ZoneTechCách làm truy xuất nguồn gốc thủy sản: 7 bước cho cơ sở nuôi, thu mua
Cách làm truy xuất nguồn gốc thủy sản cho cơ sở nhỏ gồm 7 bước: đánh số ao hoặc tàu nguồn, ghi sổ theo lứa hoặc chuyến, giữ giấy tờ đầu vào, gắn mã lô khi thu hoạch, giữ mã qua sơ chế, giao hàng bằng phiếu có mã lô, rồi lưu hồ sơ và diễn tập thu hồi. Bài này là phần hướng dẫn thực hành của chủ đề truy xuất nguồn gốc thủy sản, dành cho HTX nuôi, đại lý thu mua và cơ sở sơ chế.
Tóm tắt nhanh
- Một lô chỉ gồm một ao trong một lứa thu, hoặc một chuyến tàu; không gộp.
- Hàng nuôi bắt đầu từ sổ nuôi; hàng khai thác bắt đầu từ giấy biên nhận bốc dỡ trên eCDT.
- Khi sơ chế, ghi mã lô nguyên liệu nào vào mã lô thành phẩm nào, kèm khối lượng.
- Lưu hồ sơ tối thiểu 6 tháng với hàng tươi sống, 2 năm với hàng đông lạnh, chế biến.
- Diễn tập mỗi quý: từ một phiếu giao, tìm lại ao hoặc tàu trong một buổi.
Cách làm truy xuất nguồn gốc thủy sản gồm những bước nào?
Bảy bước dưới đây áp dụng cho cả cơ sở nuôi và cơ sở thu mua hải sản khai thác; khác nhau ở bước 2 và 3.
| Bước | Việc làm | Ai làm | Giấy tờ tạo ra |
|---|---|---|---|
| 1 | Đánh số ao, tàu nguồn; chốt quy ước mã lô | Ban điều hành | Sơ đồ ao, danh sách tàu |
| 2 | Ghi sổ theo lứa nuôi hoặc chuyến tàu | Người chăm ao, đại lý | Sổ nuôi, phiếu mua theo chuyến |
| 3 | Giữ giấy tờ đầu vào | Kế toán | Hóa đơn giống, giấy kiểm dịch, giấy biên nhận |
| 4 | Thu hoạch, cân, gắn mã lô | Tổ trưởng ao | Phiếu thu hoạch |
| 5 | Sơ chế, chuyển mã | Tổ sơ chế | Sổ chuyển mã lô |
| 6 | Giao hàng kèm phiếu ghi mã lô | Người giao | Phiếu giao, sổ xuất |
| 7 | Lưu hồ sơ, diễn tập thu hồi | Ban điều hành | Bìa hồ sơ theo lô, biên bản diễn tập |
Nguyên tắc đứng sau cả bảy bước là "một bước trước, một bước sau" trong Thông tư 17/2021/TT-BNNPTNT: biết lô nhận từ ai, giao cho ai, và gắn mã nhận diện sau mỗi công đoạn.
Cần chuẩn bị gì trước khi làm
Trước bước 1, trả lời ba câu hỏi: cơ sở thuộc nhóm nào, ai giữ sổ, người mua đòi hồ sơ gì.
Theo Thông tư 17/2021, cơ sở phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc đã có HACCP, ISO 22000 thì phải xây hệ thống truy xuất đầy đủ, có quy trình viết thành văn bản. Cơ sở khác chỉ cần lưu thông tin tối thiểu về lô nhận, lô giao và thời hạn lưu.
Chuẩn bị thêm: một sơ đồ ao hoặc danh sách tàu cung cấp kèm số đăng ký, mẫu sổ in sẵn, và danh mục hồ sơ người mua yêu cầu bằng văn bản. Nhà máy chế biến xuất khẩu thường hỏi nhiều hơn mức pháp luật tối thiểu.
Các bước thực hiện
Bước 1: đánh số nguồn và chốt mã lô
Mã lô nên đọc được bằng mắt. Ví dụ "A03-26L2-0915" là ao 3, lứa 2 năm 2026, thu ngày 15/9. Với hàng khai thác, ghép số đăng ký tàu với ngày cập cảng. Mỗi lần thu một ao hoặc mỗi chuyến tàu là một mã.
Bước 2: ghi sổ theo lứa hoặc theo chuyến
Hàng nuôi ghi sổ từng ao: ngày thả giống, cơ sở bán giống, số lượng, thức ăn hằng ngày, thuốc và hóa chất kèm ngày ngừng dùng. Cột ngày ngừng thuốc liên quan trực tiếp đến dư lượng.
Hàng khai thác ghi phiếu mua theo chuyến: số đăng ký tàu, ngày cập cảng, loài, khối lượng, số giấy biên nhận bốc dỡ. Từ 1/3/2026, eCDT được dùng để quản lý tàu ra vào cảng và cấp giấy biên nhận thủy sản bốc dỡ qua cảng (Cổng thông tin Hà Tĩnh). Lý do giấy tờ này quan trọng với hàng xuất khẩu được giải thích trong bài IUU thủy sản.
Bước 3: giữ giấy tờ đầu vào
Hóa đơn mua giống, thức ăn, thuốc; nhãn bao thức ăn có số lô. Giống chở từ tỉnh khác phải có giấy chứng nhận kiểm dịch; thủ tục và thời hạn cấp có ở bài giấy chứng nhận kiểm dịch thủy sản. Ghi số giấy kiểm dịch vào sổ nuôi của ao thả lô giống đó.
Bước 4: thu hoạch, cân và gắn mã
Phiếu thu hoạch ghi mã lô, ao, ngày, khối lượng, người mua. Dán nhãn mã lô lên từng thùng ngay tại bờ ao.
Bước 5: giữ mã qua sơ chế
Sổ chuyển mã ghi: mã lô nguyên liệu, khối lượng vào, mã lô thành phẩm, khối lượng ra. Một mẻ thành phẩm chỉ nên lấy nguyên liệu từ một lô; nếu phải ghép, ghi đủ các mã gốc và số kg mỗi mã.
Bước 6: giao hàng bằng phiếu có mã lô
Phiếu giao ghi bên nhận, thời gian, mã lô, khối lượng, hai bên ký. Sổ xuất ghi lại mỗi phiếu để khi cần biết lô đã đi đến những đâu.
Bước 7: lưu hồ sơ và diễn tập thu hồi
Thông tư 17/2021 yêu cầu lưu tối thiểu 6 tháng với thủy sản tươi sống, 2 năm với hàng đông lạnh, chế biến, 12 tháng sau hạn sử dụng với hàng có ghi hạn (Bộ Nông nghiệp). Khi phát hiện lô không an toàn, cơ sở phải báo cả chuỗi phân phối trong 24 giờ.
Lịch làm gợi ý và chi phí chính
Ở mức tối thiểu, chi phí là công ghi chép và in sổ, phiếu; tem QR, phần mềm và kiểm nghiệm chỉ phát sinh khi người mua yêu cầu. Lịch dưới đây là gợi ý để chia việc, không phải quy định.
| Tuần | Việc | Chi phí chính |
|---|---|---|
| 1 | Bước 1, in sổ và phiếu, phân công người ghi | In ấn |
| 2-3 | Bước 2-6 chạy thử với một hai ao hoặc một nhóm tàu | Công ghi chép |
| 4 | Diễn tập truy xuất, sửa mẫu, mở rộng cho cả cơ sở | Công kiểm sổ |
| Sau đó | Tem, phần mềm nếu người mua đòi | Theo báo giá nhà cung cấp |
Mẹo làm nhanh, làm đúng
- Ghi tại bờ ao hoặc tại bến, không chép lại cuối ngày.
- Mỗi ao một quyển sổ riêng, bìa ghi số ao; tránh dùng chung sổ cho nhiều ao.
- Dùng cùng một cách viết mã lô trên sổ, nhãn thùng và phiếu giao.
- Với hàng khai thác, chụp giấy biên nhận ngay khi nhận cá, lưu theo mã lô.
- Cuối tháng một người kiểm: tổng xuất của mỗi lô không vượt tổng thu hoạch.
Checklist trước khi giao lô đầu tiên
- [ ] Có sơ đồ ao hoặc danh sách tàu kèm số đăng ký.
- [ ] Quy ước mã lô đã viết ra giấy, mọi người ghi giống nhau.
- [ ] Sổ nuôi từng ao có ngày thả, nguồn giống, thuốc và ngày ngừng thuốc.
- [ ] Giấy kiểm dịch giống (nếu giống từ tỉnh khác) đã ghi số vào sổ.
- [ ] Phiếu thu hoạch, phiếu giao in sẵn có ô mã lô.
- [ ] Đã thử truy ngược một lô từ phiếu giao về ao.
Theo từng mô hình: cách làm truy xuất nguồn gốc thủy sản cho hợp tác xã, cách làm truy xuất nguồn gốc thủy sản cho hộ sản xuất lớn kèm mẫu truy xuất nguồn gốc thủy sản cho hộ sản xuất lớn, cách làm truy xuất nguồn gốc thủy sản cho doanh nghiệp xuất khẩu kèm checklist truy xuất nguồn gốc thủy sản cho doanh nghiệp xuất khẩu, và cách làm truy xuất nguồn gốc thủy sản cho thương hiệu đặc sản.
Truy xuất và kênh bán cho nông sản
Trang Nông sản và thực phẩm của ZoneTech gồm truy xuất theo lô, hồ sơ vùng trồng, kênh bán và quy trình cho doanh nghiệp, HTX, trang trại nông sản, theo cách đội ngũ đang làm cho TRAVINA. Xem giải pháp Nông sản của ZoneTech hoặc gọi 0976.179.886 để nhận tư vấn cho doanh nghiệp nông sản.
Khảo sát 30 phút miễn phí, báo giá bằng văn bản, chưa gồm VAT.
- Tem QR truy xuất tới từng lô
- Website và kênh bán cho nông sản
- Sổ lô, quy trình cho cơ sở nông sản
Câu hỏi thường gặp
Truy xuất nguồn gốc thủy sản có cần phần mềm không?
Không bắt buộc. Thông tư 17/2021 chỉ yêu cầu lưu thông tin bằng phương tiện phù hợp, tra lại được. Sổ giấy ghi đúng là đủ; phần mềm và tem QR thường do người mua yêu cầu.
Một lô thủy sản nên lớn bao nhiêu?
Lô nên là đơn vị nhỏ nhất bạn tách riêng được: một ao trong một lần thu, hoặc một chuyến tàu. Lô càng lớn thì khi có sự cố càng phải thu hồi nhiều.
Hộ nuôi bán cho thương lái có cần làm đủ 7 bước không?
Hộ nhỏ cần tối thiểu sổ nuôi, phiếu thu hoạch có mã lô và phiếu giao ghi thương lái nào nhận. Bước sơ chế chỉ áp dụng khi hộ tự sơ chế.
Hồ sơ truy xuất thủy sản phải lưu bao lâu?
Theo Thông tư 17/2021: tối thiểu 6 tháng với hàng tươi sống, 2 năm với hàng đông lạnh, chế biến, 12 tháng sau hạn sử dụng với hàng có ghi hạn.
Tìm hiểu thêm: truy xuất nguồn gốc tôm.
Đọc tiếp: lỗi thường gặp khi truy xuất nguồn gốc thủy sản: những sai sót làm hỏng hồ sơ như gộp nhiều ao vào một lô hay dẫn văn bản cũ.
Cập nhật lần cuối: 24/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận