ZoneTechMẫu bảng chấm công và tính lương Excel 2026: chọn theo cách trả lương
Mẫu bảng chấm công tính lương Excel nên chọn theo cách bạn trả lương: lương tháng theo ngày công, lương giờ cho người bán thời gian, hay cả hai trong cùng một cửa hàng. Mẫu tốt cho chấm ký hiệu từng ngày, rồi tự ra công, tăng ca, bảo hiểm, thuế TNCN, bảng lương và phiếu lương mà không phải cộng tay. Nếu muốn tự dựng từ đầu, xem cách làm bảng chấm công trên Excel và cách làm bảng lương trên Excel.
Tóm tắt nhanh
- Hồ sơ nhân viên khai một lần: hình thức lương (tháng hoặc giờ), lương đóng BH, phụ cấp, người phụ thuộc, cách tính thuế.
- Mỗi tháng một sheet chấm công: chọn ký hiệu X, X/2, P, L, Ô, KL cho từng ngày, file tự đếm công hưởng lương.
- Có máy chấm công thì dán giờ vào, giờ ra; file tự tính đi muộn, tăng ca.
- Bảng lương, phiếu lương, phép năm và tổng hợp thuế cả năm lấy số từ sheet chấm công, không nhập lại.
- Chấm công cả tháng trong vài phút, dán thẳng giờ từ máy chấm công
- Ra bảng lương có bảo hiểm, thuế TNCN theo mức hiện hành
- In phiếu lương gửi riêng từng nhân viên
Mẫu nào hợp với cách trả lương của bạn?
| Tình huống | Nên dùng |
|---|---|
| Lương tháng, trả theo ngày công thực tế | Mẫu có công chuẩn theo lịch tháng, lương = lương chính ÷ công chuẩn × công hưởng lương |
| Có người làm bán thời gian, trả theo giờ | Mẫu cho chọn hình thức lương “Giờ” ở hồ sơ, lấy giờ làm từ máy chấm công hoặc nhập tay |
| Đã có máy chấm công vân tay, khuôn mặt | Mẫu có sheet dán dữ liệu giờ vào, giờ ra và tự tính tăng ca |
| Có nhân viên thời vụ, thử việc | Mẫu cho chọn cách tính thuế: lũy tiến, khấu trừ 10% hoặc không khấu trừ |
| Cần nối chi lương vào sổ quỹ | Thêm mẫu sổ quỹ và quản lý thu chi Excel |
6 phần một mẫu chấm công tính lương tốt phải có
1. Thông tin đơn vị và tham số
Một sheet ghi tên đơn vị, năm, vùng lương tối thiểu, lịch làm việc (nghỉ Chủ nhật hay nghỉ cả thứ Bảy), giờ vào ca, giờ nghỉ giữa ca. Các tham số theo luật như tỷ lệ bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh, biểu thuế, lương cơ sở nằm ở ô riêng, ghi căn cứ bên cạnh. Luật đổi thì sửa một chỗ. Danh sách ngày lễ của năm cũng nằm ở đây.
2. Hồ sơ nhân viên
Mỗi người một dòng: mã NV, bộ phận, loại hợp đồng, ngày hết hạn, hình thức lương, lương chính, lương đóng BH, phụ cấp, số người phụ thuộc, số tài khoản. Trong dữ liệu mẫu, Phạm Thu Lan là nhân viên bán thời gian, lương giờ 30.000đ, thuế khấu trừ 10%; Lê Văn Hùng là thủ kho, lương tháng, tính thuế lũy tiến. Cột Kiểm tra báo trùng mã, hợp đồng sắp hết hạn, lương đóng BH dưới mức tối thiểu vùng.
3. Bảng chấm công 12 tháng
Mỗi tháng một sheet, ngày và thứ trong tuần tự hiện theo năm đã khai. Bạn chọn ký hiệu từ danh sách: X đi làm cả ngày, X/2 nửa ngày, P phép năm, L lễ tết, CT công tác, Ô ốm, KL nghỉ không lương. Cuối dòng có công hưởng lương, ngày nghỉ phép, ngày không lương và cột “ký hiệu lạ” để bắt lỗi gõ sai. Thưởng, tạm ứng cũng ghi trên dòng này.
4. Giờ vào, giờ ra từ máy chấm công
Dán bốn cột Ngày, Mã NV, Giờ vào, Giờ ra. File tự xác định ngày thường, ngày nghỉ tuần hay ngày lễ, tính giờ làm, số phút đi muộn, về sớm và giờ tăng ca, rồi đưa sang sheet tháng. Ca qua đêm được cộng sang ngày hôm sau. Không có máy thì nhập giờ tăng ca tay ở sheet tháng.
5. Bảng lương và phiếu lương
Chọn tháng, bảng thanh toán lương tự lọc người có lương, đủ các cột từ lương theo công, tăng ca, bảo hiểm, thuế TNCN, tạm ứng đến thực lĩnh, có dòng tổng và phần ký. Phiếu lương in cho một người theo mã NV, số thực lĩnh viết bằng chữ, kèm số tài khoản nhận. Cần in cả công ty thì sheet in hàng loạt ra 10 phiếu mỗi lần, 2 phiếu một tờ A4.
6. Phép năm và tổng hợp năm
Sheet phép năm lấy số ngày P từ 12 tháng, cộng phép tồn năm trước, báo số ngày còn lại. Sheet tổng hợp năm cộng thu nhập chịu thuế, thuế đã khấu trừ của từng người và tính chênh lệch quyết toán để kế toán tham khảo.
Bản miễn phí và bản Pro
| Bản miễn phí | Bản Pro | |
|---|---|---|
| Các sheet | Đủ 22 sheet như bản Pro | 22 sheet, nối với nhau bằng công thức |
| Chấm công | Gõ ký hiệu được, nhưng công và lương trên sheet tháng là số mẫu cố định | Chọn ký hiệu, công hưởng lương và lương tự tính |
| Dữ liệu máy chấm công | Giờ làm, tăng ca là số mẫu, không tự tính | Tự tính giờ làm, đi muộn, tăng ca và đưa sang sheet tháng |
| Bảng lương, phiếu lương | Số minh họa, không đổi khi bạn nhập dữ liệu mới | Lập theo tháng và mã NV đã chọn, in hàng loạt |
| Phép năm, tổng hợp năm | Số minh họa | Cộng từ 12 sheet chấm công |
| Cảnh báo | Không có | Trùng mã, hợp đồng hết hạn, lương đóng BH dưới mức tối thiểu |
5 bước bắt đầu dùng
- Khai sheet tham số: tên đơn vị, năm, vùng lương tối thiểu, lịch làm việc, giờ vào ca. Rà danh sách ngày lễ của năm.
- Xóa dữ liệu mẫu: 5 nhân viên mẫu, giờ vào ra mẫu và ký hiệu mẫu ở tháng 10. Chỉ xóa nội dung ô, không xóa dòng.
- Nhập hồ sơ nhân viên theo thứ tự cố định, mỗi người một dòng.
- Chấm công hằng ngày trên sheet tháng, hoặc dán dữ liệu máy chấm công vào sheet giờ vào ra.
- Cuối tháng nhập thưởng, tạm ứng, chọn tháng ở bảng lương, kiểm tra rồi in phiếu lương.
Lỗi hay gặp
- Xóa dòng hoặc sắp xếp lại danh sách nhân viên. Dòng ở hồ sơ gắn với dòng cùng vị trí ở 12 sheet chấm công, đổi thứ tự là công của người này nhảy sang người khác. Người nghỉ việc chỉ đổi trạng thái.
- Gõ ký hiệu ngoài danh sách. “1/2” hay “XL” không được tính công.
- Quên cập nhật ngày lễ khi sang năm mới. Tiền tăng ca ngày lễ sẽ sai.
- Dùng tham số chưa hỏi kế toán. Đoàn phí, trần đóng BHTN, tiền ăn trưa, ngưỡng khấu trừ 10% được ghi “CẦN XÁC NHẬN” trong file. Hỏi kế toán trước tháng lương đầu.
Câu hỏi thường gặp
File có tính sẵn bảo hiểm và thuế TNCN theo quy định 2026 không?
Có. Tỷ lệ bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh, biểu thuế lũy tiến và lương cơ sở nằm ở sheet tham số, ghi căn cứ từng dòng. Cách tính từng khoản xem bài cách làm bảng lương trên Excel: lương, bảo hiểm, thuế TNCN 2026. Khi luật đổi, bạn sửa ô tham số.
Một file dùng được cho bao nhiêu nhân viên?
Tối đa 100 nhân viên, 3.000 dòng giờ vào ra mỗi năm, 15 ký hiệu chấm công và 20 ngày lễ. File chạy trên Excel 2016 trở lên hoặc Google Sheets, không dùng macro.
Có dùng chung với file KPI để tính thưởng được không?
Hai file tách riêng. Cuối tháng bạn lấy điểm, xếp loại từ mẫu KPI marketing Excel để quyết mức thưởng, rồi gõ số tiền vào cột Thưởng của sheet chấm công tháng đó.
Một file dùng cho mấy máy?
Dùng trong nội bộ doanh nghiệp, không giới hạn số máy. Nên để một người giữ bản chính.
Cùng nhóm: mẫu KPI marketing Excel · mẫu sổ quỹ tiền mặt và quản lý thu chi Excel.
Cập nhật lần cuối: 22/10/2026 · Biên soạn: Đội ngũ ZoneTech