Mẫu quản lý KOL, KOC Excel: theo dõi booking và đơn từ từng bài

Mẫu quản lý KOL KOC Excel nên có hai bảng tách riêng: kho KOC (mỗi người một dòng) và nhật ký booking (mỗi lần thuê một dòng). Từ hai bảng đó, file tự cộng chi phí, lượt xem, đơn hàng và ROAS ngược về từng KOC.

Ghi chung vào một bảng thì sau vài chiến dịch, bạn không còn biết ai đã hợp tác mấy lần. Bạn cũng khó biết tổng tốn bao nhiêu và bài nào thật sự ra đơn. Bài này nói mẫu quản lý KOL KOC Excel cần những phần nào, hợp với shop nào, và bản miễn phí khác bản Pro ra sao. Phần tìm KOC, nhắn tin, thương lượng giá và viết brief xem ở bài cách booking KOC.

Tóm tắt nhanh

• Trong mẫu quản lý KOL KOC Excel, kho KOC và nhật ký booking là hai bảng riêng, nối bằng mã KOC.
• Chi phí thật của một booking gồm phí booking, giá trị hàng gửi tặng và hoa hồng tính trên doanh thu.
• Bài có gắn link bán hàng chấm bằng ROAS. Bài chỉ để nhận diện thương hiệu chấm bằng CPM.
• Cảnh báo trễ đăng, thiếu link, quá hạn thanh toán giúp không sót việc sau khi đã chốt KOC.

Mẫu nào hợp với cách shop đang làm KOC?

Không phải shop nào cũng cần đủ mọi sheet của mẫu quản lý KOL KOC Excel ngay từ đầu. Bảng dưới giúp bạn chọn.

Shop mới thử hai, ba KOC thì một danh sách đơn giản là đủ. Khi đã trả tiền đều mỗi tháng, nên chuyển sang mẫu quản lý KOL KOC Excel có nhật ký booking.

6 phần một mẫu quản lý KOL KOC Excel tốt phải có

Trước khi xem từng phần, nên thống nhất vài khái niệm. KOL là người có tầm ảnh hưởng, thường có lượng follower lớn. KOC là người dùng thật có kênh mạng xã hội, chia sẻ trải nghiệm sản phẩm với cộng đồng nhỏ hơn. ROAS là doanh thu chia cho chi phí bỏ ra. CPM là chi phí cho 1.000 lượt xem.

1. Thiết lập chiến dịch, sản phẩm và ngưỡng hạng

Mở mẫu quản lý KOL KOC Excel, khai một lần tên thương hiệu, năm, chiến dịch và sản phẩm gửi KOC. Đặt số ngày được phép thanh toán sau khi bài lên, dữ liệu mẫu để 7 ngày. Ngưỡng phân hạng theo follower sửa được: file mẫu xếp Micro từ 10.000, Mid-tier từ 100.000, Macro từ 500.000, Mega từ 1.000.000 follower.

2. Kho KOL, KOC

Mỗi kênh một dòng: tên kênh, nền tảng (TikTok, Facebook, Instagram, YouTube, Threads), link, follower, lĩnh vực, khu vực, liên hệ, giá báo mỗi video. Thêm tỷ lệ tương tác trung bình, đánh giá nội bộ từ 1 đến 5 và trạng thái (Tiềm năng, Đã liên hệ, Đã hợp tác, Ưu tiên, Không phù hợp).

Mẫu quản lý KOL KOC Excel tự đánh mã K001, K002 và tự xếp hạng. File cũng tự cộng số lần hợp tác, tổng chi, tổng view, doanh thu, ROAS từ nhật ký booking.

3. Nhật ký booking

Mỗi lần thuê một dòng: chiến dịch, mã KOC, sản phẩm, hình thức (video review, livestream, bài ảnh, story, affiliate, unbox). Tiếp theo là ngày đăng hẹn, ngày đăng thực, link bài, phí booking, giá trị hàng gửi, phần trăm hoa hồng, ngày thanh toán. Chọn mã KOC là tên, nền tảng và hạng tự hiện. Trạng thái đi theo thứ tự: Đã liên hệ, Đã chốt, Đã gửi hàng, Đã đăng, Đã thanh toán, hoặc Hủy.

4. Chi phí thật và chỉ số từng bài

Sau khi bài lên, nhập view, tương tác, click, đơn hàng, doanh thu. Mẫu quản lý KOL KOC Excel tính tổng chi phí, CPM, chi phí mỗi đơn, ROAS và tỷ lệ tương tác. Ví dụ trong dữ liệu mẫu: kênh “Review dạo” 8.200 follower làm affiliate, không lấy phí. Kênh này nhận hàng trị giá 250.000đ và 10% hoa hồng trên 9.600.000đ doanh thu. Tổng chi phí là 1.210.000đ, ROAS gần 7,9.

5. Cảnh báo việc cần xử lý

Cột cảnh báo trong mẫu quản lý KOL KOC Excel tự bật bốn trường hợp. Đó là quá ngày hẹn mà chưa đăng, đã đăng nhưng chưa có link, đăng đã quá số ngày cho phép mà chưa thanh toán, và mã KOC không có trong kho. Trong dữ liệu mẫu, tính đến ngày 22/10/2026, hai booking đợt Sale 10.10 đã lên bài nhưng chưa trả tiền. Hai booking khác trễ đăng.

6. Dashboard theo chiến dịch, hạng và nền tảng

Chọn một chiến dịch (hoặc tất cả) và một tháng, gõ 0 để xem cả năm. Dashboard của mẫu quản lý KOL KOC Excel hiện số booking, tổng chi, tổng view, đơn, doanh thu, ROAS, CPM, số việc cần xử lý. Bên dưới là bảng theo hạng KOC, bảng theo nền tảng, số booking ở từng trạng thái và top 5 KOC theo ROAS. Booking bị hủy không được tính.

Ở dữ liệu mẫu, KOC hạng Mega tốn 35.450.000đ, ra 210 đơn, ROAS khoảng 2,1. Nhóm Nano như kênh “Review dạo” ra ít đơn hơn nhưng ROAS cao gấp gần bốn lần.

Bản miễn phí và bản Pro

Hai bản mẫu quản lý KOL KOC Excel có cùng số sheet. Khác biệt nằm ở phần tự tính và tự cập nhật.

Bản miễn phí của mẫu quản lý KOL KOC Excel hợp với shop mới thử KOC, chấp nhận cộng tay cuối tháng. Bản Pro hợp với shop chạy nhiều chiến dịch, cần dashboard tự cập nhật và cảnh báo tự bật.

5 bước bắt đầu dùng

Làm theo thứ tự này, mẫu quản lý KOL KOC Excel chạy được ngay trong tuần đầu.

1. Khai thiết lập: thương hiệu, năm, chiến dịch, sản phẩm, số ngày được trễ thanh toán. Sửa ngưỡng hạng nếu cách chia của bạn khác.
2. Nhập kho KOC thay cho dữ liệu mẫu, chỉ gõ vào ô nền vàng. Ô nền xám là công thức.
3. Ghi booking ngay khi liên hệ, rồi đổi trạng thái theo từng bước: chốt, gửi hàng, đăng, thanh toán.
4. Sau khi bài lên, dán link và nhập view, tương tác, click, đơn, doanh thu từ mã giảm giá hoặc link riêng của KOC đó.
5. Mỗi tuần xem cột cảnh báo; hết chiến dịch thì lọc dashboard để chọn KOC hợp tác tiếp.

Hướng dẫn nhập liệu chi tiết trong mẫu quản lý KOL KOC Excel

Phần này đi sâu vào từng sheet để bạn nhập đúng ngay từ đầu.

Sheet thiết lập: làm một lần, sửa khi cần

Tên chiến dịch nên ngắn và cố định, ví dụ “Sale 10.10” hay “Quà Tết”. Nhật ký booking trong mẫu quản lý KOL KOC Excel chọn chiến dịch từ danh sách này. Gõ khác một chữ là dashboard tách thành hai chiến dịch.

Số ngày được phép thanh toán nên khớp với thỏa thuận bạn hay ký với KOC, để cảnh báo bật đúng lúc.

Sheet kho KOC: một người một dòng, không xóa

Khi tìm được kênh mới, thêm một dòng ở cuối bảng với trạng thái Tiềm năng. Đừng chèn dòng giữa bảng. Mẫu quản lý KOL KOC Excel đánh mã theo thứ tự dòng, chèn giữa sẽ làm lệch mã.

Cột đánh giá nội bộ từ 1 đến 5 nên chấm sau mỗi lần hợp tác. Tiêu chí có thể là đúng hẹn, đúng brief, nội dung có tự nhiên không. KOC không còn hợp thì chuyển sang Không phù hợp thay vì xóa dòng.

Sheet nhật ký booking: ghi từ lúc nhắn tin đầu tiên

Nhiều shop chỉ ghi khi đã chốt giá. Cách đó làm mất dấu những KOC đã liên hệ mà chưa trả lời. Hãy tạo dòng trong mẫu quản lý KOL KOC Excel ngay khi nhắn tin, để trạng thái Đã liên hệ.

Với booking affiliate, phí booking để 0 và nhập phần trăm hoa hồng. Với booking trả phí cố định, để hoa hồng là 0. Hàng gửi tặng ghi theo giá vốn hoặc giá bán, miễn là cả đội dùng chung một cách tính.

Sau khi bài lên: lấy số ở đâu

View và tương tác lấy từ bài đăng hoặc ảnh chụp thống kê KOC gửi. Đơn và doanh thu lấy từ mã giảm giá riêng hoặc link affiliate riêng của KOC đó. Nên hẹn một ngày cố định sau khi bài lên rồi mới chốt số, vì video còn ra đơn vài ngày sau.

Cách đọc kết quả từ dữ liệu mẫu

Con số trong mẫu quản lý KOL KOC Excel chỉ có ích khi bạn đọc đúng. Dưới đây là ba ví dụ minh họa lấy từ dữ liệu mẫu có sẵn trong file, không phải số của một shop thật.

Ví dụ 1: tính chi phí thật của kênh “Review dạo”

Kênh này không lấy phí booking. Chi phí gồm hàng gửi 250.000đ cộng hoa hồng 10% trên 9.600.000đ, tức 960.000đ. Tổng là 1.210.000đ. ROAS bằng 9.600.000 chia 1.210.000, ra khoảng 7,9.

Nếu quên cột hàng gửi, chi phí chỉ còn 960.000đ và ROAS thành 10. Con số đẹp hơn nhưng sai. Đây là lý do mẫu quản lý KOL KOC Excel tách riêng ba khoản chi.

Ví dụ 2: so hạng Mega với hạng Nano

Nhóm Mega trong dữ liệu mẫu tốn 35.450.000đ cho 210 đơn. Chia ra, mỗi đơn tốn khoảng 168.800đ. ROAS khoảng 2,1, thấp hơn nhóm Nano gần bốn lần.

Điều này không có nghĩa là bỏ hẳn KOL lớn. Một video lớn mang về nhiều lượt xem và độ nhận biết. Bạn nên đọc ROAS cùng với CPM và mục tiêu của chiến dịch. Cách đặt ngưỡng ROAS tối thiểu xem bài ROAS hòa vốn.

Ví dụ 3: đọc cột cảnh báo

Tính đến ngày 22/10/2026, dữ liệu mẫu có hai booking Sale 10.10 đã đăng mà chưa thanh toán. Việc cần làm là trả tiền hoặc hỏi lại kế toán. Hai booking trễ đăng thì nhắn KOC xác nhận lịch mới, rồi sửa ngày hẹn trong nhật ký.

Lưu ý pháp lý khi lưu thông tin KOC

Kho KOC trong mẫu quản lý KOL KOC Excel chứa số điện thoại, Zalo của từng người. Đây là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15. Chỉ lưu thông tin cần cho việc hợp tác và giới hạn người được xem file.

Shop vẫn là bên bán, nên vẫn có trách nhiệm với thông tin sản phẩm mà khách nhận được. Nghĩa vụ cung cấp thông tin cho người tiêu dùng có trong Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023. Brief cho KOC nên ghi rõ những công dụng được nói và không được nói.

Thỏa thuận thuê KOC giữa hai bên là một dạng hợp đồng dịch vụ theo Luật Thương mại 2005. Nên ghi rõ số bài, hạn đăng, hoa hồng và hạn thanh toán. Shop bán qua mạng xã hội nên đọc thêm Nghị định 248/2026/NĐ-CP và hỏi người tư vấn pháp lý khi cần.

Lỗi hay gặp

Đây là những lỗi làm số trong mẫu quản lý KOL KOC Excel sai lệch.

• Sắp xếp (Sort) hoặc xóa dòng trong kho KOC. Mã KOC đánh theo số dòng, sắp xếp xong thì booking cũ trỏ sai người. Muốn lọc thì dùng Filter.
• Bỏ quên giá trị hàng gửi. Chi phí thấp hơn thực tế, ROAS trông đẹp hơn số thật.
• Chấm bài nhận diện bằng ROAS. Bài không gắn link bán hàng thì doanh thu bằng 0. So các bài này bằng CPM.
• Không tách đơn theo từng KOC. Nhiều KOC dùng chung một mã giảm giá thì không biết đơn đến từ ai.
• Gửi file cho cả nhóm. Số điện thoại, Zalo của KOC là dữ liệu cá nhân, chỉ chia sẻ cho người cần dùng.
• Chốt số quá sớm. Nhập đơn ngay ngày đầu bài lên thì ROAS thấp hơn thực tế. Nên hẹn một ngày cố định để cập nhật.
• Gõ tên chiến dịch mỗi lần một kiểu. Dashboard tách thành nhiều chiến dịch, tổng chi bị chia nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

KOL và KOC có quản lý chung một file được không?

Được. Mẫu quản lý KOL KOC Excel không chia hai danh sách mà xếp hạng theo follower, từ Nano đến Mega. Ai nhiều follower thì nằm ở hạng Macro, Mega; tài khoản nhỏ nằm ở Nano, Micro. Dashboard so hiệu quả giữa các hạng trên cùng một bảng.

File có tự lấy số liệu từ TikTok hay Facebook không?

Không. Mẫu quản lý KOL KOC Excel không kết nối nền tảng nào. View, đơn, doanh thu bạn chép từ trang thống kê của nền tảng hoặc báo cáo affiliate rồi nhập vào dòng booking. Phần còn lại file tự tính. Khách mua qua KOC muốn chăm tiếp thì đưa sang file Excel quản lý khách hàng.

Một file quản lý được bao nhiêu KOC?

Một file mẫu quản lý KOL KOC Excel chứa 500 KOC, 1.000 booking, 20 chiến dịch và 20 sản phẩm.

Một file dùng cho mấy máy?

Mẫu quản lý KOL KOC Excel dùng trong nội bộ doanh nghiệp, không giới hạn số máy. Nên giao một người giữ bản chính.

Nên chọn ngưỡng hạng theo follower như file mẫu không?

Ngưỡng trong mẫu quản lý KOL KOC Excel chỉ là điểm bắt đầu. Ngành hàng của bạn có thể chia khác. Sửa ngưỡng ở sheet thiết lập, hạng sẽ tự xếp lại.

Đo KOC xong thì nối với kế hoạch nội dung thế nào?

Ngày đăng của KOC nên có dòng trong lịch chung. Xem mẫu content calendar để xếp video KOC cùng bài của fanpage. Chỉ tiêu cho người phụ trách KOC có thể giao trong mẫu KPI marketing Excel.

ZoneTech hỗ trợ gì?

ZoneTech soạn các file mẫu marketing và vận hành cho doanh nghiệp nhỏ, kèm bài hướng dẫn dùng. Bạn có thể đọc bài booking KOC để dựng quy trình thuê KOC, rồi dùng mẫu quản lý KOL KOC Excel để theo dõi. Cần hỏi thêm về cách dùng file, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886.

Cùng nhóm: file quản lý ngân sách quảng cáo · file Excel quản lý khách hàng · mẫu content calendar · mẫu kế hoạch marketing Excel · mẫu KPI marketing Excel.

Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.

Cập nhật lần cuối: 31/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận