ZoneTechFile Excel quản lý khách hàng (CRM mini): mẫu cho đội sale nhỏ
File Excel quản lý khách hàng cho đội sale nhỏ nên có ba thứ: một danh sách lead mỗi khách một dòng, một nhật ký chăm sóc ghi từng lần gọi, nhắn, và một danh sách việc cần làm mỗi sáng. Thiếu nhật ký thì không biết ai đã gọi khách nào; thiếu danh sách việc thì lead hẹn hôm qua bị quên. Nếu muốn tự dựng, xem cách quản lý khách hàng tiềm năng bằng Excel và cách làm sales pipeline.
Tóm tắt nhanh
- Mỗi lead một dòng: ngày nhận, nguồn, sản phẩm quan tâm, giá trị dự kiến, người phụ trách, giai đoạn, ngày hẹn tiếp theo.
- Mỗi lần chăm sóc một dòng ở nhật ký; danh sách lead tự cập nhật lần chăm sóc gần nhất và số lần chăm sóc.
- File tự báo trùng số điện thoại, lead chưa liên hệ, quá hẹn, lâu chưa chăm sóc.
- Dashboard theo tháng cho biết tỷ lệ chốt, nguồn nào ra đơn, nhân viên nào đang ôm nhiều lead cần xử lý.
- Không quên gọi lại khách: file nhắc việc cần làm hôm nay
- Biết kênh nào mang về khách chốt đơn nhiều nhất
- Ước tính doanh thu sắp về từ khách đang theo
Mẫu nào hợp với đội sale của bạn?
| Tình huống | Nên dùng |
|---|---|
| Một người bán, vài chục khách mỗi tháng | Danh sách khách một sheet, có cột giai đoạn và ngày hẹn |
| 2 đến 15 nhân viên sale chia nhau lead | Mẫu có cột người phụ trách, cảnh báo trùng số điện thoại và danh sách việc lọc theo nhân viên |
| Lead đến từ nhiều kênh: quảng cáo, Zalo OA, form website, hotline | Mẫu có danh mục nguồn và bảng hiệu quả theo nguồn |
| Đang chạy quảng cáo, cần biết chi phí mỗi lead, mỗi khách | Mẫu cho nhập chi phí từng nguồn để ra CPL, CAC, ROI; ngân sách chi tiết xem file quản lý ngân sách quảng cáo |
| Hơn 1.000 lead đang mở hoặc cần tự động gửi tin | Nên dùng phần mềm CRM chuyên dụng, Excel sẽ chậm và khó phân quyền |
5 phần một file quản lý khách hàng tốt phải có
1. Thiết lập danh mục
Khai một lần nguồn lead (Facebook Ads, Form website, Zalo OA, TikTok, Hotline, Khách giới thiệu, Sàn TMĐT, Sự kiện), tên nhân viên sale, các giai đoạn pipeline và lý do thất bại như “Giá cao”, “Chọn đối thủ”, “Không liên lạc được”. Ở đây cũng đặt số ngày tối đa giữa hai lần chăm sóc; dữ liệu mẫu để 3 ngày. Có danh mục thì ai cũng chọn từ danh sách, báo cáo không bị tách thành nhiều cách viết.
2. Danh sách lead
Mỗi khách tiềm năng một dòng: ngày nhận, tên, số điện thoại, email, nguồn, chi tiết chiến dịch, sản phẩm quan tâm, giá trị dự kiến, người phụ trách, giai đoạn, ngày hẹn tiếp theo. Mã lead (L0001, L0002…) tự đánh. Ví dụ trong file mẫu: Nguyễn Thu Hà, đến từ Facebook Ads, quan tâm hộp quà Tết cao cấp, giá trị dự kiến 12.000.000đ, An phụ trách, đang ở giai đoạn Quan tâm.
Mỗi giai đoạn có một xác suất chốt do bạn đặt. File nhân giá trị dự kiến với xác suất để ra giá trị gia quyền. Với xác suất mẫu 40% cho giai đoạn Quan tâm, lead của chị Hà tính vào pipeline 4.800.000đ. Khi chốt, nhập ngày chốt và doanh thu thực; khi mất khách, chọn lý do thất bại.
3. Nhật ký chăm sóc
Mỗi lần liên hệ một dòng: ngày, mã lead, hình thức (gọi điện, Zalo, Messenger, email, gặp trực tiếp, SMS), nội dung trao đổi, kết quả, người thực hiện. Chọn mã lead là tên khách và giai đoạn hiện tại tự hiện. Danh sách lead lấy ngày chăm sóc gần nhất, số lần chăm sóc và số ngày chưa chăm sóc từ đây, sale không phải cập nhật hai nơi.
4. Việc cần làm hôm nay
Sheet mở mỗi sáng. File gom các lead đang có cảnh báo: đến hẹn hôm nay, quá hẹn, lead mới quá một ngày chưa ai liên hệ, lâu chưa chăm sóc, trùng số điện thoại, thiếu thông tin. Chọn tên nhân viên ở ô lọc thì mỗi người chỉ thấy khách của mình, kèm số điện thoại và giá trị dự kiến để biết gọi ai trước.
5. Dashboard theo tháng
Chọn tháng nhận lead, dashboard hiện lead mới, số đã chốt, tỷ lệ chốt, doanh thu, pipeline gia quyền, số lead cần xử lý và thời gian chốt trung bình. Bên dưới là phễu theo giai đoạn, bảng lý do thất bại, hiệu quả theo nguồn và theo nhân viên. Nhập chi phí tháng của từng nguồn, file tính CPL, CAC và ROI cho nguồn đó.
Bản miễn phí và bản Pro
| Bản miễn phí | Bản Pro | |
|---|---|---|
| Các sheet | Đủ 6 sheet như bản Pro | 6 sheet, nối với nhau bằng công thức |
| Mã lead, xác suất chốt | Phải tự gõ cho từng dòng mới | Tự đánh mã, tự lấy xác suất theo giai đoạn |
| Nhật ký chăm sóc | Ghi được, nhưng danh sách lead không tự cập nhật lần chăm sóc | Danh sách lead tự lấy ngày, số lần chăm sóc |
| Cảnh báo, việc hôm nay | Số minh họa cố định | Tự lọc lead quá hẹn, chưa liên hệ, trùng số, theo từng nhân viên |
| Dashboard | Số mẫu, không đổi khi nhập dữ liệu mới | Tính theo tháng chọn: phễu, nguồn, nhân viên, CPL, CAC, ROI |
5 bước bắt đầu dùng
- Khai thiết lập: tên doanh nghiệp, năm, số ngày tối đa giữa hai lần chăm sóc, nguồn lead, nhân viên, xác suất từng giai đoạn, lý do thất bại.
- Nhập lead đang có, mỗi khách một dòng, chọn người phụ trách và ngày hẹn tiếp theo.
- Ghi nhật ký ngay sau mỗi cuộc gọi hoặc tin nhắn.
- Mỗi sáng mở sheet việc hôm nay, lọc theo tên mình, xử lý lead quá hẹn trước.
- Cuối tháng nhập chi phí từng nguồn vào dashboard, xem nguồn nào có tỷ lệ chốt thấp và lý do thất bại nhiều nhất.
Lỗi hay gặp
- Sắp xếp (Sort) hoặc xóa dòng ở danh sách lead. Mã lead đánh theo số dòng, sắp xếp lại là nhật ký chăm sóc trỏ sai khách. Muốn xem theo nhóm thì dùng Filter.
- Gõ số điện thoại dạng số. Excel bỏ số 0 ở đầu và cảnh báo trùng số không còn đúng. Để cột này dạng chữ.
- Không ghi ngày hẹn tiếp theo. Lead không bao giờ hiện “đến hẹn”, chỉ hiện khi đã lâu chưa chăm sóc.
- Chia sẻ file bằng link công khai. File có số điện thoại, email khách. Chỉ chia sẻ cho người cần dùng.
Câu hỏi thường gặp
File chứa được bao nhiêu khách?
1.000 lead, 3.000 lần chăm sóc, 15 nguồn và 15 nhân viên. Đội vượt mức này nên lưu file theo năm hoặc cân nhắc phần mềm CRM.
Cả đội cùng nhập một lúc được không?
Được nếu mở trên Google Sheets; file không dùng macro nên chạy được trên Google Sheets và Excel 2016 trở lên. Nhớ chỉ thêm đúng người cần dùng, không bật chế độ ai có link cũng xem được.
File này khác gì file quản lý bán hàng?
File khách hàng theo dõi người chưa mua: ai đang quan tâm, hẹn khi nào, vì sao mất. Khi khách đã mua và cần theo dõi đơn, tồn kho, công nợ, dùng file Excel quản lý kho bán hàng.
Một file dùng cho mấy máy?
Dùng trong nội bộ doanh nghiệp, không giới hạn số máy. Nên giao một người quản lý danh mục và quyền chia sẻ.
Cùng nhóm: file quản lý ngân sách quảng cáo và ROAS · mẫu quản lý KOL, KOC Excel.
Cập nhật lần cuối: 22/10/2026 · Biên soạn: Đội ngũ ZoneTech