ZoneTechQuy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm: 6 bước, ai làm, ghi gì
Quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm gồm 6 bước: định danh sản phẩm và địa điểm, đặt quy tắc mã lô, ghi chép ở từng công đoạn, in mã lên bao bì, khai dữ liệu lên hệ thống, rồi diễn tập truy xuất. Bài này hướng dẫn cách làm cho cơ sở nhỏ, mỗi bước ghi rõ ai làm và giấy tờ nào. Hàng nào bắt buộc truy xuất, mốc nào phải xong có ở bài Thông tư 31/2026/TT-BCT về truy xuất nguồn gốc.
Tóm tắt nhanh
- Mỗi lô hàng phải đi ngược được về nguyên liệu và đi xuôi được tới người nhận.
- Mã lô là sợi chỉ nối mọi giấy tờ: phiếu nhập, phiếu sản xuất, bao bì, phiếu xuất, dữ liệu trên hệ thống.
- Mỗi công đoạn cần một người chịu trách nhiệm ghi, ghi ngay tại chỗ.
- TCVN 12850:2019 yêu cầu diễn tập truy xuất trước khi áp dụng chính thức và định kỳ hằng năm.
- Chuẩn hóa danh sách mã hàng và quy tắc mã lô tốn công nhưng chỉ làm một lần.
Cần chuẩn bị gì trước khi xây dựng quy trình truy xuất?
Cần trả lời ba câu và gom bốn loại giấy tờ. Làm xong phần này thì 6 bước phía sau chỉ là ghi chép đều tay.
Ba câu cần trả lời: sản phẩm do bộ nào quản lý; có thuộc diện bắt buộc không; dữ liệu sẽ lên hệ thống nào (VeriGoods của Bộ Công Thương, hệ thống truy xuất nông sản của Bộ Nông nghiệp và Môi trường, hay chỉ trang tra cứu riêng). Nếu chưa rõ khác biệt giữa các hệ thống, xem bài hệ thống truy xuất nguồn gốc nông sản.
| Giấy tờ | Dùng cho bước | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giấy phép kinh doanh | Đăng ký tài khoản hệ thống | VeriGoods yêu cầu khi đăng ký (VeriGoods) |
| Danh sách mã hàng, ảnh, nhãn | Định danh sản phẩm | Mỗi mã hàng một dòng |
| Mã số vùng trồng, mã cơ sở đóng gói | Định danh địa điểm (nông sản) | Nộp tại UBND cấp xã |
| Mẫu phiếu nhập, phiếu sản xuất, phiếu xuất | Ghi chép theo lô | Thêm cột số lô nếu chưa có |
Với nông sản, mã số vùng trồng được cấp trong 3 ngày làm việc nếu không xuất khẩu sang thị trường có yêu cầu, tối đa 10 ngày nếu có (Bộ Nông nghiệp và Môi trường, 31/7/2026).
Các bước thực hiện quy trình truy xuất nguồn gốc
Sáu bước dưới đây theo khung của TCVN 12850:2019: định danh đơn nhất theo loại sản phẩm, theo lô và theo đơn vị; ghi nhận trạng thái sản phẩm theo thời gian và địa điểm; diễn tập định kỳ (Sở KH&CN Bà Rịa – Vũng Tàu).
Bước 1: Định danh sản phẩm và địa điểm
Mỗi mã hàng một mã định danh riêng, không dùng chung cho hai quy cách. Mỗi địa điểm (vùng trồng, xưởng, kho) cũng có mã. Người làm: chủ cơ sở.
Bước 2: Đặt quy tắc mã lô
Một quy tắc dùng chung cho cả cơ sở, ví dụ năm-tháng-ngày cộng số thứ tự: 261012-01 là lô thứ nhất ngày 12/10/2026. Quy tắc phải in được lên bao bì và đọc được bằng mắt.
Bước 3: Ghi chép ở từng công đoạn
Nhập nguyên liệu, sản xuất, đóng gói, xuất kho: mỗi công đoạn ghi số lô vào và số lô ra. Người đứng ở công đoạn nào ghi công đoạn đó, ghi ngay, không để cuối ngày.
Bước 4: In mã lên bao bì
In số lô, hạn dùng và mã QR (nếu có) lên từng bao bì. Kiểm tra mẫu in đầu ca: số lô trên bao bì phải khớp phiếu sản xuất.
Bước 5: Khai dữ liệu lên hệ thống
Khai lô trước khi hàng rời kho. Với hàng thuộc Thông tư 31, dữ liệu tối thiểu gồm tên, xuất xứ, ảnh, đơn vị sản xuất, thương hiệu, nhãn hiệu, số lô, hạn dùng, tiêu chuẩn áp dụng (VCCI). Với nông sản, cơ sở nhỏ có thể đưa dữ liệu lên qua đơn vị giải pháp đã kết nối hệ thống của Bộ Nông nghiệp và Môi trường; theo VOV ngày 22/8/2026, đã có 9 đơn vị kết nối xong.
Bước 6: Diễn tập truy xuất
Chọn ngẫu nhiên một túi hàng trên kệ, đọc số lô, rồi lần ngược về nguyên liệu và lần xuôi tới mọi nơi đã nhận lô đó. Ghi lại mất bao lâu và chỗ nào bị đứt. TCVN 12850:2019 yêu cầu diễn tập trước khi áp dụng chính thức và định kỳ hằng năm.
Ví dụ: một lô chè đi qua 6 bước
Ví dụ giả định cho một cơ sở chè nhỏ ở Thái Nguyên, dùng cùng số liệu với bài hệ thống truy xuất nông sản.
| Công đoạn | Giấy tờ | Dữ liệu ghi | Người ghi |
|---|---|---|---|
| Thu hái | Nhật ký nông hộ | Vùng trồng X, ngày hái 11/10, 80 kg búp tươi | Nông hộ |
| Sao chè | Phiếu sản xuất | Lô 261012-01, vào 80 kg búp, ra 16 kg chè khô | Tổ trưởng xưởng |
| Đóng gói | Phiếu đóng gói | 160 túi 100 g, in số lô và tem QR | Người đóng gói |
| Khai lô | Hệ thống truy xuất | Lô 261012-01, ảnh túi, hạn dùng | Thủ kho |
| Xuất kho | Phiếu xuất | Đại lý A nhận 60 túi, cửa hàng B nhận 40 túi | Thủ kho |
Khi cửa hàng B báo một túi có vấn đề, thủ kho đọc số lô 261012-01, mở phiếu xuất thấy lô này còn ở đại lý A và trong kho, mở phiếu sản xuất thấy nguyên liệu từ vùng trồng X ngày 11/10. Chỉ cần xử lý 160 túi của một lô.
Thời gian và chi phí ước tính
Thời gian phụ thuộc số mã hàng và giấy tờ đã có. Bảng dưới là ước lượng cho cơ sở dưới 20 mã hàng, không phải quy định.
| Việc | Thời gian ước tính | Chi phí chính |
|---|---|---|
| Chuẩn hóa mã hàng, ảnh, nhãn | 1-2 tuần | Công người |
| Xin mã số vùng trồng (nông sản) | 3-10 ngày làm việc | Theo quy định địa phương |
| Sửa mẫu phiếu, thêm cột số lô | 1-2 ngày | Công người |
| Đăng ký tài khoản hệ thống | Tùy hệ thống | Phí đơn vị giải pháp nếu thuê |
| In tem có số lô | Theo lịch in bao bì | Phí in tem |
| Diễn tập lần đầu | Nửa ngày | Công người |
Khi chọn công cụ, hãy tách báo giá thành từng khoản như bài phần mềm truy xuất nguồn gốc đã hướng dẫn.
Mẹo làm nhanh, làm đúng
Bắt đầu với một mã hàng bán chạy, chạy trọn 6 bước trong 2 tuần, rồi mới nhân ra các mã khác. Làm cả danh mục cùng lúc dễ bỏ dở.
Dán bảng quy tắc mã lô ở xưởng và kho. In sẵn cột "số lô vào, số lô ra" trên mọi phiếu để không ai phải nhớ. Nếu đã dùng phần mềm bán hàng hoặc kho, kiểm tra xem phần mềm có trường số lô không trước khi lập sổ tay riêng. Với thực phẩm, quy trình truy xuất thực phẩm cũng theo 6 bước này nhưng cần thêm hồ sơ an toàn thực phẩm theo văn bản chuyên ngành; nên hỏi Sở quản lý ở địa phương.
Lỗi thường gặp và checklist trước khi chạy
Ba lỗi hay làm đứt chuỗi: số lô trên bao bì khác số lô đã khai; một lô sản xuất chia nhiều lần xuất mà phiếu xuất không ghi số lô; và khai một lần rồi không cập nhật lô mới.
- [ ] Đã biết sản phẩm thuộc bộ nào và hệ thống nào sẽ nhận dữ liệu.
- [ ] Mỗi mã hàng, mỗi địa điểm có mã định danh.
- [ ] Quy tắc mã lô đã viết ra và dán ở xưởng, kho.
- [ ] Phiếu nhập, sản xuất, đóng gói, xuất kho đều có cột số lô.
- [ ] Mỗi công đoạn có một người chịu trách nhiệm ghi.
- [ ] Mẫu in bao bì đã kiểm tra số lô, hạn dùng, mã QR.
- [ ] Tài khoản hệ thống đã mở, đã khai thử một lô.
- [ ] Đã diễn tập một lần, ghi lại thời gian và chỗ đứt.
Tìm hiểu thêm theo trường hợp
- Đại lý: checklist quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm cho đại lý phân phối và mẫu quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm cho đại lý phân phối
- Nông sản: quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm cho thương hiệu nông sản
- Hợp tác xã: checklist quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm cho hợp tác xã
- Xuất khẩu: checklist quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm cho doanh nghiệp xuất khẩu
- Thực phẩm: quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm cho doanh nghiệp thực phẩm
ZoneQR: tem truy xuất cho từng sản phẩm
Giải pháp ZoneQR của ZoneTech làm tem QR chống giả, truy xuất nguồn gốc và QR dẫn khách về Zalo OA, có gói hỗ trợ tuân thủ Thông tư 31/2026/TT-BCT trên VeriGoods. Giá từng gói có ở bảng giá.
Báo giá theo số mã sản phẩm, chưa gồm VAT.
- Quét mã là thấy lô, ngày, nơi sản xuất
- Mã riêng từng sản phẩm, kiểm tra thật giả
- Nối Zalo để chăm sóc lại người mua
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở nhỏ có cần phần mềm để chạy quy trình truy xuất không?
Không bắt buộc. Ít mã hàng, ít lô thì sổ giấy hoặc bảng tính kèm khai trực tiếp trên cổng nhà nước là đủ. Phần mềm cần khi số lô nhiều và nhập tay bắt đầu sai.
Bao lâu nên diễn tập truy xuất một lần?
TCVN 12850:2019 yêu cầu diễn tập trước khi áp dụng chính thức và định kỳ hằng năm. Cơ sở mới làm có thể diễn tập thêm sau tháng đầu để sửa chỗ đứt.
Truy xuất một lô mất bao lâu là đạt?
Không có con số chung trong nguồn đã đọc. Hãy ghi thời gian mỗi lần diễn tập và đặt mục tiêu cho cơ sở mình, ví dụ trả lời được lô đó đi đâu ngay trong ngày.
Đăng ký truy xuất nguồn gốc sản phẩm nông nghiệp ở đâu?
Mã số vùng trồng và mã cơ sở đóng gói nộp tại UBND cấp xã. Dữ liệu lô đưa lên hệ thống truy xuất của Bộ Nông nghiệp và Môi trường qua đơn vị giải pháp đã kết nối.
Đọc tiếp: lỗi thường gặp khi truy xuất nguồn gốc: cách nhận biết và sửa từng lỗi làm đứt chuỗi.
Cập nhật lần cuối: 19/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận