ZoneTechMẫu quản lý KOL, KOC Excel: theo dõi booking và đơn từ từng bài
Mẫu quản lý KOC Excel, dùng chung cho cả KOL, nên có hai bảng tách riêng: kho KOC (mỗi người một dòng) và nhật ký booking (mỗi lần thuê một dòng), rồi tự cộng chi phí, lượt xem, đơn hàng và ROAS ngược về từng KOC. Ghi chung vào một bảng thì sau vài chiến dịch bạn không còn biết ai đã hợp tác mấy lần, tổng tốn bao nhiêu và bài nào thật sự ra đơn. Bài này nói một mẫu tốt cần những phần nào, hợp với shop nào, và bản miễn phí khác bản Pro ra sao. Phần tìm KOC, nhắn tin, thương lượng giá và viết brief xem ở bài cách booking KOC.
Tóm tắt nhanh
- Kho KOC và nhật ký booking là hai bảng riêng, nối với nhau bằng mã KOC.
- Chi phí thật của một booking gồm phí booking, giá trị hàng gửi tặng và hoa hồng tính trên doanh thu.
- Bài có gắn link bán hàng chấm bằng ROAS. Bài chỉ để nhận diện thương hiệu chấm bằng CPM.
- Cảnh báo trễ đăng, thiếu link, quá hạn thanh toán giúp không sót việc sau khi đã chốt KOC.
- Lưu danh sách KOC, giá, kênh, các lần hợp tác cũ
- Biết chi phí, lượt xem, đơn hàng của từng bài đăng
- Không trễ hạn đăng bài, hạn thanh toán cho KOC
Mẫu nào hợp với cách shop đang làm KOC?
| Tình huống | Nên dùng |
|---|---|
| Mới thử vài KOC, chưa đo đơn từ bài | Danh sách KOC có cột trạng thái liên hệ là đủ |
| Gửi hàng cho KOC nhỏ để đổi lấy video review | Mẫu có cột giá trị hàng gửi, cộng vào chi phí |
| Trả KOC theo phần trăm hoa hồng (affiliate) | Mẫu tính hoa hồng theo doanh thu từng bài |
| Chạy nhiều chiến dịch cùng lúc: ra mắt, sale, quà Tết | Mẫu lọc báo cáo theo chiến dịch và tháng |
| Phân vân thuê một KOL lớn hay nhiều KOC nhỏ | Mẫu có bảng hiệu quả theo hạng, từ Nano đến Mega |
| Cần so chi phí KOC với tiền chạy quảng cáo | Thêm file quản lý ngân sách quảng cáo |
6 phần một mẫu quản lý KOL, KOC tốt phải có
1. Thiết lập chiến dịch, sản phẩm và ngưỡng hạng
Khai một lần tên thương hiệu, năm, danh sách chiến dịch và sản phẩm gửi KOC. Đặt số ngày được phép thanh toán sau khi bài lên, dữ liệu mẫu để 7 ngày. Ngưỡng phân hạng theo follower sửa được: file mẫu xếp Micro từ 10.000, Mid-tier từ 100.000, Macro từ 500.000, Mega từ 1.000.000 follower.
2. Kho KOL, KOC
Mỗi kênh một dòng: tên kênh, nền tảng (TikTok, Facebook, Instagram, YouTube, Threads), link, follower, lĩnh vực, khu vực, liên hệ, giá báo mỗi video, tỷ lệ tương tác trung bình, đánh giá nội bộ từ 1 đến 5 và trạng thái (Tiềm năng, Đã liên hệ, Đã hợp tác, Ưu tiên, Không phù hợp). File tự đánh mã K001, K002, tự xếp hạng, và tự cộng số lần hợp tác, tổng chi, tổng view, doanh thu, ROAS từ nhật ký booking.
3. Nhật ký booking
Mỗi lần thuê một dòng: chiến dịch, mã KOC, sản phẩm, hình thức (video review, livestream, bài ảnh, story, affiliate, unbox), ngày đăng hẹn, ngày đăng thực, link bài, phí booking, giá trị hàng gửi, phần trăm hoa hồng, ngày thanh toán. Chọn mã KOC là tên, nền tảng và hạng tự hiện. Trạng thái đi theo thứ tự: Đã liên hệ, Đã chốt, Đã gửi hàng, Đã đăng, Đã thanh toán, hoặc Hủy.
4. Chi phí thật và chỉ số từng bài
Sau khi bài lên, nhập view, tương tác, click, đơn hàng, doanh thu. File tính tổng chi phí, CPM, chi phí mỗi đơn, ROAS và tỷ lệ tương tác. Ví dụ trong dữ liệu mẫu: kênh “Review dạo” 8.200 follower làm affiliate, không lấy phí, nhận hàng trị giá 250.000đ và 10% hoa hồng trên 9.600.000đ doanh thu. Tổng chi phí là 1.210.000đ, ROAS gần 7,9.
5. Cảnh báo việc cần xử lý
Cột cảnh báo tự bật bốn trường hợp: quá ngày hẹn mà chưa đăng, đã đăng nhưng chưa có link, đã đăng quá số ngày cho phép mà chưa thanh toán, mã KOC không có trong kho. Trong dữ liệu mẫu, tính đến ngày 22/10/2026, hai booking đợt Sale 10.10 đã lên bài nhưng chưa trả tiền, hai booking khác trễ đăng.
6. Dashboard theo chiến dịch, hạng và nền tảng
Chọn một chiến dịch (hoặc tất cả) và một tháng, gõ 0 để xem cả năm. Dashboard hiện số booking, tổng chi, tổng view, đơn, doanh thu, ROAS, CPM, số việc cần xử lý; bảng theo hạng KOC; bảng theo nền tảng; số booking ở từng trạng thái; top 5 KOC theo ROAS. Booking bị hủy không được tính. Ở dữ liệu mẫu, KOC hạng Mega tốn 35.450.000đ, ra 210 đơn, ROAS khoảng 2,1. Nhóm Nano như kênh “Review dạo” ra ít đơn hơn nhưng ROAS cao gấp gần bốn lần.
Bản miễn phí và bản Pro
| Bản miễn phí | Bản Pro | |
|---|---|---|
| Các sheet | Đủ 5 sheet như bản Pro | Đủ 5 sheet |
| Mã KOC, tên, nền tảng, hạng | Gõ tay | Tự đánh mã, tự hiện khi chọn KOC |
| Chi phí, CPM, ROAS từng booking | Vẫn tự tính trong dòng | Tự tính |
| Tổng hợp theo KOC trong kho | Số mẫu cố định, không tự cộng | Tự cộng từ nhật ký booking |
| Dashboard | Số mẫu cố định, không đổi khi nhập dữ liệu mới | Lọc theo chiến dịch, tháng, tự cập nhật |
| Cảnh báo | Chỉ có cảnh báo mẫu, không tự bật | Bốn loại cảnh báo tự bật |
5 bước bắt đầu dùng
- Khai thiết lập: thương hiệu, năm, chiến dịch, sản phẩm, số ngày được trễ thanh toán. Sửa ngưỡng hạng nếu cách chia của bạn khác.
- Nhập kho KOC thay cho dữ liệu mẫu, chỉ gõ vào ô nền vàng. Ô nền xám là công thức.
- Ghi booking ngay khi liên hệ, rồi đổi trạng thái theo từng bước: chốt, gửi hàng, đăng, thanh toán.
- Sau khi bài lên, dán link và nhập view, tương tác, click, đơn, doanh thu từ mã giảm giá hoặc link riêng của KOC đó.
- Mỗi tuần xem cột cảnh báo; hết chiến dịch thì lọc dashboard để chọn KOC hợp tác tiếp.
Lỗi hay gặp
- Sắp xếp (Sort) hoặc xóa dòng trong kho KOC. Mã KOC đánh theo số dòng, sắp xếp xong thì booking cũ trỏ sai người. Muốn lọc thì dùng Filter.
- Bỏ quên giá trị hàng gửi. Chi phí thấp hơn thực tế, ROAS trông đẹp hơn số thật.
- Chấm bài nhận diện bằng ROAS. Bài không gắn link bán hàng thì doanh thu bằng 0. So các bài này bằng CPM.
- Không tách đơn theo từng KOC. Nhiều KOC dùng chung một mã giảm giá thì không biết đơn đến từ ai.
- Gửi file cho cả nhóm. Số điện thoại, Zalo của KOC là dữ liệu cá nhân, chỉ chia sẻ cho người cần dùng.
Câu hỏi thường gặp
KOL và KOC có quản lý chung một file được không?
Được. File không chia hai danh sách mà xếp hạng theo follower, từ Nano đến Mega. Ai nhiều follower thì nằm ở hạng Macro, Mega; tài khoản nhỏ nằm ở Nano, Micro. Dashboard so hiệu quả giữa các hạng trên cùng một bảng.
File có tự lấy số liệu từ TikTok hay Facebook không?
Không. View, đơn, doanh thu bạn chép từ trang thống kê của nền tảng hoặc báo cáo affiliate rồi nhập vào dòng booking. Phần còn lại file tự tính. Khách mua qua KOC muốn chăm tiếp thì đưa sang file Excel quản lý khách hàng.
Một file quản lý được bao nhiêu KOC?
500 KOC, 1.000 booking, 20 chiến dịch và 20 sản phẩm.
Một file dùng cho mấy máy?
Dùng trong nội bộ doanh nghiệp, không giới hạn số máy. Nên giao một người giữ bản chính.
Cùng nhóm: file quản lý ngân sách quảng cáo · file Excel quản lý khách hàng · mẫu content calendar.
Cập nhật lần cuối: 22/10/2026 · Biên soạn: Đội ngũ ZoneTech