ZoneTechMẫu nhật ký sản xuất theo VietGAP: 6 trang cần có và cách điền từng cột
Mẫu nhật ký sản xuất dùng được cho VietGAP trồng trọt cần sáu trang: thông tin vùng trồng, vật tư đầu vào, bón phân và phun thuốc, thu hoạch và bán, phân tích mẫu, tự kiểm tra. Nội dung từng trang lấy theo Phụ lục C và Phụ lục D của TCVN 11892-1:2017. Bài này chỉ cách kẻ cột, kèm một trang đã điền; vì sao cần ghi và ghi khi nào xem bài nhật ký sản xuất.
Tóm tắt nhanh
- Tiêu chuẩn quy định nội dung phải ghi, không bắt một mẫu in sẵn hay hình thức giấy.
- Trang phun thuốc bắt buộc có tên thuốc, nồng độ, lượng dùng và thời gian cách ly.
- Trang thu hoạch và bán phải có mã lô, sản lượng, tên và địa chỉ người mua.
- Hồ sơ lưu tối thiểu 12 tháng từ ngày thu hoạch.
- HTX cần thêm trang tổng hợp hộ và kết quả tự kiểm tra từng hộ.
Mẫu nhật ký sản xuất gồm những trang nào?
Sáu trang dưới đây gom đủ nội dung Phụ lục C TCVN 11892-1:2017 về VietGAP trồng trọt (TCVN 11892-1:2017). Quy trình VietGAP cũ hướng dẫn ghi nhật ký đồng ruộng qua 13 mẫu, nhiều mẫu quá chi tiết và chồng chéo với nông hộ (VnBusiness, 8/2022), nên gộp lại giúp hộ ghi đều hơn.
| Trang | Ghi gì | Căn cứ |
|---|---|---|
| 1. Thông tin vùng trồng | Hộ, thửa, diện tích, cây, giống, mã số vùng trồng nếu có | Phụ lục C.3 (sản phẩm, giống, mã lô, thửa, diện tích) |
| 2. Vật tư đầu vào | Giống, phân, thuốc, hóa chất mua hoặc tự làm | Phụ lục C.2 |
| 3. Bón phân, phun thuốc | Mỗi lần dùng vật tư trên thửa | Phụ lục C.3 |
| 4. Thu hoạch và bán | Mã lô, sản lượng, sơ chế, người mua | Phụ lục C.3 |
| 5. Phân tích mẫu | Kết quả đất, nước, sản phẩm khi có lấy mẫu | Phụ lục C.1 |
| 6. Tự kiểm tra, khắc phục | Ngày kiểm, điểm không đạt, cách sửa | Mục 3.1.8, Phụ lục D |
Một cuốn sổ có thể in trang 1 một lần mỗi vụ, trang 3 và 4 cần in nhiều bản hơn vì ghi thường xuyên.
Cách kẻ cột từng trang
Cột dưới đây lấy đúng các mục tiêu chuẩn liệt kê. Có thể thêm cột riêng của HTX, nhưng không bỏ cột nào.
| Trang | Các cột cần có |
|---|---|
| 2. Vật tư đầu vào | Ngày mua hoặc ngày sản xuất; tên vật tư; số lượng; tên, địa chỉ nơi mua; hạn sử dụng. Vật tư tự làm thêm: nguyên liệu, cách xử lý, hóa chất xử lý, người xử lý |
| 3. Bón phân | Ngày; thửa; tên phân; lượng dùng; người bón |
| 3. Phun thuốc | Ngày; thửa; tên thuốc; nồng độ; lượng dùng; thời gian cách ly; ngày được phép thu; người phun |
| 4. Thu hoạch và bán | Mã lô; thửa; ngày thu; sản lượng (kg); nơi và cách sơ chế; ngày xuất; tên, địa chỉ người mua; khối lượng bán |
| 5. Phân tích mẫu | Ngày lấy mẫu; loại mẫu (đất, nước, sản phẩm); chỉ tiêu; kết quả đạt hay không đạt; nguyên nhân, biện pháp khắc phục |
| 6. Tự kiểm tra | Ngày kiểm; người kiểm; hộ hoặc thửa được kiểm; điểm không đạt; hành động khắc phục; ngày hoàn thành |
Cột "ngày được phép thu" không có trong tiêu chuẩn. Nên thêm vì nó là kết quả cộng ngày phun với thời gian cách ly ghi trên nhãn thuốc, giúp tổ trưởng nhìn một cột là biết thửa nào chưa được hái. Tài liệu hướng dẫn sản xuất cây ăn quả theo VietGAP của Trung tâm Khuyến nông Quốc gia (2022) cũng yêu cầu ghi tên người bón phân (Trung tâm Khuyến nông Quốc gia, bản đăng trên Sở Nông nghiệp Kon Tum).
Ví dụ một trang đã điền
Ví dụ giả định: hộ thành viên của một HTX rau ngoại thành, trồng cải ở thửa số 7, diện tích 500 m². Dưới đây là trang 3 và trang 4 của tuần thu hoạch.
| Ngày | Thửa | Việc | Vật tư, liều | Cách ly | Được thu từ | Người làm |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | 7 | Bón thúc | Phân hữu cơ vi sinh, 25 kg | Không | Không áp dụng | Hộ A |
| 06 | 7 | Phun thuốc trừ sâu | [Tên thuốc theo nhãn], nồng độ và liều theo nhãn | Theo nhãn, giả định 5 ngày | 11 | Hộ A |
| 12 | 7 | Thu hoạch lô 07-12 | 200 kg | Đủ cách ly | Không áp dụng | Hộ A, tổ trưởng xác nhận |
| Mã lô | Ngày xuất | Sơ chế | Người mua | Khối lượng |
|---|---|---|---|---|
| 07-12 | 12 | Nhặt lá, rửa tại nhà sơ chế HTX | Bếp ăn trường X, địa chỉ ghi đủ | 200 kg |
Mã lô ở đây ghép số thửa với ngày thu, đủ để truy ngược. HTX có thể đặt quy tắc dài hơn nếu bán qua nhiều kênh. Cách đọc trang này khi có lô hàng bị hỏi nguồn gốc có trong bài sổ nhật ký sản xuất.
Lưu ý pháp lý và thực tế khi dùng mẫu
Mẫu chỉ có giá trị khi ghi đúng ngày và lưu đủ hạn. Năm điểm cần nhớ:
- TCVN 11892-1:2017 yêu cầu lưu hồ sơ tối thiểu 12 tháng tính từ ngày thu hoạch (mục 3.1.4).
- Tiêu chuẩn không quy định ghi trên giấy hay điện tử; chỉ yêu cầu có quy định lưu trữ, kiểm soát hồ sơ.
- Kết quả tự kiểm tra và hành động khắc phục phải lập thành văn bản theo mẫu Phụ lục D (mục 3.1.8).
- Tên thuốc ghi trong sổ phải khớp hóa đơn mua ở trang 2; người đánh giá thường đối chiếu hai trang này.
- Người mua hoặc nước nhập khẩu có thể đòi thêm cột riêng, đọc kỹ hợp đồng trước vụ.
Quy định đầy đủ, kể cả khi nào sổ là bắt buộc, có trong bài quy định về nhật ký sản xuất.
Mẫu theo từng loại cơ sở
Cùng sáu trang, mỗi loại cơ sở cần thêm hoặc bớt một ít.
| Loại cơ sở | Dùng trang nào | Thêm gì |
|---|---|---|
| Hộ trồng lẻ | 1 đến 4 | Trang 5, 6 khi xin VietGAP |
| HTX, tổ hợp tác | Mỗi hộ giữ trang 1 đến 4; HTX giữ trang 5, 6 | Bảng tổng hợp hộ: tên hộ, diện tích, mã số thửa, ngày đánh giá, kết quả đạt hay không đạt; sổ cấp phát vật tư; danh sách tập huấn |
| Trang trại một chủ | Đủ 6 trang | Cột "người làm" ghi tên công nhân, vì nhiều người cùng làm một thửa |
| Cơ sở thu mua, chế biến | Trang 4 của từng vùng cung cấp | Sổ nhập nguyên liệu: mã lô của vùng, ngày nhập, khối lượng, mã lô thành phẩm |
Bảng tổng hợp hộ cho HTX lấy theo mẫu quản lý sản xuất trên địa bàn trong tài liệu của Trung tâm Khuyến nông Quốc gia. Cách dựng riêng cho HTX có trong bài mẫu nhật ký sản xuất cho hợp tác xã.
Cách dựng mẫu trên giấy hoặc bảng tính
Không cần phần mềm để bắt đầu. Làm theo thứ tự:
- Mở bảng tính, tạo sáu trang tính đặt tên đúng sáu trang ở trên.
- Kẻ cột theo bảng "Các cột cần có"; thêm cột "Được thu từ" ở trang phun thuốc.
- Ở trang 3, cho ô "Tên thuốc" chọn từ danh sách vật tư đã nhập ở trang 2, để không gõ sai tên.
- In trang 1 đến 4 khổ A4 ngang cho hộ ghi tay; trang 5, 6 để HTX giữ.
- Dùng thử hai tuần với ba hộ, sửa cột thừa hoặc thiếu rồi mới in cho cả HTX.
Checklist trước khi phát mẫu cho hộ:
- [ ] Đủ cột của Phụ lục C cho trang 2, 3, 4.
- [ ] Có cột thời gian cách ly và cột ngày được phép thu.
- [ ] Có cột người làm và người ghi.
- [ ] Có quy tắc đặt mã lô in ở đầu trang 4.
- [ ] Có chỗ ký xác nhận của tổ trưởng mỗi tuần.
Nếu đang phân vân giữa sổ giấy, bảng tính hay ứng dụng, xem bài nên chọn nhật ký sản xuất nào.
Cần người làm cùng? Xem giải pháp cho doanh nghiệp nông sản.
Câu hỏi thường gặp
Có mẫu nhật ký sản xuất bắt buộc của Nhà nước không?
TCVN 11892-1:2017 quy định nội dung cần ghi ở Phụ lục C, không bắt dùng một mẫu in sẵn. Mẫu tự dựng đủ các cột của Phụ lục C là dùng được.
Mẫu nhật ký cho cây lâu năm khác cây rau thế nào?
Cùng các trang, nhưng cây lâu năm ghi thêm các việc theo năm như cắt tỉa, xử lý ra hoa. Trang thu hoạch có thể thưa hơn, còn trang phun thuốc vẫn ghi từng lần.
Ghi nhật ký trên bảng tính có cần in ra không?
Tiêu chuẩn không bắt in. Nên xuất bản in hoặc PDF theo từng vụ để nộp khi đánh giá và để lưu đủ 12 tháng nếu máy tính hỏng.
Một sổ dùng cho nhiều thửa được không?
Được, miễn mỗi dòng ghi rõ số thửa. Với thửa trồng khác cây, nên tách trang để trang thu hoạch không lẫn.
Mẫu này có dùng cho chăn nuôi được không?
Không dùng nguyên được. Mẫu này dựng theo VietGAP trồng trọt; chăn nuôi có hướng dẫn VietGAP riêng với nội dung ghi chép khác như con giống, thức ăn, thuốc thú y.
Tìm hiểu thêm: nhật ký sản xuất lúa.
Đọc tiếp: căn cứ pháp lý trong bài quy định về nhật ký sản xuất (link ở mục lưu ý pháp lý phía trên).
Cập nhật lần cuối: 24/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận