ZoneTechMẫu bảng chấm công và tính lương Excel 2026: chọn theo cách trả lương
Mẫu bảng chấm công tính lương Excel nên chọn theo cách bạn trả lương: lương tháng theo ngày công, lương giờ cho người bán thời gian, hay cả hai trong cùng một cửa hàng. Mẫu tốt cho chấm ký hiệu từng ngày. Từ đó file tự ra công, tăng ca, bảo hiểm, thuế TNCN, bảng lương và phiếu lương mà không phải cộng tay. Nếu muốn tự dựng từ đầu, xem cách làm bảng chấm công trên Excel và cách làm bảng lương trên Excel.
Tóm tắt nhanh
- Trong mẫu bảng chấm công tính lương Excel, hồ sơ nhân viên khai một lần: hình thức lương (tháng hoặc giờ), lương đóng BH, phụ cấp, người phụ thuộc, cách tính thuế.
- Mỗi tháng một sheet chấm công: chọn ký hiệu X, X/2, P, L, Ô, KL cho từng ngày, file tự đếm công hưởng lương.
- Có máy chấm công thì dán giờ vào, giờ ra. File tự tính đi muộn, tăng ca.
- Bảng lương, phiếu lương, phép năm và tổng hợp thuế cả năm lấy số từ sheet chấm công, không nhập lại.
- Chấm công cả tháng trong vài phút, dán thẳng giờ từ máy chấm công
- Ra bảng lương có bảo hiểm, thuế TNCN theo mức hiện hành
- In phiếu lương gửi riêng từng nhân viên
Mục lục
Mẫu bảng chấm công tính lương Excel nào hợp với cách trả lương của bạn?
Cách trả lương quyết định bạn cần mẫu bảng chấm công tính lương Excel nào.
Mẫu bảng chấm công tính lương Excel là file bảng tính nối việc chấm công hằng ngày với bảng lương cuối tháng. Công và giờ đã chấm tự chạy sang lương, bạn không gõ lại. Bảng dưới giúp bạn chọn loại phù hợp.
| Tình huống | Nên dùng |
|---|---|
| Lương tháng, trả theo ngày công thực tế | Mẫu có công chuẩn theo lịch tháng, lương = lương chính ÷ công chuẩn × công hưởng lương |
| Có người làm bán thời gian, trả theo giờ | Mẫu cho chọn hình thức lương “Giờ” ở hồ sơ, lấy giờ làm từ máy chấm công hoặc nhập tay |
| Đã có máy chấm công vân tay, khuôn mặt | Mẫu có sheet dán dữ liệu giờ vào, giờ ra và tự tính tăng ca |
| Có nhân viên thời vụ, thử việc | Mẫu cho chọn cách tính thuế: lũy tiến, khấu trừ 10% hoặc không khấu trừ |
| Cần nối chi lương vào sổ quỹ | Thêm mẫu sổ quỹ và quản lý thu chi Excel |
Công chuẩn là số ngày làm việc theo lịch của tháng, sau khi trừ ngày nghỉ hằng tuần. Công hưởng lương là số ngày được tính lương, gồm ngày đi làm và ngày nghỉ vẫn được trả lương như phép năm, lễ tết.
6 phần một mẫu bảng chấm công tính lương Excel tốt phải có
Sáu phần của mẫu bảng chấm công tính lương Excel đi theo thứ tự từ tham số đến tổng hợp năm.
1. Thông tin đơn vị và tham số
Phần này nằm ở một sheet. Sheet ghi tên đơn vị, năm, vùng lương tối thiểu, lịch làm việc (nghỉ Chủ nhật hay nghỉ cả thứ Bảy), giờ vào ca, giờ nghỉ giữa ca. Các tham số theo luật nằm ở ô riêng, ghi căn cứ bên cạnh. Đó là tỷ lệ bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh, biểu thuế, lương cơ sở. Luật đổi thì sửa một chỗ. Danh sách ngày lễ của năm cũng nằm ở đây.
2. Hồ sơ nhân viên
Mỗi người nằm trên một dòng. Dòng gồm mã NV, bộ phận, loại hợp đồng, ngày hết hạn, hình thức lương, lương chính, lương đóng BH, phụ cấp, số người phụ thuộc, số tài khoản. Trong dữ liệu mẫu, Phạm Thu Lan là nhân viên bán thời gian, lương giờ 30.000đ, thuế khấu trừ 10%. Lê Văn Hùng là thủ kho, lương tháng, tính thuế lũy tiến. Cột Kiểm tra báo trùng mã, hợp đồng sắp hết hạn, lương đóng BH dưới mức tối thiểu vùng.
3. Bảng chấm công 12 tháng
Mỗi tháng một sheet, ngày và thứ trong tuần tự hiện theo năm đã khai. Bạn chọn ký hiệu từ danh sách có sẵn. X là đi làm cả ngày, X/2 nửa ngày, P phép năm, L lễ tết, CT công tác, Ô ốm, KL nghỉ không lương. Cuối dòng có công hưởng lương, ngày nghỉ phép, ngày không lương và cột “ký hiệu lạ” để bắt lỗi gõ sai. Thưởng, tạm ứng cũng ghi trên dòng này.
Ký hiệu chấm công là chữ viết tắt cho trạng thái làm việc của một ngày. Chọn từ danh sách thay vì gõ tay giúp mẫu bảng chấm công tính lương Excel đếm đúng, vì mỗi ký hiệu chấm công gắn với một cách tính công.
4. Giờ vào, giờ ra từ máy chấm công
Dán bốn cột Ngày, Mã NV, Giờ vào, Giờ ra. File tự xác định ngày thường, ngày nghỉ tuần hay ngày lễ. Sau đó file tính giờ làm, số phút đi muộn, về sớm và giờ tăng ca, rồi đưa sang sheet tháng. Ca qua đêm được cộng sang ngày hôm sau. Không có máy thì nhập giờ tăng ca tay ở sheet tháng.
5. Bảng lương và phiếu lương
Chọn tháng, bảng thanh toán lương tự lọc người có lương. Bảng có đủ các cột từ lương theo công, tăng ca, bảo hiểm, thuế TNCN, tạm ứng đến thực lĩnh, có dòng tổng và phần ký. Phiếu lương in cho một người theo mã NV, số thực lĩnh viết bằng chữ, kèm số tài khoản nhận. Cần in cả công ty thì sheet in hàng loạt ra 10 phiếu mỗi lần, 2 phiếu một tờ A4.
6. Phép năm và tổng hợp năm
Sheet phép năm lấy số ngày P từ 12 tháng, cộng phép tồn năm trước, báo số ngày còn lại. Sheet tổng hợp năm cộng thu nhập chịu thuế, thuế đã khấu trừ của từng người. Sheet này cũng tính chênh lệch quyết toán để kế toán tham khảo.
Bản miễn phí và bản Pro
Hai bản mẫu bảng chấm công tính lương Excel có cùng số sheet nhưng khác phần tự tính.
| Bản miễn phí | Bản Pro | |
|---|---|---|
| Các sheet | Đủ 22 sheet như bản Pro | 22 sheet, nối với nhau bằng công thức |
| Chấm công | Gõ ký hiệu được, nhưng công và lương trên sheet tháng là số mẫu cố định | Chọn ký hiệu, công hưởng lương và lương tự tính |
| Dữ liệu máy chấm công | Giờ làm, tăng ca là số mẫu, không tự tính | Tự tính giờ làm, đi muộn, tăng ca và đưa sang sheet tháng |
| Bảng lương, phiếu lương | Số minh họa, không đổi khi bạn nhập dữ liệu mới | Lập theo tháng và mã NV đã chọn, in hàng loạt |
| Phép năm, tổng hợp năm | Số minh họa | Cộng từ 12 sheet chấm công |
| Cảnh báo | Không có | Trùng mã, hợp đồng hết hạn, lương đóng BH dưới mức tối thiểu |
Nói gọn, bản miễn phí dùng để xem cấu trúc và cách bố trí 22 sheet. Muốn chấm công thật và ra phiếu lương thật mỗi tháng, bạn cần mẫu bảng chấm công tính lương Excel bản Pro.
5 bước bắt đầu dùng
Khi mở mẫu bảng chấm công tính lương Excel lần đầu, làm đúng thứ tự để công không nhảy dòng.
- Khai sheet tham số: tên đơn vị, năm, vùng lương tối thiểu, lịch làm việc, giờ vào ca. Rà danh sách ngày lễ của năm.
- Xóa dữ liệu mẫu: 5 nhân viên mẫu, giờ vào ra mẫu và ký hiệu mẫu ở tháng 10. Chỉ xóa nội dung ô, không xóa dòng.
- Nhập hồ sơ nhân viên theo thứ tự cố định, mỗi người một dòng.
- Chấm công hằng ngày trên sheet tháng, hoặc dán dữ liệu máy chấm công vào sheet giờ vào ra.
- Cuối tháng nhập thưởng, tạm ứng, chọn tháng ở bảng lương, kiểm tra rồi in phiếu lương.
Trước bước 5, nên cho nhân viên xem bảng công của mình trên mẫu bảng chấm công tính lương Excel. Sai một ký hiệu chấm công lúc này sửa rất nhanh. Phát hiện sau khi đã trả lương thì phải truy lĩnh hoặc trừ ở tháng sau.
Ví dụ đọc kết quả trên mẫu bảng chấm công tính lương Excel
Số trong phần này là giả định, dùng để minh họa cách đọc mẫu bảng chấm công tính lương Excel.
Tháng 10/2026 có 31 ngày, gồm 4 Chủ nhật và 5 thứ Bảy. Cửa hàng nghỉ cả thứ Bảy và Chủ nhật thì công chuẩn là 22. Cửa hàng chỉ nghỉ Chủ nhật thì công chuẩn là 27. Cách tính công chuẩn chi tiết có ở bài cách làm bảng chấm công đã dẫn ở đầu.
Giả sử một nhân viên lương tháng có lương chính 8.000.000đ, công chuẩn 22. Trong tháng có 20 ngày X, 1 ngày P và 1 ngày KL.
| Chỉ số | Cách tính | Kết quả |
|---|---|---|
| Công hưởng lương | 20 ngày X + 1 ngày P | 21 công |
| Ngày không lương | 1 ngày KL | 1 ngày |
| Lương theo công | 8.000.000 ÷ 22 × 21 | khoảng 7.636.364đ |
Đọc dòng này trên bảng lương của mẫu bảng chấm công tính lương Excel theo thứ tự từ trái sang phải. Lương theo công cộng tăng ca, phụ cấp, thưởng ra tổng thu nhập. Trừ bảo hiểm, thuế TNCN và tạm ứng ra thực lĩnh. Số thực lĩnh trên phiếu lương phải bằng số trên bảng lương của cùng người, cùng tháng.
Với người lương giờ như Phạm Thu Lan trong dữ liệu mẫu, lương bằng số giờ làm nhân 30.000đ. Nếu tháng đó Lan làm 80 giờ, lương theo giờ là 2.400.000đ, số giờ này là giả định. Thuế của Lan tính theo cách khấu trừ 10% đã chọn ở hồ sơ. Ngưỡng khấu trừ là tham số đang ghi “CẦN XÁC NHẬN”, nên hỏi kế toán trước khi chốt.
Giới hạn của file và cách ước lượng
Có bốn giới hạn cần biết trước khi dùng.
Mẫu bảng chấm công tính lương Excel chứa tối đa 100 nhân viên, 3.000 dòng giờ vào ra mỗi năm, 15 ký hiệu chấm công và 20 ngày lễ. Giới hạn đáng chú ý nhất là số dòng giờ vào ra. Mỗi dòng là một người trong một ngày. Chia 3.000 dòng cho 12 tháng được 250 dòng mỗi tháng.
Với 22 công mỗi tháng, 250 dòng đủ cho khoảng 11 người dùng máy chấm công. Với 27 công, con số này còn khoảng 9 người. Nhân viên chấm bằng ký hiệu trên sheet tháng không dùng dòng giờ vào ra, nên không tính vào giới hạn này. Cửa hàng đông người dùng máy chấm công nên cân nhắc phần mềm chấm công riêng.
Lưu ý pháp lý khi tính lương bằng Excel
mẫu bảng chấm công tính lương Excel để tham số luật ở một sheet cho dễ cập nhật.
Cách tính làm thêm giờ, nghỉ phép năm, ngày lễ dựa trên Bộ luật Lao động 2019. Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội dựa trên Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Con số cụ thể và căn cứ từng dòng có ở bài cách làm bảng lương trên Excel đã dẫn ở đầu.
Hồ sơ nhân viên trong mẫu bảng chấm công tính lương Excel có số tài khoản, số người phụ thuộc. Đây là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Nên đặt mật khẩu mở file, chỉ người làm lương được xem. Phiếu lương in ra thì giao riêng từng người.
Lỗi hay gặp khi dùng mẫu bảng chấm công tính lương Excel
Bốn lỗi dưới đây làm sai lương nhiều nhất.
- Xóa dòng hoặc sắp xếp lại danh sách nhân viên. Dòng ở hồ sơ gắn với dòng cùng vị trí ở 12 sheet chấm công. Đổi thứ tự là công của người này nhảy sang người khác. Người nghỉ việc chỉ đổi trạng thái.
- Gõ ký hiệu ngoài danh sách. “1/2” hay “XL” không được tính công.
- Quên cập nhật ngày lễ khi sang năm mới. Tiền tăng ca ngày lễ sẽ sai.
- Dùng tham số chưa hỏi kế toán. Đoàn phí, trần đóng BHTN, tiền ăn trưa, ngưỡng khấu trừ 10% được ghi “CẦN XÁC NHẬN” trong file. Hỏi kế toán trước tháng lương đầu.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu bảng chấm công tính lương Excel có tính sẵn bảo hiểm và thuế TNCN theo quy định 2026 không?
Có. Tỷ lệ bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh, biểu thuế lũy tiến và lương cơ sở nằm ở sheet tham số, ghi căn cứ từng dòng. Cách tính từng khoản xem bài cách làm bảng lương trên Excel: lương, bảo hiểm, thuế TNCN 2026. Khi luật đổi, bạn sửa ô tham số.
Một mẫu bảng chấm công tính lương Excel dùng được cho bao nhiêu nhân viên?
Tối đa 100 nhân viên, 3.000 dòng giờ vào ra mỗi năm, 15 ký hiệu chấm công và 20 ngày lễ. File chạy trên Excel 2016 trở lên hoặc Google Sheets, không dùng macro.
Có dùng chung với file KPI để tính thưởng được không?
Hai file tách riêng. Cuối tháng bạn lấy điểm, xếp loại từ mẫu KPI marketing Excel để quyết mức thưởng. Sau đó gõ số tiền vào cột Thưởng của sheet chấm công tháng đó.
Một file dùng cho mấy máy?
Dùng trong nội bộ doanh nghiệp, không giới hạn số máy. Nên để một người giữ bản chính.
Bản miễn phí của mẫu bảng chấm công tính lương Excel có tính lương thật được không?
Không. Bản miễn phí có đủ 22 sheet nhưng công, lương, phiếu lương là số minh họa, không đổi khi bạn nhập dữ liệu mới. Bản này dùng để xem cấu trúc trước khi chọn.
Nhân viên nghỉ việc giữa năm thì xử lý thế nào?
Không xóa dòng trong mẫu bảng chấm công tính lương Excel. Đổi trạng thái ở hồ sơ nhân viên, các tháng sau để trống ký hiệu. Như vậy công các tháng trước vẫn đúng người, và sheet tổng hợp năm vẫn cộng đủ thu nhập của người đó.
Phiếu lương có in riêng cho từng người được không?
Được. Trong mẫu bảng chấm công tính lương Excel, chọn mã NV để in phiếu lương một người, số thực lĩnh viết bằng chữ, kèm số tài khoản nhận. Cần in cả công ty thì dùng sheet in hàng loạt, 10 phiếu mỗi lần.
Bộ quy trình ZoneKit cho việc này
Một mẫu bảng chấm công tính lương Excel chỉ chạy đều khi việc chấm công, duyệt tăng ca và chốt lương có quy trình rõ. ZoneTech giúp doanh nghiệp nhỏ viết và áp dụng các quy trình nhân sự đó. Phạm vi công việc có ở trang giải pháp ZoneKit của ZoneTech. Quy trình mẫu liên quan có ở bài mẫu quy trình quản lý nhân sự.
Muốn biết thêm về đội ngũ, bạn xem trang giới thiệu ZoneTech. Cần trao đổi về file lương đang dùng, bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ.
Cùng nhóm: mẫu KPI marketing Excel · mẫu sổ quỹ tiền mặt và quản lý thu chi Excel · file Excel quản lý kho bán hàng.
Cập nhật lần cuối: 31/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận