ZoneTechQuy định về nhật ký sản xuất 2026: khi nào bắt buộc, lưu bao lâu, phạt thế nào
Không có văn bản nào bắt mọi nông hộ ghi nhật ký sản xuất. Nhật ký trở thành nghĩa vụ khi cơ sở xin chứng nhận VietGAP, chứng nhận hữu cơ, hoặc đã được cấp mã số vùng trồng; riêng với mã số vùng trồng, không lưu hồ sơ có thể bị phạt theo Nghị định 214/2026/NĐ-CP. Bài này gom các căn cứ đó cho HTX, trang trại và doanh nghiệp liên kết vùng nguyên liệu. Cách ghi và mẫu sổ có ở bài nhật ký sản xuất.
Tóm tắt nhanh
- VietGAP trồng trọt (TCVN 11892-1:2017) yêu cầu ghi chép và lưu hồ sơ tối thiểu 12 tháng tính từ ngày thu hoạch.
- Cơ sở sản xuất hữu cơ phải ghi chép, lưu hồ sơ, lập hệ thống truy xuất theo Điều 13 Nghị định 109/2018/NĐ-CP.
- Vùng trồng có mã số không lưu trữ hồ sơ bị phạt 3-5 triệu đồng với cá nhân, gấp đôi với tổ chức (Điều 21 Nghị định 214/2026/NĐ-CP).
- Khai thông tin, hồ sơ sai lệch so với thực tế bị phạt 10-20 triệu đồng với cá nhân.
- Văn bản không bắt ghi trên giấy; ghi điện tử được nếu lưu đủ hạn và xuất ra được khi kiểm tra.
Văn bản nào quy định về nhật ký sản xuất?
Có 4 căn cứ chính, mỗi căn cứ áp dụng cho một trường hợp khác nhau.
| Văn bản | Ngày ban hành, hiệu lực | Nội dung liên quan nhật ký | Áp dụng khi |
|---|---|---|---|
| TCVN 11892-1:2017 (VietGAP trồng trọt) | Tiêu chuẩn quốc gia năm 2017 | Mục 3.1.4: ghi chép, lưu hồ sơ tối thiểu 12 tháng từ ngày thu hoạch; Phụ lục C: nội dung ghi; mục 3.1.8: tự kiểm tra | Cơ sở xin hoặc duy trì chứng nhận VietGAP |
| Nghị định 109/2018/NĐ-CP về nông nghiệp hữu cơ | Ban hành 29/8/2018, hiệu lực 15/10/2018 | Điều 13 khoản 1: ghi chép, lưu giữ hồ sơ, lập hệ thống truy xuất ở từng công đoạn theo TCVN hữu cơ | Cơ sở sản xuất, kinh doanh sản phẩm hữu cơ |
| Nghị quyết 36/2026/NQ-CP về mã số vùng trồng | Ban hành và hiệu lực 31/7/2026 | Đơn đề nghị khai quy trình và cách ghi chép; mã cấp nhanh được hậu kiểm trong 3 tháng | Vùng trồng xin hoặc đang giữ mã số |
| Nghị định 214/2026/NĐ-CP về xử phạt trồng trọt, bảo vệ và kiểm dịch thực vật | Ban hành 18/6/2026, hiệu lực 05/8/2026 | Điều 21: phạt khi không lưu trữ hồ sơ, không tự giám sát, khai sai | Vùng trồng, cơ sở đóng gói đã có mã số |
Thời hạn cấp mã và hậu kiểm theo thông tin của Bộ Nông nghiệp và Môi trường. Nghị định 109/2018 đọc trên thuvienphapluat ngày 13/10/2026; tình trạng sửa đổi nên kiểm lại khi nộp hồ sơ chứng nhận hữu cơ.
Ai phải ghi nhật ký sản xuất?
Nghĩa vụ ghi sổ đi theo chứng nhận, mã số hoặc hợp đồng mà cơ sở đang có, không đi theo quy mô.
| Trường hợp | Có phải ghi không | Căn cứ |
|---|---|---|
| Nông hộ bán tự do, không chứng nhận, không mã số | Không có văn bản bắt buộc | Nên ghi để tự quản lý vật tư |
| Cơ sở có hoặc đang xin VietGAP | Có, theo nội dung Phụ lục C | TCVN 11892-1:2017 |
| Cơ sở sản xuất hữu cơ | Có, kèm hệ thống truy xuất | Điều 13 Nghị định 109/2018/NĐ-CP |
| Vùng trồng có mã số (bán trong nước hoặc xuất khẩu) | Có, phải lưu hồ sơ và tự giám sát trước mỗi vụ thu hoạch | Nghị quyết 36/2026, Điều 21 Nghị định 214/2026 |
| Bán cho siêu thị, nhà máy, nhà xuất khẩu | Có, nếu hợp đồng đòi | Điều khoản hợp đồng |
HTX có nhiều hộ thành viên thì từng hộ ghi, HTX chịu trách nhiệm tổng hợp và tự kiểm tra. Quy định áp riêng cho mô hình này có ở bài quy định nhật ký sản xuất cho hợp tác xã.
Hồ sơ và thủ tục: cần lưu gì, lưu bao lâu
Nhật ký sản xuất không phải đăng ký hay xin cấp phép. Thứ cơ quan và tổ chức chứng nhận kiểm là hồ sơ bạn đã lưu.
- Nội dung: theo Phụ lục C TCVN 11892-1:2017, gồm 3 nhóm: kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm; đầu vào (giống, phân, thuốc); theo dõi sản xuất, thu hoạch, bán theo lô. Mỗi lần phun thuốc ghi tên thuốc, nồng độ, liều lượng, thời gian cách ly.
- Hình thức: tiêu chuẩn yêu cầu có quy định lưu trữ và kiểm soát hồ sơ, không bắt ghi trên giấy. Ghi bằng bảng tính hay ứng dụng được, miễn in hoặc xuất ra được khi kiểm tra.
- Thời hạn: tối thiểu 12 tháng tính từ ngày thu hoạch theo VietGAP. Người mua hoặc nước nhập khẩu có thể đòi lâu hơn.
- Tự kiểm tra: không quá 12 tháng một lần, với cơ sở nhiều thành viên phải kiểm tất cả thành viên (mục 3.1.8), kết quả lập văn bản theo Phụ lục D.
Cách dựng từng trang có ở bài mẫu nhật ký sản xuất.
Mức phạt khi vi phạm
Nghị định 214/2026/NĐ-CP không có điều phạt riêng cho việc "không ghi nhật ký" với mọi nông hộ. Mức phạt liên quan trực tiếp tới hồ sơ nằm ở Điều 21, áp dụng cho vùng trồng và cơ sở đóng gói đã được cấp mã số (Nghị định 214/2026/NĐ-CP, đọc ngày 13/10/2026).
| Hành vi (Điều 21) | Cá nhân | Tổ chức (gấp 2 lần) |
|---|---|---|
| Không tuân thủ đầy đủ yêu cầu kỹ thuật với vùng trồng đã có mã (khoản 1) | 500.000-1.000.000 đồng | 1-2 triệu đồng |
| Vùng trồng không tự giám sát trước mỗi vụ thu hoạch; không lưu trữ hồ sơ; không thông báo khi có thay đổi (khoản 2) | 3-5 triệu đồng | 6-10 triệu đồng |
| Gắn, dùng mã không đúng nguồn gốc trên nhãn, bao bì; cản trở kiểm tra; cung cấp thông tin, hồ sơ sai lệch (khoản 3) | 10-20 triệu đồng | 20-40 triệu đồng |
Với hành vi dùng mã sai nguồn gốc trên nhãn, bao bì, cơ sở còn bị buộc tiêu hủy hàng hóa (khoản 4). Theo Điều 5 của nghị định, mức phạt trong chương này là của cá nhân, tổ chức vi phạm bị phạt gấp 2 lần.
Với VietGAP và hữu cơ, hậu quả của việc thiếu sổ là không đáp ứng yêu cầu ghi chép của tiêu chuẩn, nên không đủ điều kiện để được chứng nhận hoặc giữ chứng nhận. Chi tiết với hộ trồng quy mô lớn có ở bài quy định nhật ký sản xuất cho hộ sản xuất lớn.
Các bước tuân thủ
Làm theo thứ tự dưới đây, một vụ là xong khung hồ sơ.
- Xác định trường hợp của mình theo bảng "Ai phải ghi": chứng nhận nào, mã số nào, hợp đồng nào.
- Dựng sổ theo Phụ lục C, thêm cột người mua yêu cầu.
- Giao người ghi trong ngày ở từng thửa và người thu sổ hằng tuần.
- Với vùng có mã số: lập biên bản tự giám sát trước mỗi vụ thu hoạch, lưu cùng nhật ký.
- Báo UBND cấp xã khi đổi người đại diện, diện tích hoặc các thông tin đã khai.
- Lưu hồ sơ ít nhất 12 tháng sau thu hoạch, bản điện tử thì sao lưu ra một nơi thứ hai.
Ví dụ giả định: trang trại thanh long có mã số vùng trồng
Một trang trại thanh long (ví dụ giả định) có mã số vùng trồng xuất khẩu. Trang trại ghi nhật ký đủ nhưng chưa từng lập biên bản tự giám sát trước vụ thu hoạch. Theo khoản 2 Điều 21 Nghị định 214/2026, đây là hành vi có thể bị phạt 3-5 triệu đồng với cá nhân, gấp đôi nếu chủ trại là doanh nghiệp. Trang trại thêm một trang "tự giám sát trước thu hoạch" vào sổ, có ngày, người kiểm, kết quả và chữ ký, làm trước mỗi lứa cắt trái.
Checklist tự kiểm hồ sơ:
- [ ] Biết rõ mình thuộc trường hợp nào: VietGAP, hữu cơ, mã số vùng trồng, hợp đồng
- [ ] Sổ có đủ 3 nhóm nội dung của Phụ lục C
- [ ] Mỗi lần phun thuốc có thời gian cách ly
- [ ] Có biên bản tự kiểm tra trong 12 tháng gần nhất
- [ ] Vùng có mã: có biên bản tự giám sát trước vụ thu hoạch gần nhất
- [ ] Hồ sơ lưu đủ 12 tháng từ ngày thu hoạch
Cần người làm cùng? Xem giải pháp cho doanh nghiệp nông sản.
Câu hỏi thường gặp
Nông hộ không có chứng nhận có bị phạt vì không ghi nhật ký không?
Các văn bản đã kiểm không có điều phạt riêng cho nông hộ không có chứng nhận, không có mã số mà không ghi nhật ký. Mức phạt về hồ sơ ở Điều 21 Nghị định 214/2026 áp dụng cho vùng trồng đã được cấp mã.
Nhật ký ghi trên điện thoại có hợp lệ không?
TCVN 11892-1:2017 không quy định hình thức giấy, chỉ yêu cầu có quy định lưu trữ và kiểm soát hồ sơ. Hỏi tổ chức chứng nhận hoặc cán bộ hậu kiểm trước để biết họ cần xem dữ liệu dạng nào.
Nghị định 214/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?
Theo bản đăng trên thuvienphapluat, nghị định ban hành ngày 18/6/2026 và có hiệu lực từ ngày 05/8/2026. Thời hiệu xử phạt chung trong lĩnh vực này là 1 năm.
Hồ sơ nhật ký có phải nộp cho cơ quan nhà nước không?
Không nộp định kỳ. Cơ sở tự lưu và xuất trình khi tổ chức chứng nhận đánh giá, khi UBND cấp xã hậu kiểm mã số vùng trồng hoặc khi người mua yêu cầu.
Đọc tiếp: sổ nhật ký sản xuất và chi phí nhật ký sản xuất.
Cập nhật lần cuối: 18/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận