ZoneTechFile quản lý ngân sách quảng cáo và ROAS: mẫu cho shop chạy nhiều kênh
File quản lý ngân sách quảng cáo cho shop chạy nhiều kênh nên gom số của mọi nền tảng vào một bảng chung, ghi theo mã chiến dịch. Từ đó file tự cộng ra chi phí, doanh thu và ROAS theo chiến dịch, theo nền tảng, theo tháng. Mỗi nền tảng có trình quản lý riêng và cách báo số riêng. Không chép về một chỗ thì cuối tháng khó biết tiền quảng cáo đang lời ở đâu, lỗ ở đâu.
Bài này giúp bạn chọn mẫu và đọc khuyến nghị của file quản lý ngân sách quảng cáo. Cách tính ROAS hòa vốn chi tiết, kèm ví dụ, xem bài ROAS hòa vốn.
Tóm tắt nhanh
- Tính ROAS hòa vốn từ giá bán, giá vốn, chi phí mỗi đơn trước khi đặt mục tiêu cho từng nền tảng.
- Mỗi chiến dịch một mã ngắn, không trùng; số liệu ngày hoặc tuần ghi theo mã đó.
- Ngân sách tháng nhập theo nền tảng, thực chi tự cộng từ số liệu đã ghi.
- Chiến dịch bán hàng được xét theo ROAS, chiến dịch lead xét theo CPL hoặc CPA.
Mục lục
File quản lý ngân sách quảng cáo là gì?
File quản lý ngân sách quảng cáo là bảng tính gom chi phí và kết quả quảng cáo của mọi nền tảng về một chỗ.
Shop chạy Meta, Google, TikTok, Shopee cùng lúc thường phải mở bốn trình quản lý để xem số. Mỗi nơi tính doanh thu và chuyển đổi theo cách riêng. File quản lý ngân sách quảng cáo đặt các số đó cạnh nhau theo một chuẩn, rồi so với ngân sách và mục tiêu của chính shop.
Vài chỉ số sẽ gặp trong file. ROAS là doanh thu quảng cáo chia cho chi phí quảng cáo. ROAS hòa vốn là mức ROAS mà tại đó tiền lãi gộp vừa đủ trả tiền quảng cáo. CPA là chi phí cho mỗi đơn hàng, còn CPL là chi phí cho mỗi lead hoặc tin nhắn. CTR là tỷ lệ click trên số lần hiển thị, CPC là chi phí mỗi click.
Chọn file quản lý ngân sách quảng cáo hợp với shop
Mẫu phù hợp phụ thuộc số nền tảng và mục tiêu chiến dịch.
| Tình huống | Nên dùng |
|---|---|
| Chạy một nền tảng, vài chiến dịch | Trình quản lý của nền tảng, cộng thêm bảng tính ROAS hòa vốn |
| Chạy cùng lúc Meta, Google, TikTok, Shopee | File có bảng số liệu chung ghi theo mã chiến dịch |
| Chưa biết ROAS bao nhiêu thì có lãi | Mẫu có sheet tính nhanh ROAS hòa vốn và CPA tối đa |
| Hóa đơn nền tảng cộng thêm phí, thuế | Mẫu có ô % phí cộng vào chi phí trước khi tính chỉ số |
| Quảng cáo thu lead, sale chốt sau | Thêm file Excel quản lý khách hàng để theo lead đến lúc chốt |
| Cần ngân sách chung cho cả KOC, nội dung, sự kiện | Mẫu kế hoạch marketing Excel có ngân sách theo kênh |
6 phần một file quản lý ngân sách quảng cáo tốt phải có
Sáu phần nối với nhau qua mã chiến dịch.
1. Thiết lập mục tiêu từng nền tảng
Khai tối đa 10 nền tảng. Mỗi nền tảng có ROAS mục tiêu, CPA tối đa (đồng mỗi đơn) và CPL tối đa (đồng mỗi lead). Dữ liệu mẫu đặt Meta Ads 3, Google Ads 3,5, TikTok Ads 2,5, Shopee Ads 4. Thêm một ô % phí, thuế cộng thêm. Để 0% nếu số chi phí bạn nhập đã gồm phí.
2. Tính nhanh ROAS hòa vốn và ngân sách cần
Nhập giá bán trung bình, giá vốn, chi phí khác mỗi đơn. Thêm lợi nhuận mong muốn và doanh thu mục tiêu tháng. Với số mẫu: đơn 350.000đ, giá vốn 150.000đ, chi phí khác (ship hỗ trợ, đóng gói, phí sàn) 50.000đ. Lãi gộp còn 150.000đ mỗi đơn. File tính ra ROAS hòa vốn khoảng 2,33. Muốn giữ lãi 10% trên doanh thu thì cần ROAS khoảng 3,04 và CPA không quá 115.000đ. Để đạt 300 triệu doanh thu từ quảng cáo, ngân sách cần khoảng 98,6 triệu đồng.
3. Ngân sách theo nền tảng và tháng
Nhập ngân sách dự kiến cho từng nền tảng trong 12 tháng. Dòng thực chi và % sử dụng tự lấy từ bảng số liệu, đã cộng phí nếu có. Tháng 10 mẫu có ngân sách 97 triệu đồng, đã chi 43.783.000đ, tức khoảng 45%.
4. Danh sách chiến dịch
Mỗi chiến dịch một dòng: mã như FB-SALE-10 hay FB-LEAD-10, tên, nền tảng. Các cột tiếp theo là mục tiêu (bán hàng hay lead), ngày chạy, ngân sách, trạng thái. Các cột đã chi, lead, đơn, doanh thu, CPL, CPA, ROAS và khuyến nghị tự cộng cho cả thời gian chạy.
5. Số liệu ngày hoặc tuần
Chép số từ trình quản lý quảng cáo: ngày, mã chiến dịch, chi phí, hiển thị, click, lead hoặc tin nhắn, đơn, doanh thu. CTR, CPC, CPL, CPA, ROAS tự tính từng dòng. Nền tảng tự lấy theo mã. Gõ mã chưa khai ở danh sách chiến dịch thì cột nền tảng báo “Mã chưa khai”.
6. Tổng hợp tháng có khuyến nghị
Chọn tháng, file hiện tổng chi so với ngân sách, chỉ số từng nền tảng và xu hướng 12 tháng dạng thanh. Khuyến nghị theo quy tắc: ROAS từ mục tiêu trở lên là “Tăng ngân sách”, từ hòa vốn đến dưới mục tiêu là “Giữ & theo dõi”. Dưới hòa vốn là “Tối ưu ngay”, dưới 1 là “Cân nhắc dừng”.
Tháng 10 mẫu, Shopee Ads chi 5.405.000đ, doanh thu 23.430.000đ, ROAS khoảng 4,3 nên được tăng ngân sách. Google Ads ROAS khoảng 2,7, trên hòa vốn nhưng dưới mục tiêu 3,5, nên giữ và theo dõi. TikTok Ads khoảng 1,6, cần tối ưu ngay.
Bản miễn phí và bản Pro
Hai bản của file quản lý ngân sách quảng cáo có cùng 6 sheet, khác nhau ở phần tự cộng.
| Bản miễn phí | Bản Pro | |
|---|---|---|
| Các sheet | Đủ 6 sheet như bản Pro | Đủ 6 sheet |
| Tính nhanh ROAS hòa vốn | Tự tính đầy đủ | Tự tính đầy đủ |
| Số liệu ngày | Có công thức trong dòng, nhưng nền tảng, tháng, chi phí tính phải gõ tay | Tự lấy nền tảng theo mã, tự cộng phí |
| Danh sách chiến dịch | Đã chi, doanh thu, khuyến nghị là số mẫu cố định | Tự cộng từ số liệu ngày, tự đưa khuyến nghị |
| Ngân sách | Dòng thực chi là số mẫu | Thực chi, % sử dụng tự cập nhật |
| Tổng hợp tháng | Số mẫu cố định, không đổi khi nhập dữ liệu mới | Chọn tháng là tự tổng hợp, có khuyến nghị và xu hướng 12 tháng |
Sheet tính nhanh ROAS hòa vốn chạy đủ ở cả hai bản của file quản lý ngân sách quảng cáo. Vì vậy dù chưa cần bản Pro, bạn vẫn nên dùng sheet này trước khi đặt mục tiêu cho nền tảng.
Hướng dẫn dùng file quản lý ngân sách quảng cáo
Làm theo thứ tự năm bước sau.
- Tính nhanh trước: nhập giá bán, giá vốn, chi phí mỗi đơn để biết ROAS hòa vốn và ROAS cần có lãi.
- Khai nền tảng cùng ROAS mục tiêu, CPA và CPL tối đa, % phí cộng thêm nếu hóa đơn có.
- Nhập ngân sách tháng cho từng nền tảng.
- Khai chiến dịch với mã ngắn, không trùng, trước khi ghi số liệu.
- Hằng ngày hoặc hằng tuần chép số từ trình quản lý; cuối tháng xem tổng hợp và chỉnh ngân sách theo khuyến nghị.
Đặt mã chiến dịch dễ đọc
Mã nên gồm nền tảng, mục tiêu và tháng, như FB-SALE-10. Nhìn mã là biết chiến dịch chạy ở đâu, để bán hàng hay lấy lead. Dùng chữ in hoa, nối bằng dấu gạch ngang và giữ một kiểu cho cả đội.
Chọn nhịp chép số
Ghi theo ngày cho số chi tiết, hợp khi đang thử nhiều mẫu quảng cáo. Ghi theo tuần nhẹ việc hơn, hợp khi chiến dịch đã ổn định. Khi ghi theo tuần, cột ngày là ngày đầu tuần.
Cuối tháng: đối chiếu và chỉnh ngân sách
Mở tổng hợp tháng của file quản lý ngân sách quảng cáo. Đối chiếu doanh thu với số đơn thực giao thành công. Sau đó chỉnh ngân sách tháng sau theo khuyến nghị, kênh “Tối ưu ngay” thì sửa trước rồi mới tăng tiền.
Cách đọc khuyến nghị trong file quản lý ngân sách quảng cáo
Bốn mức khuyến nghị đều dựa trên ROAS hòa vốn và ROAS mục tiêu.
| Khuyến nghị | Điều kiện | Nên làm |
|---|---|---|
| Tăng ngân sách | ROAS từ mục tiêu trở lên | Tăng dần, theo dõi ROAS sau mỗi lần tăng |
| Giữ & theo dõi | Từ hòa vốn đến dưới mục tiêu | Giữ tiền, thử đổi nội dung hoặc tệp khách |
| Tối ưu ngay | Dưới hòa vốn | Sửa mẫu quảng cáo, trang đích, giá trước khi chi thêm |
| Cân nhắc dừng | ROAS dưới 1 | Doanh thu chưa bằng tiền quảng cáo, nên tạm dừng để xem lại |
Đọc khuyến nghị ở cấp chiến dịch trước, rồi mới đến nền tảng. Một nền tảng có thể bị kéo xuống vì một chiến dịch lead, trong khi chiến dịch bán hàng vẫn tốt. Chiến dịch lead hãy xét theo CPL so với mức tối đa đã khai.
Theo dõi ROAS qua xu hướng 12 tháng ở tổng hợp tháng, đừng chỉ nhìn một tháng. Một nền tảng tụt hai ba tháng liền đáng lo hơn một tháng thấp do mùa vụ. Với chiến dịch bán hàng, so CPA thực với chi phí mỗi đơn tối đa đã tính ở sheet tính nhanh.
Ví dụ minh họa với file quản lý ngân sách quảng cáo
Phần này dùng số mẫu và một dòng giả định.
Với số mẫu, ROAS hòa vốn là 350.000 ÷ 150.000, khoảng 2,33. Muốn lãi 10% trên doanh thu, mỗi đơn phải giữ lại 35.000đ. Phần còn lại cho quảng cáo là 150.000 − 35.000 = 115.000đ, đó là CPA tối đa. ROAS cần có là 350.000 ÷ 115.000, khoảng 3,04. Doanh thu 300 triệu cần khoảng 857 đơn, nhân 115.000đ ra gần 98,6 triệu đồng ngân sách.
Dòng giả định, không có trong file mẫu: chi phí 1.000.000đ, 20.000 hiển thị, 400 click, 5 đơn, doanh thu 1.750.000đ. CTR là 2%, CPC là 2.500đ, CPA là 200.000đ, ROAS là 1,75. ROAS này trên 1 nhưng dưới hòa vốn 2,33, nên chiến dịch rơi vào “Tối ưu ngay”.
Ô % phí trong file quản lý ngân sách quảng cáo cũng đổi kết quả. Giả định hóa đơn cộng thêm 10%, chi phí nhập 5.000.000đ sẽ được tính là 5.500.000đ. Doanh thu giữ nguyên nên ROAS thấp đi.
Lưu ý pháp lý và dữ liệu
Nội dung quảng cáo phải đúng luật, không chỉ đúng chính sách nền tảng.
Quảng cáo thương mại được quy định trong Luật Thương mại 2005. Chiến dịch gửi tin nhắn hoặc gọi điện cho khách cần đối chiếu Nghị định 91/2020/NĐ-CP về tin nhắn rác, cuộc gọi rác. Lead thu được là dữ liệu cá nhân, nên lưu và dùng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.
Chi phí ghi trong file quản lý ngân sách quảng cáo chỉ để quản trị. Phần hạch toán vẫn theo chứng từ và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, như Thông tư 99/2025/TT-BTC. Nên hỏi kế toán trước khi dùng số trong file để kê khai.
Lỗi hay gặp khi dùng file quản lý ngân sách quảng cáo
Các lỗi sau hay làm sai số tổng hợp.
- Đặt ROAS mục tiêu theo cảm tính. Mục tiêu thấp hơn ROAS hòa vốn thì file vẫn báo “Tăng ngân sách” trong khi shop đang lỗ.
- Gõ mã chiến dịch mỗi nơi một kiểu. “FB-LEAD-10” và “FB LEAD 10” là hai mã khác nhau, số không được cộng vào chiến dịch.
- Cộng phí hai lần. Số chi phí đã gồm phí mà vẫn đặt % phí thì ROAS bị kéo thấp.
- Đọc ROAS nền tảng khi có chiến dịch lead. Chi phí của chiến dịch thu lead kéo ROAS cả nền tảng xuống. Xem chiến dịch lead ở danh sách chiến dịch, nơi nó được chấm theo CPL.
- Tin hẳn doanh thu nền tảng báo. Đơn hủy, đơn hoàn làm doanh thu thật thấp hơn, nên đối chiếu định kỳ.
- Tăng giảm ngân sách theo số của một ngày. ROAS một ngày dao động nhiều, nên xem số cộng dồn của chiến dịch trước khi đổi.
- Không cập nhật giá vốn khi nhập hàng giá mới. ROAS hòa vốn đổi theo giá vốn, để số cũ thì khuyến nghị sai.
Câu hỏi thường gặp về file quản lý ngân sách quảng cáo
File có tự lấy số từ Meta, Google, TikTok không?
Không. File quản lý ngân sách quảng cáo không dùng macro hay kết nối. Bạn chép số từ trình quản lý quảng cáo theo ngày hoặc theo tuần (ghi ngày đầu tuần).
ROAS bao nhiêu là tốt?
ROAS tốt phải cao hơn ROAS hòa vốn của chính shop, mà ROAS hòa vốn phụ thuộc giá bán, giá vốn và chi phí mỗi đơn. Xem cách tính trong bài ROAS hòa vốn.
1.500 dòng số liệu dùng được bao lâu?
Tùy số chiến dịch và cách ghi. Mười chiến dịch ghi theo ngày dùng khoảng 300 dòng mỗi tháng, tức đủ chừng 5 tháng. Ghi theo tuần thì dùng được lâu hơn nhiều. File quản lý ngân sách quảng cáo cũng giới hạn 10 nền tảng và 100 chiến dịch.
Một file dùng cho mấy máy?
Dùng trong nội bộ doanh nghiệp, không giới hạn số máy. Chạy được trên Excel 2016 trở lên và Google Sheets.
Chiến dịch KOL, KOC có ghi vào file này không?
File quản lý ngân sách quảng cáo dành cho quảng cáo trả tiền trên nền tảng. Booking KOL, KOC nên theo dõi riêng bằng mẫu quản lý KOL, KOC Excel, vì cách tính chi phí và đơn khác hẳn.
Nên theo dõi ROAS theo ngày hay theo tuần?
Chiến dịch mới hoặc đang thử mẫu quảng cáo thì ghi theo ngày để thấy sớm chỗ sai. Chiến dịch đã ổn định thì ghi theo tuần cho nhẹ việc. Cả hai cách đều cho cùng tổng hợp tháng trong file quản lý ngân sách quảng cáo.
Chiến dịch mới chạy vài ngày có nên tin khuyến nghị?
Chưa nên. Vài ngày đầu số đơn còn ít, ROAS lên xuống mạnh. Hãy chờ chiến dịch có thêm đơn rồi mới tăng hoặc cắt ngân sách theo khuyến nghị.
Lợi nhuận thật tính ở đâu?
File cho biết quảng cáo có vượt hòa vốn hay không. Lãi lỗ cả cửa hàng còn gồm chi phí cố định, xem cách tính ở bài tính lợi nhuận bán hàng.
ZoneTech hỗ trợ gì?
File quản lý ngân sách quảng cáo chỉ cho số. Việc ai chép số, ai rà chiến dịch mỗi tuần vẫn cần một quy trình rõ. ZoneTech có bài chấm điểm vận hành miễn phí để bạn xem khâu nào đang hổng. Cần trao đổi, gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886.
Cùng nhóm: file Excel quản lý khách hàng · mẫu quản lý KOL, KOC Excel · mẫu kế hoạch marketing Excel · mẫu KPI marketing Excel.
Bài hướng dẫn liên quan: cách chạy quảng cáo · trình quản lý quảng cáo Facebook · lỗi thường gặp khi chạy quảng cáo Facebook.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi thêm, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Cập nhật lần cuối: 31/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận