ZoneTechMã vạch trên sản phẩm: GS1, GTIN, GLN và cách đăng ký cho cơ sở nhỏ
Mã vạch trên sản phẩm là dãy số định danh từng mặt hàng (thường 13 số, đầu 893 nếu cấp tại Việt Nam) in thành vạch để máy quét đọc. Muốn vào siêu thị, chuỗi cửa hàng hay xuất khẩu, cơ sở phải dùng mã do hệ thống GS1 cấp. Bài viết dành cho hộ sản xuất, HTX và doanh nghiệp nhỏ; tổng quan các loại mã vạch nằm ở bài cụm.
Tóm tắt nhanh
- Mã EAN-13 gồm tiền tố quốc gia (893 với Việt Nam), mã doanh nghiệp, mã sản phẩm và 1 số kiểm tra.
- Đầu 893 cho biết mã được cấp tại Việt Nam, không chứng minh hàng sản xuất tại Việt Nam.
- Từ 01/7/2026, Nghị định 132/2008/NĐ-CP và các nghị định sửa đổi hết hiệu lực; mã số mã vạch theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP.
- Phí cấp mã doanh nghiệp 1.000.000 đồng; phí duy trì hằng năm 500.000 đến 2.000.000 đồng tùy loại mã (Thông tư 232/2016/TT-BTC).
Mã vạch trên sản phẩm là gì, đầu 893 nói lên điều gì?
Mã số là dãy số định danh sản phẩm; mã vạch là hình vạch đen trắng thể hiện dãy số đó cho máy quét. Trên bao bì hàng tiêu dùng, loại gặp nhiều nhất là EAN-13.
Đọc cấu trúc EAN-13
| Phần | Số chữ số | Ai quyết định |
|---|---|---|
| Tiền tố quốc gia | 3 (893 với Việt Nam) | GS1 quốc tế |
| Mã doanh nghiệp | 4 đến 6 | Cơ quan cấp mã tại Việt Nam |
| Mã sản phẩm | 3 đến 5 | Doanh nghiệp tự đặt |
| Số kiểm tra | 1 | Tính theo công thức |
Cấu trúc theo Luật Việt An. Số kiểm tra: lấy 12 số đầu, vị trí lẻ nhân 1, vị trí chẵn nhân 3, cộng lại rồi lấy số bù cho tròn chục. Dãy minh họa 893123456789 (không phải mã thật) có tổng 133, số kiểm tra là 7.
Về đầu 893: GS1 nói rõ tiền tố không xác định nước xuất xứ của sản phẩm (GS1). Đầu 893 chỉ cho biết mã do tổ chức GS1 Việt Nam cấp.
GTIN, GLN và mã doanh nghiệp GS1 khác nhau thế nào?
Mã doanh nghiệp là "đầu số" cơ sở được cấp; từ đó cơ sở tự tạo GTIN cho từng sản phẩm. GLN là mã địa điểm, dùng cho kho, cửa hàng, nhà máy chứ không gắn lên từng gói hàng.
| Loại mã | Dùng để định danh | Gắn ở đâu | Ai tạo |
|---|---|---|---|
| Mã doanh nghiệp GS1 | Cơ sở kinh doanh | Nằm trong mọi GTIN của cơ sở | Cơ quan cấp |
| GTIN-13 | Từng sản phẩm, từng quy cách | Bao bì bán lẻ (EAN-13) | Cơ sở tự đặt từ dải số được cấp |
| GTIN-8 | Sản phẩm bao bì quá nhỏ | Bao bì nhỏ (EAN-8) | Cơ quan cấp riêng từng mã |
| GTIN-14 | Thùng, lốc nhiều đơn vị | Thùng carton | Cơ sở tạo từ GTIN-13 |
| GLN | Địa điểm, pháp nhân | Chứng từ, nhãn kho | Cơ quan cấp |
Mỗi quy cách là một GTIN riêng: trà 100 g và 500 g là hai mã. Để theo dõi từng lô hay từng chiếc thì dùng thêm mã lô và số serial.
Khi nào cơ sở nhỏ cần đăng ký mã vạch GS1?
Cần đăng ký khi hàng đi qua hệ thống của người khác như siêu thị, nhà phân phối, xuất khẩu. Chỉ bán tại cửa hàng mình thì mã nội bộ là đủ.
Có câu nào trả lời "có" thì nên đăng ký GS1:
- Siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi hoặc nhà phân phối yêu cầu mã vạch khi nhận hàng?
- Có kế hoạch xuất khẩu hoặc bán qua đối tác nước ngoài?
- Sàn thương mại điện tử yêu cầu GTIN cho ngành hàng đang bán? (kiểm trong trang đăng sản phẩm của sàn)
- Sản phẩm cần gắn với hệ thống truy xuất nguồn gốc dùng chuẩn GS1?
Mã vạch nội bộ để quản lý kho
Mã nội bộ là mã cửa hàng tự đặt theo SKU, tự in để quét khi nhập xuất, không đăng ký với ai. Đừng in mã nội bộ dạng EAN-13 đầu 893 vì dễ trùng mã của cơ sở khác; dùng Code 128 có chữ và số an toàn hơn.
Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm năm 2026
Khung pháp lý đổi trong năm 2026. Nghị định 37/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa ban hành ngày 23/01/2026; Nghị định 132/2008/NĐ-CP cùng các nghị định sửa đổi 67/2009, 74/2018, 13/2022 hết hiệu lực từ 01/7/2026 (ChemLinked). Theo Điều 24 Nghị định 37/2026, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia cấp và quản lý mã số, mã vạch, là đại diện duy nhất của Việt Nam tại GS1; đơn đăng ký theo Mẫu số 5 Phụ lục 7 (Thư viện Pháp luật).
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo mẫu hiện hành.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh, HTX hoặc quyết định thành lập.
- Danh mục sản phẩm dự kiến gắn mã: tên, quy cách, trọng lượng.
Nộp trực tuyến và thời gian xử lý
Theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, hồ sơ nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID; hồ sơ đủ và đã nộp phí được cấp quyền sử dụng mã trong 7 ngày làm việc (Thư viện Pháp luật).
Kê khai sản phẩm sau khi được cấp
Có mã doanh nghiệp, cơ sở tạo GTIN cho từng sản phẩm và kê khai lên hệ thống của GS1 Việt Nam; thông tin phải khớp bao bì. Các bước chi tiết, mẫu đơn và lỗi hồ sơ hay gặp có trong bài thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm.
Phí đăng ký và phí duy trì theo loại mã
Phí gồm phí cấp trả một lần và phí duy trì hằng năm; chọn loại mã theo số sản phẩm thực tế.
| Loại mã | Số sản phẩm tạo được | Phí cấp (đồng) | Phí duy trì/năm (đồng) |
|---|---|---|---|
| Mã doanh nghiệp 10 số | 100 | 1.000.000 | 500.000 |
| Mã doanh nghiệp 9 số | 1.000 | 1.000.000 | 800.000 |
| Mã doanh nghiệp 8 số | 10.000 | 1.000.000 | 1.500.000 |
| Mã doanh nghiệp 7 số | 100.000 | 1.000.000 | 2.000.000 |
| GLN | 1 địa điểm | 300.000 | 200.000 |
| GTIN-8 | 1 sản phẩm | 300.000 | 200.000 |
Mức phí theo Thông tư 232/2016/TT-BTC, tổng hợp từ Thư viện Pháp luật (bài ngày 17/3/2026) và Hoatieu cho GLN, GTIN-8. Cơ sở được cấp sau ngày 30/6 chỉ nộp 50% phí duy trì năm đó. Nghị định 37/2026 giao Bộ Tài chính quy định phí cấp mã số, mã vạch, nên cần kiểm lại biểu phí trước khi nộp.
Làm mã vạch và in mã vạch đúng chuẩn
Từ dải số được cấp, cơ sở tự tạo mã cho từng sản phẩm rồi xuất thành hình vạch để in.
Tạo mã từ dải số được cấp
Lập bảng mỗi dòng một sản phẩm: tên, quy cách, mã tự đặt, số kiểm tra. Không dùng lại mã của sản phẩm đã ngừng bán. Cách làm mã vạch từ đầu đến khi có file in được hướng dẫn trong bài riêng.
Phần mềm in mã vạch và máy in
In ít thì dùng máy in tem nhiệt và phần mềm in mã vạch đi kèm. In nhiều thì gửi file vector cho nhà in bao bì. So sánh các loại máy và cách in mã vạch có trong bài nhóm.
Kích thước, màu, vị trí dán
Ở cỡ chuẩn (100%), mã EAN-13 rộng 37,29 mm (tính cả vùng trắng hai bên) và cao 22,85 mm (không tính dãy số); bảng của GS1 UK liệt kê các cỡ từ 80% đến 150%, phải giữ đúng tỷ lệ khi phóng to thu nhỏ và hạn chế cắt bớt chiều cao (GS1 UK). In vạch tối trên nền sáng, để trống hai bên mã, tránh nếp gấp, mép túi và mặt cong gắt.
Ví dụ: HTX 12 sản phẩm đăng ký và dán mã vạch
Ví dụ giả định: một HTX chè có 12 sản phẩm (4 loại trà, mỗi loại 3 quy cách) muốn vào chuỗi cửa hàng tiện lợi.
| Việc | Lựa chọn | Lý do |
|---|---|---|
| Loại mã | Mã doanh nghiệp 10 số | Đủ 100 sản phẩm, dư cho sản phẩm mới |
| Chi phí năm đầu | 1.000.000 đồng phí cấp + 500.000 đồng phí duy trì | Theo biểu phí ở bảng trên; được cấp sau 30/6 thì phí duy trì còn 250.000 đồng |
| Tạo mã | 12 GTIN-13, đánh số theo nhóm trà | Dễ nhớ, dễ thêm quy cách |
| In | Đặt nhà in in thẳng lên túi; tem nhiệt cho lô nhỏ | Mã in thẳng khó bong |
Trước khi in hàng loạt, HTX in thử vài túi và quét bằng vài điện thoại cùng máy quét của cửa hàng.
Kiểm tra mã vạch và lỗi thường gặp khi in mã vạch
Phải quét thử trên bao bì thật, không chỉ trên file thiết kế. Điện thoại có ứng dụng quét mã vạch miễn phí đủ để kiểm tra mã đọc ra đúng dãy số hay không.
Checklist trước khi in hàng loạt:
- [ ] Dãy số đọc ra khớp bảng GTIN, số kiểm tra đúng.
- [ ] Cỡ mã không nhỏ hơn 80% cỡ chuẩn, không bị cắt chiều cao.
- [ ] Vạch màu tối trên nền sáng; không in vạch đỏ, vàng hay trên nền kim loại bóng.
- [ ] Đủ khoảng trắng hai bên, không có chữ, viền đè lên.
- [ ] Không nằm trên nếp gấp, đường hàn, mép túi.
- [ ] Mỗi quy cách một mã, không dùng chung mã cho hai trọng lượng.
Danh sách đầy đủ các lỗi thường gặp khi in mã vạch kèm ảnh minh họa có trong bài riêng.
Zonetech hỗ trợ gì?
Mã vạch cho biết sản phẩm là gì, tem QR cho biết lô hàng từ đâu ra. ZoneQR của Zonetech làm tem QR chống giả, quét mã vạch truy xuất nguồn gốc theo lô, QR dẫn về Zalo OA, và có gói hỗ trợ tuân thủ Thông tư 31/2026/TT-BCT về truy xuất nguồn gốc trên hệ thống VeriGoods, hiệu lực từ 01/7/2026 (Bộ Công Thương). Giá gói: liên hệ để nhận báo giá theo quy mô. Gọi 0828.229.666 hoặc 0976.179.886 để nhận tư vấn gói tuân thủ.
Câu hỏi thường gặp về mã vạch trên sản phẩm
Mã vạch 893 có nghĩa là hàng sản xuất tại Việt Nam không?
Không hẳn. 893 chỉ cho biết mã được cấp tại Việt Nam; xuất xứ phải xem trên nhãn hàng hóa.
Hộ kinh doanh có đăng ký mã vạch GS1 được không?
Nghị định 37/2026/NĐ-CP cấp cho tổ chức, cá nhân kinh doanh; hồ sơ có nêu giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (Thư viện Pháp luật). Nên hỏi cơ quan cấp mã trước khi nộp.
Tự tạo mã vạch không đăng ký có bị phạt không?
Mã nội bộ dùng trong cửa hàng thì không sao. Gắn mã EAN-13 tự đặt hoặc mã của cơ sở khác lên hàng bán ra là vi phạm quy định về mã số, mã vạch và có thể bị xử phạt.
Bán trên Shopee có cần mã vạch GS1 không?
Tùy ngành hàng, xem trường GTIN trong trang đăng sản phẩm của sàn. Mã GS1 đã đăng ký dùng được cho mọi kênh.
Không đóng phí duy trì mã vạch thì sao?
Chậm hoặc không nộp phí duy trì có thể bị xử phạt; mức phạt cụ thể nên hỏi cơ quan cấp mã. Hạn nộp hằng năm là trước 30/6 (theo Hoatieu).
Mã vạch và mã QR khác nhau thế nào?
EAN-13 chỉ chứa 13 số định danh sản phẩm; QR chứa được đường dẫn, mã lô, thông tin truy xuất. Nhiều bao bì in cả hai. Cách quét mã QR sản phẩm và đọc dữ liệu quét có trong bài cùng cụm.
Đọc tiếp: khi nào cần in thêm mã lô và số serial trên sản phẩm.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.