ZoneTechLàm mã vạch sản phẩm: 6 bước từ xin mã đến tem quét được
Làm mã vạch là chuỗi việc từ xin mã doanh nghiệp GS1, tự tạo mã cho từng sản phẩm, tính số kiểm tra, kê khai thông tin, đến xuất hình mã và in thử. Phần xin mã mất khoảng 7 ngày làm việc khi hồ sơ đủ; phần còn lại cơ sở tự làm trong một buổi nếu chuẩn bị bảng sản phẩm tốt. Kiến thức nền về mã vạch GS1, GTIN, GLN có ở bài chủ đề; bài này đi vào cách làm.
Tóm tắt nhanh
- Mã vạch hợp lệ để vào siêu thị, nhà phân phối phải xuất phát từ mã doanh nghiệp GS1 được cấp.
- Hồ sơ nộp trên Cổng dịch vụ công quốc gia; đủ hồ sơ và đã nộp phí thì được cấp trong 7 ngày làm việc.
- Mỗi sản phẩm, mỗi quy cách là một GTIN riêng, tự đặt trong dải số được cấp.
- Số cuối là số kiểm tra, tính được bằng tay hoặc công cụ.
- Phải kê khai thông tin sản phẩm trước khi đưa hàng ra thị trường.
Làm mã vạch gồm những bước nào?
Toàn bộ quy trình có 6 bước. Bước 2 do cơ quan nhà nước xử lý, các bước khác cơ sở tự làm.
| Bước | Việc | Ai làm | Thời gian |
|---|---|---|---|
| 1 | Chuẩn bị giấy tờ, danh mục sản phẩm | Cơ sở | 1 đến 2 ngày |
| 2 | Nộp hồ sơ xin mã doanh nghiệp GS1 | Cơ sở nộp, cơ quan cấp xử lý | Khoảng 7 ngày làm việc khi hồ sơ đủ |
| 3 | Tạo GTIN cho từng sản phẩm | Cơ sở | Vài giờ |
| 4 | Tính số kiểm tra | Cơ sở | Vài phút mỗi mã |
| 5 | Kê khai thông tin sản phẩm | Cơ sở | Vài giờ |
| 6 | Xuất file mã vạch, in thử, quét thử | Cơ sở hoặc nhà in | 1 ngày |
Cần chuẩn bị gì trước khi làm mã vạch?
Chuẩn bị kỹ ở bước này giúp không phải bổ sung hồ sơ. Bạn cần ba nhóm thứ.
- Giấy tờ pháp lý: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc HTX; tài khoản VNeID của người nộp.
- Danh mục sản phẩm: tên, quy cách, khối lượng hoặc thể tích, loại bao bì. Mỗi dòng sau này thành một GTIN.
- Lựa chọn loại mã: số sản phẩm dự kiến trong vài năm tới quyết định chọn mã doanh nghiệp dài hay ngắn.
Theo khoản 1 Điều 31 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, khi nộp hồ sơ cơ sở chọn độ dài mã doanh nghiệp 12, 10, 9, 8 hoặc 7 chữ số (Thư viện Pháp luật). Mã càng ngắn thì càng tạo được nhiều sản phẩm và phí duy trì càng cao.
Các bước làm mã vạch chi tiết
Bước 1 và 2: xin mã doanh nghiệp GS1
Hồ sơ nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Theo Điều 31 Nghị định 37/2026, hồ sơ thiếu thì cơ quan xử lý báo trong 1 ngày làm việc, cơ sở có 3 ngày làm việc để bổ sung; hồ sơ đủ, đã nộp phí thì được cấp quyền sử dụng mã dạng điện tử trong 7 ngày làm việc. Mẫu đơn, thành phần hồ sơ và lỗi hay bị trả có trong bài thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm.
Bước 3: tạo GTIN cho từng sản phẩm
Mã EAN-13 gồm tiền tố 893, mã doanh nghiệp được cấp, mã sản phẩm do cơ sở tự đặt và 1 số kiểm tra (Luật Việt An). Lập bảng tính, mỗi dòng một sản phẩm, đánh số theo nhóm cho dễ nhớ.
| Sản phẩm (ví dụ giả định) | Quy cách | 12 số đầu | Số kiểm tra | GTIN-13 |
|---|---|---|---|---|
| Trà xanh | 100 g | 893123456001 | 0 | 8931234560010 |
| Trà xanh | 500 g | 893123456002 | 7 | 8931234560027 |
| Trà ô long | 100 g | 893123456011 | 9 | 8931234560119 |
Dãy số trong bảng chỉ để minh họa, không phải mã thật. Không dùng lại mã của sản phẩm đã ngừng bán cho sản phẩm mới.
Bước 4: tính số kiểm tra
Lấy 12 số đầu, đếm từ trái sang: số ở vị trí lẻ nhân 1, vị trí chẵn nhân 3, cộng tất cả. Số kiểm tra là số cần cộng thêm để tổng tròn chục.
Ví dụ với 893123456002: các số vị trí lẻ là 8, 3, 2, 4, 6, 0, cộng được 23; các số vị trí chẵn là 9, 1, 3, 5, 0, 2, cộng được 20, nhân 3 thành 60. Tổng 83, cần thêm 7 để tròn 90, nên số kiểm tra là 7. GS1 có công cụ tính số kiểm tra để đối chiếu.
Bước 5: kê khai thông tin sản phẩm
Khoản 1 Điều 28 Nghị định 37/2026 yêu cầu khai báo, cập nhật thông tin về tổ chức và sản phẩm mang mã với cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ sở dữ liệu GS1 Việt Nam trước khi đưa hàng vào lưu thông. Theo Luật Việt An, việc kê khai làm trên tài khoản doanh nghiệp tại cổng của GS1 Việt Nam, và hệ thống có thể tự tạo mã vạch khi nhập đủ thông tin. Thông tin kê khai phải khớp bao bì: tên, quy cách, khối lượng.
Bước 6: xuất file mã vạch và in thử
“Làm mã vạch online” thường là bước này: nhập GTIN-13 vào công cụ tạo mã, chọn loại EAN-13, tải về file. Chọn file vector (SVG, EPS, PDF) nếu gửi nhà in bao bì; file PNG độ phân giải cao nếu in tem. Cách chọn máy, khổ tem, cỡ mã có trong bài in mã vạch.
Thời gian và chi phí ước tính
Chi phí chính là phí nhà nước; công cụ tạo mã và tính số kiểm tra có loại miễn phí.
| Khoản | Mức tham khảo | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phí duy trì mã 10 số (100 sản phẩm) | 500.000 đồng/năm | Thông tư 232/2016/TT-BTC |
| Phí duy trì mã 9 số (1.000 sản phẩm) | 800.000 đồng/năm | Như trên |
| Phí duy trì mã 8 số (10.000 sản phẩm) | 1.500.000 đồng/năm | Như trên |
| Phí cấp mã lần đầu | Theo biểu phí hiện hành | Xem bài chủ đề và kiểm lại khi nộp |
| Tạo file mã vạch | 0 đồng với công cụ miễn phí | Phần mềm thiết kế tem có thể thu phí |
Mức phí duy trì theo khoản 3 Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC, tổng hợp trong bài ngày 17/3/2026 của Thư viện Pháp luật; cơ sở được cấp sau 30/6 chỉ nộp 50% phí duy trì năm đó. Nghị định 37/2026 giao Bộ Tài chính quy định phí, nên kiểm lại biểu phí trước khi nộp.
Lỗi thường gặp và checklist trước khi làm
| Lỗi | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Hai quy cách dùng chung một mã | Kho, siêu thị nhầm giá, nhầm tồn | Mỗi quy cách một GTIN |
| Tự đặt mã đầu 893 không xin cấp | Trùng mã cơ sở khác, có thể bị xử phạt | Chỉ tạo mã trong dải số được cấp |
| Sai số kiểm tra | Máy quét không đọc hoặc đọc ra mã khác | Đối chiếu bằng công cụ tính |
| Kê khai lệch bao bì | Đối tác từ chối nhận hàng | Kê khai sau khi chốt bao bì |
| Quên nộp phí duy trì | Có thể bị xử lý theo quy định về mã số, mã vạch | Ghi lịch nộp phí hằng năm |
Checklist trước khi bắt đầu:
- [ ] Có giấy đăng ký kinh doanh và tài khoản VNeID.
- [ ] Đã liệt kê đủ sản phẩm, quy cách dự kiến trong vài năm.
- [ ] Đã chọn độ dài mã doanh nghiệp phù hợp số sản phẩm.
- [ ] Đã có bảng tính GTIN, số kiểm tra được đối chiếu.
- [ ] Bao bì đã chốt nội dung trước khi kê khai.
- [ ] Đã lên kế hoạch in thử và quét thử.
Tìm hiểu theo trường hợp
- Checklist làm mã vạch cho doanh nghiệp xuất khẩu
- Làm mã vạch cho doanh nghiệp xuất khẩu và mẫu làm mã vạch cho doanh nghiệp xuất khẩu
- Làm mã vạch cho nhà sản xuất mỹ phẩm và mẫu làm mã vạch cho nhà sản xuất mỹ phẩm
- Mẫu làm mã vạch cho doanh nghiệp thực phẩm
- Làm mã vạch cho đại lý phân phối
Zonetech hỗ trợ gì?
Mã vạch định danh sản phẩm; muốn khách biết từng lô hàng đến từ đâu thì cần thêm tem QR. Giải pháp ZoneQR của Zonetech làm tem QR chống giả, truy xuất nguồn gốc, QR dẫn về Zalo OA và gói hỗ trợ tuân thủ Thông tư 31/2026/TT-BCT trên hệ thống VeriGoods. Nhận tư vấn gói tuân thủ qua 0828.229.666 hoặc 0976.179.886.
Câu hỏi thường gặp
Làm mã vạch online miễn phí có dùng bán hàng được không?
Công cụ online chỉ vẽ hình mã từ dãy số bạn nhập. Nếu dãy số nằm trong dải mã GS1 được cấp cho cơ sở thì dùng được; nếu tự đặt dãy số thì chỉ nên dùng quản lý kho nội bộ.
Hộ kinh doanh có tự làm mã vạch được không?
Các bước tạo GTIN, tính số kiểm tra, xuất file thì hộ tự làm được. Riêng bước xin mã GS1, nên hỏi cơ quan cấp mã trước khi nộp xem hộ kinh doanh đứng tên hồ sơ cần giấy tờ gì.
Mất bao lâu từ lúc nộp hồ sơ đến khi in được tem?
Khoảng 7 ngày làm việc để được cấp mã khi hồ sơ đủ và đã nộp phí, cộng thêm thời gian tạo mã, kê khai và in thử. Hồ sơ phải bổ sung thì lâu hơn.
Đổi bao bì có phải làm mã vạch mới không?
Đổi hình thức bao bì mà sản phẩm, quy cách giữ nguyên thì thường giữ mã cũ. Đổi khối lượng, thể tích hay thành phần thì nên tạo GTIN mới và kê khai lại.
Đọc tiếp: phần mềm in mã vạch để thiết kế tem từ GTIN vừa tạo.
Cập nhật lần cuối: 13/10/2026.