Biểu mẫu quy trình mua hàng: 5 mẫu cần có và ví dụ đã điền

Biểu mẫu quy trình mua hàng tối thiểu gồm 5 tờ: phiếu đề nghị mua hàng, bảng so sánh báo giá, đơn đặt hàng, biên bản kiểm nhận và đề nghị thanh toán. Mỗi tờ gắn với một bước và một chữ ký. Nhờ vậy khi xem lại bộ hồ sơ, chủ doanh nghiệp biết ai đã quyết điều gì. Bài này đưa các trường cần có của từng mẫu, ví dụ đã điền (giả định) và cách tự dựng trên Word hoặc Google Sheets. Các bước của quy trình mua hàng được giải thích ở bài tổng quan.

Tóm tắt nhanh

• Biểu mẫu quy trình mua hàng gồm 5 tờ đi theo 5 điểm quyết định: cần mua, chọn ai, đặt gì, nhận gì, trả bao nhiêu.
• Pháp luật không quy định mẫu bắt buộc cho phiếu đề nghị mua, bảng so sánh báo giá hay đơn đặt hàng. Doanh nghiệp tự thiết kế.
• Mọi biểu mẫu nên đánh số liên tục để phát hiện tờ bị mất hoặc dùng trùng.
• Mua nông sản của người trực tiếp sản xuất không có hóa đơn thì thêm bảng kê Mẫu 02/TNDN.
• Đơn từ 5 triệu đồng trở lên (gồm thuế GTGT) ghi rõ hình thức chuyển khoản trên đề nghị thanh toán.

Bộ biểu mẫu quy trình mua hàng gồm những tờ nào?

Năm tờ trong bộ biểu mẫu quy trình mua hàng dưới đây đủ cho doanh nghiệp nhỏ. Đơn nhỏ dưới hạn mức có thể gộp phiếu đề nghị và đơn đặt hàng làm một.

Biểu mẫu quy trình mua hàng là các tờ điền sẵn khung dùng cho từng lần mua. Mỗi tờ ghi lại một quyết định và người ký quyết định đó.

Bảng hạn mức duyệt là bảng ghi ai được duyệt đơn đến giá trị bao nhiêu và cần mấy báo giá. Bảng này nằm trong văn bản quy trình, không phải biểu mẫu.

Biên bản kiểm nhận là tờ ghi số lượng, tình trạng hàng thực nhận so với đơn đặt, có chữ ký hai bên giao và nhận.

Về hình thức chứng từ kế toán: doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực 1/1/2026) được tự thiết kế mẫu chứng từ kèm quy chế kế toán nội bộ (Sapo). Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn được dùng Thông tư 133/2016/TT-BTC trong năm 2026 (Thư viện Pháp luật). Kế toán nên duyệt bộ biểu mẫu quy trình mua hàng trước khi dùng.

Phiếu đề nghị mua hàng (BM-MH-01)

Trong biểu mẫu quy trình mua hàng, phiếu đề nghị mua hàng trả lời câu hỏi "có thật cần mua không". Trường quan trọng nhất là ô kho xác nhận tồn, vì nó chặn việc mua trùng.

Ô "lý do" nên ghi theo kế hoạch hoặc đơn bán cụ thể. Ghi chung chung như "bổ sung hàng" thì người duyệt không có gì để kiểm.

Bảng so sánh báo giá (BM-MH-02)

Tờ thứ hai của biểu mẫu quy trình mua hàng là bảng so sánh báo giá. Bảng ghi lại vì sao chọn nhà cung cấp này. Không nên chỉ có cột giá. Điều kiện giao và thanh toán nhiều khi quan trọng hơn chênh lệch vài trăm đồng.

Số liệu trong bảng là giả định. Ngưỡng cần mấy báo giá theo giá trị đơn nằm trong bảng hạn mức duyệt của doanh nghiệp. Báo giá gốc của từng bên (email hoặc file) nên đính kèm sau bảng so sánh báo giá.

Đơn đặt hàng và biên bản kiểm nhận (BM-MH-03, 04)

Hai tờ tiếp theo của biểu mẫu quy trình mua hàng là đơn đặt hàng và biên bản kiểm nhận. Đơn đặt hàng là căn cứ để đối chiếu khi hàng về và khi nhận hóa đơn. Biên bản kiểm nhận ghi số thực nhận và tình trạng hàng ngay lúc giao.

Đơn đặt hàng cần có: số đơn, ngày, tên nhà cung cấp, tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền. Thêm ngày và địa điểm giao, yêu cầu hóa đơn, điều kiện thanh toán, chữ ký người duyệt. Gửi bằng văn bản hoặc email, không chốt chỉ qua tin nhắn thoại.

Biên bản kiểm nhận cần có: số đơn đặt hàng, số lượng theo đơn, số lượng thực nhận, chênh lệch, tình trạng bao bì và chất lượng. Thêm ảnh chụp, cách xử lý nếu lệch, chữ ký người giao và người nhận. Ở doanh nghiệp có kho, biên bản đi kèm phiếu nhập kho.

Ví dụ đã điền tiếp theo (giả định)

Bảng dưới điền tiếp hai tờ của biểu mẫu quy trình mua hàng cho cùng đơn hộp giấy ở trên.

Đề nghị thanh toán và bảng kê thu mua (BM-MH-05)

Đề nghị thanh toán là tờ cuối của biểu mẫu quy trình mua hàng, kèm bộ chứng từ đã khớp. Trường bắt buộc: số đơn đặt hàng, số biên bản kiểm nhận, số hóa đơn, số tiền, hình thức thanh toán. Thêm số tài khoản nhận, hạn thanh toán, chữ ký người đề nghị và người duyệt chi.

Hàng mua từ 5 triệu đồng trở lên (gồm thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, áp dụng từ 1/7/2025 (VnEconomy). Ô "hình thức thanh toán" nên ghi rõ chuyển khoản với các đơn này.

Tiếp ví dụ trên: nếu trả theo số thực nhận trước khi giao bù, số tiền là 1.980 × 4.000 = 7.920.000 đồng. Khoản này trên 5 triệu đồng nên ô hình thức ghi chuyển khoản. Số liệu là giả định.

Mua nông sản của người trực tiếp sản xuất không có hóa đơn thì thay hóa đơn bằng bảng kê Mẫu 02/TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (MISA). Bảng kê đi kèm phiếu cân có chữ ký người bán.

Biểu mẫu quy trình mua hàng theo từng loại doanh nghiệp

Năm tờ cơ bản của biểu mẫu quy trình mua hàng dùng chung. Mỗi loại doanh nghiệp thêm một vài tờ riêng.

Xưởng sản xuất cần tính nhu cầu theo định mức trước khi lập phiếu đề nghị. Cách tính có trong bài quy trình mua hàng của công ty sản xuất. Doanh nghiệp làm ISO cần thêm phiếu chấm điểm nhà cung cấp, theo cách trong bài quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO.

Cách tự dựng bộ biểu mẫu quy trình mua hàng

Biểu mẫu quy trình mua hàng nên dựng trên Google Sheets nếu nhiều người cùng điền. Dựng trên Word nếu in giấy để ký. Dù dùng gì, giữ chung một hệ mã và một thư mục lưu theo tháng.

1. Tạo một file chung, mỗi biểu mẫu một trang tính, đặt tên theo mã BM-MH-01 đến 05.
2. Thêm cột số phiếu tự tăng để đánh số liên tục.
3. Khóa các ô công thức như thành tiền, chênh lệch, chỉ mở ô cần điền.
4. Thêm ô chữ ký hoặc ô ghi người duyệt và ngày duyệt.
5. Tạo thư mục lưu theo tháng, mỗi đơn mua một thư mục con đặt tên theo số đơn đặt hàng.

Khi cần ký giấy, xuất trang tính ra PDF rồi in. Cách này giữ được một nguồn dữ liệu cho cả bộ biểu mẫu quy trình mua hàng.

Cách đánh số và lưu

Mỗi tờ dùng một tiền tố riêng: ĐN cho phiếu đề nghị, SS cho bảng so sánh, ĐH cho đơn đặt hàng, KN cho biên bản kiểm nhận, TT cho đề nghị thanh toán. Số chạy liên tục trong năm, không đặt lại mỗi tháng. Khi kiểm tra, số bị nhảy là dấu hiệu tờ bị mất hoặc bị hủy mà không ghi lại.

Bộ biểu mẫu quy trình mua hàng của một đơn lưu cùng một thư mục, đặt tên theo số đơn đặt hàng. Thời hạn lưu chứng từ kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng, kế toán quyết định cách lưu bản gốc.

Checklist trước khi dùng biểu mẫu quy trình mua hàng

• [ ] Mỗi biểu mẫu có mã (BM-MH-01 đến 05) và số tờ đánh liên tục.
• [ ] Phiếu đề nghị có ô kho xác nhận tồn.
• [ ] Bảng so sánh có cột lý do chọn, không chỉ cột giá.
• [ ] Đơn đặt hàng có điều kiện giao, hóa đơn, thanh toán.
• [ ] Biên bản kiểm nhận tách số theo đơn và số thực nhận.
• [ ] Đề nghị thanh toán ghi số của 3 chứng từ đã đối chiếu.
• [ ] Kế toán đã duyệt mẫu theo chế độ kế toán đang áp dụng.
• [ ] Mỗi đơn mua lưu đủ bộ trong một bìa hoặc một thư mục.

Lưu ý pháp lý và thực tế

Phần lớn biểu mẫu quy trình mua hàng là giấy tờ nội bộ. Dù vậy, vài điểm dưới đây liên quan đến luật và thuế.

• Luật Thương mại 2005 cho phép hợp đồng mua bán hàng hóa thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. Đơn đặt hàng bằng văn bản vẫn là bằng chứng dễ đối chiếu nhất.
• Phiếu nhập kho, phiếu chi là chứng từ kế toán, lập theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
• Đơn từ 5 triệu đồng (gồm thuế GTGT) ghi chuyển khoản để giữ quyền khấu trừ thuế.
• Không sửa, tẩy số trên biểu mẫu đã ký. Sai thì hủy tờ đó, ghi "hủy" và lập tờ mới.

Những chỗ biểu mẫu hay bị điền sai hoặc bỏ trống có trong bài lỗi thường gặp khi quy trình mua hàng. Điểm kiểm soát gắn với từng tờ có trong bài thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng.

Bộ quy trình ZoneKit cho việc này

Bộ quy trình mẫu trong giải pháp ZoneKit của ZoneTech gồm quy trình (SOP) theo phòng ban, kèm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí. Bạn tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng ZoneTech trong 30 ngày.

Hãy chấm điểm vận hành miễn phí để biết nên chuẩn hóa biểu mẫu quy trình mua hàng nào trước. Xem thêm về đội ngũ ở trang giới thiệu ZoneTech. Cần tư vấn, gọi hoặc Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.

Câu hỏi thường gặp về biểu mẫu quy trình mua hàng

Biểu mẫu mua hàng có bắt buộc theo mẫu của Bộ Tài chính không?

Phiếu đề nghị, bảng so sánh báo giá và đơn đặt hàng là giấy tờ nội bộ, doanh nghiệp tự thiết kế. Phần chứng từ kế toán như phiếu nhập kho, phiếu chi theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Đơn mua nhỏ có cần đủ 5 biểu mẫu không?

Không cần đủ 5 tờ của biểu mẫu quy trình mua hàng. Đơn dưới hạn mức có thể gộp phiếu đề nghị và đơn đặt hàng, bỏ bảng so sánh báo giá. Biên bản kiểm nhận và chứng từ thanh toán vẫn nên có.

Có nên dùng biểu mẫu quy trình mua hàng điện tử thay giấy?

Nên, nếu mọi người cùng truy cập được và có cách ghi nhận ai duyệt, ví dụ duyệt qua email hoặc phần mềm. Lưu bản điện tử theo tháng để dễ tìm khi đối chiếu.

Bảng so sánh báo giá cần mấy nhà cung cấp?

Theo bảng hạn mức của doanh nghiệp. Mức phổ biến là 3 báo giá cho đơn lớn và mua tài sản. Hàng chỉ một nơi bán thì ghi lý do vào bảng.

Mẫu quy trình mua hàng khác biểu mẫu quy trình mua hàng thế nào?

Mẫu quy trình là văn bản mô tả các bước, người làm và hạn mức duyệt. Biểu mẫu là các tờ điền cho từng lần mua. Quy trình nên ghi rõ bước nào dùng biểu mẫu nào, theo mã BM-MH-01 đến 05, để nhân viên mới không phải hỏi.

Ai giữ bản chính của bộ biểu mẫu quy trình mua hàng?

Người mua hàng giữ phiếu đề nghị, bảng so sánh và đơn đặt hàng. Kho giữ biên bản kiểm nhận. Kế toán giữ bộ đầy đủ kèm hóa đơn và chứng từ chi để lưu.

Phiếu đề nghị mua hàng có cần chữ ký giám đốc không?

Không nhất thiết. Phiếu đề nghị mua hàng thường do trưởng bộ phận ký. Người duyệt theo hạn mức ký ở bảng so sánh báo giá và đơn đặt hàng.

Bảng so sánh báo giá có cần chữ ký không?

Có. Người lập ký, người duyệt theo hạn mức ký ở ô đề xuất. Chữ ký cho thấy ai đã chọn nhà cung cấp và vì sao, giúp việc kiểm tra sau này dễ hơn.

Đọc tiếp: chu trình mua hàng, 4 giai đoạn và chứng từ của từng giai đoạn.

Cập nhật lần cuối: 27/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận