ZoneTechThủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm: văn bản, hồ sơ, thời hạn và nghĩa vụ
Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm năm 2026 làm theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP: nộp hồ sơ trên Cổng dịch vụ công quốc gia, chọn độ dài mã doanh nghiệp, nộp phí, và nhận quyền sử dụng mã dạng điện tử trong 7 ngày làm việc khi hồ sơ đủ. Sau khi được cấp, cơ sở phải kê khai sản phẩm trước khi bán và nộp phí duy trì hằng năm. Bài này tập trung vào phần pháp lý; kiến thức nền về mã vạch trên sản phẩm có ở bài chủ đề.
Tóm tắt nhanh
- Văn bản chính: Nghị định 37/2026/NĐ-CP, ban hành và có hiệu lực ngày 23/1/2026, thay các Nghị định 132/2008, 74/2018, 13/2022 về mã số, mã vạch từ 1/7/2026; phí theo Thông tư 232/2016/TT-BTC.
- Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia giúp Bộ Khoa học và Công nghệ cấp và quản lý mã số, mã vạch.
- Hồ sơ thiếu được báo trong 1 ngày làm việc, bổ sung trong 3 ngày làm việc; hồ sơ đủ và đã nộp phí được cấp trong 7 ngày làm việc.
- Phí cấp mã doanh nghiệp GS1 là 1.000.000 đồng; phí duy trì từ 500.000 đồng/năm, nộp chậm nhất 30/6.
- Không được bán, chuyển nhượng quyền sử dụng mã cho doanh nghiệp khác.
Văn bản nào quy định thủ tục đăng ký mã vạch?
Từ năm 2026, thủ tục nằm trong Nghị định 37/2026/NĐ-CP, văn bản cùng lúc quy định về nhãn hàng hóa và mã số, mã vạch. Phí vẫn tính theo Thông tư 232/2016/TT-BTC.
| Văn bản | Nội dung liên quan |
|---|---|
| Nghị định 37/2026/NĐ-CP (23/1/2026) | Cơ quan cấp (Điều 24), nghĩa vụ người dùng mã (Điều 28), trình tự cấp (Điều 31), mẫu đơn số 5 Phụ lục VII |
| Thông tư 232/2016/TT-BTC | Phí cấp, phí duy trì, hạn nộp, giảm 50% |
| Văn bản hướng dẫn của Bộ Khoa học và Công nghệ | Chi tiết hồ sơ, cách kê khai |
Nội dung Điều 24, Điều 28, Điều 31 theo Thư Viện Pháp Luật (1/2/2026) và bài về mẫu đơn (29/1/2026); ngày ban hành theo ChemLinked. Các nghị định cũ về mã số, mã vạch đã được thay thế, nên tài liệu hướng dẫn trước năm 2026 cần đối chiếu lại.
Ai phải đăng ký mã vạch?
Cơ sở muốn dùng mã chuẩn GS1 mang mã quốc gia Việt Nam (đầu 893) phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền trên Cổng dịch vụ công quốc gia, theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 37/2026. Đăng ký là cách để có dải mã GS1 hợp lệ dùng ở siêu thị, nhà phân phối, sàn.
| Trường hợp | Có cần đăng ký? |
|---|---|
| Bán qua siêu thị, chuỗi, nhà phân phối yêu cầu mã vạch | Cần, để có mã GS1 hợp lệ |
| Chỉ dùng mã nội bộ để quản lý kho | Không cần mã GS1, nhưng không được dùng đầu 893 tự đặt |
| Hàng gia công cho thương hiệu khác | Bên sở hữu mã ủy quyền bằng văn bản hoặc hợp đồng |
| Hàng nhập khẩu đã có mã GS1 nước ngoài | Thường dùng mã sẵn có; hỏi cơ quan cấp nếu đối tác yêu cầu xác nhận |
Các điều khoản dẫn ở trên không buộc mọi sản phẩm phải có mã vạch; yêu cầu thường đến từ kênh bán. Trường hợp riêng của nông sản có ở bài thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm cho thương hiệu nông sản.
Hồ sơ và trình tự cấp mã
Hồ sơ nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Đơn theo Mẫu số 5 Phụ lục VII Nghị định 37/2026; kèm giấy tờ pháp lý của cơ sở và danh mục sản phẩm dự kiến.
Thành phần hồ sơ thường gồm
- Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo mẫu.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc HTX; hộ kinh doanh hỏi cơ quan cấp mã về giấy tờ tương ứng.
- Danh mục sản phẩm dự kiến gắn mã.
- Chứng từ nộp phí.
Các trang hướng dẫn trước năm 2026 còn liệt kê số bản giấy, đóng dấu; với hồ sơ trực tuyến, hãy làm theo yêu cầu hiển thị trên cổng tại thời điểm nộp.
Trình tự và thời hạn theo Điều 31
| Bước | Việc | Thời hạn |
|---|---|---|
| 1 | Nộp hồ sơ, chọn độ dài mã doanh nghiệp 12, 10, 9, 8 hoặc 7 chữ số | Cơ sở chủ động |
| 2 | Cơ quan báo hồ sơ thiếu qua cổng | 1 ngày làm việc từ khi nhận |
| 3 | Cơ sở sửa, bổ sung | 3 ngày làm việc từ khi được báo |
| 4 | Cấp quyền sử dụng mã dạng điện tử theo Mẫu số 6 | 7 ngày làm việc khi hồ sơ đủ, đã nộp phí |
Mã càng ngắn thì tạo được càng nhiều mã sản phẩm và phí duy trì càng cao. Các bước tạo GTIN, tính số kiểm tra sau khi được cấp có ở bài làm mã vạch.
Phí cấp và phí duy trì mã vạch
Phí cấp thu một lần; phí duy trì thu hằng năm theo độ dài mã. Biểu dưới theo Thông tư 232/2016/TT-BTC (Thư Viện Pháp Luật), đối chiếu với Hoatieu và LuatVietAn.
| Loại mã | Phí cấp (một lần) | Phí duy trì (năm) |
|---|---|---|
| Mã doanh nghiệp GS1 10 số (100 sản phẩm) | 1.000.000 đồng | 500.000 đồng |
| Mã doanh nghiệp GS1 9 số (1.000 sản phẩm) | 1.000.000 đồng | 800.000 đồng |
| Mã doanh nghiệp GS1 8 số (10.000 sản phẩm) | 1.000.000 đồng | 1.500.000 đồng |
| Mã doanh nghiệp GS1 7 số (100.000 sản phẩm) | 1.000.000 đồng | 2.000.000 đồng |
| Mã GTIN-8 | 300.000 đồng | 200.000 đồng |
Năm đầu nộp phí duy trì khi nhận giấy chứng nhận; các năm sau chậm nhất 30/6. Được cấp sau 30/6 thì năm đầu nộp 50%. Thông tư 64/2025/TT-BTC chỉ giảm 50% phí xác nhận sử dụng mã nước ngoài đến hết 31/12/2026, không giảm phí cấp và phí duy trì mã trong nước.
Nghĩa vụ sau khi được cấp mã
Được cấp mã chưa phải là xong. Khoản 1 Điều 28 Nghị định 37/2026 đặt ra năm nghĩa vụ chính.
- Tạo mã và gắn lên sản phẩm do mình quản lý, cập nhật thông tin sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.
- Chịu trách nhiệm về tính đơn nhất của mã; không bán, chuyển nhượng quyền sử dụng mã cho doanh nghiệp khác.
- Nếu cho đối tác dùng mã (ví dụ gia công), phải ủy quyền bằng văn bản hoặc hợp đồng và cập nhật cơ sở dữ liệu.
- Nộp phí cấp và phí duy trì hằng năm.
- Thông báo bằng văn bản và hoàn trả quyền sử dụng mã khi không dùng nữa hoặc ngừng hoạt động.
Vi phạm các nghĩa vụ này có thể bị xử phạt hành chính; mức phạt cụ thể cần đối chiếu nghị định xử phạt về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng đang có hiệu lực, vì khung pháp lý năm 2026 thay đổi nhiều.
Các bước tuân thủ cho cơ sở nhỏ
- [ ] Liệt kê sản phẩm, quy cách dự kiến trong 2-3 năm để chọn độ dài mã.
- [ ] Chuẩn bị giấy đăng ký kinh doanh, tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia.
- [ ] Điền đơn theo mẫu hiện hành, nộp phí cấp.
- [ ] Theo dõi thông báo trên cổng; bổ sung trong 3 ngày làm việc nếu được yêu cầu.
- [ ] Sau khi cấp: tạo mã, kê khai sản phẩm tại vnpc.gs1.gov.vn trước khi bán (khoản 2 Điều 28 Nghị định 37/2026).
- [ ] Ghi lịch nộp phí duy trì trước 30/6 hằng năm.
- [ ] Có hợp đồng ủy quyền nếu cho xưởng gia công dùng mã.
Khi đã có mã, bước in lên bao bì hoặc tem có ở bài in mã vạch.
Zonetech hỗ trợ gì?
Mã vạch định danh loại sản phẩm; muốn khách biết từng lô hàng đến từ đâu thì cần thêm tem QR. Giải pháp ZoneQR của Zonetech làm tem QR chống giả, truy xuất nguồn gốc, QR dẫn về Zalo OA và có gói hỗ trợ tuân thủ Thông tư 31/2026/TT-BCT trên VeriGoods. Gọi 0828.229.666 hoặc 0976.179.886 để nhận tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký mã vạch mất bao lâu?
Theo Điều 31 Nghị định 37/2026, hồ sơ đủ và đã nộp phí được cấp trong 7 ngày làm việc. Hồ sơ thiếu thì cơ quan báo trong 1 ngày làm việc và cơ sở có 3 ngày làm việc để bổ sung.
Hộ kinh doanh có đăng ký mã vạch được không?
Các điều khoản dẫn trong bài không nêu riêng trường hợp hộ kinh doanh. Trước khi nộp, hỏi cơ quan cấp mã trên Cổng dịch vụ công quốc gia về điều kiện và giấy tờ cho hộ.
Quên nộp phí duy trì thì sao?
Nộp phí duy trì là nghĩa vụ theo Điều 28 Nghị định 37/2026; chậm nộp có thể bị xử lý theo quy định. Hạn nộp các năm sau là 30/6 theo Thông tư 232/2016/TT-BTC.
Có được dùng chung mã với công ty khác không?
Không được bán hay chuyển nhượng quyền sử dụng mã. Nếu cho đối tác dùng để gia công, phải ủy quyền bằng văn bản hoặc hợp đồng.
Đọc tiếp: phần mềm in mã vạch
Cập nhật lần cuối: 16/10/2026.