ZoneTechLỗi thường gặp khi truy xuất nguồn gốc: 10 lỗi và cách sửa từng lỗi
Lỗi thường gặp khi truy xuất nguồn gốc hiếm khi nằm ở phần mềm, mà ở chỗ mã lô không đi theo hàng: nhập nguyên liệu không ghi lô, trộn lô không ghi lại, tem in một đằng mà dữ liệu khai một nẻo. Bài gom 10 lỗi kèm dấu hiệu và cách sửa, cho cơ sở nhỏ đang chuẩn bị theo thông tư truy xuất nguồn gốc hoặc đã gắn tem QR.
Tóm tắt nhanh
- Lỗi chia làm ba nhóm: dữ liệu và mã lô, tem và trang quét, hệ thống và người làm.
- Không ghi lô nguyên liệu lúc nhập là lỗi gây tốn kém khi có sự cố, vì phải thu hồi rộng hơn mức cần.
- Với hàng thuộc Thông tư 31/2026/TT-BCT, khai sai hoặc không cập nhật có thể khiến mã bị tạm dừng, xác nhận hiển thị bị hủy.
- Gắn mã QR không có nghĩa là đã truy xuất; mã phải dẫn tới đúng dữ liệu của đúng lô.
Lỗi truy xuất nguồn gốc hay xảy ra ở khâu nào?
Lỗi xảy ra ở ba khâu: ghi dữ liệu lô, in tem và vận hành hệ thống. Bảng dưới gom 10 lỗi để bạn đối chiếu nhanh.
| # | Lỗi | Dấu hiệu nhận biết |
|---|---|---|
| 1 | Không ghi lô nguyên liệu khi nhập | Phiếu nhập chỉ có tên hàng, số lượng |
| 2 | Trộn hoặc tách lô không ghi lại | Một thùng nguyên liệu dùng nhiều ngày, không phiếu |
| 3 | Số lô trên bao bì khác số lô đã khai | Quét tem ra ngày sản xuất khác ngày in trên túi |
| 4 | Khai một lần, không cập nhật lô mới | Mọi lô quét ra cùng một lô cũ |
| 5 | Một mã QR dùng chung cho mọi lô | Tem không có số lô |
| 6 | Trang đích hết hạn hoặc đổi địa chỉ | Quét ra trang lỗi 404 |
| 7 | Gắn QR "cho có" | Quét ra trang giới thiệu công ty |
| 8 | Hệ thống riêng lệch dữ liệu với VeriGoods | Hai mã trên bao bì quét ra hai kết quả |
| 9 | Không ai chịu trách nhiệm cập nhật | Lô mới xuất kho trước khi có dữ liệu |
| 10 | Chưa từng diễn tập | Không biết truy một lô mất bao lâu |
Nhóm lỗi ở dữ liệu và mã lô
Bốn lỗi đầu làm đứt sợi chỉ mã lô nối phiếu nhập, phiếu sản xuất, bao bì và phiếu xuất. Sửa nhóm này trước, vì tem đẹp đến đâu cũng không bù được dữ liệu sai.
Lỗi 1: Không ghi lô nguyên liệu lúc nhập
Thủ kho ghi "20 kg chè khô" mà không ghi lô nào, của ai. Khi khách phản ánh, cơ sở không biết mẻ nào dùng lô đó. Cách sửa: thêm cột "mã lô nhà cung cấp" vào phiếu nhập; hàng không có mã thì tự gán mã nhận hàng, ví dụ NL-1105.
Lỗi 2: Trộn hoặc tách lô mà không ghi lại
Đổ hai bao khác lô vào chung một thùng, hoặc chia một lô thành phẩm cho nhiều lần xuất, mà không ghi gì. Cách sửa: mỗi lần trộn hoặc tách ghi một dòng "từ lô nào sang lô nào"; phải trộn thì ghi cả hai mã lô vào phiếu sản xuất.
Lỗi 3: Số lô in trên bao bì khác số lô đã khai
Lỗi này xảy ra khi người in bao bì và người khai dữ liệu đặt số lô theo hai quy tắc. Cách sửa: viết quy tắc mã lô ra một trang, ví dụ "ngày sản xuất + số mẻ" (261012-01), dán ở xưởng và kho cho cả hai bên dùng.
Lỗi 4: Khai một lần rồi để đó
Cơ sở khai sản phẩm lúc mở tài khoản rồi không thêm lô mới. Với hàng thuộc Thông tư 31/2026/TT-BCT, việc không cập nhật dữ liệu là một trong các lý do bị hủy xác nhận hiển thị; mã còn có thể bị tạm dừng khi có dấu hiệu vi phạm (Tạp chí Công Thương). Cách sửa: đưa việc khai lô vào quy trình xuất kho, lô chưa có dữ liệu thì chưa xuất.
Nhóm lỗi ở tem và trang quét
Tem là phần khách nhìn thấy. Ông Trần Hữu Linh, Cục trưởng Cục Quản lý và Phát triển thị trường trong nước, cảnh báo tình trạng "sao chép hoặc gắn đại mã QR Code mà không tổ chức quản lý sản phẩm một cách nghiêm túc" (VietTimes, 12/6/2026).
Lỗi 5: Một mã QR cho mọi lô
In sẵn hàng vạn tem cùng một mã cho rẻ, dán lên mọi lô, nên quét tem nào cũng ra cùng một trang. Cách sửa: tối thiểu mỗi lô một mã, hoặc in số lô cạnh mã và cho trang quét chọn số lô.
Lỗi 6: Trang đích chết trước khi hàng hết hạn
Cơ sở đổi tên miền hoặc ngừng gói phần mềm, hàng còn hạn trên kệ mà quét ra trang lỗi. Cách sửa: trang đích phải sống ít nhất hết hạn dùng của lô cuối; khi ký hợp đồng phần mềm, hỏi rõ quyền xuất dữ liệu và giữ đường dẫn khi ngừng dùng.
Lỗi 7: Gắn QR "cho có"
Mã dẫn về trang giới thiệu công ty hoặc fanpage, không có số lô. Từ năm 2021, Sở KH&CN Bà Rịa – Vũng Tàu đã chỉ ra mã khi đó chủ yếu để tra thông tin sản phẩm, thiếu khâu đầu vào, có mã quét không ra hoặc ra thông tin sai lệch (Sở KH&CN Bà Rịa – Vũng Tàu). Cách sửa: trang quét tối thiểu có tên sản phẩm, đơn vị sản xuất, số lô, ngày sản xuất, hạn dùng.
Nhóm lỗi ở hệ thống và người làm
Ba lỗi cuối chỉ lộ ra khi có sự cố.
Lỗi 8: Hệ thống riêng lệch dữ liệu với VeriGoods
Lỗi xảy ra khi nhập tay cả hai nơi, sửa một nơi quên nơi kia. Cách sửa: chọn một nơi làm gốc, nơi kia nhận dữ liệu tự động. Cách chọn phần mềm truy xuất nguồn gốc có kết nối nằm ở bài riêng.
Lỗi 9: Không ai chịu trách nhiệm
"Ai rảnh thì khai" nghĩa là không ai khai. Cách sửa: mỗi công đoạn một người ghi ngay tại chỗ, một người duyệt dữ liệu lô trước khi xuất kho. Việc phân vai này là phần chính của quy trình truy xuất nguồn gốc.
Lỗi 10: Chưa từng diễn tập
TCVN 12850:2019 yêu cầu diễn tập truy xuất trước khi áp dụng và định kỳ hằng năm (Sở KH&CN Bà Rịa – Vũng Tàu). Cách sửa: chọn ngẫu nhiên một lô đã bán, bấm giờ truy ngược về nguyên liệu và xuôi tới đại lý; chỗ nào phải hỏi miệng là chỗ đứt.
Ví dụ: một lô chè bị phản ánh, có ghi lô và không ghi lô
Ví dụ giả định: cơ sở chè có 6 đại lý, mỗi tháng 4 lô, nhận phản ánh túi chè 200 g có mùi lạ.
| Bước | Cơ sở ghi đủ mã lô | Cơ sở mắc lỗi 1, 2 và 5 |
|---|---|---|
| Xác định lô | Đọc số lô 261005-02 in cạnh mã QR | Tem không có số lô, chỉ biết "hàng tháng 10" |
| Truy ngược | Phiếu sản xuất ghi dùng chè khô lô NL-0928 | Không biết mẻ nào dùng nguyên liệu nào |
| Truy xuôi | Phiếu xuất ghi 2 đại lý nhận lô này | Phải gọi cả 6 đại lý |
| Phạm vi xử lý | Một lô, khoảng 300 túi | Toàn bộ hàng tháng 10 |
Chênh lệch hai cột là giá của một cột "mã lô" trên phiếu nhập và phiếu xuất.
Checklist tự kiểm 10 điểm
Thiếu từ 3 dòng trở lên thì nên sửa trước khi in đợt tem mới.
- [ ] Phiếu nhập có cột mã lô nhà cung cấp hoặc mã nhận hàng.
- [ ] Mỗi lần trộn, tách lô đều có một dòng ghi chép.
- [ ] Quy tắc mã lô viết ra giấy, người in và người khai dùng chung.
- [ ] Lô mới có dữ liệu trên hệ thống trước khi xuất kho.
- [ ] Mỗi lô một mã QR, hoặc số lô in rõ cạnh mã.
- [ ] Trang quét còn sống ít nhất đến hết hạn dùng của lô cuối.
- [ ] Trang quét hiện tên, đơn vị sản xuất, số lô, ngày sản xuất, hạn dùng.
- [ ] Nếu dùng cả hệ thống riêng và VeriGoods: đã chọn một nơi làm gốc.
- [ ] Mỗi công đoạn có một người chịu trách nhiệm ghi.
- [ ] Đã diễn tập ít nhất một lô trong 12 tháng qua.
Tìm hiểu thêm theo trường hợp
- Mỹ phẩm: lỗi truy xuất nguồn gốc ở nhà sản xuất mỹ phẩm và kinh nghiệm truy xuất nguồn gốc cho nhà sản xuất mỹ phẩm
- Đại lý: lỗi truy xuất nguồn gốc ở đại lý phân phối và kinh nghiệm truy xuất nguồn gốc cho đại lý phân phối
- Thực phẩm: lỗi truy xuất nguồn gốc ở doanh nghiệp thực phẩm
Cần tem QR truy xuất nguồn gốc?
Giải pháp ZoneQR của ZoneTech làm tem QR chống giả, truy xuất nguồn gốc, QR dẫn khách về Zalo OA, và có gói hỗ trợ tuân thủ Thông tư 31/2026/TT-BCT trên VeriGoods. Giá từng gói có ở bảng giá.
Báo giá theo số mã sản phẩm, chưa gồm VAT.
- Quét mã là thấy lô, ngày, nơi sản xuất
- Mã riêng từng sản phẩm, kiểm tra thật giả
- Nối Zalo để chăm sóc lại người mua
Câu hỏi thường gặp
Lỗi truy xuất nguồn gốc nào nên sửa trước?
Sửa việc ghi mã lô lúc nhập và lúc xuất trước. Hai điểm này quyết định phạm vi khoanh vùng khi có sự cố.
Khai sai thông tin trên VeriGoods thì bị xử lý thế nào?
Mã có thể bị tạm dừng, xác nhận hiển thị có thể bị hủy nếu thông tin không chính xác, không trung thực hoặc không cập nhật. Mức phạt hành chính cụ thể nên hỏi Sở Công Thương địa phương.
Đã in tem sai số lô thì có phải in lại không?
Nếu số in đúng lô thật, sửa dữ liệu trên hệ thống cho khớp. Nếu số in sai lô thật, dán nhãn phụ ghi đúng số lô và ghi việc sửa vào sổ.
Cơ sở nhỏ có cần phần mềm mới tránh được các lỗi này không?
Không bắt buộc. Các lỗi trong bài đều sửa được bằng sổ hoặc bảng tính có cột mã lô và một người chịu trách nhiệm. Phần mềm giúp khi mỗi ngày có nhiều lô.
Bao lâu nên tự kiểm một lần?
Rà checklist mỗi khi đổi nhà cung cấp, bao bì hoặc phần mềm, và diễn tập một lô ít nhất mỗi năm.
Đọc tiếp: hệ thống truy xuất nguồn gốc nông sản cho HTX và trang trại.
Cập nhật lần cuối: 19/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận