Cách sửa: một sổ sự cố nhà cung cấp, ghi mỗi lần giao trễ, thiếu, lỗi, hóa đơn sai.
| Cột trong sổ sự cố nhà cung cấp | Ví dụ ghi (giả định) |
|---|---|
| Ngày, số đơn đặt hàng | 14/10, ĐH-0156 |
| Nhà cung cấp | Xưởng in C |
| Loại sự cố | Giao thiếu 20 hộp |
| Cách xử lý, ngày xong | Giao bù, 17/10 |
| Người ghi | Thủ kho |
Bốn giai đoạn và chứng từ của từng giai đoạn, để biết lỗi rơi vào đâu, có trong bài chu trình mua hàng.
Vì sao lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng hay lặp lại?
Sửa từng lỗi mà không sửa nguyên nhân thì lỗi sẽ quay lại. Có bốn nguyên nhân gốc của lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng.
- Quy trình chỉ nằm trong đầu chủ doanh nghiệp, chưa viết thành văn bản. Nhân viên mới làm theo cách của người cũ.
- Biểu mẫu thiếu ô quan trọng, như ô xác nhận tồn hay cột điều kiện thanh toán. Không có ô thì không ai điền.
- Một người kiêm nhiều khâu mà không có thủ tục bù, như chủ tự đối chiếu trước khi chi.
- Không ai kiểm tra lại hồ sơ sau khi mua. Lỗi nhỏ tích tụ đến khi thành khoản thất thoát lớn.
Sửa lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng theo thứ tự nào?
Không cần sửa cả 9 lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng cùng lúc. Nên đi từ chỗ tiền ra trước, rồi ngược về đầu quy trình.
| Thứ tự | Lỗi cần sửa | Việc làm cụ thể |
|---|---|---|
| 1 | Lỗi 7, 8 (thanh toán) | Quy định đối chiếu ba chứng từ và chuyển khoản đơn từ 5 triệu |
| 2 | Lỗi 6 (nhận hàng) | Giao việc nhận hàng cho kho hoặc người khác người đặt |
| 3 | Lỗi 9 (sau mua) | Mở sổ sự cố nhà cung cấp, ghi từ lần giao kế tiếp |
| 4 | Lỗi 4, 5 (duyệt, đặt hàng) | Ghi cấm tách đơn, bắt buộc đơn đặt hàng bằng văn bản |
| 5 | Lỗi 1, 2, 3 (đề nghị, hỏi giá) | Thêm ô xác nhận tồn và cột điều kiện vào biểu mẫu |
Sổ sự cố nên mở sớm vì cần vài tháng dữ liệu mới dùng được. Khi đủ dữ liệu, dùng sổ để đánh giá nhà cung cấp mỗi quý.
Cách phòng tránh lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng
Phòng tránh lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng rẻ hơn sửa sau. Năm việc dưới đây chặn phần lớn sai sót khi mua hàng ngay từ đầu.
- Viết quy trình mua hàng trên một trang, ghi rõ bước, người làm và biểu mẫu dùng ở mỗi bước.
- Thiết kế biểu mẫu có ô bắt buộc: xác nhận tồn, cột điều kiện, số của ba chứng từ.
- Ban hành bảng hạn mức duyệt và ghi rõ cấm tách đơn.
- Giao việc rà hồ sơ hằng tháng cho người không trực tiếp mua hàng.
- Hướng dẫn nhân viên mới bằng một bộ hồ sơ mẫu đã điền đúng.
Các sai sót khi mua hàng còn lại sẽ lộ ra qua checklist hằng tháng ở mục dưới.
Checklist tự rà lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng mỗi tháng
Lấy hồ sơ mua hàng của tháng trước và trả lời từng dòng. Mỗi dòng "không" là một lỗi trong bảng trên.
- [ ] Mọi phiếu đề nghị có xác nhận tồn của kho.
- [ ] Bảng so sánh báo giá có cột điều kiện giao, thanh toán, hóa đơn.
- [ ] Không có nhóm đơn cùng mặt hàng nằm sát dưới hạn mức duyệt.
- [ ] Mọi hóa đơn có đơn đặt hàng bằng văn bản đi kèm.
- [ ] Người ký nhận hàng khác người đặt hàng.
- [ ] Mọi khoản chi có đủ ba chứng từ đã khớp.
- [ ] Đơn từ 5 triệu đồng đều chuyển khoản.
- [ ] Sổ sự cố nhà cung cấp được cập nhật.
Ghi kết quả rà lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng vào một dòng mỗi tháng. Lỗi nào lặp lại hai tháng liền thì quay lại sửa nguyên nhân gốc ở mục trên. Xưởng sản xuất có thêm lỗi riêng về định mức và kiểm tra đầu vào, xem bài quy trình mua hàng của công ty sản xuất.
Dùng mẫu quy trình có sẵn của ZoneKit
Bộ quy trình mẫu trong giải pháp ZoneKit của ZoneTech gồm quy trình (SOP) theo phòng ban, kèm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí. Bạn tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng ZoneTech trong 30 ngày.
Hãy chấm điểm vận hành miễn phí để biết lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng nằm ở khâu nào. Xem thêm về đội ngũ ở trang giới thiệu ZoneTech. Cần tư vấn, gọi hoặc Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp về lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng
Lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng nào nên sửa trước?
Sửa lỗi ở khâu thanh toán trước: đối chiếu ba chứng từ và chuyển khoản đơn từ 5 triệu đồng. Đây là nơi tiền ra khỏi doanh nghiệp và có hệ quả thuế.
Làm sao phát hiện tách đơn để lách hạn mức?
Cuối tháng cộng dồn giá trị mua theo mặt hàng và theo nhà cung cấp. Nhiều đơn cùng loại, cùng nhà cung cấp, đều nằm sát dưới mức duyệt là dấu hiệu cần xem lại.
Doanh nghiệp ít người làm sao tránh một người làm trọn quy trình?
Chủ doanh nghiệp giữ quyền duyệt chi và tự đối chiếu ba chứng từ trước khi chuyển tiền. Mỗi tháng chọn ngẫu nhiên vài đơn để gọi xác nhận giá với nhà cung cấp.
Có nên đổi nhà cung cấp khi giá tăng?
Chưa nên đổi ngay. So giá với ít nhất hai nơi khác cùng điều kiện giao và thanh toán, xem sổ sự cố của nhà cung cấp hiện tại, rồi mới quyết.
Mua hàng gấp không kịp làm đủ bước thì sao?
Cho phép mua trước, nhưng quy trình ghi rõ phải bổ sung phiếu đề nghị và duyệt trong thời hạn nhất định, ví dụ 24 giờ. Đơn gấp lặp lại nhiều lần là dấu hiệu kế hoạch mua chưa tốt.
Ai nên rà lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng mỗi tháng?
Người không trực tiếp mua hàng, thường là chủ doanh nghiệp hoặc kế toán. Người tự đặt hàng tự rà hồ sơ của mình thì khó thấy lỗi.
Lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng có gây rủi ro thuế không?
Có, rõ nhất là lỗi 8. Trả tiền mặt cho đơn từ 5 triệu đồng (gồm thuế GTGT) làm mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Đọc tiếp: đánh giá nhà cung cấp, cách dùng sổ sự cố để chấm điểm nhà cung cấp mỗi quý.
Cập nhật lần cuối: 27/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận