ZoneTechMẫu sổ quỹ tiền mặt và quản lý thu chi Excel: chọn mẫu nào cho cửa hàng
Mẫu quản lý thu chi và sổ quỹ tiền mặt Excel cho cửa hàng nên chọn loại có một nhật ký thu chi chung cho mọi quỹ, rồi tự lên sổ quỹ, phiếu thu chi và báo cáo theo khoản mục. Ghi riêng từng sổ cho tiền mặt và ngân hàng dễ sót, cuối tháng số tồn không khớp với két và tài khoản. Bài này giúp bạn biết một mẫu tốt cần những gì, hợp với cửa hàng nào, và khác gì sổ kế toán thuế. Nếu muốn tự dựng, xem cách lập sổ quỹ tiền mặt Excel và quản lý thu chi bằng Excel.
Tóm tắt nhanh
- Ghi một nơi: mỗi khoản thu, chi một dòng, chọn quỹ (tiền mặt, ngân hàng) và khoản mục.
- Sổ quỹ từng quỹ, từng tháng và tồn quỹ do công thức lập, không cộng tay.
- Chuyển tiền giữa các quỹ (rút ngân hàng về két, nộp tiền vào tài khoản) phải ghi riêng để không bị tính là thu, chi.
- Sổ quỹ phục vụ quản lý dòng tiền. Sổ để khai thuế hộ kinh doanh là bộ khác.
- Biết tồn quỹ tiền mặt, ngân hàng bất cứ lúc nào
- In phiếu thu, phiếu chi đúng mẫu, tự ghi số tiền bằng chữ
- Thấy tháng này tiền chi nhiều nhất cho khoản nào
Mẫu nào hợp với cửa hàng của bạn?
| Tình huống | Nên dùng |
|---|---|
| Chỉ có két tiền mặt, ít khoản chi | Sổ quỹ tiền mặt một sheet, tính tồn từng dòng |
| Có cả tiền mặt và tài khoản ngân hàng | Nhật ký thu chi nhiều quỹ, sổ quỹ chọn theo quỹ |
| Cần in phiếu thu, phiếu chi có chữ ký | Mẫu có phiếu 01-TT, 02-TT tự điền từ nhật ký |
| Muốn biết tiền đi đâu mỗi tháng | Mẫu có danh mục khoản mục và báo cáo năm |
| Hộ kinh doanh cần sổ để khai thuế | Thêm mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh |
5 phần một mẫu thu chi, sổ quỹ tốt phải có
1. Danh mục quỹ và khoản mục
Khai một lần tên các quỹ (két tiền mặt, tài khoản ngân hàng) và các khoản mục thu, chi: bán hàng, thu nợ khách, nhập hàng, lương, mặt bằng, điện nước, quảng cáo. Có danh mục thì báo cáo mới gom đúng, không bị mỗi người ghi một kiểu.
2. Nhật ký thu chi chung
Mỗi khoản một dòng: ngày, thu hay chi, quỹ, số phiếu, người nộp hoặc nhận, diễn giải, khoản mục, số tiền. File tự đánh số phiếu theo tháng (PT, PC) và báo các dòng thiếu thông tin. Rút tiền ngân hàng về két ghi là chuyển giữa quỹ, không làm tăng thu.
3. Sổ quỹ tự lập theo quỹ và tháng
Chọn quỹ và tháng, file hiện sổ quỹ với tồn đầu kỳ, từng dòng thu chi, tồn sau mỗi dòng và tồn cuối kỳ, có chỗ ký người ghi sổ, kế toán trưởng, giám đốc. Đây là sổ để đối chiếu với két cuối ngày.
4. Phiếu thu, phiếu chi in được
Gõ số phiếu, file tự điền phiếu theo mẫu 01-TT, 02-TT (Thông tư 133/2016/TT-BTC), tự viết số tiền bằng chữ. Mẫu tốt in được từng phiếu hoặc cả loạt phiếu trong tháng.
5. Báo cáo thu chi năm
Tổng thu, tổng chi, tồn mọi quỹ hiện tại, và bảng khoản mục theo 12 tháng. Nhìn bảng này bạn biết tháng nào chi quảng cáo tăng, khoản nào ăn mòn tiền mặt.
Bản miễn phí và bản Pro
| Bản miễn phí | Bản Pro | |
|---|---|---|
| Quỹ | Một sổ quỹ tiền mặt | Nhiều quỹ: tiền mặt, ngân hàng |
| Cách ghi | Ghi thẳng vào sổ, tính tay | Ghi nhật ký chung, sổ tự lập |
| Phiếu thu, phiếu chi | Mẫu trống để điền tay | Tự điền theo số phiếu, in từng phiếu hoặc cả loạt |
| Báo cáo | Không có | Báo cáo năm theo khoản mục, tồn mọi quỹ |
| Kiểm tra lỗi | Không có | Đếm dòng thiếu thông tin, sai khoản mục |
5 bước bắt đầu dùng
- Khai thông tin đơn vị (in lên phiếu và sổ) và năm của sổ.
- Khai danh mục quỹ, khoản mục thu, khoản mục chi theo cách cửa hàng đang chi tiêu.
- Ghi số tồn đầu của từng quỹ: đếm két, xem số dư tài khoản.
- Ghi thu chi mỗi ngày vào nhật ký, in phiếu khi cần ký.
- Cuối ngày đếm két đối chiếu sổ quỹ tiền mặt; cuối tháng xem báo cáo khoản mục.
Lỗi hay gặp
- Ghi chuyển tiền giữa két và ngân hàng thành một khoản thu. Tổng thu bị đội lên, báo cáo sai.
- Không ghi tồn đầu. Sổ quỹ chạy đúng từng dòng nhưng số tồn không khớp két.
- Mỗi người một khoản mục. “Tiền điện”, “điện tháng 9”, “EVN” thành ba khoản. Hãy chọn từ danh mục.
- Đếm két vài ngày một lần. Lệch tiền càng để lâu càng khó tìm nguyên nhân.
Câu hỏi thường gặp
Sổ quỹ tiền mặt có thay được sổ kế toán để khai thuế không?
Không. Sổ quỹ là sổ quản lý dòng tiền. Hộ kinh doanh khai thuế cần sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, xem mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel.
Cửa hàng bán hàng bằng file Excel có cần thêm file thu chi không?
File bán hàng ghi doanh thu và công nợ; file thu chi ghi mọi dòng tiền, kể cả lương, mặt bằng, chi vặt. Hai file bổ sung cho nhau. Cửa hàng chưa có file bán hàng xem file Excel quản lý kho bán hàng.
Phiếu thu, phiếu chi theo mẫu nào?
Mẫu 01-TT và 02-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đang được nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng. Đơn vị áp dụng chế độ kế toán khác nên đối chiếu với kế toán của mình.
Một file dùng cho mấy máy?
Dùng trong nội bộ doanh nghiệp, không giới hạn số máy. Nên giao một người giữ bản chính.
Cùng nhóm: file Excel quản lý kho bán hàng · mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh Excel 2026.
Cập nhật lần cuối: 22/10/2026 · Biên soạn: Đội ngũ ZoneTech