ZoneTechMẫu sổ quỹ tiền mặt và quản lý thu chi Excel: chọn mẫu nào cho cửa hàng
Mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel cho cửa hàng nên chọn loại có một nhật ký thu chi chung cho mọi quỹ, rồi tự lên sổ quỹ, phiếu thu chi và báo cáo theo khoản mục. Ghi riêng từng sổ cho tiền mặt và ngân hàng dễ sót. Cuối tháng số tồn không khớp với két và tài khoản. Bài này giúp bạn biết một mẫu tốt cần những gì, cách ghi và đọc sổ, hợp với cửa hàng nào và khác gì sổ kế toán thuế. Nếu muốn tự dựng, xem cách lập sổ quỹ tiền mặt Excel và quản lý thu chi bằng Excel.
Tóm tắt nhanh
- Ghi một nơi: mỗi khoản thu, chi một dòng, chọn quỹ (tiền mặt, ngân hàng) và khoản mục.
- Sổ quỹ từng quỹ, từng tháng và tồn quỹ do công thức lập, không cộng tay.
- Chuyển tiền giữa các quỹ (rút ngân hàng về két, nộp tiền vào tài khoản) phải ghi riêng để không bị tính là thu, chi.
- Sổ quỹ phục vụ quản lý dòng tiền. Sổ để khai thuế hộ kinh doanh là bộ khác.
Mục lục
Mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel nào hợp với cửa hàng của bạn?
Chọn mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel theo số quỹ và việc bạn cần in.
Mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel là file bảng tính ghi mọi khoản tiền vào, ra của cửa hàng. Từ đó file tự lập sổ quỹ, phiếu thu chi và báo cáo. Bảng dưới giúp bạn chọn loại phù hợp.
| Tình huống | Nên dùng |
|---|---|
| Chỉ có két tiền mặt, ít khoản chi | Sổ quỹ tiền mặt một sheet, tính tồn từng dòng |
| Có cả tiền mặt và tài khoản ngân hàng | Nhật ký thu chi nhiều quỹ, sổ quỹ chọn theo quỹ |
| Cần in phiếu thu, phiếu chi có chữ ký | Mẫu có phiếu 01-TT, 02-TT tự điền từ nhật ký |
| Muốn biết tiền đi đâu mỗi tháng | Mẫu có danh mục khoản mục và báo cáo năm |
| Hộ kinh doanh cần sổ để khai thuế | Thêm mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh |
Cửa hàng mới mở, chủ tự thu tự chi, thường chỉ cần dòng đầu tiên. Khi đã nhận chuyển khoản của khách và trả nhà cung cấp qua ngân hàng, bạn cần mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel có nhiều quỹ. Lúc đó tiền nằm ở hai nơi, ghi một sổ sẽ không đủ.
5 phần một mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel tốt phải có
Năm phần của mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel nối với nhau qua nhật ký.
1. Danh mục quỹ và khoản mục
Khai một lần tên các quỹ (két tiền mặt, tài khoản ngân hàng) và các khoản mục thu, chi. Ví dụ: bán hàng, thu nợ khách, nhập hàng, lương, mặt bằng, điện nước, quảng cáo. Có danh mục thì báo cáo mới gom đúng, không bị mỗi người ghi một kiểu.
2. Nhật ký thu chi chung
Mỗi khoản một dòng: ngày, thu hay chi, quỹ, số phiếu, người nộp hoặc nhận, diễn giải, khoản mục, số tiền. Mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel tự đánh số phiếu theo tháng (PT, PC) và báo các dòng thiếu thông tin. Rút tiền ngân hàng về két ghi là chuyển giữa quỹ, không làm tăng thu.
Nhật ký thu chi là sheet ghi mọi khoản tiền theo thứ tự thời gian, không phân biệt quỹ. Đây là nơi duy nhất bạn nhập tay. Chuyển tiền giữa quỹ là việc tiền đi từ quỹ này sang quỹ khác của cùng cửa hàng, như rút tiền ngân hàng nhập két. Tổng tiền không đổi, chỉ đổi chỗ nằm.
3. Sổ quỹ tự lập theo quỹ và tháng
Chọn quỹ và tháng, file hiện sổ quỹ. Sổ có tồn đầu kỳ, từng dòng thu chi, tồn sau mỗi dòng và tồn cuối kỳ, có chỗ ký người ghi sổ, kế toán trưởng, giám đốc. Đây là sổ để đối chiếu với két cuối ngày.
Tồn quỹ là số tiền còn lại trong quỹ tại một thời điểm. Tồn quỹ cuối ngày trên sổ phải bằng số tiền đếm được trong két.
4. Phiếu thu, phiếu chi in được
Gõ số phiếu, mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel tự điền phiếu theo mẫu 01-TT, 02-TT (Thông tư 133/2016/TT-BTC). File tự viết số tiền bằng chữ. Mẫu tốt in được từng phiếu hoặc cả loạt phiếu trong tháng.
5. Báo cáo thu chi năm
Báo cáo có tổng thu, tổng chi, tồn mọi quỹ hiện tại, và bảng khoản mục theo 12 tháng. Nhìn bảng này bạn biết tháng nào chi quảng cáo tăng, khoản nào ăn mòn tiền mặt.
Bản miễn phí và bản Pro
Hai bản mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel khác nhau ở số quỹ và phần tự động.
| Bản miễn phí | Bản Pro | |
|---|---|---|
| Quỹ | Một sổ quỹ tiền mặt | Nhiều quỹ: tiền mặt, ngân hàng |
| Cách ghi | Ghi thẳng vào sổ, tính tay | Ghi nhật ký chung, sổ tự lập |
| Phiếu thu, phiếu chi | Mẫu trống để điền tay | Tự điền theo số phiếu, in từng phiếu hoặc cả loạt |
| Báo cáo | Không có | Báo cáo năm theo khoản mục, tồn mọi quỹ |
| Kiểm tra lỗi | Không có | Đếm dòng thiếu thông tin, sai khoản mục |
Cửa hàng chỉ có két tiền mặt dùng bản miễn phí là đủ. Bản Pro hợp khi bạn có tài khoản ngân hàng, cần in phiếu cho người nhận ký, hoặc muốn xem chi phí theo khoản mục cả năm.
5 bước bắt đầu dùng
Làm theo thứ tự dưới đây khi mở mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel lần đầu.
- Khai thông tin đơn vị (in lên phiếu và sổ) và năm của sổ.
- Khai danh mục quỹ, khoản mục thu, khoản mục chi theo cách cửa hàng đang chi tiêu.
- Ghi số tồn đầu của từng quỹ: đếm két, xem số dư tài khoản.
- Ghi thu chi mỗi ngày vào nhật ký, in phiếu khi cần ký.
- Cuối ngày đếm két đối chiếu sổ quỹ tiền mặt. Cuối tháng xem báo cáo khoản mục.
Ở bước 2, đừng tạo quá nhiều khoản mục. Ít khoản mục thì báo cáo dễ đọc. Khoản nào mỗi tháng rất nhỏ thì gộp vào “chi khác”.
Ví dụ ghi một tuần trên mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel
Số trong ví dụ là giả định, dùng để minh họa cách ghi vào mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel.
Một cửa hàng đầu tuần có 5.000.000đ tiền mặt trong két và 20.000.000đ trong tài khoản. Trong tuần có sáu khoản như bảng dưới.
| Ngày | Nội dung | Quỹ | Loại | Số tiền |
|---|---|---|---|---|
| Thứ Hai | Bán hàng thu tiền mặt | Tiền mặt | Thu | 3.200.000 |
| Thứ Hai | Trả tiền nhập hàng | Ngân hàng | Chi | 8.000.000 |
| Thứ Ba | Rút tiền về két | Ngân hàng sang tiền mặt | Chuyển quỹ | 4.000.000 |
| Thứ Tư | Tạm ứng lương | Tiền mặt | Chi | 2.500.000 |
| Thứ Năm | Khách trả nợ | Ngân hàng | Thu | 6.000.000 |
| Thứ Sáu | Trả tiền điện nước | Tiền mặt | Chi | 1.100.000 |
Sổ quỹ tiền mặt cuối tuần tính như sau. Lấy 5.000.000 cộng 3.200.000 và 4.000.000, trừ 2.500.000 và 1.100.000. Tồn quỹ tiền mặt là 8.600.000đ. Đây là số bạn phải đếm được trong két.
Sổ quỹ ngân hàng lấy 20.000.000 trừ 8.000.000 và 4.000.000, cộng 6.000.000. Số dư còn 14.000.000đ, phải khớp sao kê.
Báo cáo tuần ghi tổng thu 9.200.000đ và tổng chi 11.600.000đ. Khoản rút 4.000.000đ không nằm trong hai số này. Tổng tiền hai quỹ là 22.600.000đ, đúng bằng 25.000.000 cộng thu, trừ chi. Nếu ghi khoản rút tiền thành một khoản thu, tổng thu sẽ đội lên 13.200.000đ dù cửa hàng không có thêm đồng nào.
Trên file, dòng rút tiền chọn loại chuyển tiền giữa quỹ. Sổ quỹ ngân hàng ghi giảm, sổ quỹ tiền mặt ghi tăng cùng số tiền. Báo cáo thu chi giữ nguyên, vì tổng tiền của cửa hàng không đổi.
Cách đọc báo cáo trong mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel
Đọc báo cáo theo ba câu hỏi.
Thứ nhất, tiền có đủ không? Nhìn dòng tồn mọi quỹ. Nếu tồn thấp hơn số phải trả trong hai tuần tới, như lương và tiền hàng, cần chuẩn bị trước. Thứ hai, tiền đi đâu? Nhìn bảng khoản mục theo tháng, khoản nào tăng đều ba tháng liền là khoản cần xem lại. Thứ ba, thu có bù chi không? So tổng thu và tổng chi từng tháng, không tính chuyển tiền giữa quỹ.
Báo cáo trong mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel chỉ cho biết dòng tiền, không cho biết lãi. Tháng nhập nhiều hàng có thể chi lớn hơn thu, dù hàng vẫn nằm trong kho. Muốn biết lãi gộp theo mặt hàng, dùng thêm file Excel quản lý kho bán hàng.
Lịch dùng file theo ngày, tuần, tháng
Thói quen đều quan trọng hơn công thức.
Một mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel chỉ đúng khi được ghi đều. Lịch dưới đây là gợi ý, bạn chỉnh theo nhịp của cửa hàng.
| Khi nào | Việc cần làm | Xem ở đâu |
|---|---|---|
| Cuối ngày | Ghi hết khoản thu chi trong ngày, đếm két | Nhật ký thu chi, sổ quỹ tiền mặt |
| Cuối tuần | Rà dòng thiếu thông tin, đối chiếu số dư với sao kê | Cột kiểm tra lỗi, sổ quỹ ngân hàng |
| Cuối tháng | In sổ quỹ để ký, kiểm kê quỹ, xem khoản mục | Sổ quỹ từng quỹ, báo cáo năm |
Việc cuối tuần hay bị bỏ nhất. Sao kê ngân hàng thường có những khoản bạn không tự tay làm, như phí dịch vụ hay tiền khách chuyển nhầm. Ghi bổ sung các khoản này vào mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel ngay trong tuần để số dư không lệch dồn sang tháng sau.
Cuối tháng, tồn cuối kỳ của từng quỹ sẽ là tồn đầu kỳ của tháng tiếp theo. Vì vậy chỉ chốt tháng sau khi két và sao kê đã khớp. Nếu còn lệch, ghi dòng thừa hoặc thiếu quỹ trước khi sang tháng mới.
Sổ quỹ khác sổ kế toán thuế thế nào?
Mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel là sổ quản trị dòng tiền.
Hộ kinh doanh ghi sổ để khai thuế theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, áp dụng từ 01/01/2026. Hộ tính thuế trên thu nhập có sổ chi tiết tiền S2e-HKD. Số liệu trong mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel là nguồn để lập sổ đó, nhưng không thay sổ đó.
Doanh nghiệp dùng phiếu 01-TT, 02-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. Đơn vị nên hỏi kế toán của mình để chọn đúng mẫu.
Về tài khoản, từ 01/3/2026 tài khoản dùng cho kinh doanh của hộ phải đứng tên hộ, theo Thông tư 25/2025/TT-NHNN. Khi khai quỹ ngân hàng trong mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel, nên dùng đúng tài khoản này để sổ khớp sao kê.
Lỗi hay gặp khi dùng mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel
Bốn lỗi dưới đây làm mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel lệch với két.
- Ghi chuyển tiền giữa két và ngân hàng thành một khoản thu. Tổng thu bị đội lên, báo cáo sai.
- Không ghi tồn đầu. Sổ quỹ chạy đúng từng dòng nhưng số tồn không khớp két.
- Mỗi người một khoản mục. “Tiền điện”, “điện tháng 9”, “EVN” thành ba khoản. Hãy chọn từ danh mục.
- Đếm két vài ngày một lần. Lệch tiền càng để lâu càng khó tìm nguyên nhân.
Khi đếm két thấy lệch, đừng sửa số tồn trên sổ. Hãy rà nhật ký thu chi trong ngày, tìm khoản quên ghi hoặc ghi nhầm quỹ. Vẫn lệch thì ghi một dòng thừa hoặc thiếu quỹ kèm diễn giải, để cuối tháng còn biết lệch bao nhiêu lần.
Câu hỏi thường gặp
Sổ quỹ tiền mặt có thay được sổ kế toán để khai thuế không?
Không. Sổ quỹ là sổ quản lý dòng tiền. Hộ kinh doanh khai thuế cần sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, xem mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel.
Cửa hàng bán hàng bằng file Excel có cần thêm file thu chi không?
File bán hàng ghi doanh thu và công nợ. File thu chi ghi mọi dòng tiền, kể cả lương, mặt bằng, chi vặt. Hai file bổ sung cho nhau. Cửa hàng chưa có file bán hàng xem file Excel quản lý kho bán hàng.
Phiếu thu, phiếu chi theo mẫu nào?
Mẫu 01-TT và 02-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đang được nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng. Đơn vị áp dụng chế độ kế toán khác nên đối chiếu với kế toán của mình.
Một mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel dùng cho mấy máy?
Dùng trong nội bộ doanh nghiệp, không giới hạn số máy. Nên giao một người giữ bản chính.
Có nhiều tài khoản ngân hàng thì ghi thế nào?
Khai mỗi tài khoản là một quỹ trong danh mục. Mẫu quản lý thu chi sổ quỹ Excel bản Pro lập sổ riêng cho từng quỹ khi bạn chọn tên quỹ.
Bao lâu nên đếm két và kiểm kê quỹ một lần?
Đếm két mỗi cuối ngày. Kiểm kê quỹ có biên bản nên làm ít nhất vào cuối tháng, khi đổi người giữ quỹ và khi thấy lệch không rõ lý do. Cách lập biên bản có ở bài sổ quỹ tiền mặt Excel.
Khách chuyển khoản tiền hàng thì ghi vào quỹ nào?
Ghi vào quỹ ngân hàng nhận tiền, khoản mục bán hàng nếu khách trả ngay hoặc thu nợ nếu khách trả nợ cũ. Đừng ghi vào quỹ tiền mặt, vì két không có thêm tiền.
Lương nhân viên ghi vào đâu?
Ghi một dòng chi khoản mục lương trong nhật ký thu chi, chọn quỹ đã dùng để trả. Bảng tính lương chi tiết làm ở mẫu bảng chấm công tính lương Excel.
Cần người làm cùng? Xem ZoneOps – vận hành bán hàng cùng bạn.