Cách làm bảng lương trên Excel: công thức lương, bảo hiểm và thuế TNCN 2026

Cách làm bảng lương trên Excel là lấy công và giờ tăng ca từ bảng chấm công, tính tổng thu nhập, trừ bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân để ra thực lĩnh. Năm 2026 có nhiều tham số thay đổi: giảm trừ gia cảnh mới, biểu thuế 5 bậc, lương cơ sở tăng từ tháng 7 làm đổi mức trần bảo hiểm. Bài này đưa công thức cho từng cột và một ví dụ tính tay để bạn kiểm tra file của mình. Bài dành cho kế toán, nhân sự công ty nhỏ.

Tóm tắt nhanh

• Lương theo công = lương chính ÷ công chuẩn × công hưởng lương.
• Người lao động đóng 10,5% lương đóng bảo hiểm: 8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN, có mức trần.
• Trần BHXH, BHYT bằng 20 lần lương cơ sở: 46,8 triệu đến hết tháng 6/2026, 50,6 triệu từ tháng 7/2026.
• Giảm trừ gia cảnh 2026: 15,5 triệu cho bản thân, 6,2 triệu mỗi người phụ thuộc.
• Thuế tiền lương tính theo biểu 5 bậc từ 5% đến 35%; tiền làm thêm giờ đúng luật được miễn thuế.

Bảng lương Excel cần những cột nào?

Nhóm	Cột	Nguồn
Thông tin	Mã NV, họ tên, bộ phận, công, giờ tăng ca	Hồ sơ nhân viên, bảng chấm công
Thu nhập	Lương theo công, tăng ca, phụ cấp, thưởng	Công thức
Khấu trừ	BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tạm ứng	Công thức, nhập tay tạm ứng
Kết quả	Thực lĩnh, ký nhận	Tổng thu nhập trừ khấu trừ

Mức lương, lương đóng bảo hiểm, phụ cấp, số người phụ thuộc nằm ở sheet hồ sơ, bảng lương chỉ tra theo mã nhân viên bằng VLOOKUP. Tham số theo luật nằm ở một sheet riêng để khi luật đổi chỉ sửa một chỗ.

Công thức tính từng cột

Giả sử sheet tham số đặt tên các ô: LCS (lương cơ sở), LTTV (lương tối thiểu vùng), GT_BT (giảm trừ bản thân), GT_NPT (giảm trừ mỗi người phụ thuộc).

Tham số 2026	Giá trị	Nguồn
Lương cơ sở	2.340.000 đến 30/6; 2.530.000 từ 01/7/2026	Nghị định 161/2026/NĐ-CP
Lương tối thiểu vùng I	5.310.000 đồng/tháng	Nghị định 293/2025/NĐ-CP
Tỷ lệ người lao động đóng	BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%	LuatVietnam
Giảm trừ gia cảnh	15.500.000 bản thân; 6.200.000 mỗi người phụ thuộc	Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15

Mức trần: BHXH, BHYT tính trên lương tối đa 20 lần mức tham chiếu, đang bằng lương cơ sở; BHTN tính trên lương tối đa 20 lần lương tối thiểu vùng (Thư viện Pháp luật).

• Lương theo công: =ROUND(LuongChinh/CongChuan*Cong,0)
• Tăng ca: =ROUND(LuongChinh/CongChuan/8*(GioThuong*1.5+GioNghiTuan*2+GioLe*3),0). Bộ luật Lao động 2019 quy định làm thêm ngày thường ít nhất 150%, ngày nghỉ tuần 200%, ngày lễ 300% (LSVN).
• BHXH: =ROUND(MIN(LuongBH,20*LCS)*8%,0); BHYT thay 8% bằng 1,5%; BHTN: =ROUND(MIN(LuongBH,20*LTTV)*1%,0).
• Thu nhập tính thuế: =MAX(0,TongThuNhap-TangCa-TongBH-GT_BT-SoNPT*GT_NPT). Tiền làm thêm giờ theo quy định được miễn thuế toàn bộ từ kỳ tính thuế 2026 (Thư viện Pháp luật); phần vượt giới hạn giờ làm thêm vẫn tính thuế.
• Thuế TNCN theo biểu 5 bậc (đến 10 triệu 5%, trên 10 đến 30 triệu 10%, trên 30 đến 60 triệu 20%, trên 60 đến 100 triệu 30%, trên 100 triệu 35%, theo Luật Thuế TNCN 2025), viết gọn trong một ô:

=MAX(0,MAX(TNTT*{0.05,0.1,0.2,0.3,0.35}-{0,500000,3500000,9500000,14500000}))

Mỗi phần tử là thuế tính nhanh của một bậc; số lớn nhất chính là thuế lũy tiến từng phần. Kiểm tra: thu nhập tính thuế 30 triệu cho 2.500.000 đồng ở cả bậc 2 và bậc 3.

Đầu vào của bảng lương có thể lấy từ bản Free bộ nhân sự và chấm công, tải miễn phí, không cần để lại thông tin: danh sách nhân viên có cột lương chính và bảng chấm công một tháng. Bản Free chưa có bảng lương, bạn thêm một sheet và gõ các công thức trên.

Ví dụ giả định: tính lương tháng 10/2026

Ví dụ giả định, công ty nghỉ Chủ nhật, công chuẩn tháng 10/2026 là 27. Anh A lương chính 12 triệu, lương đóng bảo hiểm 10 triệu, đi 26 công, làm thêm 6 giờ ngày thường, phụ cấp 500 nghìn, 1 người phụ thuộc. Chị B lương 40 triệu, đóng bảo hiểm trên 40 triệu, đủ 27 công, phụ cấp 1 triệu, không có người phụ thuộc.

Khoản	Anh A	Chị B
Lương theo công	11.555.556	40.000.000
Tăng ca (55.556 × 6 × 150%)	500.000	0
Phụ cấp	500.000	1.000.000
Tổng thu nhập	12.555.556	41.000.000
Bảo hiểm 10,5%	1.050.000	4.200.000
Giảm trừ gia cảnh	21.700.000	15.500.000
Thu nhập tính thuế	0	21.300.000
Thuế TNCN	0	1.630.000
Thực lĩnh	11.505.556	35.170.000

Thuế của chị B: 10 triệu đầu × 5% = 500.000, 11,3 triệu tiếp theo × 10% = 1.130.000, cộng 1.630.000. Lương đóng bảo hiểm 40 triệu chưa chạm trần 50,6 triệu nên tính đủ 10,5%.

Lỗi hay gặp khi làm bảng lương Excel

• Dùng một mức trần bảo hiểm cả năm. Tháng 1 đến 6/2026 trần BHXH là 46,8 triệu, từ tháng 7 là 50,6 triệu; mỗi sheet tháng phải lấy lương cơ sở của đúng tháng đó.
• Tính thuế trên tổng thu nhập chưa trừ tiền tăng ca được miễn.
• Lương đóng bảo hiểm thấp hơn lương tối thiểu vùng. Thêm cột kiểm tra so với LTTV của vùng doanh nghiệp.
• Lao động thời vụ: khấu trừ 10% áp dụng khi mỗi lần chi trả đạt ngưỡng 5 triệu đồng theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP (EY Việt Nam), không phải mọi khoản chi.
• Làm tròn từng ô khác nhau, tổng bảng lệch vài đồng so với phiếu lương.

Checklist trước khi chi lương

• [ ] Bảng công tháng đã được nhân viên xác nhận và khóa.
• [ ] Tham số lương cơ sở, lương tối thiểu vùng đúng tháng tính lương.
• [ ] Số người phụ thuộc khớp hồ sơ đăng ký giảm trừ.
• [ ] Cột kiểm tra không báo lương đóng bảo hiểm dưới mức tối thiểu.
• [ ] Tổng thực lĩnh khớp tổng tiền lệnh chuyển khoản.
• [ ] Bảng lương có chữ ký người lập, kế toán trưởng, giám đốc; phiếu lương gửi từng người.

Ai lập, ai duyệt, ai chuyển tiền nên được viết thành quy trình thanh toán lương. Số công đầu vào lấy từ bài cách làm bảng chấm công trên Excel.

Tải file mẫu bản Free

File mẫu bản Free bộ nhân sự, chấm công và tiền lương gồm sheet NHAN_VIEN (mã, họ tên, bộ phận, loại hợp đồng, hình thức lương tháng hoặc giờ, lương chính) và CHAM_CONG một tháng với bốn cột công bạn đếm tay. Đây là hai đầu vào của bảng lương; bản Free chưa có bảng lương, phiếu lương hay ô tham số thuế, bảo hiểm. Thêm cột lương đóng bảo hiểm, số người phụ thuộc vào NHAN_VIEN, thêm một sheet bảng lương, lấy lương chính từ NHAN_VIEN, công từ cột AJ của CHAM_CONG, gõ các công thức ở phần trên rồi kiểm lại bằng ví dụ anh A, chị B. File không dùng macro, mở được bằng Google Sheets.

Zonetech hỗ trợ gì?

Zonetech có ZoneKit, bộ 90 quy trình mẫu (SOP) cho 15 phòng ban, kèm bài chấm điểm vận hành 8 câu miễn phí. Bạn tự làm theo từng phòng ban hoặc làm cùng Zonetech trong 30 ngày. Gọi 0828.229.666 để nhận tư vấn.

Câu hỏi thường gặp

Lương theo công nên chia cho 26 hay công chuẩn theo lịch?

Tùy quy chế lương của công ty, miễn ghi rõ và áp dụng thống nhất. Chia theo lịch thì lương một ngày công thay đổi theo tháng.

Nhân viên có lương dưới 15,5 triệu có phải nộp thuế không?

Người không có người phụ thuộc, thu nhập chịu thuế sau khi trừ bảo hiểm không quá 15,5 triệu thì thu nhập tính thuế bằng 0, chưa phải nộp thuế tháng đó.

Phiếu lương có bắt buộc không?

Doanh nghiệp nên gửi phiếu lương để người lao động đối chiếu các khoản cộng, trừ. Bảng thanh toán lương có đủ chữ ký là căn cứ để chi lương.

Bảng lương Excel có tự quyết toán thuế cuối năm được không?

Bảng lương tự dựng chỉ cho số tham khảo. Kế toán vẫn phải kiểm tra điều kiện ủy quyền quyết toán và đối chiếu với tờ khai trước khi nộp.

---

Đọc tiếp: các bài trong chuyên mục quản trị nhân lực.

Cập nhật lần cuối: 14/10/2026.