Mã vạch trên sản phẩm: GS1, GTIN, GLN và cách đăng ký cho cơ sở nhỏ

Mã vạch trên sản phẩm thường trở thành việc gấp vào đúng lúc không ai muốn. Cơ sở vừa được một chuỗi cửa hàng nhận hàng, phiếu yêu cầu ghi rõ “mỗi mã hàng một mã EAN-13”. Chủ cơ sở lên mạng tìm thì gặp đủ thứ chữ: GS1, GTIN, GLN, đầu 893, phí duy trì. Trong khi đó, bao bì đã đặt in và lô hàng đầu sắp phải giao.

Mã vạch trên sản phẩm là dãy số định danh từng mặt hàng, thường gồm 13 số, được in thành vạch đen trắng để máy quét đọc. Muốn vào siêu thị, chuỗi cửa hàng hay xuất khẩu, cơ sở cần dùng mã do hệ thống GS1 cấp, đầu 893 nếu cấp tại Việt Nam. Từ năm 2026, việc cấp mã theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP.

Bài này là bài tổng của chủ đề mã vạch trên sản phẩm trong nhóm mã vạch và dữ liệu sản phẩm trên ZoneTech. Bài gom ý chính của 6 bài chi tiết về mã vạch trên sản phẩm. Đó là thủ tục đăng ký, làm mã, in mã, phần mềm in, quét miễn phí và lỗi khi in. Mỗi phần có đường dẫn để bạn đọc sâu hơn.

Tóm tắt nhanh

• Mã EAN-13 gồm tiền tố 893, mã doanh nghiệp, mã sản phẩm và 1 số kiểm tra.
• Đầu 893 cho biết mã được cấp tại Việt Nam, không chứng minh hàng sản xuất tại Việt Nam.
• Từ 01/7/2026, Nghị định 132/2008/NĐ-CP hết hiệu lực; mã số, mã vạch theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP.
• Phí cấp mã doanh nghiệp 1.000.000 đồng, phí duy trì 500.000 đến 2.000.000 đồng mỗi năm tùy loại mã.
• Hồ sơ đủ và đã nộp phí được cấp trong 7 ngày làm việc, nộp trên Cổng dịch vụ công quốc gia.
• Phần lớn lỗi quét nằm ở cỡ, màu và vị trí in, tránh được nếu in thử và quét thử trên bao bì thật.

Dấu hiệu bạn cần xem lại mã vạch trên sản phẩm

Dấu hiệu thường đến từ người nhận hàng. Siêu thị trả lại tem vì máy không đọc được. Đại lý hỏi sao hai quy cách lại chung một mã. Khách quét mã vạch trên sản phẩm bằng điện thoại thì ra tên một sản phẩm khác.

Bảng dưới gom các dấu hiệu hay gặp với mã vạch trên sản phẩm, kèm câu hỏi cần trả lời và bài chi tiết.

Mã vạch trên sản phẩm là gì, đầu 893 nói lên điều gì?

Hai khái niệm hay bị gọi lẫn là mã số và mã vạch. Mã số là dãy số định danh sản phẩm. Mã vạch là hình vạch đen trắng thể hiện dãy số đó để máy quét đọc. Trên bao bì hàng tiêu dùng, loại mã vạch trên sản phẩm gặp nhiều nhất là EAN-13.

Đọc cấu trúc EAN-13

Một mã EAN-13 có bốn phần. Theo Luật Việt An, độ dài mỗi phần như sau.

• Tiền tố quốc gia: 3 số, 893 với Việt Nam, do GS1 quốc tế quyết định.
• Mã doanh nghiệp: 4 đến 6 số, do cơ quan cấp mã tại Việt Nam cấp.
• Mã sản phẩm: 3 đến 5 số, do doanh nghiệp tự đặt.
• Số kiểm tra: 1 số, tính theo công thức từ 12 số đầu.

Cách tính số kiểm tra khá đơn giản. Lấy 12 số đầu, vị trí lẻ nhân 1, vị trí chẵn nhân 3, rồi cộng lại. Số kiểm tra là số bù để tổng tròn chục. Dãy minh họa 893123456789 (không phải mã thật) có tổng 133, nên số kiểm tra là 7.

Đầu 893 không phải là xuất xứ

GS1 nói rõ tiền tố không xác định nước xuất xứ của sản phẩm (GS1). Đầu 893 trên mã vạch trên sản phẩm chỉ cho biết mã do GS1 Việt Nam cấp. Xuất xứ thật phải xem trên nhãn hàng hóa.

Ba số đầu của mã vạch trên sản phẩm nước khác cũng đọc theo cách này. Bảng tra và cách hiểu đúng có trong bài mã vạch các nước.

Gốc rễ: mã được nghĩ tới sau khi bao bì đã in

Phần lớn rắc rối với mã vạch trên sản phẩm đến từ thứ tự làm việc. Bao bì được thiết kế và đặt in trước. Mã được nghĩ tới khi đối tác hỏi.

Khi đó cơ sở dễ làm tắt với mã vạch trên sản phẩm. Có nơi tự đặt một dãy 13 số đầu 893 rồi in luôn. Có nơi dùng chung một mã cho túi 100 g và hộp 500 g. Có nơi chèn mã vào góc còn trống của bao bì, sát nếp gấp, nên máy quét không đọc được.

Cách gỡ là coi mã vạch trên sản phẩm như một phần của bao bì ngay từ đầu. Bạn lập danh sách sản phẩm theo quy cách, xin mã doanh nghiệp, tạo mã cho từng dòng, rồi mới đưa file cho người thiết kế. Đi đúng thứ tự này, phần lớn cơ sở chỉ cần in bao bì một lần.

GTIN, GLN và mã doanh nghiệp GS1 khác nhau thế nào?

Ba loại mã này nằm ở ba tầng khác nhau của mã vạch trên sản phẩm. Mã doanh nghiệp là đầu số cơ sở được cấp. Từ đó cơ sở tự tạo GTIN cho từng sản phẩm.

GTIN là mã số thương phẩm toàn cầu, định danh từng loại sản phẩm theo từng quy cách. GLN là mã địa điểm toàn cầu, dùng cho kho, cửa hàng, nhà máy, không gắn lên từng gói hàng.

Mỗi quy cách là một GTIN riêng, trà 100 g và 500 g là hai mã. Các hộp cùng mặt hàng, cùng quy cách thì dùng chung một mã. Khi nào phải tách mã có trong bài mã vạch có giống nhau không.

Mã vạch trên sản phẩm định danh loại hàng, không định danh từng lô hay từng chiếc. Để theo dõi lô hoặc từng đơn vị, bạn dùng thêm mã lô và số serial.

Khi nào cơ sở nhỏ cần đăng ký mã vạch GS1?

Năm 2026, pháp luật không buộc mọi hàng hóa phải có mã vạch trên sản phẩm. Nghị định 37/2026/NĐ-CP khuyến khích và để cơ sở tự quyết định. Phân tích đầy đủ có trong bài mã vạch có bắt buộc không.

Bán ở siêu thị, chuỗi, sàn, xuất khẩu

Mã vạch trên sản phẩm cần đăng ký khi hàng đi qua hệ thống của người khác. Nếu có một câu trả lời “có” dưới đây, bạn nên đăng ký mã GS1.

• Siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi hoặc nhà phân phối yêu cầu mã vạch khi nhận hàng.
• Có kế hoạch xuất khẩu hoặc bán qua đối tác nước ngoài.
• Sàn thương mại điện tử yêu cầu GTIN cho ngành hàng đang bán.
• Sản phẩm cần nối với hệ thống truy xuất nguồn gốc dùng chuẩn GS1.

Mã vạch nội bộ để quản lý kho

Mã nội bộ do cửa hàng tự đặt theo SKU. Mã này dùng khi nhập xuất và không đăng ký với ai. Đừng in mã nội bộ dạng EAN-13 đầu 893, vì dễ trùng mã của cơ sở khác. Dùng Code 128 có cả chữ và số sẽ an toàn hơn.

Phần mềm bán hàng cũng sinh được mã nội bộ thay cho mã vạch trên sản phẩm loại GS1. Xem cách làm trong bài tạo mã vạch trên KiotViet và in mã vạch sản phẩm trên Sapo.

Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm năm 2026

Khung pháp lý đổi trong năm 2026. Nghị định 37/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa ban hành ngày 23/01/2026. Nghị định này quy định cùng lúc về nhãn hàng hóa và mã số, mã vạch.

Nghị định 132/2008/NĐ-CP cùng Nghị định 74/2018, 13/2022 và Điều 2 Nghị định 67/2009 hết hiệu lực từ 01/7/2026 (ChemLinked). Theo Điều 24 Nghị định 37/2026, Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia cấp và quản lý mã số, mã vạch. Ủy ban là đại diện duy nhất của Việt Nam tại GS1.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm cần ba loại giấy tờ.

• Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo Mẫu số 5 Phụ lục VII Nghị định 37/2026 (Thư Viện Pháp Luật).
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, HTX hoặc quyết định thành lập.
• Danh mục sản phẩm dự kiến gắn mã, gồm tên, quy cách và trọng lượng.

Nộp trực tuyến và thời gian xử lý

Hồ sơ nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID. Hồ sơ đủ và đã nộp phí được cấp quyền sử dụng mã trong 7 ngày làm việc (Thư Viện Pháp Luật). Theo Điều 31, hồ sơ thiếu thì cơ quan báo lại trong 1 ngày làm việc.

Nhiều người gọi chung các hệ thống này là “phần mềm mã vạch quốc gia”. Thực ra có ba hệ thống: cổng xin cấp mã, hệ thống VNPC để kê khai và công cụ tra cứu. Xem bài phần mềm mã vạch quốc gia.

Nghĩa vụ sau khi được cấp

Được cấp mã chưa phải là xong. Có mã doanh nghiệp, cơ sở tạo GTIN cho từng sản phẩm và kê khai tại vnpc.gs1.gov.vn theo khoản 2 Điều 28 Nghị định 37/2026. Thông tin kê khai phải khớp với mã vạch trên sản phẩm và bao bì.

Khoản 1 Điều 28 đặt ra năm nghĩa vụ chính, trong đó có nộp phí duy trì đúng hạn. Văn bản, mẫu đơn, năm nghĩa vụ và lỗi hồ sơ hay gặp có trong bài thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm.

Phí đăng ký và phí duy trì theo loại mã

Phí cho mã vạch trên sản phẩm gồm phí cấp trả một lần và phí duy trì trả hằng năm. Bạn nên chọn loại mã theo số sản phẩm thực tế, có dư cho sản phẩm mới.

Mức phí theo Thông tư 232/2016/TT-BTC, tổng hợp từ Thư Viện Pháp Luật (bài ngày 17/3/2026) và Hoatieu cho GLN, GTIN-8.

Cơ sở được cấp sau ngày 30/6 chỉ nộp 50% phí duy trì năm đó. Hạn nộp phí duy trì hằng năm là trước 30/6 (theo Hoatieu). Nghị định 37/2026 giao Bộ Tài chính quy định phí, nên hãy kiểm lại biểu phí trước khi nộp.

Ví dụ giả định: một HTX chè có 12 sản phẩm, gồm 4 loại trà, mỗi loại 3 quy cách. Mã doanh nghiệp 10 số là đủ, vì tạo được 100 sản phẩm. Năm đầu tốn 1.000.000 đồng phí cấp cộng 500.000 đồng phí duy trì. Nếu được cấp sau 30/6, phí duy trì năm đó còn 250.000 đồng.

Làm mã vạch trên sản phẩm từ dải số được cấp

Làm mã vạch trên sản phẩm là chuỗi việc từ xin mã đến khi có tem quét được. Toàn bộ quy trình có 6 bước.

Bước 2 là xin cấp mã, do cơ quan nhà nước xử lý trong khoảng 7 ngày làm việc khi hồ sơ đủ. Các bước còn lại cơ sở tự làm trong một buổi nếu đã chuẩn bị bảng sản phẩm.

1. Lập bảng sản phẩm theo quy cách: tên, trọng lượng, cách đóng gói.
2. Xin mã doanh nghiệp GS1 trên Cổng dịch vụ công quốc gia.
3. Đặt mã sản phẩm cho từng dòng, không dùng lại mã của sản phẩm đã ngừng bán.
4. Tính số kiểm tra, có thể dùng công cụ tính của GS1.
5. Kê khai thông tin sản phẩm trên VNPC, khớp với bao bì.
6. Xuất hình mã, in thử và quét thử trên bao bì thật.

Công cụ tạo mã trên web chỉ vẽ hình từ dãy số bạn nhập. Dãy số nằm trong dải mã GS1 được cấp thì dùng được để bán. Tự đặt dãy số thì chỉ nên dùng để quản lý kho.

Bạn có thể tạo hình mã ngay trên điện thoại, xem bài tạo mã vạch trên điện thoại. Nếu đang giữ danh sách trong bảng tính, xem bài làm mã vạch trong Excel. Chi tiết 6 bước và checklist có trong bài làm mã vạch.

In mã vạch: tự in tem hay in thẳng lên bao bì?

In mã vạch là bước biến dãy GTIN thành hình vạch. Mục tiêu là máy quét ở siêu thị, kho, đại lý đều đọc được ngay lần đầu.

Cơ sở nhỏ có hai cách in mã vạch trên sản phẩm. Cách thứ nhất là tự in tem bằng máy in tem nhiệt rồi dán. Cách thứ hai là gửi file cho nhà in để in thẳng lên bao bì. Câu trả lời phụ thuộc số lượng mỗi lần in và bao bì có hay thay đổi không.

Chọn máy in tem

Máy in tem có hai công nghệ. In nhiệt trực tiếp dùng giấy cảm nhiệt, không cần mực. In truyền nhiệt dùng ruy băng mực ép lên tem (FPT Shop).

Kích thước, màu, vị trí in

Ở cỡ chuẩn 100%, mã EAN-13 rộng 37,29 mm, tính cả vùng trắng hai bên, và cao 22,85 mm, không tính dãy số. Bảng của GS1 UK liệt kê các cỡ từ 80% đến 150% (GS1 UK). Khi phóng to hay thu nhỏ phải giữ đúng tỷ lệ và hạn chế cắt chiều cao.

Hãy in vạch tối trên nền sáng (GS1 UK về màu mã vạch). Để trống hai bên mã, tránh nếp gấp, mép túi và mặt cong gắt. Mã vạch trên sản phẩm in thẳng lên bao bì thường khó bong hơn tem dán.

Cần vài chục tem thì có thể in trên giấy decal khổ A4, xem bài in mã vạch online. So sánh hai cách, ví dụ cơ sở trà 9 sản phẩm và 6 bước in lần đầu có trong bài in mã vạch.

Phần mềm in mã vạch: chọn theo cách bạn in tem

Phần mềm biến dãy GTIN thành hình mã đúng chuẩn. Nó ghép mã với tên hàng, giá, hạn dùng trên tem rồi gửi ra máy in.

Phần mềm in mã vạch là công cụ thiết kế tem có mã vạch và điều khiển máy in tem. Để in mã vạch trên sản phẩm, cơ sở nhỏ có năm lựa chọn. Hai loại đầu là phần mềm miễn phí của hãng máy in và phần mềm thiết kế nhãn như BarTender. Ba loại còn lại là Word kèm trường mã vạch, phần mềm mã nguồn mở và công cụ trên web.

Hãy chọn phần mềm theo cách bạn in mã vạch trên sản phẩm, không theo số nhân viên. Đã có máy Zebra thì bản ZebraDesigner Essentials miễn phí là đủ cho tem cơ bản. Đã có Office thì Word in được EAN-13 và QR bằng trường DisplayBarcode.

Chi phí phần mềm thường nhỏ hơn chi phí máy in, tem và ruy băng, trừ khi bạn cần bản tự động hóa.

Hướng dẫn theo từng hãng có trong bài phần mềm in mã vạch Zebra và phần mềm in mã vạch Godex. Các lựa chọn không mất tiền có trong bài phần mềm in mã vạch miễn phí. Tiêu chí chọn và bảng chi phí có trong bài phần mềm in mã vạch.

Quét mã vạch miễn phí để kiểm tra trước khi bán

Bạn không cần mua máy quét để kiểm tra mã. Camera điện thoại cùng một ứng dụng quét đọc được mã vạch trên sản phẩm loại EAN-13.

Bạn có thể quét mã vạch miễn phí bằng ứng dụng quét trên điện thoại, trình quét có sẵn trong Zalo hoặc trang tra cứu online. Zalo có trình quét sẵn, hợp nhất với mã QR, xem bài quét mã vạch trên Zalo.

Quét ra mã thì biết được gì

Mã EAN-13 chỉ chứa 13 chữ số. Tên hàng, nhà sản xuất hay ảnh đến từ cơ sở dữ liệu mà ứng dụng tra vào, không nằm trong vạch. GS1 có dịch vụ Verified by GS1 để tra thông tin mã đã đăng ký.

Vì vậy, quét mã vạch trên sản phẩm ra đúng tên chỉ cho biết mã hợp lệ. Nó không chứng minh gói hàng trong tay là hàng thật, vì ai chụp lại mã cũng in ra được. Phân tích có trong bài mã vạch có làm giả được không.

Tiền chỉ phát sinh khi bạn cần quét nhanh, quét liên tục ở quầy hoặc nối mã vào phần mềm bán hàng và kho. Bảng chi phí và cách tính theo số lượt quét có trong bài quét mã vạch miễn phí.

Lỗi thường gặp khi in mã vạch và checklist

Lỗi in mã vạch rơi vào ba khâu. Đó là file thiết kế, máy in cùng vật liệu, và vị trí dán.

Máy quét đọc độ tương phản giữa vạch và khoảng trắng, cùng độ rộng của từng vạch. Mọi lỗi in mã vạch trên sản phẩm đều làm hỏng một trong hai thứ đó. Ví dụ giả định: một cơ sở in mã thẳng lên túi kraft nâu ở cỡ 70% để vừa mặt sau túi 100 g. Mã vừa nhỏ hơn mức khuyến nghị vừa thiếu tương phản, nên máy ở quầy đọc chập chờn.

Checklist trước khi in hàng loạt mã vạch trên sản phẩm:

• Dãy số đọc ra khớp bảng GTIN, số kiểm tra đúng.
• Cỡ mã không nhỏ hơn 80% cỡ chuẩn và không bị cắt chiều cao.
• Vạch màu tối trên nền sáng, không in vạch đỏ, vàng hay trên nền kim loại bóng.
• Đủ khoảng trắng hai bên, không có chữ hay viền đè lên.
• Không nằm trên nếp gấp, đường hàn, mép túi.
• Mỗi quy cách một mã, không dùng chung mã cho hai trọng lượng.
• Đã in 5 đến 10 mẫu và quét bằng vài điện thoại cùng máy quét của đối tác.

Mười lỗi kèm dấu hiệu và cách sửa có trong bài lỗi thường gặp khi in mã vạch.

Lộ trình 30 ngày có mã vạch trên sản phẩm

Nếu bắt đầu từ con số 0, bạn có thể chia việc làm mã vạch trên sản phẩm theo 4 tuần. Mốc 7 ngày làm việc là thời hạn cấp mã khi hồ sơ đủ, phần còn lại tùy số sản phẩm.

Sau 30 ngày, giữ một quy tắc đơn giản. Mỗi quy cách mới đều phải có mã vạch trên sản phẩm được kê khai trước khi đặt in bao bì.

Khi nào nên có người đi cùng?

Xin mã và in mã vạch trên sản phẩm không khó nếu làm đúng thứ tự. Phần dễ rối là khi bạn cần thêm thông tin theo lô, như ngày sản xuất, vùng nguyên liệu, nơi đóng gói. Mã EAN-13 không chứa được những thông tin đó.

Mã vạch cho biết sản phẩm là gì, còn tem QR cho biết lô hàng từ đâu ra. ZoneQR của ZoneTech làm tem QR chống giả, truy xuất nguồn gốc theo lô và QR dẫn khách về Zalo OA. Tem QR in cạnh mã vạch trên sản phẩm, không thay mã vạch.

ZoneQR có gói hỗ trợ tuân thủ Thông tư 31/2026/TT-BCT về truy xuất nguồn gốc trên hệ thống VeriGoods, hiệu lực từ 01/7/2026 (Bộ Công Thương). Phần cấp mã GS1 vẫn do cơ sở tự nộp trên Cổng dịch vụ công.

Chúng tôi không cam kết doanh thu, chỉ cam kết làm đủ đầu việc đã thống nhất. Gọi hoặc nhắn Zalo 0976.179.886 để quét thử tem mẫu và nhận tư vấn gói tuân thủ. Bạn có thể đọc trang giới thiệu ZoneTech hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.

Câu hỏi thường gặp về mã vạch trên sản phẩm

Mã vạch 893 có nghĩa là hàng sản xuất tại Việt Nam không?

Không hẳn. Đầu 893 của mã vạch trên sản phẩm chỉ cho biết mã được cấp tại Việt Nam, còn xuất xứ phải xem trên nhãn hàng hóa.

Hộ kinh doanh có đăng ký mã vạch GS1 được không?

Nghị định 37/2026/NĐ-CP cấp cho tổ chức, cá nhân kinh doanh, hồ sơ có nêu giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (Thư Viện Pháp Luật). Nên hỏi cơ quan cấp mã trước khi nộp.

Tự tạo mã vạch không đăng ký có bị phạt không?

Mã nội bộ dùng trong cửa hàng thì không sao. Mã vạch trên sản phẩm bán ra mà tự đặt hoặc lấy của cơ sở khác là vi phạm. Trường hợp này có thể bị xử phạt.

Bán trên Shopee có cần mã vạch GS1 không?

Tùy ngành hàng. Mã vạch trên sản phẩm đã đăng ký GS1 dùng được cho mọi kênh, hãy xem trường GTIN trong trang đăng sản phẩm của sàn.

Không đóng phí duy trì mã vạch thì sao?

Chậm nộp phí duy trì mã vạch trên sản phẩm có thể bị xử phạt, mức cụ thể nên hỏi cơ quan cấp mã. Hạn nộp hằng năm là trước 30/6.

Mã vạch và mã QR khác nhau thế nào?

Mã vạch trên sản phẩm loại EAN-13 chỉ chứa 13 số định danh. QR chứa được đường dẫn, mã lô và thông tin truy xuất, nên nhiều bao bì in cả hai. Cách đọc dữ liệu có trong bài quét mã QR sản phẩm.

Mất bao lâu để có mã vạch trên sản phẩm?

Phần cấp mã mất 7 ngày làm việc khi hồ sơ đủ và đã nộp phí. Tạo GTIN, kê khai và in thử thường xong trong vài ngày tiếp theo.

Đọc tiếp: khi nào cần in thêm mã lô và số serial trên sản phẩm.

Cập nhật lần cuối: 26/10/2026 · Biên soạn: Đỗ Hữu Thuận