ZoneTechNhật ký sản xuất nông nghiệp: ghi gì, chọn mẫu nào và cách làm cho HTX
Nhật ký sản xuất là sổ ghi lại mọi việc đã làm trên một thửa vườn trong một vụ: giống gì, bón phân gì, phun thuốc gì vào ngày nào, thu bao nhiêu và bán cho ai. Sổ này là điều kiện để được chứng nhận VietGAP, là căn cứ để truy xuất một lô hàng ngược về vườn. Bài dành cho HTX, tổ hợp tác và trang trại nhỏ, nằm trong chủ đề sản xuất nông nghiệp.
Tóm tắt nhanh
- VietGAP trồng trọt (TCVN 11892-1:2017) yêu cầu ghi chép đầu vào, quá trình sản xuất, thu hoạch, mua bán và lưu hồ sơ tối thiểu 12 tháng tính từ ngày thu hoạch.
- Mỗi lần phun thuốc phải ghi tên thuốc, nồng độ, liều lượng và thời gian cách ly; thu hoạch phải sau thời gian cách ly.
- Mỗi lô thu hoạch cần một mã lô nối ngược về thửa và ngày phun cuối.
- Sổ giấy hợp với hộ nhỏ; HTX nhiều hộ thường cần bảng tính hoặc nhật ký điện tử để tổ trưởng kiểm được.
- Lỗi hay gặp là ghi bù cuối vụ.
Nhật ký sản xuất nông nghiệp là gì và dùng để làm gì?
Đó là hồ sơ ghi ngay khi làm việc trên vườn. Tổ chức chứng nhận dựa vào nó để biết quy trình được làm thật; khi có lô hàng lỗi, nó cho biết lỗi ở thửa nào. Chủ vườn còn đọc được mỗi vụ tốn bao nhiêu vật tư.
Bốn câu một cuốn nhật ký phải trả lời
Một cuốn nhật ký đạt yêu cầu trả lời được 4 câu: làm gì, ở thửa nào, ngày nào, ai làm. Mọi trang khác chỉ là chi tiết của 4 câu đó.
Nhật ký canh tác, sổ nhật ký sản xuất: cách gọi khác nhau
Nhật ký canh tác, nhật ký đồng ruộng, sổ ghi chép VietGAP và sổ nhật ký sản xuất thường chỉ cùng một thứ. Khác nhau chủ yếu ở mức chi tiết mà tiêu chuẩn hoặc người mua đòi.
Khi nào bắt buộc phải ghi nhật ký sản xuất
Không có luật nào bắt mọi hộ nông dân ghi nhật ký. Sổ trở thành bắt buộc khi cơ sở muốn một chứng nhận, một mã số hoặc một hợp đồng đòi hỏi nó. Toàn bộ căn cứ có trong bài quy định về nhật ký sản xuất.
Chứng nhận VietGAP, hữu cơ
TCVN 11892-1:2017 về VietGAP trồng trọt, mục 3.1.4, yêu cầu ghi chép và lưu hồ sơ tối thiểu 12 tháng từ ngày thu hoạch; mục 3.1.8 yêu cầu tự kiểm tra không quá 12 tháng một lần, với cơ sở nhiều thành viên phải kiểm tất cả thành viên (TCVN 11892-1:2017). Với hữu cơ, yêu cầu ghi chép theo tiêu chuẩn hữu cơ mà cơ sở đăng ký.
Giữ mã số vùng trồng, xuất khẩu
Theo Nghị quyết 36/2026/NQ-CP ngày 31/7/2026, mã số vùng trồng cho thị trường không yêu cầu được UBND cấp xã cấp trong tối đa 3 ngày làm việc, cho thị trường xuất khẩu có yêu cầu là tối đa 10 ngày; với cấp nhanh, xã hậu kiểm trong 3 tháng và người khai chịu trách nhiệm về thông tin đã khai (Bộ Nông nghiệp và Môi trường). Khi hậu kiểm, sổ ghi chép giúp chứng minh vùng trồng làm đúng như đã khai.
Khách mua sỉ, siêu thị yêu cầu
Siêu thị, nhà máy và nhà xuất khẩu thường đòi bản chụp nhật ký kèm lô hàng, nhất là phần phun thuốc và ngày thu. Hợp đồng ghi điều này thì sổ là bắt buộc.
Nhật ký sản xuất cần ghi những thông tin gì
TCVN 11892-1:2017 (Phụ lục C) chia nội dung ghi chép thành ba nhóm: đầu vào, quá trình sản xuất và thu hoạch, mua bán (TCVN 11892-1:2017).
Đầu vào: giống, phân, thuốc (tên, liều, ngày, thời gian cách ly)
| Vật tư | Ghi khi mua | Ghi khi dùng |
|---|---|---|
| Giống | Tên giống, số lượng, nơi mua, ngày mua | Ngày gieo trồng, thửa |
| Phân bón | Tên, số lượng, nơi mua, hạn dùng | Ngày bón, thửa, lượng |
| Thuốc bảo vệ thực vật | Tên, số lượng, nơi mua, hạn dùng | Ngày phun, thửa, nồng độ, liều lượng, thời gian cách ly, người phun |
| Vật tư tự làm (phân ủ) | Nguyên liệu, cách xử lý, người xử lý | Ngày bón, thửa, lượng |
Công việc chăm sóc
Làm cỏ, tưới, tỉa cành, đốn chè: ghi ngày, thửa, người làm. Phần này không cần chi tiết như thuốc.
Thu hoạch, sơ chế, xuất bán theo lô
Ghi mã lô, thửa, ngày thu, sản lượng, nơi sơ chế, ngày xuất, tên và địa chỉ người mua, khối lượng bán. Mã lô là sợi dây nối nhật ký vườn với lô hàng ngoài chợ.
Mẫu nhật ký sản xuất: các trang cần có
Sổ cho HTX nhỏ không cần dày, chỉ cần đủ trang. Mẫu in sẵn theo từng loại cây có trong bài mẫu nhật ký sản xuất.
Danh mục trang tối thiểu
- Trang thông tin chung: tên hộ, thửa, diện tích, loại cây, mã số vùng trồng nếu có.
- Sơ đồ thửa, đánh số từng lô đất.
- Trang mua vật tư (giống, phân, thuốc).
- Trang sử dụng phân bón.
- Trang sử dụng thuốc bảo vệ thực vật có cột thời gian cách ly.
- Trang công việc chăm sóc.
- Trang thu hoạch và mã lô.
- Trang xuất bán.
- Trang tự kiểm tra và khắc phục.
Bộ biểu mẫu VietGAP do Bộ ban hành trước đây có tới 13 mẫu, nhiều mẫu chồng nhau và khó dùng với nông hộ (VnBusiness, 8/2022). Gộp lại thành 9 trang như trên dễ ghi hơn mà vẫn đủ nội dung Phụ lục C.
Checklist tự kiểm cuối tuần
- [ ] Mọi lần phun thuốc trong tuần đã có tên thuốc, liều, thời gian cách ly.
- [ ] Không thửa nào thu hoạch khi chưa hết thời gian cách ly.
- [ ] Vật tư dùng trong tuần khớp với vật tư đã mua.
- [ ] Mỗi lần thu đã có mã lô.
- [ ] Mỗi lô xuất đã ghi người mua và khối lượng.
- [ ] Người ghi đã ký hoặc ghi tên.
Sổ giấy, bảng tính hay nhật ký điện tử: chọn thế nào
Chọn theo số hộ phải quản lý và việc ai cần đọc sổ. Phân tích kỹ hơn theo từng quy mô có trong bài nên chọn nhật ký sản xuất nào.
Bảng: chi phí, độ chính xác, khả năng kiểm tra, phù hợp quy mô
| Tiêu chí | Sổ giấy | Bảng tính (Google Sheets) | Nhật ký điện tử (ứng dụng) |
|---|---|---|---|
| Chi phí | Tiền in sổ | Gần như không tốn | Phí phần mềm, điện thoại |
| Độ chính xác | Dễ ghi bù, chép sai | Có thể khóa ô, chọn từ danh sách | Ghi kèm giờ, ảnh, vị trí |
| Khả năng kiểm tra | Phải xem tận tay | Tổ trưởng xem từ xa | Xem từ xa, lọc theo thửa, lô |
| Hợp với | Hộ lẻ, người lớn tuổi | HTX vài chục hộ có người nhập liệu | HTX nhiều hộ, có người mua đòi dữ liệu |
Nên chọn nhật ký sản xuất nào
Hộ lẻ cứ dùng sổ giấy. HTX từ vài chục hộ nên giữ sổ giấy ở hộ và để tổ trưởng nhập lên bảng tính mỗi tuần. Chuyển lên ứng dụng khi người mua đòi dữ liệu theo lô hoặc khi tổ trưởng không kịp nhập.
Chi phí làm nhật ký sản xuất cho HTX
Tiền in sổ thường là khoản nhỏ nhất. Khoản lớn là công người ghi, công nhập liệu và đào tạo. Cách lập dự toán chi tiết có trong bài chi phí nhật ký sản xuất.
Các khoản: in sổ, thiết bị, phần mềm, công người ghi, đào tạo
| Khoản | Sổ giấy | Bảng tính | Ứng dụng | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| In sổ | Có | Có (ở hộ) | Không | Tính theo số hộ, số vụ |
| Thiết bị | Không | Máy tính cho người nhập | Điện thoại cho hộ hoặc tổ trưởng | Thường dùng máy sẵn có |
| Phần mềm | Không | Không | Phí thuê bao | Hỏi báo giá theo số hộ |
| Công ghi, nhập | Hộ tự ghi | Thêm công nhập hằng tuần | Hộ tự ghi trên máy | Khoản lớn nhất |
| Đào tạo | 1 buổi | 1-2 buổi | 2-3 buổi, kèm hỗ trợ đầu vụ | Người lớn tuổi cần kèm riêng |
Không có giá chung; HTX nên tự điền con số của mình vào bảng trước khi chọn.
Ví dụ: HTX chè tổ chức ghi nhật ký cho hộ thành viên
Tình huống giả định: một HTX chè ở Thái Nguyên có 40 hộ, mỗi hộ giữ một sổ giấy, chia 4 tổ.
| Việc | Ai làm | Tần suất |
|---|---|---|
| Ghi phân bón, phun thuốc, hái | Hộ thành viên | Ngay trong ngày làm |
| Thu sổ, chụp ảnh các trang mới | Tổ trưởng | Mỗi tuần |
| Nhập lên bảng tính chung | Cán bộ kỹ thuật HTX | Mỗi tuần |
| Gắn mã lô cho mỗi lứa chè búp tươi nhập xưởng | Thủ kho xưởng | Mỗi lần nhập |
| Tự kiểm tra toàn bộ hộ | Ban kiểm soát HTX | Tối đa 12 tháng một lần |
Chè hái theo lứa, mỗi lứa cách nhau vài tuần, nên điểm khó là ngày phun cuối phải cách ngày hái đủ thời gian cách ly. Tổ trưởng kiểm cột này trước khi cho hộ hái. TRAVINA của HTX Tâm Trà Việt có giấy chứng nhận VietGAP cho chè búp tươi; cách TRAVINA ghi nhật ký chưa được công bố nên ví dụ trên không phải số liệu của TRAVINA.
Lỗi thường gặp khi ghi nhật ký sản xuất
Ba lỗi làm sổ mất giá trị khi đánh giá hoặc truy xuất. Danh sách đầy đủ có trong bài lỗi thường gặp khi nhật ký sản xuất.
Ghi bù cuối vụ
Cả vụ không ghi, sát ngày đánh giá mới viết một lượt bằng cùng một cây bút. Cách sửa: tổ trưởng chụp trang mới mỗi tuần, ngày chụp là bằng chứng.
Thiếu thời gian cách ly thuốc
Ghi tên thuốc nhưng bỏ trống thời gian cách ly, trong khi đây là cột trả lời câu "lô này bán được chưa". Ghi theo nhãn thuốc.
Không khớp nhật ký với lô xuất bán
Sổ ghi thu 300 kg nhưng phiếu bán ghi 450 kg, hoặc lô bán không có mã. Khi đó không thể chứng minh hàng đến từ vườn đã đăng ký.
Zonetech hỗ trợ gì?
Zonetech làm truy xuất theo lô, hồ sơ vùng trồng, kênh bán và quy trình cho doanh nghiệp, HTX, trang trại nông sản. Xem giải pháp Nông sản của Zonetech hoặc gọi 0828.229.666, 0976.179.886 để nhận tư vấn cho doanh nghiệp nông sản.
Câu hỏi thường gặp về nhật ký sản xuất
Nhật ký sản xuất phải lưu trong bao lâu?
Theo VietGAP trồng trọt, tối thiểu 12 tháng tính từ ngày thu hoạch. Người mua hoặc tiêu chuẩn khác có thể đòi lâu hơn, nên đọc hợp đồng.
Ghi nhật ký bằng điện thoại có được chấp nhận khi đánh giá VietGAP không?
TCVN 11892-1:2017 yêu cầu lưu trữ và kiểm soát hồ sơ, không quy định phải là giấy. Hỏi tổ chức chứng nhận trước để biết họ cần xem dữ liệu theo dạng nào.
Hộ nông dân lớn tuổi không biết dùng điện thoại thì ghi thế nào?
Giữ sổ giấy ở hộ, tổ trưởng chụp hoặc nhập lại hằng tuần. In sẵn danh sách thuốc, phân để hộ chỉ đánh dấu và ghi ngày.
Nhật ký sản xuất chè khác rau ở điểm nào?
Chè thu hoạch nhiều lứa trên cùng một nương suốt năm, nên phải đối chiếu thời gian cách ly với từng lứa hái. Rau thường một vụ một lần thu, sổ theo vụ.
Ai trong HTX chịu trách nhiệm kiểm tra nhật ký?
Hộ tự ghi, tổ trưởng kiểm hằng tuần, ban kiểm soát hoặc người được HTX giao tự kiểm tra toàn bộ thành viên không quá 12 tháng một lần.
Có thể tải mẫu nhật ký sản xuất ở đâu?
Phụ lục C của TCVN 11892-1:2017 liệt kê nội dung cần ghi. HTX có thể tự dựng sổ theo 9 trang tối thiểu nêu trên.
Đọc tiếp: VietGAP và hữu cơ và thủ tục mã số vùng trồng.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.