ZoneTechQuy trình nhập kho 6 bước cho doanh nghiệp nhỏ: chứng từ, kiểm đếm, tồn kho
Quy trình nhập kho là chuỗi việc từ lúc hàng tới cửa kho đến lúc số tồn trên sổ hoặc phần mềm khớp với hàng trên kệ. Doanh nghiệp nhỏ chỉ cần 6 bước, có người ký ở các điểm kiểm soát, là đủ để tránh phần lớn lệch tồn. Bài này dành cho chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người kiêm thủ kho, nằm trong nhóm quy trình vận hành của khối kho và giao nhận.
Tóm tắt nhanh
- 6 bước: nhận thông tin hàng về, tiếp nhận và kiểm bao bì, kiểm đếm, đối chiếu chứng từ và xử lý thừa thiếu, lập phiếu nhập và xếp kệ theo lô, cập nhật tồn và báo kế toán.
- 5 chứng từ nên có: đơn đặt hàng, phiếu giao hàng của bên bán, hóa đơn, biên bản kiểm đếm, phiếu nhập kho.
- 3 người ký ở điểm kiểm soát: người giao, người nhận kiểm đếm, người duyệt nhập.
- Hàng thực phẩm, nông sản nên ghi số lô và hạn dùng ngay lúc nhập để xuất theo nguyên tắc hết hạn trước xuất trước.
- Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC cho doanh nghiệp tự thiết kế mẫu chứng từ, kèm quy chế kế toán nội bộ.
Quy trình nhập kho là gì và khi nào cần làm chặt
Nhập kho là ghi nhận hàng vào kho kèm chứng từ, để biết chính xác có gì, bao nhiêu, nằm ở đâu và ai chịu trách nhiệm. Cần làm chặt khi kho có từ 2 người trở lên ra vào, khi hàng có hạn dùng, hoặc khi đã có lần kiểm kê lệch mà không giải thích được.
Có 3 loại nhập kho thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ:
| Loại nhập | Nguồn hàng | Chứng từ đi kèm | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|---|
| Mua ngoài | Nhà cung cấp | Đơn đặt hàng, phiếu giao, hóa đơn | Đối chiếu số lượng và đơn giá với đơn đặt |
| Thành phẩm tự sản xuất | Xưởng, tổ sản xuất | Phiếu bàn giao thành phẩm, phiếu nhập | Ghi số lô, ngày sản xuất ngay lúc nhận |
| Hàng hoàn trả | Khách, đại lý, đơn vị vận chuyển | Phiếu hoàn, ảnh kiện hàng, phiếu nhập | Tách hàng bán lại được với hàng phải hủy |
Phần đặt hàng và chọn nhà cung cấp nằm ở quy trình mua hàng. Bài này bắt đầu từ lúc xe hàng tới kho.
6 bước nhập kho chuẩn
Sáu bước dưới đây dùng được cho cả kho vài chục mét vuông. Mỗi bước có một đầu ra để người sau kiểm được.
Bước 1: Nhận kế hoạch và thông tin hàng về
Người mua hàng báo kho trước: hàng gì, số lượng, giờ tới. Kho dọn chỗ và in sẵn đơn đặt hàng.
Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra bao bì niêm phong
Đếm số kiện so với phiếu giao, xem bao bì rách, ướt, móp, niêm phong còn không. Kiện hỏng thì chụp ảnh trước mặt người giao và ghi vào phiếu.
Bước 3: Kiểm đếm số lượng, chất lượng
Mở kiện, đếm từng mã, kiểm hạn dùng, quy cách, nhãn. Hàng giá trị cao kiểm toàn bộ; hàng đóng thùng đồng đều có thể kiểm mẫu.
Bước 4: Đối chiếu chứng từ, xử lý thừa thiếu lỗi
So ba con số: đơn đặt hàng, phiếu giao, số đếm thực tế. Khớp thì ký nhận. Lệch thì lập biên bản thừa, thiếu, lỗi có chữ ký người giao và báo người mua hàng. Không ký nhận đủ khi hàng chưa đủ.
Bước 5: Lập phiếu nhập, xếp hàng theo vị trí và lô
Phiếu nhập ghi số thực nhận. Hàng xếp vào vị trí cố định, mỗi lô một ô hoặc có nhãn số lô và hạn dùng.
Bước 6: Cập nhật tồn kho và báo kế toán
Nhập số vào sổ kho hoặc phần mềm trong ngày, gửi phiếu nhập kèm hóa đơn cho kế toán.
Bảng chứng từ nhập kho và người chịu trách nhiệm
Mỗi lần nhập nên có ít nhất phiếu giao có ký nhận và phiếu nhập; các chứng từ khác bổ sung khi cần.
| Chứng từ | Ai lập | Ai ký | Dùng để làm gì |
|---|---|---|---|
| Đơn đặt hàng | Người mua hàng | Người duyệt mua | Căn cứ đối chiếu số lượng, đơn giá |
| Phiếu giao hàng | Nhà cung cấp | Người giao, người nhận | Xác nhận số kiện và tình trạng khi giao |
| Hóa đơn | Nhà cung cấp | Theo quy định hóa đơn | Căn cứ hạch toán, thanh toán |
| Biên bản kiểm đếm, thừa thiếu | Người nhận kiểm đếm | Người nhận, người giao | Ghi chênh lệch, hàng lỗi |
| Phiếu nhập kho | Thủ kho hoặc kế toán kho | Người lập, thủ kho, người duyệt | Ghi số thực nhập, vị trí, số lô |
Về mẫu: Thông tư 99/2025/TT-BTC ban hành ngày 27/10/2025, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2026 và cho phép doanh nghiệp tự thiết kế biểu mẫu chứng từ theo đặc điểm hoạt động, kèm quy chế kế toán nội bộ. Doanh nghiệp nhỏ và vừa năm 2026 vẫn được dùng Thông tư 133/2016/TT-BTC, chưa bị thay (Thư viện Pháp luật); phiếu nhập kho theo thông tư này là Mẫu số 01-VT.
Ở doanh nghiệp nhỏ, người bán thường kiêm thủ kho. Khi đó tách quyền ở mức tối thiểu: người nhận hàng không tự duyệt phiếu nhập của chính mình, và chỉ chủ hoặc kế toán được sửa, hủy phiếu đã duyệt.
Quy trình xuất kho đi liền với nhập kho
Nhập đúng mà xuất sai thì tồn vẫn lệch. Hai quy trình phải dùng chung mã hàng, chung vị trí và chung cách ghi lô.
Các bước xuất kho: nhận yêu cầu (đơn bán, đề nghị xuất nội bộ), soạn hàng theo vị trí, kiểm lại, lập phiếu xuất, bàn giao, trừ tồn trong ngày. Xuất nội bộ (hàng mẫu, chuyển chi nhánh) cũng phải có phiếu vì hay bị sót khi kiểm kê.
Hai nguyên tắc chọn lô khi xuất: nhập trước xuất trước (FIFO) cho hàng không có hạn dùng, và hết hạn trước xuất trước (FEFO) cho thực phẩm, nông sản. Chi tiết từng bước có trong bài quy trình xuất kho.
Quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty
Giao nhận là lúc trách nhiệm về hàng chuyển sang người khác, nên phải có chữ ký: khi nhà cung cấp giao cho kho, và khi kho bàn giao cho đơn vị vận chuyển hoặc chi nhánh.
Biên bản giao nhận nên ghi: ngày giờ, bên giao, bên nhận, số kiện, tình trạng bao bì, số niêm phong (nếu có), ảnh chụp kèm. Mẫu biên bản và cách bàn giao giữa các bộ phận có trong bài quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty.
Ví dụ: kho nhỏ của một cơ sở nông sản nhập hàng theo lô
Ví dụ giả định: một cơ sở chè nhập thành phẩm từ tổ đóng gói về kho mỗi tuần, đồng thời gửi hàng cho chi nhánh bán buôn ở tỉnh khác.
Mỗi mẻ đóng gói có số lô gồm ngày đóng gói và mã sản phẩm. Thủ kho ghi số lô, hạn dùng lên phiếu nhập và nhãn ô kệ; lô mới xếp sau, lô cũ ra trước. Khi chuyển hàng cho chi nhánh, phiếu xuất ghi số lô và chi nhánh nhập đúng số lô đó.
Nếu một lô có vấn đề, cơ sở biết ngay lô đó còn bao nhiêu ở kho chính, bao nhiêu ở chi nhánh. Ghi lô khi nhập cũng là phần dữ liệu cần cho truy xuất nguồn gốc: Thông tư 31/2026/TT-BCT về truy xuất nguồn gốc hàng hóa thuộc phạm vi Bộ Công Thương có hiệu lực từ 01/7/2026.
Mẫu quy trình nhập kho và lỗi thường gặp
Một quy trình nhập kho tốt vừa một trang giấy dán ở cửa kho. Người mới đọc xong làm theo được mà không cần hỏi.
Mẫu quy trình 1 trang dán tại kho
Trang gồm sơ đồ 6 bước, người phụ trách từng bước, 3 điểm phải ký, chứng từ phải có và số điện thoại báo khi hàng lệch. Bản có ô điền sẵn để in nằm ở bài mẫu quy trình nhập kho.
5 lỗi gây lệch tồn và cách khắc phục
| Lỗi | Hậu quả | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Ghi phiếu nhập theo phiếu giao, không theo số đếm | Tồn trên sổ cao hơn thực tế | Luôn đếm trước, ghi sau |
| Hàng lên kệ nhưng chưa vào hệ thống | Phần mềm báo hết, mất đơn | Cập nhật tồn trong ngày nhập |
| Không ghi số lô, hạn dùng | Xuất nhầm lô cũ, khó truy vết khi có sự cố | Thêm cột lô, hạn dùng vào phiếu nhập |
| Hàng hoàn nhập chung với hàng mới | Bán ra hàng lỗi | Có khu chờ kiểm riêng cho hàng hoàn |
| Một người vừa nhận vừa duyệt | Sai sót không ai phát hiện | Tách người duyệt, kể cả khi kho chỉ có 2 người |
Phân tích sâu từng lỗi và cách điều tra chênh lệch có trong bài lỗi thường gặp khi quy trình nhập kho.
Checklist tự kiểm tra kho cuối tuần
Mười phút cuối tuần với danh sách này giúp bắt lệch tồn sớm.
- [ ] Mọi phiếu giao trong tuần đều có phiếu nhập tương ứng
- [ ] Mọi biên bản thừa thiếu đã được người mua hàng xử lý xong
- [ ] Hàng hoàn trong tuần đã kiểm và phân loại bán lại hoặc hủy
- [ ] Số tồn trên phần mềm khớp với đếm thực tế của 5-10 mã bán chạy
- [ ] Không còn hàng nằm ở khu tiếp nhận quá 1 ngày
- [ ] Nhãn lô, hạn dùng trên kệ khớp với phiếu nhập
- [ ] Không có lô nào còn dưới 30 ngày hạn dùng mà chưa có kế hoạch xuất
- [ ] Phiếu nhập, phiếu xuất đã chuyển đủ cho kế toán
Zonetech hỗ trợ gì?
ZoneKit là bộ quy trình của Zonetech gồm 90 quy trình mẫu (SOP) cho 15 phòng ban, đúc kết từ cách đội ngũ đang vận hành TRAVINA. Doanh nghiệp có thể tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Bắt đầu bằng bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí để biết khâu kho đang ở mức nào, rồi xem giải pháp ZoneKit của Zonetech để tải quy trình mẫu. Hotline 0828.229.666 hoặc 0976.179.886.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình nhập kho gồm mấy bước?
Doanh nghiệp nhỏ dùng 6 bước như trên là đủ. Kho lớn có thể tách thêm bước kiểm định chất lượng.
Nhập kho cần những chứng từ gì?
Tối thiểu là phiếu giao hàng có ký nhận và phiếu nhập kho. Đầy đủ hơn gồm đơn đặt hàng, hóa đơn và biên bản kiểm đếm khi có chênh lệch.
Hàng về thiếu hoặc lỗi so với phiếu giao thì xử lý thế nào?
Lập biên bản có chữ ký người giao và ảnh chụp, chỉ nhập số thực nhận, rồi báo người mua hàng đề nghị nhà cung cấp giao bù, đổi hàng hoặc giảm tiền.
Hộ kinh doanh có phải lập phiếu nhập kho không?
Theo các tài liệu tóm tắt Thông tư 152/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/01/2026), hộ kinh doanh ghi sổ theo nhóm thuế; nhóm nộp thuế theo thu nhập có sổ chi tiết hàng hóa mẫu S2d-HKD, và tài liệu kế toán lưu tối thiểu 5 năm (Thư viện Pháp luật). Các nguồn đã đọc không nêu phiếu nhập kho là bắt buộc, nhưng có phiếu nhập vẫn giúp ghi sổ đúng.
Đã nhập kho nhưng phần mềm vẫn báo hết hàng là do đâu?
Thường do phiếu nhập chưa duyệt, nhập sai mã, sai kho, hoặc hàng đã lên kệ nhưng chưa ai nhập vào hệ thống.
Bao lâu nên kiểm kê kho một lần?
Mã bán chạy đếm hằng tuần, mã còn lại hằng tháng, toàn bộ kho ít nhất mỗi quý và cuối năm tài chính.
Đọc tiếp: quy trình mua hàng từ chọn nhà cung cấp đến lúc nhận hàng, và quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng cho cơ sở tự đóng gói.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026. Phần chứng từ nên được kế toán của doanh nghiệp rà lại theo chế độ kế toán đang áp dụng.