Mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel 2026: chọn bộ sổ theo doanh thu

Mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel năm 2026 cần chọn theo doanh thu cả năm và cách bạn nộp thuế, không chọn theo ngành. Hộ từ 1 tỷ đồng trở xuống chỉ cần sổ doanh thu S1a-HKD. Hộ trên 1 tỷ chọn tính thuế theo tỷ lệ thì dùng S2a-HKD. Hộ chọn hoặc bắt buộc tính theo thu nhập thì dùng bộ S2b đến S2e. Bài này giúp bạn biết mình cần sổ nào, một file Excel tốt phải lập được gì và cách đọc số trong file. Mục tiêu là không phải ghi cùng một khoản ở nhiều sổ.

Tóm tắt nhanh

• Các mẫu sổ hộ kinh doanh ban hành kèm Thông tư 152/2025/TT-BTC, áp dụng từ 1/1/2026.
• Xếp nhóm theo doanh thu năm: đến 1 tỷ, trên 1 tỷ đến 3 tỷ, trên 3 tỷ.
• Mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel tốt chỉ bắt bạn ghi một nhật ký thu chi. Các sổ S1a, S2a đến S2e tự lập theo kỳ.
• Nên có thêm sheet tạm tính thuế GTGT, TNCN và lịch khai nộp, nhưng số liệu chỉ để tham khảo. Khai chính thức theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel: hộ của bạn cần sổ nào?

Doanh thu năm quyết định bạn cần mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel nào.

Mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel là file bảng tính lập sẵn các sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Hộ ghi chép trên file rồi in hoặc lưu bản điện tử. Bảng dưới tóm tắt theo cách ZoneTech đã phân tích trong bài mẫu sổ S2c-HKD và cách tính thuế hộ kinh doanh 2026. Hai bài đó ghi rõ căn cứ pháp lý.

Chưa chắc doanh thu cả năm rơi vào nhóm nào? Nhập số vào công cụ tính thuế hộ kinh doanh miễn phí để biết nhóm và số thuế ước tính. Bối cảnh chung về bỏ thuế khoán xem ở bài thuế hộ kinh doanh 2026.

Một mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel tốt phải làm được gì?

Có năm việc cần kiểm trước khi chọn mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel.

Ghi một lần, lên đủ sổ

Chủ hộ không nên chép một khoản tiền vào 3 sổ. Mẫu tốt có một sheet ghi sổ duy nhất, mỗi nghiệp vụ một dòng. Bạn chọn loại nghiệp vụ: doanh thu, chi phí, thu khác, rút tiền về quỹ… Kèm theo là ngành nghề nếu là doanh thu, khoản chi phí nếu là chi, và hình thức tiền mặt hay chuyển khoản. Các sổ S1a, S2a, S2c tự lập theo kỳ bạn chọn.

Nhật ký ghi sổ là sheet duy nhất bạn nhập tay trong mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel. Mọi sổ khác đọc số từ đây. Sửa một dòng ở nhật ký thì các sổ tự cập nhật theo.

Có sổ hàng hóa cho hộ tính theo thu nhập

Hộ tính thuế theo thu nhập cần theo dõi vật liệu, hàng hóa nhập xuất. Mẫu tốt có sheet nhập – xuất riêng, tự tính đơn giá xuất bình quân. Từ đó file lập sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (S2d-HKD).

Đơn giá xuất bình quân là giá trị hàng có trong kỳ chia cho số lượng hàng có trong kỳ, tính riêng từng mặt hàng. Giá này dùng để ghi giá trị hàng xuất bán trên sổ S2d-HKD.

Tạm tính thuế và nhắc hạn

Từ doanh thu đã ghi, mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel nên tạm tính thuế GTGT và TNCN theo quý. Với hộ từ 1 đến 3 tỷ, file nên so sánh cách tính theo tỷ lệ và theo thu nhập. Thêm lịch khai, nộp trong năm, ô ghi ngày đã nộp và số ngày còn lại. Số tạm tính chỉ để chuẩn bị tiền, không thay tờ khai.

Bảng kê tồn kho cuối năm

Mẫu nên lập sẵn bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị (mẫu 01/BK-HTK) từ danh mục hàng và số tồn. Bạn đỡ phải làm riêng lúc cuối năm. Hộ nào phải lập bảng kê tồn kho này được giải thích ở bài sổ sách theo Thông tư 88.

Đúng mẫu để in khi cần

Mỗi sổ cần có đầu sổ: tên hộ, địa chỉ, mã số thuế, địa điểm kinh doanh, kỳ. Sổ cũng cần số hiệu mẫu, chỗ ký và vùng in khổ A4 để in nộp hoặc lưu khi cơ quan thuế yêu cầu.

Bản Pro gồm những sổ nào, mỗi sổ theo dõi gì?

Bản Pro của mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel có đủ bộ sổ theo Thông tư 152.

Bảng dưới ghi nội dung từng sổ theo cách mô tả ở bài sổ sách kế toán của hộ kinh doanh cá thể. Hộ không cần dùng hết. Bạn chỉ in và lưu sổ đúng nhóm của mình.

Ngoài 7 sổ, bản Pro có bảng kê 01/BK-HTK, sheet tạm tính thuế và lịch nộp. Cả ba lấy số từ nhật ký và sheet hàng hóa, nên bạn không nhập lại.

Bản miễn phí và bản Pro khác nhau thế nào?

Hai bản mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel khác nhau ở số sổ và cách ghi.

Hộ đang dưới 1 tỷ nhưng tăng trưởng nhanh nên cân nhắc dùng bản Pro của mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel ngay từ đầu năm. Khi vượt ngưỡng giữa năm, số chi phí và hàng tồn đã có sẵn, không phải dựng lại.

5 bước bắt đầu ghi sổ

Làm theo thứ tự dưới đây khi mở mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel lần đầu.

1. Khai thông tin hộ: tên, người đại diện, địa chỉ, mã số thuế, năm, nhóm ngành và tỷ lệ áp dụng.
2. Chọn cách nộp thuế nếu thuộc nhóm trên 1 tỷ đến 3 tỷ. Đã chọn thì giữ theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
3. Ghi tồn đầu năm của hàng hóa, vật liệu theo số lượng và giá trị.
4. Ghi nghiệp vụ hằng ngày hoặc hằng tuần vào sheet ghi sổ, kèm số chứng từ.
5. Cuối kỳ: chọn kỳ, xem sổ và số thuế tạm tính, in sổ, đối chiếu với tờ khai.

Ở bước 4, mỗi dòng ghi vào mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel nên có chứng từ đi kèm: hóa đơn mua hàng, sao kê ngân hàng, báo cáo đối soát của sàn. Ghi số chứng từ vào cột riêng để khi cần giải trình thì tìm lại nhanh. Cách gom số từ các nguồn này có ở bài sổ doanh thu hộ kinh doanh.

Ví dụ đọc kết quả trên mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel

Số trong phần này là giả định, dùng để minh họa cách đọc mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel.

Một hộ phân phối hàng hóa nộp thuế theo tỷ lệ. Doanh thu quý I là 600 triệu đồng, quý II là 500 triệu, quý III là 450 triệu. Tỷ lệ áp dụng là 1% GTGT và 0,5% TNCN. Đây cũng là ví dụ đã dùng ở bài mẫu 01/CNKD, để bạn đối chiếu với tờ khai.

Cách đọc bảng như sau. Mức 1 tỷ đồng được trừ dần theo quý: quý I trừ hết 600 triệu, quý II trừ nốt 400 triệu. Từ quý III, toàn bộ doanh thu tính TNCN. Thuế GTGT quý III tạm tính là 1% của 450 triệu, tức 4.500.000 đồng. Cộng TNCN 2.250.000 đồng, hộ cần chuẩn bị 6.750.000 đồng cho quý này.

Sheet lịch nộp đọc theo cột số ngày còn lại. Hộ khai theo quý có hạn nộp là ngày cuối tháng đầu quý sau, như bài mẫu 01/CNKD đã nêu. Nộp xong, bạn ghi ngày đã nộp để biết kỳ nào đã xong.

Trên sổ S2a-HKD, doanh thu này nằm trong khối ngành phân phối, cuối sổ có dòng tổng thuế. Nếu hộ có thêm ngành dịch vụ, sổ chia thành hai khối với tỷ lệ riêng. Số trong sheet tạm tính phải khớp dòng tổng của sổ. Lệch nhau thường do một dòng nhật ký chọn sai ngành.

Hộ dưới 1 tỷ đọc mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel đơn giản hơn. Bạn chỉ nhìn cột doanh thu lũy kế trên sổ S1a-HKD. Khi lũy kế đến khoảng 800 triệu đồng, nên chuẩn bị chuyển sang S2a nếu có khả năng vượt 1 tỷ. Hộ từ 1 tỷ trở xuống thông báo doanh thu mỗi năm một lần theo mẫu 01/TKN-CNKD.

Căn cứ pháp lý và cách lưu sổ

Ba văn bản nên biết khi dùng bộ sổ.

• Thông tư 152/2025/TT-BTC ban hành các mẫu sổ hộ kinh doanh, hiệu lực từ 01/01/2026. Thông tư này thay Thông tư 88/2021/TT-BTC.
• Nghị định 141/2026/NĐ-CP là căn cứ mốc doanh thu 1 tỷ đồng, áp dụng từ 01/01/2026.
• Hộ thuê người lao động thì việc trả lương còn theo Bộ luật Lao động 2019.

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 152 cho lưu tài liệu kế toán trên giấy hoặc phương tiện điện tử. Vì vậy mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel dùng được để ghi và lưu sổ. Khoản 2 Điều 3 yêu cầu lưu tối thiểu 5 năm. Mỗi tháng nên xuất một bản PDF có chữ ký chủ hộ và sao lưu ra ổ khác.

Lỗi hay gặp khi tự ghi sổ hộ kinh doanh

Bốn lỗi dưới đây gặp nhiều nhất khi dùng mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel.

• Ghi chi tiêu gia đình vào chi phí. Chỉ chi phí phục vụ kinh doanh, có chứng từ, mới được tính.
• Coi tiền rút về quỹ hoặc nộp vào ngân hàng là doanh thu, chi phí. Đây chỉ là chuyển tiền, không làm thay đổi doanh thu.
• Quên doanh thu trên sàn khi xét ngưỡng 1 tỷ. Doanh thu sàn và ngoài sàn cộng chung.
• Ghi dồn cuối năm. Thiếu chứng từ, khó giải trình. Nên ghi ít nhất mỗi tuần.

Trên mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel, lỗi thứ hai dễ nhận ra. Tổng doanh thu tháng tăng vọt đúng ngày bạn nộp tiền mặt vào tài khoản. Khi thấy vậy, đổi loại dòng đó sang “chuyển tiền” để sổ tính lại.

Câu hỏi thường gặp

Hộ dưới 1 tỷ có cần mua bản Pro không?

Thường là không. Sổ doanh thu S1a-HKD trong bản miễn phí đã đủ. Bản Pro hợp khi doanh thu gần ngưỡng, hoặc bạn muốn theo dõi chi phí, tồn kho để tính lãi thật.

Mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel có thay được phần mềm kế toán không?

Với hộ kinh doanh ghi sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, file Excel đủ để lập sổ. File không nộp tờ khai, không xuất hóa đơn điện tử thay bạn.

Số thuế trong mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel có chính xác tuyệt đối không?

Là số tạm tính để chuẩn bị tiền. Các khoản giảm thuế, cách áp dụng cụ thể nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm dịch vụ kế toán.

Mở mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel bằng Google Sheets được không?

Nên dùng Excel 2016 trở lên. Khi chuyển sang Google Sheets, phần khóa ô công thức và vùng in sổ có thể bị mất.

Ghi sổ trên Excel có được cơ quan thuế chấp nhận không?

Có. Khoản 1 Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC cho lưu tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử hoặc bản giấy. Sổ cần đúng mẫu, có đầu sổ và chữ ký khi in.

Hộ vượt 1 tỷ đồng giữa năm thì dùng mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel thế nào?

Từ kỳ vượt ngưỡng, hộ mở sổ theo nhóm mới, ví dụ S2a-HKD nếu nộp theo tỷ lệ. Nhật ký vẫn ghi liên tục, chỉ đổi sổ in ra. Việc khai thuế và hóa đơn điện tử xem bài sổ sách kế toán của hộ kinh doanh cá thể.

Bảng kê tồn kho 01/BK-HTK lập từ đâu trong file?

Từ danh mục hàng và số tồn ở sheet hàng hóa của mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel. Bạn đếm hàng thực tế, sửa số tồn nếu lệch, rồi in bảng kê tồn kho. Hộ nào phải lập bảng kê tồn kho này xem bài sổ sách theo Thông tư 88 đã dẫn ở trên.

Sổ cũ theo Thông tư 88 còn dùng được không?

Không dùng cho năm 2026. Thông tư 88/2021/TT-BTC hết hiệu lực từ 01/01/2026. Sổ cũ chỉ để lưu và đọc lại.

Cần người làm cùng? Xem ZoneOps – vận hành bán hàng cùng bạn.