Chi phí nhật ký sản xuất: các khoản phải trả và cách tính cho HTX

Chi phí nhật ký sản xuất gồm hai phần: tiền mua (sổ, thiết bị, phần mềm) và công người (ghi, thu sổ, nhập liệu, kiểm tra). Phần tiền mua thường nhỏ, nhất là khi dùng sổ giấy hoặc bảng tính; phần công người mới là khoản lớn và hay bị bỏ quên khi lập dự toán. Bài này hướng dẫn HTX, trang trại tự tính chi phí theo số hộ của mình. Cách ghi và các trang cần có xem ở bài nhật ký canh tác.

Tóm tắt nhanh

• Không có bảng giá chung cho nhật ký sản xuất; mỗi HTX phải tự tính theo số hộ, số thửa và cách ghi.
• Bảng tính miễn phí với người có tài khoản Google, dùng được trên điện thoại và khi mất mạng.
• Công thu sổ, nhập liệu và kiểm tra hằng tuần là khoản hay bị bỏ quên khi lập dự toán.
• Nối nhật ký với tem truy xuất theo lô thì tính thêm tiền tem, ước khoảng 200-500 đồng một tem.
• Thiếu hồ sơ ở vùng có mã số vùng trồng có thể bị phạt 3-5 triệu đồng với cá nhân, gấp đôi với tổ chức.

Chi phí nhật ký sản xuất gồm những khoản nào?

Có 5 khoản. Ba khoản đầu trả bằng tiền, hai khoản sau trả bằng công.

Với bảng tính, Google ghi rõ ai có tài khoản Google đều tạo được bảng tính, xem và sửa trên điện thoại, làm việc cả khi không có mạng (Google Sheets, đọc ngày 13/10/2026). Vì vậy tiền phần mềm của cách này gần như bằng không.

Bảng chi phí tham khảo 2026

Giá thuê bao ứng dụng nhật ký điện tử chưa có mức công khai chung; mỗi nhà cung cấp báo theo số hộ, số tài khoản và tính năng. Bảng dưới chỉ ghi những con số có nguồn.

Tiền tem mỗi tháng tính bằng số sản phẩm gắn tem nhân đơn giá nhà in báo; ví dụ chi phí tháng trong cùng bài báo không khớp với phép nhân này nên bài không dùng.

Ở Thái Nguyên, Sở Nông nghiệp và Môi trường phối hợp với VNPT thí điểm ứng dụng nhật ký điện tử và hướng dẫn ghi nhật ký canh tác cho 45 tổ chức sản xuất chè đã có mã số vùng trồng (Vietnam+, 04/8/2026). Trước khi mua phần mềm, nên hỏi Sở Nông nghiệp và Môi trường tỉnh mình có chương trình tương tự không.

Yếu tố làm chi phí cao hay thấp

Sáu yếu tố dưới đây làm công người và tiền mua tăng hoặc giảm:

1. Số hộ và số thửa. Mỗi hộ thêm một sổ, mỗi thửa thêm dòng ghi; công thu sổ tăng theo.
2. Loại cây. Chè hái nhiều lứa trong năm nên số lần ghi thu hoạch và đối chiếu thời gian cách ly nhiều hơn cây thu một lần mỗi vụ.
3. Yêu cầu của người mua. Siêu thị, nhà xuất khẩu đòi thêm cột hoặc bản chụp theo lô thì công nhập tăng.
4. Có mã số vùng trồng hay không. Vùng có mã phải lưu hồ sơ và tự giám sát trước mỗi vụ thu hoạch.
5. Tuổi và thói quen của hộ. Hộ lớn tuổi ghi giấy, tổ trưởng phải nhập lại; hộ trẻ tự nhập trên điện thoại.
6. Có nối với tem truy xuất theo lô không. Nối thì tính thêm tiền tem và công gắn mã lô.

Mức phạt khi thiếu hồ sơ ở vùng có mã nằm ở Điều 21 Nghị định 214/2026/NĐ-CP; chi tiết có ở bài quy định về nhật ký sản xuất.

Cách tính chi phí cho HTX, trang trại nhỏ

Công thức đơn giản: chi phí một năm bằng tiền mua cộng công người. Công người tính bằng số giờ mỗi tuần nhân số tuần ghi sổ nhân đơn giá công mà HTX đang trả.

Ví dụ giả định: HTX 30 hộ dùng sổ giấy và bảng tính

Một HTX trồng rau (ví dụ giả định) có 30 hộ, ghi sổ giấy ở hộ, tổ trưởng chụp trang mới mỗi tuần và một cán bộ nhập lên bảng tính. Các con số dưới đây là giả định để minh họa cách tính, không phải giá thị trường; HTX thay bằng số của mình.

Kết quả cho thấy tiền in sổ chỉ khoảng 15% tổng chi phí trong ví dụ này. Nếu chuyển sang ứng dụng, HTX bớt được công nhập liệu nhưng phải cộng phí thuê bao và thêm buổi kèm hộ lớn tuổi. So từng phương án theo quy mô có ở bài nên chọn nhật ký sản xuất nào.

Cách tiết kiệm chi phí nhật ký sản xuất

Chỗ nên tiết kiệm trước là công nhập lại, vì tiền in thường nhỏ.

• [ ] Dựng một mẫu chung cho mọi hộ, in sẵn danh sách thuốc, phân để hộ chỉ đánh dấu và ghi ngày
• [ ] Chụp trang sổ thay vì chép lại; ảnh có ngày chụp làm bằng chứng
• [ ] Chỉ nhập lên bảng tính các cột người mua và chứng nhận cần
• [ ] Gộp lịch thu sổ với lịch họp tổ đã có
• [ ] Hỏi Sở Nông nghiệp và Môi trường về ứng dụng thí điểm trước khi mua phần mềm
• [ ] Thử phần mềm với một tổ trước khi trả phí cho cả HTX
• [ ] Hỏi rõ phần mềm có xuất dữ liệu ra file khi ngừng thuê không

Mẫu trang và cách kẻ cột xem ở bài mẫu nhật ký sản xuất.

Tìm hiểu thêm theo trường hợp

• Chi phí nhật ký sản xuất cho hợp tác xã
• Chi phí nhật ký sản xuất cho hộ sản xuất lớn
• Chi phí nhật ký sản xuất cho doanh nghiệp xuất khẩu

Cần người làm cùng? Xem giải pháp cho doanh nghiệp nông sản.

Câu hỏi thường gặp

Ghi nhật ký sản xuất bằng sổ giấy có rẻ hơn ứng dụng không?

Tiền mua thì rẻ hơn, nhưng với HTX nhiều hộ, công thu sổ và nhập lại có thể lớn hơn phí phần mềm. Tính đủ công người rồi mới so.

Có phần mềm nhật ký sản xuất miễn phí không?

Bảng tính Google Sheets không mất phí phần mềm. Một số địa phương thí điểm ứng dụng nhật ký điện tử cho cơ sở có mã số vùng trồng, như Thái Nguyên; hỏi Sở Nông nghiệp và Môi trường tỉnh mình.

Chi phí nhật ký có tính vào giá thành sản phẩm không?

Có. Đó là chi phí quản lý sản xuất, nên chia theo sản lượng mỗi vụ để biết mỗi kg hàng gánh bao nhiêu.

Không ghi nhật ký thì có tiết kiệm được không?

Với hộ bán tự do thì không có văn bản bắt buộc. Với vùng có mã số, không lưu hồ sơ có thể bị phạt 3-5 triệu đồng với cá nhân, và cơ sở VietGAP sẽ không đủ điều kiện chứng nhận.

Cập nhật lần cuối: 18/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận